談企業信息管理制度

□文/徐 琳

一、引言

21世紀以來，隨著加入WTO的各方面積極影響，我國的經濟高速平穩發展，不斷融入到世界經濟體系之中。國際上的各種知名品牌產品、各種帶有外來文化的產品不斷進入我國市場，隨著信息技術的進步、消費者了解產品信息的手段與方式不斷豐富，這些客觀因素改變了消費者的消費習慣、消費特點。同時，消費環境的變化也改變了企業的經營與競爭方式。因此，對新消費環境下的企業信息的有效管理進行研究，具有重要的現實意義。如今的消費環境是一個企業與消費者之間的博弈逐漸由企業占有信息優勢向消費者與企業之間的信息對稱的方向變化，企業不能像以前那樣控制消費者，只能通過了解相關信息，引導消費者購買企業的產品或服務，從而達到企業盈利的目的。

隨著經濟全球化的迅猛發展，我國各行各業都面臨機遇和挑戰，而評價企業成功與否，一個簡易的辦法是看其物流、工作流和信息流“三流”的情況。其中，信息流的質量、速度和覆蓋范圍，尤其可以反應企業的生產、管理和決策等各方面的情況。因為物流、工作流在企業的生產工作中無不最終以信息流的“高級形式”展現，就像生物體的所有活動都是基于神經系統傳遞的生物電信號一樣。因此，深入認識“信息流”，將掀開企業發展的新視角。

二、我國信息流現狀

根據WTO有關協定，2003年12月11日是我國零售領域對外全面開放的最后時限。全球商業巨頭在國際競爭中成功的突出特點，就是積極利用信息技術進行商業變革，在企業管理中加快信息流動。目前，國內企業雖然有了較快發展，但與外國商業企業的差距仍然很大。有關資料顯示，世界商業巨頭美國沃爾瑪迄今已在全球建立了4，000家連鎖店，其近幾年來的全球營業額均超過2，000億美元，居《財富》世界500強前列。而國內零售業大王——上海聯華的營業額還不及沃爾瑪的0.5%。

毋庸置疑，以上數據表明:國外商業企業的實力遠遠超過國內企業，究其原因，與其順暢的“信息流”密切相關。以美國沃爾瑪為例，20世紀八十年代，沃爾瑪將當時剛剛出現的衛星通信技術引入商業流通領域，建立了龐大的私人衛星通訊系統，加快了對基礎商業數據的收集、整理加工、決策傳達和信息反饋的速度。在此基礎上，沃爾瑪建立起全球實時采購、配送系統，商品庫存風險和物流費用大大降低，市場應變能力大大提高。國外商業企業具有利用、管理信息的主動意識，已普遍建立起規范的信息技術基礎，并依托這一基礎，實現對其遍布全球的銷售網進行有效管理，其管理目標已實現從物流、資金流向信息流的時代跨越。

三、我國企業信息化管理制度建設存在的問題

我國商業企業在與“洋商業”的“近身競爭”中，一些國內商業企業已認識到信息革命在商業領域中的重要意義，開始重視企業在計算機信息管理制度上的問題，并已初步拉動著中國的商業企業邁向信息時代。但在這最初的信息化發展進程中，暴露出一些值得注意的問題:

1、認識片面問題。企業信息化程度低，企業領導和職工對信息化建設的意義認識不夠深刻，許多企業領導尤其是“一把手”認為，“購買一些硬件設備、聯上網、開發一個應用系統并給予一定的維護就是實現了企業信息化”，這是對信息化片面認識的表現。因此，要加強對企業領導信息化認識的培訓，使其改變已習慣的思維方式、工作方式，企業上下要克服“信息化就是買點硬件和軟件，開發點軟件”這種認識上的誤區。雖然有的商業企業建立了商業信息管理的硬件環境，但其計算機的應用僅限于收銀記賬，或停留在基本數據的收集層面。

2、管理混亂問題。主要表現為:信息化管理機構及職責定位不明確、沒有統一的信息資源規劃及信息化戰略規劃。管理模式沒有統一標準，流程不透明，導致內部數據殘缺，各種信息管理系統無法整合集成。在數據采集規范方面重視不夠，如條碼技術的應用，應嚴格按照一品一碼的規范要求，而一些企業經營的商品中一品多碼、多碼一品的現象較多，導致了管理上的混亂。

3、應用不到位問題。主要表現為以下幾個方面:（1）應用面不廣，目前真正使用計算機來進行輔助管理的僅僅是一些重視計算機技術和管理方法、實力比較雄厚的企業；（2）大部分以開發單機版應用軟件為主，僅僅利用了計算機計算速度快的特點，沒有形成網絡，沒有實現信息的共享和自動傳遞；（3）應用的深度不夠，大多數企業停留在日常工作數字化層面上；（4）應用的技術含量不高，沒有充分利用信息技術所能提供的集成優勢進行信息交流，忽略了信息技術互動性帶來的管理效應；（5）國內一些具有影響的軟件開發商大多將業務重點放在項目管理層面上。但如何將項目層面與企業層面有機地結合起來，強化企業管理，提高企業核心價值，積極應對WTO的挑戰是擺在廣大企業和軟件開發商面前的一大課題；（6）資金投入不足成為信息化發展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發展不平衡，一些地方管理部門設備條件較差。

4、人員素質低問題。從業人員的素質參差不齊，信息化專業技術人才特別是既懂IT技術，又懂業務流程和企業管理的復合型骨干人才嚴重不足，人員結構也不合理，因此在很大程度上制約了信息化建設的質量和速度。

四、解決對策

1、充分認識企業信息化制度的重要性。認識到信息是創造附加值和財富的源泉，企業信息化雖然是要應用現代信息技術并貫穿其始終，但信息化的目的是使企業充分開發和有效利用信息資源，把握市場機會，做出正確決策，增進運行效率，最終提高企業的競爭力水平。企業信息化的目的決定了企業信息化是為管理服務的，所以企業信息化決不僅僅是一個技術問題，而是與企業的發展規劃、業務流程、組織結構、管理制度等密不可分的，是不斷地應用信息技術和信息資源持續地改進自己的業務流程和變革管理方式。另外，不僅僅是“一把手”的問題，還包括各個業務部門的領導及業務骨干，他們才是信息化真正的主力軍。

2、加強企業信息化管理。（1）企業應首先確立企業信息化的總體戰略，堅持統籌規劃、業務為核、效益優先、協調發展、重點實施的原則。依照先內后外，“互動”、“交易”的順序，由內部運轉至外部協同；同時要建立相應的組織機構并賦予必要的職能權限，統一管理企業的信息化工作；（2）不能將原來落后的手工管理流程直接拷貝成電子化的流程，必須站在全局的角度進行適度優化，按照先固化再優化的原則循序漸進地改進，一步到位的方式往往是不現實的；（3）信息收集標準化。信息化是一項跨部門、跨行業的應用，但目前有關法律制度和信息化技術標準規范的制定滯后于信息化發展的需要。各自為政、互不相通，已經造成了大量的資源浪費。企業首先應盡量采用國際標準及行業標準，同時根據自己的特點編制相關的專業標準。

3、結合企業特點進行信息化建設。如何將項目層面與企業層面有機地結合起來，強化企業管理，提高企業核心價值，積極應對WTO的挑戰是擺在廣大企業和軟件開發商面前的一大課題，資金投入不足成為信息化發展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發展不平衡，一些地方管理部門設備條件較差，信息收集、處理、加工能力較低，甚至有些地方還處在手工操作階段。受各種客觀條件的限制，企業的信息化建設是一個逐步投入、因地制宜、分步發展的過程。因此，企業必須根據自身的能力、特點來決定采取何種發展策略，優先開發何種信息應用系統。如果需求明確、必須保證核心業務的秘密、自身具有強大的開發及維護實力，可以采用自主開發；如果需求明確、自身開發力量弱、可進行一般的維護，可采用合作開發；如果需求明確，但不具備開發維護實力，可采用外包方式。

4、提高企業從業人員素質。企業從事生產經營管理活動，需要具備兩個基本條件:一是占有資金；二是擁有掌握專業技能從事管理和操作的人員。兩者之間，人的因素更為重要。人已是企業中最重要的資源，開發人的智力，提高勞動者的素質是企業人才管理的核心。信息管理的重點是，加強職工隊伍教育，重視計算機人才的發現、培養、引進以及關鍵技術的應用研究，特別是加強復合型人才的培養。隨時儲備企業應用信息技術以及日常經營活動中的經驗，將其轉化為企業的知識。充實有關專家知識庫，為建立本企業有特色的專家系統打下基礎。建立CIO（信息管理人員）負責制，由企業領導擔當CIO，直接決策、宣傳推動和組織實施，這對企業信息化建設至關重要。另外，要設計相應機制，為企業的IT人員提供一條有光明前景的升遷之路。

五、企業信息化制度制定的四大原則

1、量身訂做的原則。企業要根據自己的實際情況和實際存在管理問題制定相應的信息制度，不能生搬硬套。很多企業的CIO非常喜歡從別的企業拷貝來一些制度，稍加修改就在本企業使用，但由于和企業的實際情況不吻合，結果造成制度不能得到很好的執行。

2、全面科學的原則。對于企業信息管理制度一定要全面、科學。因為企業信息管理中存在很多問題，問題之間有一定關聯性，如果僅僅是片面問題得到解決，是不能全面解決企業問題的。制定制度要科學，要符合客觀實際，要切實可行。當企業的情況發生變化時，要及時修改制度，制度要在不斷執行過程中得以完善。

3、責任目標明確原則。制度要有明確的目標和責任，這樣才能有的放矢，體現整個制度的完整性和合理性。

4、獎懲分明原則。制度要有獎懲措施，否則制度只是一紙空文，起不到真正的作用。

六、企業信息化管理制度的內容

企業信息化管理制度的內容一般應該包括:目標（制定本項制度的目的）；范圍（制度適用范圍）、職責（制度涉及的人、部門的任務和職責）、具體的規定（制度要約束的具體內容）、獎懲（對違反和維護制度的人、部門的獎勵和懲罰的具體內容），等等。這幾項制度類型基本覆蓋了企業的信息管理內容，各個企業可根據自己的具體情況有所選擇和增刪。

七、總結

企業的信息化管理制度的作用將會在企業的信息化發展過程中發揮越來越大的作用，只有完全、充分、合理地建立信息化管理制度的企業才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，才能創造更大的利潤與績效，充分挖掘數據信息，充分發揮數據的實用性，為企業的發展注入一針強心劑，實現合理有效的發展。

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