企業人力資源外包及其風險防范

鄭方兵

(廣東海洋大學經濟管理學院,廣東 湛江 524088)

企業人力資源外包及其風險防范

鄭方兵

(廣東海洋大學經濟管理學院,廣東 湛江 524088)

隨著知識經濟與信息化時代的到來,企業的經營模式正在經歷深刻的變革,人力資源外包作為一種新型的管理模式受到越來越多企業的認識和接受,這種新型的管理模式能夠降低企業經營成本、提高企業效率、增強企業核心競爭力,但在人力資源外包過程中各種風險的存在是企業不得不面對的問題;介紹人力資源外包優勢的基礎上,分析了在外包過程中存在的各種風險,最后對如何防范風險提出了具體的建議。

人力資源外包;風險;防范

“外包”這一概念首次見于 1990年 G·Hamel和 C·K·prahaoad在《哈佛商業評論》中發表的題為《企業核心競爭力》一文。其核心思想是組織在內部資源有限的情況下,將組織的部分或全部業務流程委托給外部專業的供應商來完成,而自己僅保留其最具競爭優勢的業務。人力資源外包作為眾多外包業務中的一種,正受到越來越多企業的青睞和接受。它是指企業根據自身的需要將部分或全部的人力資源管理職能委托給外部專業的人力資源管理服務機構來完成,從而使管理者能集中精力于戰略性人力資源管理工作和企業的核心業務。人力資源外包這種新型的管理方式不僅能夠有效降低企業的運營成本、提高企業效率,同時能夠增強企業的核心競爭力。

1 人力資源外包的優勢

1.1 增強企業核心競爭力

在激烈的市場競爭環境下,受到企業內部資源有限性的限制,企業不大可能有過多的精力去關注企業價值鏈的各個環節。根據管理學中的“二∕八原則,企業 80%的利潤是由 20%的核心工作創造的。將人力資源管理中的非核心工作外包出去能夠使人力資源管理人員從日常的事務性、程序性工作中解脫出來,把時間和精力集中在企業 20%的核心工作上、用于戰略人力資源職能的思考與建設上,從而保持和增強企業的核心競爭力。另外,人力資源管理部門可以集中企業有限的資源,專注于發展自身核心能力,滿足企業的發展對于人力資源的需求。

1.2 降低企業經營成本,改善經營績效

在企業的人力資源管理活動中,諸如人員的招聘、錄用、培訓以及福利管理等行政性、事務性的工作往往占據人力資源管理的大部分時間和成本。如果將企業的這些非核心業務外包給外部專業的人力資源服務公司來完成,通過人力資源的外包,企業不僅可以精簡內部人力資源的職能人員,從專業咨詢機構獲取人力資源方面的信息和高質量的服務,以更好的成本效益為員工提供更滿意的人力資源服務;而且可以減少企業人力資源管理所必須的信息支持平臺等大量的技術投資、以及辦公費、培訓費等日常辦公預算。企業經營成本因此會全面下降,經營績效相對得到改善和提高。

1.3 獲取先進的管理程序與服務,降低員工流失率

通常專業的人力資源外包服務公司比企業本身擁有更全面、經驗更豐富的人力資源專家;擁有更專業的知識、技能和豐富的人力資源管理經驗。從而能夠在人員招聘、培訓與開發、薪酬福利管理等方面為企業設計出更為合理的人力資源策略,向企業提供快速、專業、高質量的人力資源服務。而且外包服務商還會將先進的人力資源管理思想和理念引入企業,提升企業自身的人力資源管理水平,從而增強員工滿意度、幫助企業吸引和留住優秀的員工,降低員工流失率。

1.4 降低企業經營風險,增強應變能力

企業由于受到所處環境的限制,它對人力資源市場的了解遠不如外包服務公司。同時,勞動人事法規的不斷修訂,以及跨區域政策法規的差異。使得企業不但要為掌握和遵守復雜的政策法規花費大量的時間與精力,還面臨違法或管理失誤給企業帶來的風險。通過人力資源的外包,企業可以有效規避政策、法規、財務、公司治理等各個環節的風險,增強企業經營活動的靈活性和對外部環境多變的適應性。

2 企業人力資源外包風險分析

人力資源外包業務在我國起步較晚,但發展迅速,現在越來越多的企業開始運用這種新型的人力資源管理模式。但它并不是所有企業都適用的靈丹妙藥,在外包過程中各種潛在風險的存在是企業不得不考慮的問題。具體來講,企業人力資源在外包過程中的風險包括以下幾個方面:

2.1 政治法律風險

我國目前尚無相應的、完善的法律法規去規范外包行業的運作,對于人力資源外包這一新興的外包業務來說,更是無章可循。在行業規則缺失的環境下,一些從業人員素質參差不齊、專業化程度不高的外包機構也混雜在外包行業中,加上一些非法經營的中介機構的違法經營,使外包服務商的誠信度大打折扣,增加了企業人力資源外包的風險。

2.2 外包商選擇與監控風險

在人力資源外包中,企業與服務外包商之間形成了“委托—代理”關系,由于企業受自身資金的限制以及信息的不對稱。企業無法全面準確的了解外包服務商的社會聲譽、經營業績、發展狀況、客戶構成等與自身利益息息相關的資質信息,以至于外包前無法篩選合適的外包服務商。外包后,外包服務商也可能發生未盡力執行受托工作的道德風險,它們有可能通過降低服務質量等方法來降低管理成本,如果企業沒能對外包服務商進行有效監控,很容易使得服務商的工作偏離正常的方向,從而使企業的外包活動未能達到預期的效果。

2.3 文化沖突風險

企業文化是企業全體員工在長期的發展過程中所培育形成的并被全體員工共同遵守的最高目標、價值體系、基本信念及行為規范,每個企業都有其獨特的文化,并且企業文化一旦形成就具有長期的穩定性。由于企業實施人力資源外包存在空間、語言、文化上的交叉與碰撞。若外包服務商沒有深刻了解企業的文化,就難免在外包過程中造成溝通障礙,造成服務質量與效率的下降,甚至是外包項目的失敗。當然,企業現有規章制度、組織架構、相關人力資源流程是否適應外包服務;企業的執行力能否證明外包服務的效果,都將關系到外包活動的成效,因為外包的成果最終是要通過企業自身的應用和實施發揮效用的。

2.4 商業機密泄露風險

企業在實施人力資源外包時不可避免的要向外包服務商提供大量的企業內部信息,如企業發展戰略、經營指標、財務狀況等極具敏感性的信息,其中相當一部分屬于本企業的商業機密。一旦這些機密不慎泄露給了競爭對手,就會使企業喪失對某些人力資源關鍵技能和優勢資源的獨占性,對企業造成極其不利的影響。而在我國目前尚無完善的法律和法規去約束外包服務商的這些行為,因此,在企業采用人力資源外包前,必須進行全面深入的思考,先界定清楚哪些職能適宜外包,哪些不適宜外包。

2.5 來自內部員工的風險

人力資源外包對企業和員工來說是一種變革,變革勢必會影響到企業內部部分員工的切身利益。因而,企業員工對于人力資源外包的敏感性極高,如一些機構精簡后,部分員工可能被換崗,也可能被取消或減少培訓機會,甚至是被辭退。這必然會使員工產生抵觸甚至反對情緒。所以在進行外包時,如果沒有通過廣泛的宣傳和公關活動告知全體員工,很容易在員工中產生恐慌,直接或間接地影響員工的工作情緒,從而加劇企業內部人員的流動,造成企業運營效率下降。另外,一些企業將人力資源管理關鍵流程和職能外包后,忽視了內部人力資源管理人員的作用,將其邊緣化,挫傷了他們的工作熱情,核心員工的流失率增加,人力資源管理的作用得不到有效發揮,喪失了對企業目標實現的貢獻。

2.6 潛在成本的風險

企業人力資源外包后確實因為減少人員、精簡結構等而降低了企業的運營成本,但同時可能在許多方面增加企業的額外成本支出:如企業需要通過特定的評估程序來選擇合適的外包服務商,這有可能增加企業的成本;目前我國外包服務業沒有統一的服務收費標準,外包機構都是自行制定價格,價格差別較大,風險也大。此外,企業需要花大量的時間和外包商進行信息的溝通,以確保外包商熟悉企業內部狀況;需要建立外包項目的實施平臺、調整企業的組織結構等,這些都可能導致成本的增加。

3 企業人力資源外包風險防范

人力資源外包中各種風險存在的原因是多方面的,既有政策、法律方面的原因;也有外包服務行業,甚至是企業自身的原因。這就要求我們在實施外包前或外包實施過程中采取有效的措施防范風險的發生。從而實現人力資源外包的有效運行,保持并增加企業的核心競爭力。

3.1 以法律、法規規范外包服務業

為了降低企業人力資源外包風險,規范人力資源外包服務市場,政府盡快制定并完善相關的法律法規就顯得尤為重要。用法律、法規來明確企業、外包服務商、企業員工之間的權利與義務,從而為外包服務業這一新興產業的健康、有序發展提供規范化的法律基礎。同時,企業應懂得通過法律措施來防范可能發生的風險,重視與外包服務商之間制定外包合同,合同內容應包括:外包的具體業務、雙方的責任與義務、外包項目的進度、預期效果、信息安全、損失賠償等項目。

3.2 審慎選擇外包項目

一般來講,在實施人力資源外包前應對外包的成本效益進行科學的分析,然后決定是否實施外包。一旦決定實施人力資源外包后,應對外包什么、選擇誰外包、怎么外包等問題進行審慎的決策。外包項目的選擇往往關系到外包活動的成敗,企業可依據企業規模、發展戰略、發展階段、組織形式、外部環境等分析本企業人力資源管理的哪些活動適宜外包、哪些活動不適宜外包。一般情況下,企業的員工招聘、發放薪酬、勞動關系管理等一般性的人力資源管理活動可以考慮外包,但要堅持不能把關系企業核心發展能力的工作外包出去的原則。

3.3 選擇合適的外包服務商

當確定了具體的人力資源外包項目后,就應該選擇合適的外包服務商。外包服務商的選擇要遵循一定的考察評估流程,重點對外包公司的服務質量、專業背景、服務經驗、客戶口碑等方面進行綜合考察,針對所要外包的項目,選擇合適的外包服務商。此外,企業還需建立內部人力資源信息系統。在外包合作中,通過系統載體把與企業相關的信息整理記錄下來,轉化成企業自己的知識,這樣就可以防范因外包商的變動而造成企業知識的流失。

3.4 加強與企業內部員工的溝通

企業內部員工的理解與支持關系到人力資源外包活動的成敗。因而,在外包業務實施前,要針對員工的疑問及顧慮與員工進行充分有效的溝通,讓員工認識到實施人力資源外包是一種雙贏的選擇。以利于企業與外包商盡快融合,進而推動外包活動的順利進行。在外包過程中,企業應從員工的利益出發,及時聽取內部員工的意見和建議。并及時向外包商反應員工的意見和建議,并協助他們改進工作,這樣就既高了外包的服務質量,又提高內部人員對外包活動的積極性。另外,企業還需做好因人力資源外包而面臨轉崗、辭退人員的安置工作。

3.5 建立風險預警管理機制

風險預警機制的建立對于有效防范人力資源外包中可能發生的風險是十分必要的,建立風險預警機制,企業就能夠時刻關注外包過程的變化。跟蹤、檢查外包商的行動與企業計劃目標的偏離程度,并及時進行調整,減少企業的損失。從信息的采集到風險的檢測、狀態分析、判斷、工具技術的選擇、管理的實施與評價等一系列的程序為企業的經營者提供合理的決策依據。

企業人力資源外包作為降低企業運營成本、增強企業核心競爭力的一種新型管理方式,日益受到企業的歡迎和接受。但目前我國相關法律的缺失以及外包服務市場的復雜性,使得企業在實施人力資源外包過程中面臨各種可能發生的風險。企業經營者只有根據自身狀況和外界環境變化的要求,科學的進行決策、及時采取有效措施、才可能防范外包中可能發生的各種風險,從而達到真正發揮外包優勢的目的。

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1671-4733(2010)03-0025-03

10.3969/j.issn.1671-4733.2010.03.09

2010-09-16

鄭方兵(1985-),男,安徽肥西人,碩士,研究方向為管理學,電話:15875936963。