淺析高職院校辦公室管理工作

廣東外語藝術職業學院 曾 妍

淺析高職院校辦公室管理工作

廣東外語藝術職業學院 曾 妍

高職院校辦公室是學校領導的智囊和助手，是協助學校領導辦公的關鍵部門。辦公室除了承擔公文處理、會務承辦、檔案管理、接待協調等繁雜瑣碎且難以量化的日常事務，還需要協助處理教學、科研、督辦、協調上下級關系等事務。社會經濟的飛速發展，對高等教育提出了更高的要求。而知識經濟的產生和發展也為高等教育提供了新的增長點。建立科學、規范、高效的辦公室管理體系，打造一支精干高效、一專多能的辦公室管理隊伍，對高職院校迎接時代的挑戰具有十分重要的現實意義。

高職院校；辦公室；管理

高職院校辦公室是學校的綜合管理機構，處于學校管理系統的核心地位。一方面，辦公室要開展好基本服務，如公文辦理、綜合協調、接待來訪等。另一方面，辦公室也要做好領導的參謀助手及上情下達等工作。隨著當前社會競爭的日趨激烈，教育創新及教育管理體制改革迫在眉睫。破解高職院校辦公室管理工作發展的難題是高職院校應對社會激烈競爭的有益之舉，意義重大。

一、高職院校辦公室管理工作的作用

（一）輔助決策的參謀作用

輔助決策的參謀作用高職院校辦公室因其群體素質和在高校管理中的地位，決定了它應起著輔助決策的“智囊團”作用。作為領導的左右手和決策的執行者，辦公室不僅要做好事務性工作，還要站在全局的高度認識、處理問題。尤其是在社會不斷進步和科技飛速發展的今天，更需要高職院校辦公室敏銳地結合高等教育改革與發展的趨勢和學校發展規劃，緊緊圍繞學校的中心工作，深入開展調查研究，廣泛收集相關信息，為高校綜合改革出點子，為學校的質量、規模、效益、可持續發展出主意，創造性地為決策層獻計獻策。針對領導決策，要適時地分析決策的科學性、合理性、風險性以及各種可能發生的后果，擬制備選方案，供領導參考，充分發揮參謀助手的作用。

（二）傳遞信息的耳目作用

傳遞信息的耳目作用高職院校辦公室處于領導機關的中心位置，能夠通過各種渠道和方式了解最新的國內外信息及兄弟院校的動態資料。協助學校領導做到 “眼觀六路、耳聽八方”。此外，隨著信息的不斷更新，高職院校辦公室也在不斷更新其數據庫，并迅速處理最新獲取的信息傳遞給領導，為領導全面掌握學校建設發展及相關方面的動態提供“耳目”，輔助領導做出正確決策。因而在收集信息時，辦公室既要胸懷全局，更要學會換位思考，貼近領導的思路，做到“想領導之所想，謀領導之所慮”[1]，務必幫助領導掌握真實、有效、實用的信息。

（三）溝通聯結的樞紐作用

溝通聯結是高職院校辦公室的一項重要職責。一方面，辦公室要承上啟下、溝通上下級之間聯系，尤其是溝通學校領導與師生員工之間的聯系；另一方面，辦公室還要維系協調各職能部門之間的關系，將學校領導的各項決策及時傳達到位。如上級部門下發的文件、通知精神，由學校領導批閱后，再由辦公室傳達到各職能部門予以執行。此外，督辦也是高職院校辦公室的一項重要職能。督辦不僅包括監督決策的實施情況，還包括準確、真實地掌握決策執行過程中的反饋情況，及時發現、及時解決，第一時間化解可能出現的矛盾。辦公室的溝通聯結作用發揮得好，就能使領導機關的工作通暢、協調；反之，如果辦公室的樞紐工作不到位，則必然影響學校各項工作的進度和效果。

（四）領導機關的示范作用

高職院校辦公室地位和作用，決定了高校秘書隊伍在高校管理中承擔著重要的職責。政策性強是辦公室工作的一項重要特征，要求辦公室人員準確理解和把握黨的基本路線、各項方針政策。而業務專業性強的特征又要求辦公室人員還需要掌握文書、檔案、信訪、會務等各方面的知識，具備過硬的參謀能力、信息處理能力和辦文辦事能力。這些都要求辦公室必須起到領導機關的示范作用，在對內對外的頻繁交往中，綜合協調，從全局的角度觀察、分析問題，既遵循嚴格的工作制度和科學的工作程序，又以飽滿的工作熱情和認真的辦事態度，通過宏觀思考和統籌謀劃為學校建設發展提出建議，為廣大師生員工做好服務。

二、高職院校辦公室管理工作亟待解決的問題

（一）相對陳舊的管理理念

管理理念是提高管理有效性的基礎[2]。改革開放30年來，我國高校內部管理體制不斷完善，為建立現代大學制度打下了良好的基礎。但隨著高職院校教育規模擴展、結構調整優化，原有的高職院校管理理念已不適應新形勢的發展。對國外先進的管理理念尚未良好地消化、吸收。為了建設具有中國特色的高等教育強國，促進高校科學發展上水平，我國高職院校的內部機構設置及運行機制還需要進一步改革與完善。

（二）不甚明確的管理職責

雖然我國高職院校的內部管理機制自改革開放以來已相對完善，現代大學制度也呈現良好發展的態勢，但新形勢下，高等學校的規模增大，院系增多，內外聯系頻繁，使得學校與系部在各項管理中的權限、職責劃分不清晰、不明確。長期忽視對辦公室管理者的業務培訓，大量學者型管理人員擔當行政要職。此外，辦公室負責統籌的事務性責任紛繁復雜，而系部的管理職能不能得到有效體現。這些都嚴重制約了高職院校辦公室管理的有效性。

（三）亟待提高的管理者素質

一直以來我國高校普遍存在著“重教學，輕管理”的思想。高校普遍重視教學、科研人員的引進和培養，對高校教學管理工作的重要性認識不足。諸多原因造成目前高職院校管理人員的來源構成十分復雜。在錯誤的主導思想下，高職院校的人才培養規劃也缺乏對管理人員的培養、進修和提高的相關有力措施，管理人員難以得到進修提高的機會和渠道。這些都導致辦公室管理隊伍整體業務素質長期不能得到提高。

三、創新高職院校辦公室管理工作的探索

（一）加強制度創新，促進高職院校辦公室管理工作規范化。

要提高高職院校辦公室管理效能，就必須創新工作制度。

一是用經科學論證的制度完善落后的不適應時代發展的工作機制，將繁瑣的工作流程簡化、創新，以“零容忍”的工作理念對待處理公文、承辦會務、管理印信、檢查督辦等日常事務。

二是建立健全與上級部門及校內各職能部門之間的溝通協作機制，高職院校辦公室承擔著溝通聯結的樞紐作用，與外界相關部門公務往來頻繁，與校內部門既相對獨立又緊密聯系，只有在各項溝通協作中創新工作思路，才能推進工作高效運轉，取得管理效能最大化的共贏。

（二）創新工作模式，打造高職院校辦公室管理工作新格局。

高職院校辦公室作為學校的綜合管理機構，處于學校管理系統的核心地位。首先要打破相對狹窄的舊的工作框架，構建立體型的管理工作格局。高職院校辦公室不僅要完成領導交辦的工作，為領導做好參謀協助工作，還需要重視為教學、行政及基層師生等提供優質的輔助性服務。只有做到既圍繞黨群領導和師生員工工作，又緊密結合學校發展，從學校發展的大局出發，以科學發展觀打造立體的服務體系，才能為學校的發展提供全方位的服務。

此外，時效性是信息的第一生命,也是信息的活力所在[3]。作為學校信息收集和發布的前沿陣地，高職院校要逐步形成以辦公室為核心，覆蓋全校各部門的數字化工作格局。只有借助日新月異的現代化科技手段，高職院校辦公室才能更高效地搜集、處理信息，其各項工作才能更加規范、更加標準、更加科學，最終建立科學、規范、高效的運作機制。

（三）提高人員素質，實現高職院校辦公室管理工作可持續性發展。

高職院校辦公室人員直接或間接參與各項管理活動，其素質高低直接影響辦公室的工作效率和質量。要實現高職院校辦公室管理工作可持續性發展，就必須建設一支高素質的辦公室隊伍，就必須培養具備高度政治責任感及良好的綜合素質的辦公室工作人員。

1.辦公室人員的服務和參與意識亟需強化。辦公室人員要充分認識和理解服務的必要性，在有效執行決策的前提下，提升分析、解決問題的能力，為學校的發展建言獻策，為師生提供優質服務，為領導決策提供參考。

2.辦公室人員的綜合能力需要全面提升。高職院校辦公室工作政策理論性強，對辦公室人員的綜合素質要求高。辦公室人員要在管理工作中取得更高的管理效能，就必須更廣泛的獲取學習內容，更靈活地運用學習方法，并以嚴謹的學習態度，將理論知識運用于實踐，在理論學習和工作實踐中提升業務能力。

總之，高職院校辦公室的主要職能包括管理事務、搞好服務，參與決策的執行與督辦。要提高高職院校辦公室管理效能，就必須深入了解辦公室管理工作的內容和特點，明確亟待解決的問題，適時創新優化辦公室管理機制，強化服務意識，增強服務功能，使辦公室工作更加高效、優質，更好地發揮其輔助參謀、管理樞紐的作用，為高職院校提高人才培養質量、加快和諧校園建設提供有力保障。

[1] 余嘉強.做好新時期高校辦公室工作之我見[J].《廈門廣播電視大學學報》，2006年6月第1期.

[2] 段敏娜.張輝.關于高校管理有效性的幾點思考[J].《當代文化與教育研究》，2008年第1期.

[3] 黃昆.高校校長辦公室信息工作淺析[J].《文教資料》，2007年4月號下旬刊.

曾 妍（1982— ），女，廣東外語藝術職業學院教師， 文學碩士，助教，主要研究方向：新聞傳播、文秘寫作。