談新建項目的檔案管理

馬德玲

(大唐淮北發電廠檔案室,安徽淮北 235000)

談新建項目的檔案管理

馬德玲

(大唐淮北發電廠檔案室,安徽淮北 235000)

通過對項目檔案管理工作中的經驗剖析,淺談了對項目檔案管理工作的體會和認識,并且探索出做好新建項目檔案管理工作的若干有效途徑,為進一步提高項目檔案管理工作提供了可以借鑒的工作方法。

項目檔案;管理;途徑

隨著我國投資體制改革的不斷深入,全國新建項目如雨后春筍般拔地而起,項目檔案也就隨之而產生。為了加強重大建設項目檔案管理工作,確保重大建設項目檔案的完整、準確、系統和安全,2006年6月14日,國家檔案局、國家發改委聯合下發了《重大建設項目驗收辦法》,該文明確規定項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收。為確保工程竣工后工程文件的完整性、準確性、系統性和安全性,要求項目檔案工作要與工程建設同步開始、同步進行、同步驗收。

2005年9 月,我廠1×210MW新建機組(廠編號為8#機組)竣工投產。現就本人在新建項目檔案管理中的工作體會,淺談對新建項目檔案管理的認識和做好項目檔案工作的有效途徑。

一、對項目檔案的認識

項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄,是指在項目的建議、可行性研究、審批、建設用地、征遷、拆遷、勘察、設計、招投標、開工審批、建設、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的并經過鑒定、整理、歸檔的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。它是項目建設過程中的真實記錄,它真實地記錄和反映了項目建設和管理的全過程,是項目建設竣工投用后的生產(運行)、使用維護、系統改造、設備維修等的重要依據和條件,同時也是工程質量責任追溯不可替代的重要憑證。建立健全項目檔案也是工程質量管理的重要內容和要求。

項目檔案工作必須納入領導責任制。檔案工作是項目建設、管理的基礎性工作,是檢驗工程質量和效益的依據。加強領導責任制,就是要求項目建設的領導要重視檔案工作,增強檔案意識,為檔案人員提供必要的工作條件,以便使檔案工作更好地為工程建設服務。

項目檔案工作是隨著項目工程建設的開展和推進日積月累、逐漸形成的。項目檔案一旦形成,其完整、準確、系統就已成定型。要使建設項目檔案的完整性、準確性、系統性得到保證,就要從項目的立項開始著手項目檔案工作,遵循檔案的形成規律,堅持檔案工作與工程建設同步進行,加強項目檔案的積累和收集工作。積累是基礎,沒有豐富的積累就沒有可靠的項目檔案,也就沒有今后工作查考和利用的信息主體。

二、做好新建項目檔案工作的有效途徑

1.注重宣傳,提高檔案意識

多年的檔案管理工作體會告訴了我們:檔案意識的強與弱,決定了對檔案工作的重視程度,從而決定了檔案工作氛圍。提高全民的檔案意識,需要各級檔案行政管理機構以及檔案管理部門不懈的努力,大力加強對中華人民共和國《檔案法》以及《中華人民共和國檔案法實施辦法》的宣傳。對一個企業來說,要想提高全員的檔案意識,企業檔案管理部門(即檔案室),就要在企業中大張旗鼓地宣傳檔案法及其實施辦法,并且通過檔案工作的“有為”贏得檔案工作的“有位”,從而營造出企業檔案工作的良好氛圍。

我廠8#機組工程檔案形成的時間跨度較長(1995～2006),中間經歷了電力體制改革。它從項目的可行性至2004年批準項目開工,前后跨度10年,這個階段時間長,人員更替多。我們在整理工程前期文件的時候,發現了文件不齊全的情況,如環評報告終極版沒移交。所以,在該項目批準開工步入正軌以后,我們及時地編制了基建檔案的歸檔范圍與保管期限表,發至項目部工程管理人員、施工單位和監理單位,并組織施工、監理單位檔案人員共同學習,深刻領會。基建項目檔案涉及方方面面的工作,貫穿工程全過程?？梢哉f,基建項目檔案的完整、準確、系統不只是檔案人員的事情,還要有參加工程建設的各路大軍努力配合。為此,檔案人員要經常深入現場,進行及時的溝通和指導,利用一切機會,不失時機地向他們宣傳檔案工作在工程建設中及竣工投產后的重要作用,以提高參建人員的檔案意識,使工程管理人員、施工人員、監理人員、工程技術人員都能自覺地按照檔案管理的要求,形成和積累項目建設過程中的文件材料。

2.建立體制,完善保障體系

加強檔案工作的依法管理,既是項目建設管理工作的重要內容,也是協調檔案工作與其它工作關系的依據,更是做好檔案工作的重要保障。

為確保我廠8#機組項目檔案完整、準確、系統,根據國家檔案局頒發的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《國家重大建設項目檔案驗收暫行規定》及《中國大唐集團公司基建工程檔案管理辦法(試行)》,結合我廠實際,制定了《大唐淮北發電廠8#機組工程檔案收集、整理、歸檔工作管理制度》(以下簡稱《制度》)和《大唐淮北發電廠8#機組文件歸檔要求與檔案整理細則》(以下簡稱《細則》)?！吨贫取分幸幎ù筇苹幢卑l電廠辦公室為工程項目檔案的歸口和管理部門,并指定1名有基建檔案管理經驗的專職檔案員負責項目檔案的全過程管理。在工程管理體系中,設立專門的檔案管理領導小組,并把檔案工作納入領導和相關人員崗位責任制?！吨贫取愤€規定了各專業組工程技術人員都有收集、整理并向檔案室移交工程檔案的職責,形成了一個橫向到邊、縱向到底,有組織、有任務的檔案管理網絡,為我廠8#機組項目檔案的收集、整理、歸檔工作建立了可靠的檔案管理保障體系。

3.納入制度,確保真正落實

遵循檔案的形成規律,堅持檔案工作與工程建設同步進行。為了加強檔案工作的力度,確保檔案工作“三納入”、“四參加”制度的落實,我廠在設備訂貨合同中均明確列出應提供文件材料的范圍、質量和份數,通過合同的約束保證檔案內容的齊全、完整。在設備的開箱管理制度中,明確規定檔案人員必須參加設備開箱,開箱資料由檔案人員根據需要復印、分發給施工單位、監理單位和專業技術人員。這樣不僅能保證檔案人員得到第一手資料,還可根據合同要求,對設備廠家提供的開箱資料及時進行檢查驗收,如有缺少的資料及時要求補齊,有不符合檔案質量要求的資料及時提出改進意見。就我廠#8機組基建工程來說,檔案人員“走出去”參加設備開箱257次,并認真做好開箱記錄、見證方簽證,對存在的問題進行追溯、對補充材料進行注錄,在設備文件的收集、整理、核對方面做到了閉環管理,從源頭上抓住了檔案收集的環節,豐富了檔案的數量,提高了檔案的質量,為設備檔案的齊全、完整、準確打下了良好的基礎。

4.整合資源,確保案卷質量

由于施工、監理單位屬于流動性很大的單位,辦公條件有限,再加上雙方的檔案人員多數沒有檔案工作經驗,很難保證他們整理的案卷符合檔案管理和火電檔案分類大綱的要求。我們在同施工和監理單位的檔案人員協商后,決定采用“請進來”的辦法。我們把施工和監理單位在該項目建設過程中形成的所有應歸檔的工程項目文件,按專業分期分批“請”到我廠檔案室,在我廠檔案人員的指導下,實施項目施工文件和監理文件的整理、立卷。組卷時要求做到:遵循其形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系;分類科學,合理組卷。利用施工、監理單位的人力資源和我廠成熟的檔案管理軟件,把案卷和卷內信息錄入我廠的檔案管理系統,打印出規范的案卷目錄、案卷封皮、備考表和卷內目錄,再利用我廠現成的檔案裝訂設備進行規范地裝訂,裝訂后的案卷標準、規范、美觀大方。

化整為零整理設備檔案。從三大主機設備圖紙到位開始,我們就抽調專人進行整理、裝盒,并標識清楚,然后錄入檔案管理系統。能夠提前做的事情絕不推后。設備開箱資料收集后,檔案人員立即登記分發并及時整理,圖紙整理不積壓、不拖拉,合理利用資源,把設備文件的歸檔和編目工作化整為零,在8#機進入調試前,基本完成了設備文件的整理和歸檔工作,為8#機組調試、運行人員的培訓、設備的維護和檢修工作提供了及時、周到、可靠的服務。

竣工圖是整套竣工檔案的核心,它真實地反映了工程竣工時實際狀況,是項目生產(運行)、維護和改擴建的重要依據。我們認真按照國家有關規定編制竣工圖,竣工圖準確反映了項目竣工時的實際情況,做到圖物相符,數據準確,簽署完備,確保了竣工圖質量。多年的檔案工作經驗告訴我們竣工圖的“準確”是項目檔案把關中的難點。我們的做法是“三方會審,關口前移”,即把所有設計變更單、工程聯系單、材料代用單等有關變更的文件材料,分專業裝訂成冊,提供給設計院,作為他們編制竣工圖的依據?？⒐D定稿出來前,先打印1份CAD版白圖提供給建設單位,由建設單位組織各專業技術人員、施工單位、監理單位對白圖進行會審,再把會審出的問題分專業匯總,反饋給設計院,由設計院根據反饋意見進行圖紙修改,而后再正式出版竣工藍圖。這樣,我們收到的竣工圖就是經過建設單位、施工單位、監理單位審查過的底圖曬制的。經過三方會審后,竣工圖的真實性、準確性就有了保障。

竣工圖的整理與歸檔,準備充分,有條不紊。收到竣工圖后,我們按照竣工圖編制的有關要求,立即組織施工、監理單位人員進行會簽。由于在此之前我們已經按照火電工業檔案分類大綱對施工圖實行模擬分類編號,這樣在收到竣工圖后,只需把錄入檔案管理系統內的目錄作適當的刪補即可,大大縮短了錄入目錄的時間,起到了事半功倍的效果。

在2006年大唐集團公司組織的新建機組達標投產復查驗收中,8#機組項目檔案被專家組給予較高的評價。特別是在設備檔案管理方面,認為是“基建檔案中的一個亮點”。8#機項目檔案工作為廠里爭得了榮譽,也為檔案工作營造了良好的氛圍,更為我廠檔案工作確立了應有的“位子”。

綜上所述,只有項目檔案與工程建設同步開始、同步進行、同步驗收,才能確保工程竣工后工程文件的完整性、準確性、系統性。有了完整、準確、系統和安全的檔案,才能保證順利通過項目檔案驗收,才能為工程建設和領導決策提供可靠的依據。

C931.46

A

1671-8275(2010)04-0137-02

2010-04-22

馬德玲(1963-),女,安徽濉溪人,大唐淮北發電廠檔案室中級檔案館員。

責任編輯:石柏勝