教學(xué)秘書在高校教學(xué)運(yùn)行管理中的作用

李連潔

(淮北師范大學(xué) 教務(wù)處，安徽 淮北 235000)

教學(xué)秘書在高校教學(xué)運(yùn)行管理中的作用

李連潔

(淮北師范大學(xué) 教務(wù)處，安徽 淮北 235000)

教學(xué)管理是高校管理工作的一項重要組成部分，是保證教學(xué)秩序，提高教學(xué)質(zhì)量的前提。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的基層工作人員，參與組織和管理日常教學(xué)活動，收集、反饋教學(xué)信息，協(xié)助和配合本單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)活動進(jìn)行合理的安排，保證教學(xué)活動的順利進(jìn)行，對于協(xié)調(diào)教學(xué)部門與師生、教師與教師、教師和學(xué)生之間的關(guān)系起著不可替代的溝通和促進(jìn)作用。

高校;教學(xué)秘書;運(yùn)行管理

高校工作的中心是教學(xué)工作，教學(xué)管理是高校管理中一個極其重要的方面，而運(yùn)行管理則是教學(xué)管理的一項重要內(nèi)容，其職能是根據(jù)學(xué)校已經(jīng)確定的教學(xué)計劃和教學(xué)管理規(guī)章制度，對教學(xué)活動進(jìn)行科學(xué)合理地組織、指揮和協(xié)調(diào)，以保證學(xué)校教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。教學(xué)秘書作為高校最基層的教學(xué)管理人員，既是高校基層教學(xué)活動最直接的組織者和管理者，又是面向全校師生的服務(wù)者，其工作活動貫穿于教學(xué)運(yùn)行的整個過程，在教學(xué)管理中起著不可替代的橋梁和紐帶作用，因此，教學(xué)秘書在教學(xué)運(yùn)行管理中對保證正常教學(xué)秩序，保證教學(xué)任務(wù)的完成有著非常重要的作用。

一、日常教學(xué)活動的組織和管理

高校不管是以教學(xué)為主，還是教學(xué)和科研并重，培養(yǎng)高層次的人才都是高校的根本任務(wù)，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理最基層的管理人員，是聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)和師生、院系與學(xué)校之間的橋梁，處在信息的中心地位，起著不可替代的紐帶作用。

1．日常教學(xué)活動的管理和組織作用

日常教學(xué)管理工作作為高校教學(xué)工作的最基本環(huán)節(jié)，對于維持正常的教學(xué)秩序，保證教學(xué)活動有條不紊地按教學(xué)計劃進(jìn)行有著重要作用，而教學(xué)秘書則是日常教學(xué)活動的直接管理者和組織者，其工作范圍包括學(xué)生學(xué)籍管理、課程表的安排、學(xué)生選課、教材征訂、各類教學(xué)任務(wù)及通知的下達(dá)等等，其涉及范圍廣、事務(wù)雜、工作量大、時效性強(qiáng)，這使得教學(xué)秘書的工作不同于一般的管理工作，其在日常教學(xué)活動中發(fā)揮的上傳下達(dá)、執(zhí)行和反饋?zhàn)饔貌豢商娲?/p>

2．日常教學(xué)活動的監(jiān)督控制作用

教學(xué)秘書作為基層教務(wù)工作的具體執(zhí)行者和實(shí)施者，各項教學(xué)活動的組織者和安排者，其工作范圍主要包括教師教學(xué)工作質(zhì)量管理、學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量管理和教務(wù)質(zhì)量工作管理三個方面中的教學(xué)計劃的制訂、運(yùn)行過程的監(jiān)督、運(yùn)行質(zhì)量的檢測評估、運(yùn)行結(jié)果的總結(jié)及提高等，其涉及到教師教學(xué)工作的進(jìn)度，課堂教學(xué)的考勤及質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、考試后的教學(xué)質(zhì)量分析等，這都是教學(xué)秘書必須熟練掌握的，其在保證教學(xué)質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。

二、教學(xué)信息的收集和反饋

教學(xué)信息是領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)工作指導(dǎo)、決策的重要依據(jù)，信息的及時、客觀、全面直接關(guān)系到高校教學(xué)運(yùn)行管理的工作效率。對于同樣的信息源，教學(xué)秘書收集、整理、反饋信息能力的強(qiáng)弱，直接影響所獲得的信息數(shù)量、信息質(zhì)量及信息的利用效果。教學(xué)秘書作為教學(xué)活動中各種教學(xué)信息的最直接收集者，是各種教學(xué)信息匯總和整理的最直接匯集點(diǎn)。若教學(xué)秘書能將整理和提煉過的信息及時準(zhǔn)確地傳遞給有關(guān)部門，則可保證各部門對教學(xué)過程中出現(xiàn)的各種問題能做出迅速及時的反應(yīng)。

1．教師教學(xué)信息的收集和反饋

教學(xué)秘書通過對教師的教學(xué)情況進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量檢查(其中包括教學(xué)基本要求的落實(shí)、教學(xué)進(jìn)度的執(zhí)行情況、教師教學(xué)質(zhì)量的檢查及考評、學(xué)生評教、教師之間的互評等等)，對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的教學(xué)問題及時地反饋給教師，督促教師進(jìn)行處理和解決，經(jīng)過查漏補(bǔ)缺，修正改過，使教學(xué)質(zhì)量得以提高。同時，教師教學(xué)信息匯總了每位教師的教學(xué)情況以及各種反饋記錄和檢查記錄，為學(xué)校對教師的業(yè)務(wù)考核提供客觀依據(jù)。

2．學(xué)生學(xué)習(xí)信息的收集和反饋

教學(xué)秘書是學(xué)生接觸最多的教學(xué)管理人員，也是教學(xué)秘書收集教學(xué)活動信息最大來源。教學(xué)秘書雖然不一定具有專職教師那樣淵博的專業(yè)知識，但是卻在工作中與學(xué)生有廣泛的聯(lián)系，其溝通能力和收集信息能力的強(qiáng)弱，影響收集到的學(xué)生各種信息的準(zhǔn)確率。通過學(xué)生信息的收集(如學(xué)生信息員定時或不定時的反饋、學(xué)生課堂評價、座談會、出勤率、成績的分析等等)，了解學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的問題及心理動態(tài)，對收集的信息及時地整理和分析，把相關(guān)信息及時反饋給相關(guān)人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便對發(fā)現(xiàn)的問題及時予以解決和處理。同時，教學(xué)秘書可以通過與學(xué)生的日常聯(lián)系，有意識給學(xué)生予以幫助和指導(dǎo)，通過非正規(guī)的渠道把一些規(guī)章制度傳達(dá)給學(xué)生，使學(xué)生更容易接受。

3．其他教學(xué)信息的收集和反饋

教學(xué)秘書作為高校基層管理的中心，也可以說是高校實(shí)際教學(xué)活動在基層的總調(diào)度，他們處在基層管理最直接、最具體、也是最活躍的中心環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書除了對教師“教”和學(xué)生“學(xué)”的信息的收集和反饋外，也是其他各種教學(xué)信息的直接收集者和反饋者，通過對教學(xué)過程中其他教學(xué)信息(如教學(xué)的必備品是否齊全、教室的設(shè)備是否正常、教師或?qū)W生是否遲到早退、教材質(zhì)量內(nèi)容是否適合、教師的教學(xué)態(tài)度等等)的收集，了解教學(xué)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門反映，并協(xié)助和督促相關(guān)部門及時解決和處理問題，避免因教學(xué)場地及設(shè)施缺損等原因而影響教學(xué)活動，從而促進(jìn)教學(xué)運(yùn)行管理的規(guī)范化，以保證教學(xué)活動的正常進(jìn)行，提高教育教學(xué)質(zhì)量。

三、配合領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)和處理日常事務(wù)

高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作不可缺少的組成部分，是高校基層教學(xué)管理的中心，他們不僅直接參與教學(xué)活動的組織管理，協(xié)助和配合本單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)活動進(jìn)行合理的安排，保證教學(xué)活動的順利進(jìn)行，而且對于協(xié)調(diào)教學(xué)部門與師生、教師與教師、教師和學(xué)生之間的關(guān)系起著不可替代的溝通和促進(jìn)作用。

1．協(xié)調(diào)教學(xué)管理部門與教學(xué)單位之間的關(guān)系

教學(xué)秘書是教學(xué)管理部門和教學(xué)單位之間傳遞教學(xué)信息的樞紐，既上令下達(dá)，下情上奏。一方面將教務(wù)部門有關(guān)教學(xué)和管理方面的文件、通知及時準(zhǔn)確地傳達(dá)給教師和學(xué)生，并督促教師和學(xué)生執(zhí)行教務(wù)部門的指令;另一方面通過收集、整理、分析有關(guān)通知和文件在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的信息，把教師對教學(xué)改革的建議、學(xué)生對教學(xué)活動的反映和要求及時上報教學(xué)管理部門。教學(xué)秘書這種教學(xué)信息的傳遞，既及時協(xié)調(diào)和解決教學(xué)過程中潛在的種種隱患，也為教學(xué)管理部門后面的決策提供了準(zhǔn)確的依據(jù)，促進(jìn)了教學(xué)活動的順利進(jìn)行。

2．協(xié)調(diào)教師之間的關(guān)系

高校教師是高學(xué)歷高職稱的特殊群體，在對待人際關(guān)系及學(xué)術(shù)研究有著自己獨(dú)特的見解和處理方法，教學(xué)秘書在工作中要做好解釋說服工作，讓管理過程成為教學(xué)秘書與教師互相交流、溝通的過程，避免因簡單的命令、生硬的管理引起教師的反感，從而影響教學(xué)效果。高校教師不僅要承擔(dān)一定的教學(xué)任務(wù)，也要進(jìn)行一些科學(xué)研究，教學(xué)秘書在對他們進(jìn)行教學(xué)安排過程中，要考慮教師的感受和需求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)合理安排教學(xué)任務(wù)及老教師或骨干教師與青年教師之間的幫帶作用，使教師保證正常教學(xué)的同時開展自己的科研工作，也使青年教師盡快地獲得教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，承擔(dān)起教學(xué)任務(wù)。同時，教學(xué)秘書配合領(lǐng)導(dǎo)合理安排各教研室的工作，使各教研室之間互相配合、互相聯(lián)系，協(xié)調(diào)安排教師的課程，避免出現(xiàn)偏差，從而影響教學(xué)質(zhì)量。

3．協(xié)調(diào)師生之間的關(guān)系

高校師生之間已不再像中小學(xué)時聯(lián)系緊密，更多的是簡單的聽與講，這可能使師生之間因缺少交流溝通，影響師生之間的信息傳遞，而教學(xué)秘書則正好彌補(bǔ)這一空缺。他們成為聯(lián)系師生的橋梁和紐帶，是教學(xué)信息的匯集點(diǎn)，幾乎所有教學(xué)信息都匯集到教學(xué)秘書手中，再由教學(xué)秘書經(jīng)過整理和提煉后傳達(dá)給有關(guān)部門和人員。教學(xué)秘書在安排課程或其他活動時，根據(jù)獲得的師生教與學(xué)的信息，協(xié)調(diào)師生間的一些要求和意見，即盡量考慮教師的合理要求及學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，在突出學(xué)生學(xué)習(xí)主體地位的同時，要考慮教師的主導(dǎo)地位及實(shí)際情況，做好解釋說服工作，避免師生間因簡單的單向要求、命令、生硬的反對引起師生之間反感情緒。比如:教學(xué)秘書通過召開學(xué)生座談會、學(xué)生評教、信息員監(jiān)督等，收集學(xué)生對任課教師教學(xué)的合理建議，并及時反饋給教師，督促教師改進(jìn)教學(xué)方法、手段、態(tài)度等;通過抽查學(xué)生作業(yè)、出勤率、教師評價等收集學(xué)生學(xué)習(xí)信息并通報給有關(guān)學(xué)生及學(xué)生輔導(dǎo)員，有目的地引導(dǎo)學(xué)生掌握正確的學(xué)習(xí)方法、端正學(xué)習(xí)態(tài)度等，讓教學(xué)過程成為師生互相交流、互相促進(jìn)的過程。

4．配合領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，保證教學(xué)活動順利運(yùn)行

高校教學(xué)管理工作是連續(xù)的、繁瑣的，日常教學(xué)活動作為高校最基本的工作，事務(wù)繁多，工作量大，時間要求嚴(yán)格，稍有疏忽就會直接影響到教學(xué)活動的效果，甚至教學(xué)活動順利進(jìn)行。教學(xué)秘書作為基層單位領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好日常教學(xué)組織管理、督促學(xué)校有關(guān)文件的貫徹執(zhí)行、指導(dǎo)和監(jiān)督教學(xué)活動順利進(jìn)行等方面起著重要作用。一方面要協(xié)助和配合本單位領(lǐng)導(dǎo)制定具體的教學(xué)計劃以及教學(xué)工作安排，這不僅要求教學(xué)秘書具有較強(qiáng)的專業(yè)知識能力和良好的職業(yè)道德，也要求其了解和掌握師生教學(xué)動態(tài)，從而有針對性地提取領(lǐng)導(dǎo)決策所需的各種信息。另一方面配合領(lǐng)導(dǎo)督促教學(xué)規(guī)章制度執(zhí)行，在執(zhí)行過程中，通過與師生的交流溝通來收集師生的意見建議，并反饋給上級部門，為領(lǐng)導(dǎo)采取有效的措施和相應(yīng)的決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，促使制度最大程度的完善和合理。同時，在課程表的編排、課程大綱的落實(shí)、考試的作弊及缺緩考處理、教材的征訂、試卷的制定、考試安排等方面不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，保證日常教學(xué)工作中收集的教學(xué)信息的普遍性、真實(shí)性、時效性，并將經(jīng)過整理的信息提供給單位領(lǐng)導(dǎo)，配合領(lǐng)導(dǎo)制訂方案。

總之，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)運(yùn)行管理工作的中心和樞紐，是高校教學(xué)管理的最基層管理人員，是高校教學(xué)運(yùn)行管理工作的重要組成部分，是一個處在教師與學(xué)生之間、院系之間及院系與教師之間的中介者，發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上傳的橋梁和紐帶作用。教學(xué)秘書在教學(xué)運(yùn)行管理中的重要作用決定了其在教學(xué)管理工作中的重要地位，這就要求教學(xué)秘書做到以下幾點(diǎn):(1)不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)自身的理論修養(yǎng);(2)樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的責(zé)任意識、全心全意的服務(wù)意識;(3)加強(qiáng)專業(yè)基礎(chǔ)知識、科技知識的學(xué)習(xí);(4)提高協(xié)調(diào)和溝通能力、信息處理和創(chuàng)新能力。盡管教學(xué)秘書的工作十分繁雜，但是只要在管理過程中不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷分析新情況、解決新問題，就能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，保證教學(xué)運(yùn)行管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)教學(xué)管理的順利進(jìn)行，為深化高校改革、培養(yǎng)出適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的高素質(zhì)人才盡心盡力盡責(zé)。

責(zé)任編校 劉正花

G647

A

1003-2134(2010)06-0159-03

2010-11-07

淮北煤炭師范學(xué)院2009年度教學(xué)研究項目“高校教學(xué)管理中的育人機(jī)制研究”(jyo9241)

李連潔(1973-)，女，甘肅西峰市人，淮北師范大學(xué)教務(wù)處講師。