淺談企業貨幣資金的管理和控制

鄭彩玲

淺談企業貨幣資金的管理和控制

鄭彩玲

(淮北礦業集團公司岱河煤礦,安徽淮北 235038)

貨幣資金是企業資產的重要組成部分,具有高度的流動性和風險性,是企業生存和發展的經濟基礎。加強貨幣資金管理,必須建立健全貨幣資金內部控制制度,從事前防范、事中控制和事后監督三個方面進行企業貨幣資金管理和控制。

貨幣資金;管理;控制

在企業經營工作中貨幣資金的會計核算并不復雜,可是由于貨幣資金具有高度的流動性,且其涉及面最廣、應用最廣泛,極容易發生丟失、短缺和被盜竊等現象,也最容易被擠占和挪用。因此,如何確保貨幣資金的安全和增效始終是會計核算與監督工作中必須解決的問題,也是加強貨幣資金的管理和控制的目標和意義所在。

依據《企業內部會計控制規范——貨幣資金》(試行)的規定,貨幣資金是指單位所擁有的現金、銀行存款和其他貨幣資金。貨幣資金的控制要點是現金收支業務和銀行存款收支業務的管理.從現金和銀行存款內部控制的現狀來看,大多數單位沒有注重崗位分工和授權批準制度的建立,導致現金、銀行存款錯弊現象時有發生,出現涂改憑證金額、無證無賬或和票據不一致、撕毀票據盜用憑證、虛開發票、公款私用、私自提現或轉賬套現、支票套物、多頭開戶套取利息等現象。因此,為了減少或消除貨幣資金管理中的錯弊行為,必須加強貨幣資金的管理和控制。

加強貨幣資金管理,企業應根據國家有關法律法規和貨幣資金規范,結合部門或系統的貨幣資金內部控制規定,建立適合本企業業務特點和管理要求的貨幣資金內部控制制度。針對企業經營活動中的各項風險點,重新設計業務流程,按照“職能分割,制約監督”的原則,建立業務管理、風險管理、財務管理三位一體的管理控制平臺,完善事前防范、事中控制和事后監督的貨幣資金管控體系。

1 事前防范,建立科學的財務管控體系

企業應當建立貨幣資金業務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責權限,確保辦理貨幣資金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督,實行錢、帳、印鑒分管責任制。從而避免或減少發生差錯和舞弊的行為。

單位應當對貨幣資金業務建立嚴格的授權批準制度,明確審批人對貨幣資金業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定經辦人辦理貨幣資金業務的職責范圍和工作要求。審批人應當根據貨幣資金授權批準制度的規定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內,按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業務。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業務,經辦人員有權拒絕辦理,并及時向審批人的上級授權部門報告。

按照“崗位分工,制約監督”的原則,建立一套嚴格的內控規章制度,包括《企業資金預算管理制度》、《資金計劃管理規定》、《貨幣資金集中管理操作暫行辦法》、《企業貨幣資金授權審批管理辦法》、《資金審批支付程序》、《銀行賬戶開立、變更、銷戶的審批程序》、《網上銀行業務使用管理規定》、《貨幣資金內控實施暫行辦法》等與資金管理相關的制度。

2 事中控制,確保貨幣資金的合法性、安全性、完整性和效益性

2.1 貨幣資金合法性控制。企業通過健全內部審計監督控制制度,強調內部審計與監督不應僅僅是對財務會計信息和經營業績真實性與合法性的結果性審計與監督,更重要的是對企業規章制度和重大經營決策貫徹執行情況的過程性審計和監督,把監督關口前移,將更多的精力放到管理審計中去,保證企業各項經營活動都在嚴格的程序下進行。

2.2 貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現金、銀行存款和其他貨幣資金,由于應收票據的變現能力較強,故也將其納入貨幣資金控制范圍內。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:

2.2.1 庫存限額控制。庫存限額控制是核定企業每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風險。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業。

2.2.2 賬實盤點控制。賬實盤點按盤點的時間分為定期盤點與不定期盤點,但不定期盤點的控制效果通常比定期盤點好,不定期盤點的主要特點就是突擊性強,會給貨幣資金相關崗位產生一種無形的壓力。

2.2.3 崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負責,相互牽制、相互監督?！镀髽I內部控制規范——貨幣資金控制》明確了出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用核算及債權債務賬目的登記工作,不得編制銀行余額調節表;出納人員應定期進行崗位輪換,單位負責人的直系親屬不得擔任本單位會計機構負責人,會計機構負責人的直系親屬不得擔任本單位出納人員;財務專用章應由專人保管,個人名章應本人或其授權人員保管,嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章;嚴禁未經授權的單位或個人辦理貨幣資金業務及直接接觸貨幣資金,經辦人只能在職責范圍內,按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業務。

2.2.4 實物隔離控制。確保除實物保管之外的人員接觸不到實物,明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序,專設登記簿記錄,防止空白票據的遺失和被盜;對于收到的支票、銀行承兌匯票等票據,建立專門臺賬,專人管理,以保證票據安全和及時兌現。2.3 貨幣資金完整性控制。貨幣資金完整性控制的范圍包括各種收入及欠款回收。具體地說,是單位特定會計期間發生的貨幣資金收支業務是否均已按規定計入有關賬戶。通過檢查銷售、采購業務或應收賬款、應付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:

2.3.1 發票、收據控制。利用發票、收據編號的連續性,核對收到的貨幣資金與開出的發票、收據金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬。發票分類很多,加強對發票、收據的印、領、用、存的管理,且必須連續編號,建賬核算,定期抽查核對存根聯與入賬的記賬聯,及時發現其中的錯弊。

2.3.2 往來賬核對控制。通過定期與對方核對往來賬余額,及時發現挪用、貪污企業貨幣資金等違法行為,以評價清欠貨幣資金是否及時人賬或貨幣資金還欠是否真實。特別應注意對于已作壞賬處理的應收賬款,設置賬銷案存登記簿,經常核對是否有收回款項不入賬的情況。

2.3.3 銀行對賬單控制。利用銀行對賬清單與企業銀行存款日記賬進行核對,以確保銀行存款存在性與完整性。通過編制銀行存款余額調節表,可以發現未達賬項,分析其原因,發現其是否存在錯弊。

2.4 貨幣資金的效益性控制。貨幣資金效益性控制是服從企業利潤最大化的財務管理目標,通過運用各種籌資、投資手段,合理、高效地持有和使用貨幣資金,發揮最大效益。

2.4.1 集中資金管理,合理安排資金。企業對資金的安排使用,應堅持資金集中統一管理的原則,量入為出,保生產、保重點、兼顧全面,杜絕資金的分散、流失、浪費的現象。堅決糾正層層設賬號、級級管資金的散亂狀態,應做到“一個閘門進出水,一個帳號對內外”。充分發揮有限的資金的作用,嚴格資金的預算制度,謀求以最低的資金成本,以最經濟的方式,制定資金使用計劃。2.4.2 優化資金結構,提高資金效益。企業可通過運用各種籌資、投資手段,制定貨幣資金收支中長期計劃,在合理預測一定時期貨幣資金存量的情況下,通過實施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時應權衡采取以上措施所付出的代價、成本或機會成本,選擇一項最優的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策、一定的賒銷政策或參與各種投資,以降低貨幣資金儲量,但同時權衡以上各種措施的政策收益,以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優方案,最大限度地發揮其經濟效益。

2.4.3 加強資金管理,盤活企業資金。加強回收貨款資金的管理,盤活資金存量,是挖掘資金潛力,加速資金周轉的重要措施。首先,要確定合理的信用標準,制定科學的收賬政策,及時辦理銷售結算、貨款收回,避免貨款被拖欠。其次,要強化銷售工作,挑選一批骨干充實到銷售隊伍,根據崗位經濟責任的要求,規定每個銷售人員對每一筆銷售業務,必須從簽訂合同到回收資金的全過程負責,并實行銷售資金回籠與銷售人員獎金、推銷費掛鉤,調動銷售人員的積極性,促進資金良性循環。

3 事后監督,注重反饋信息

在資金管理過程中,除事前防范、事中控制之外,資金的事后監督也是必不可少的環節。在每個會計期間或每項重大經濟活動完成之后,內部審計監督部門都應按照有效的監督程序,認真審查各項經濟業務活動,及時發現內部控制的漏洞和薄弱環節;各職能部門也要將本部門在該會計期間或該項經濟業務之后資金變動狀況的信息及時反饋到資金管理部門,及時發現資金的籌集與需求量是否一致,資金結構、比例是否與計劃或預算相符,存貨的控制是否與指標一致,人、財、物是否與計劃或預算相符,產品的賒銷是否嚴格遵守信用政策,產品的生產是否根據計劃或預算合理安排等。這樣既可以保障企業各項生產經營活動的順利進行,使企業能維持較好的財務狀況,有靈活的應變能力,又可使企業抓住機會獲得較高的收益。同時,將各部門的資金管理狀況與部門的業績指標掛鉤,做到資金管理的責、權、利相統一,調動資金管理部門和職工的積極性,從而提高資金使用效益。

[1] 李殿富.會計制度設計[M].北京:中央廣播電視大學出版社,2002.

[2] 陳少華.內部會計控制與會計職業道德教育[M].廈門:廈門大學出版社,2004.

[3] 韓玥.企業貨幣資金的管理及其內部控制[J].經濟師,2006(11).

[4] 陳潔,李勇.現代財務熱點問題[M].長春:吉林大學出版社,2004.

[5] 蘇艷麗.加強會計內部控制,發揮財務管理作用[J].會計之友,2003(07).

責任編輯:何玉付

F275.1

A

167128275(2010)0520134202

2010207216

鄭彩玲(19732),女,安徽宿州人,淮北礦業集團公司岱河煤礦會計師,財務科副科長。