淺析高職院校辦公室管理工作

廣東外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 曾 妍

淺析高職院校辦公室管理工作

廣東外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 曾 妍

高職院校辦公室是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的智囊和助手，是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)辦公的關(guān)鍵部門(mén)。辦公室除了承擔(dān)公文處理、會(huì)務(wù)承辦、檔案管理、接待協(xié)調(diào)等繁雜瑣碎且難以量化的日常事務(wù)，還需要協(xié)助處理教學(xué)、科研、督辦、協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系等事務(wù)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，對(duì)高等教育提出了更高的要求。而知識(shí)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)生和發(fā)展也為高等教育提供了新的增長(zhǎng)點(diǎn)。建立科學(xué)、規(guī)范、高效的辦公室管理體系，打造一支精干高效、一專多能的辦公室管理隊(duì)伍，對(duì)高職院校迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

高職院校；辦公室；管理

高職院校辦公室是學(xué)校的綜合管理機(jī)構(gòu)，處于學(xué)校管理系統(tǒng)的核心地位。一方面，辦公室要開(kāi)展好基本服務(wù)，如公文辦理、綜合協(xié)調(diào)、接待來(lái)訪等。另一方面，辦公室也要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手及上情下達(dá)等工作。隨著當(dāng)前社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，教育創(chuàng)新及教育管理體制改革迫在眉睫。破解高職院校辦公室管理工作發(fā)展的難題是高職院校應(yīng)對(duì)社會(huì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的有益之舉，意義重大。

一、高職院校辦公室管理工作的作用

（一）輔助決策的參謀作用

輔助決策的參謀作用高職院校辦公室因其群體素質(zhì)和在高校管理中的地位，決定了它應(yīng)起著輔助決策的“智囊團(tuán)”作用。作為領(lǐng)導(dǎo)的左右手和決策的執(zhí)行者，辦公室不僅要做好事務(wù)性工作，還要站在全局的高度認(rèn)識(shí)、處理問(wèn)題。尤其是在社會(huì)不斷進(jìn)步和科技飛速發(fā)展的今天，更需要高職院校辦公室敏銳地結(jié)合高等教育改革與發(fā)展的趨勢(shì)和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，深入開(kāi)展調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)信息，為高校綜合改革出點(diǎn)子，為學(xué)校的質(zhì)量、規(guī)模、效益、可持續(xù)發(fā)展出主意，創(chuàng)造性地為決策層獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策，要適時(shí)地分析決策的科學(xué)性、合理性、風(fēng)險(xiǎn)性以及各種可能發(fā)生的后果，擬制備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考，充分發(fā)揮參謀助手的作用。

（二）傳遞信息的耳目作用

傳遞信息的耳目作用高職院校辦公室處于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的中心位置，能夠通過(guò)各種渠道和方式了解最新的國(guó)內(nèi)外信息及兄弟院校的動(dòng)態(tài)資料。協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做到 “眼觀六路、耳聽(tīng)八方”。此外，隨著信息的不斷更新，高職院校辦公室也在不斷更新其數(shù)據(jù)庫(kù)，并迅速處理最新獲取的信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握學(xué)校建設(shè)發(fā)展及相關(guān)方面的動(dòng)態(tài)提供“耳目”，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。因而在收集信息時(shí)，辦公室既要胸懷全局，更要學(xué)會(huì)換位思考，貼近領(lǐng)導(dǎo)的思路，做到“想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮”[1]，務(wù)必幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握真實(shí)、有效、實(shí)用的信息。

（三）溝通聯(lián)結(jié)的樞紐作用

溝通聯(lián)結(jié)是高職院校辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)。一方面，辦公室要承上啟下、溝通上下級(jí)之間聯(lián)系，尤其是溝通學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與師生員工之間的聯(lián)系；另一方面，辦公室還要維系協(xié)調(diào)各職能部門(mén)之間的關(guān)系，將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策及時(shí)傳達(dá)到位。如上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、通知精神，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批閱后，再由辦公室傳達(dá)到各職能部門(mén)予以執(zhí)行。此外，督辦也是高職院校辦公室的一項(xiàng)重要職能。督辦不僅包括監(jiān)督?jīng)Q策的實(shí)施情況，還包括準(zhǔn)確、真實(shí)地掌握決策執(zhí)行過(guò)程中的反饋情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決，第一時(shí)間化解可能出現(xiàn)的矛盾。辦公室的溝通聯(lián)結(jié)作用發(fā)揮得好，就能使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作通暢、協(xié)調(diào)；反之，如果辦公室的樞紐工作不到位，則必然影響學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)度和效果。

（四）領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的示范作用

高職院校辦公室地位和作用，決定了高校秘書(shū)隊(duì)伍在高校管理中承擔(dān)著重要的職責(zé)。政策性強(qiáng)是辦公室工作的一項(xiàng)重要特征，要求辦公室人員準(zhǔn)確理解和把握黨的基本路線、各項(xiàng)方針政策。而業(yè)務(wù)專業(yè)性強(qiáng)的特征又要求辦公室人員還需要掌握文書(shū)、檔案、信訪、會(huì)務(wù)等各方面的知識(shí)，具備過(guò)硬的參謀能力、信息處理能力和辦文辦事能力。這些都要求辦公室必須起到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的示范作用，在對(duì)內(nèi)對(duì)外的頻繁交往中，綜合協(xié)調(diào)，從全局的角度觀察、分析問(wèn)題，既遵循嚴(yán)格的工作制度和科學(xué)的工作程序，又以飽滿的工作熱情和認(rèn)真的辦事態(tài)度，通過(guò)宏觀思考和統(tǒng)籌謀劃為學(xué)校建設(shè)發(fā)展提出建議，為廣大師生員工做好服務(wù)。

二、高職院校辦公室管理工作亟待解決的問(wèn)題

（一）相對(duì)陳舊的管理理念

管理理念是提高管理有效性的基礎(chǔ)[2]。改革開(kāi)放30年來(lái)，我國(guó)高校內(nèi)部管理體制不斷完善，為建立現(xiàn)代大學(xué)制度打下了良好的基礎(chǔ)。但隨著高職院校教育規(guī)模擴(kuò)展、結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化，原有的高職院校管理理念已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。對(duì)國(guó)外先進(jìn)的管理理念尚未良好地消化、吸收。為了建設(shè)具有中國(guó)特色的高等教育強(qiáng)國(guó)，促進(jìn)高校科學(xué)發(fā)展上水平，我國(guó)高職院校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及運(yùn)行機(jī)制還需要進(jìn)一步改革與完善。

（二）不甚明確的管理職責(zé)

雖然我國(guó)高職院校的內(nèi)部管理機(jī)制自改革開(kāi)放以來(lái)已相對(duì)完善，現(xiàn)代大學(xué)制度也呈現(xiàn)良好發(fā)展的態(tài)勢(shì)，但新形勢(shì)下，高等學(xué)校的規(guī)模增大，院系增多，內(nèi)外聯(lián)系頻繁，使得學(xué)校與系部在各項(xiàng)管理中的權(quán)限、職責(zé)劃分不清晰、不明確。長(zhǎng)期忽視對(duì)辦公室管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，大量學(xué)者型管理人員擔(dān)當(dāng)行政要職。此外，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌的事務(wù)性責(zé)任紛繁復(fù)雜，而系部的管理職能不能得到有效體現(xiàn)。這些都嚴(yán)重制約了高職院校辦公室管理的有效性。

（三）亟待提高的管理者素質(zhì)

一直以來(lái)我國(guó)高校普遍存在著“重教學(xué)，輕管理”的思想。高校普遍重視教學(xué)、科研人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，對(duì)高校教學(xué)管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。諸多原因造成目前高職院校管理人員的來(lái)源構(gòu)成十分復(fù)雜。在錯(cuò)誤的主導(dǎo)思想下，高職院校的人才培養(yǎng)規(guī)劃也缺乏對(duì)管理人員的培養(yǎng)、進(jìn)修和提高的相關(guān)有力措施，管理人員難以得到進(jìn)修提高的機(jī)會(huì)和渠道。這些都導(dǎo)致辦公室管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)素質(zhì)長(zhǎng)期不能得到提高。

三、創(chuàng)新高職院校辦公室管理工作的探索

（一）加強(qiáng)制度創(chuàng)新，促進(jìn)高職院校辦公室管理工作規(guī)范化。

要提高高職院校辦公室管理效能，就必須創(chuàng)新工作制度。

一是用經(jīng)科學(xué)論證的制度完善落后的不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的工作機(jī)制，將繁瑣的工作流程簡(jiǎn)化、創(chuàng)新，以“零容忍”的工作理念對(duì)待處理公文、承辦會(huì)務(wù)、管理印信、檢查督辦等日常事務(wù)。

二是建立健全與上級(jí)部門(mén)及校內(nèi)各職能部門(mén)之間的溝通協(xié)作機(jī)制，高職院校辦公室承擔(dān)著溝通聯(lián)結(jié)的樞紐作用，與外界相關(guān)部門(mén)公務(wù)往來(lái)頻繁，與校內(nèi)部門(mén)既相對(duì)獨(dú)立又緊密聯(lián)系，只有在各項(xiàng)溝通協(xié)作中創(chuàng)新工作思路，才能推進(jìn)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，取得管理效能最大化的共贏。

（二）創(chuàng)新工作模式，打造高職院校辦公室管理工作新格局。

高職院校辦公室作為學(xué)校的綜合管理機(jī)構(gòu)，處于學(xué)校管理系統(tǒng)的核心地位。首先要打破相對(duì)狹窄的舊的工作框架，構(gòu)建立體型的管理工作格局。高職院校辦公室不僅要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀協(xié)助工作，還需要重視為教學(xué)、行政及基層師生等提供優(yōu)質(zhì)的輔助性服務(wù)。只有做到既圍繞黨群領(lǐng)導(dǎo)和師生員工工作，又緊密結(jié)合學(xué)校發(fā)展，從學(xué)校發(fā)展的大局出發(fā)，以科學(xué)發(fā)展觀打造立體的服務(wù)體系，才能為學(xué)校的發(fā)展提供全方位的服務(wù)。

此外，時(shí)效性是信息的第一生命,也是信息的活力所在[3]。作為學(xué)校信息收集和發(fā)布的前沿陣地，高職院校要逐步形成以辦公室為核心，覆蓋全校各部門(mén)的數(shù)字化工作格局。只有借助日新月異的現(xiàn)代化科技手段，高職院校辦公室才能更高效地搜集、處理信息，其各項(xiàng)工作才能更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)、更加科學(xué)，最終建立科學(xué)、規(guī)范、高效的運(yùn)作機(jī)制。

（三）提高人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)高職院校辦公室管理工作可持續(xù)性發(fā)展。

高職院校辦公室人員直接或間接參與各項(xiàng)管理活動(dòng)，其素質(zhì)高低直接影響辦公室的工作效率和質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)高職院校辦公室管理工作可持續(xù)性發(fā)展，就必須建設(shè)一支高素質(zhì)的辦公室隊(duì)伍，就必須培養(yǎng)具備高度政治責(zé)任感及良好的綜合素質(zhì)的辦公室工作人員。

1.辦公室人員的服務(wù)和參與意識(shí)亟需強(qiáng)化。辦公室人員要充分認(rèn)識(shí)和理解服務(wù)的必要性，在有效執(zhí)行決策的前提下，提升分析、解決問(wèn)題的能力，為學(xué)校的發(fā)展建言獻(xiàn)策，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

2.辦公室人員的綜合能力需要全面提升。高職院校辦公室工作政策理論性強(qiáng)，對(duì)辦公室人員的綜合素質(zhì)要求高。辦公室人員要在管理工作中取得更高的管理效能，就必須更廣泛的獲取學(xué)習(xí)內(nèi)容，更靈活地運(yùn)用學(xué)習(xí)方法，并以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)習(xí)態(tài)度，將理論知識(shí)運(yùn)用于實(shí)踐，在理論學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐中提升業(yè)務(wù)能力。

總之，高職院校辦公室的主要職能包括管理事務(wù)、搞好服務(wù)，參與決策的執(zhí)行與督辦。要提高高職院校辦公室管理效能，就必須深入了解辦公室管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，明確亟待解決的問(wèn)題，適時(shí)創(chuàng)新優(yōu)化辦公室管理機(jī)制，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)功能，使辦公室工作更加高效、優(yōu)質(zhì)，更好地發(fā)揮其輔助參謀、管理樞紐的作用，為高職院校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、加快和諧校園建設(shè)提供有力保障。

[1] 余嘉強(qiáng).做好新時(shí)期高校辦公室工作之我見(jiàn)[J].《廈門(mén)廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)》，2006年6月第1期.

[2] 段敏娜.張輝.關(guān)于高校管理有效性的幾點(diǎn)思考[J].《當(dāng)代文化與教育研究》，2008年第1期.

[3] 黃昆.高校校長(zhǎng)辦公室信息工作淺析[J].《文教資料》，2007年4月號(hào)下旬刊.

曾 妍（1982— ），女，廣東外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院教師， 文學(xué)碩士，助教，主要研究方向：新聞傳播、文秘寫(xiě)作。