項目文檔管理與索賠控制

凌雪懷

項目管理對于不同的參建角色,其管理方法、控制要素等都是不同的。施工單位的項目管理側重于施工現場,對項目管理更直接。而業主的項目管理,則側重于對參建各方、項目投資、材料采購、成本回收、質量進度等多方面的管理,相對施工單位的項目管理,業主方的項目管理具有一定的間接性。因此對于業主方來說,項目管理的核心,從某種程度上講,就是進行文檔管理。只有將文檔管理做到系統化、全面化、清晰化,才能控制整個項目平穩運行,進而對項目上發生的一些索賠要求進行合理的控制,使項目成本得到有效控制。本文將從業主方的視角,討論項目文檔管理在項目管理中的重要作用,以及文檔管理與索賠控制的關系。

1 工程概況及項目背景

本文所舉的例子坐落于上海市金山化工區目華路、北銀河路,是3M中國有限公司在上海地區投資新建的化工廠之一,基地占地面積12萬m2,共劃分為5期投資建設,目前一期項目已基本竣工投產,二期項目正在建設之中。二期項目包含車間、辦公樓、動力中心三幢單體,總建筑面積27 000 m2。其中,動力中心是整個工廠的消防、配電、冷卻系統、壓縮空氣系統的中央核心部位,為配合設備安裝,動力中心結構主體必須提前完成。

當承包商得知進度要求時,向我們提出將動力中心的結構形式改為預制工藝,這樣可以提高施工速度,減少拆模和支模的時間,為我們業主贏得時間,但相應的施工費用也會增加。經與公司管理層研究決定,我們同意了承包商的建議,將現澆結構改為預制結構。但在整個施工過程中,由于圖紙變更,設計修改,重新審圖等原因,動力中心的基礎雖然7月中旬便已完成,但是整個主體結構的施工直至8月初才開始,而預制構件的養護時間都必須達到28 d強度后方可吊裝,因此整個動力中心結構封頂直至9月底才完成。綜合比較整個施工過程,實際的施工進度并不比現澆工藝節省時間。然而,承包商卻以工程變更為由,向我司提出了一份230萬元的變更報價。由于工期并未提前,我們拒絕支付這筆工程變更費用,但是苦于我們在變更前未做任何這方面的書面記錄和條件假設,使得我們在談判中處于非常被動的地位。

2 文檔管理的重要性

從上面這個案例可以看到,項目文檔的及時性、完整性相當重要,如果在承包商提出修改動力中心的結構形式時,我們做過這樣一份備忘錄,也許現在我們在與承包商的談判中就不會如此被動,在這份備忘錄中,我覺得必須包括以下內容:1)變更發生的背景(即為什么要進行變更);2)該項變更的發起人是誰;3)變更后的風險和利益分配;4)變更費用估算;5)變更所涉及的權利和義務;6)變更引起各種可能結果的處理辦法。

因此,在作任何一個重大變更之前,我們都要就以上細節進行認真商議,確認并最終形成一份正式的書面備忘,發給雙方保存。這雖然是一件枯燥而又乏味的工作,但當真正遇到問題和糾紛時,我們卻可以進行追溯,查清事實的真相,避免雙方就某些模糊的觀點進行扯皮。

或許有些人會認為,文檔只是一張紙而已,完全可以在做竣工資料時后補,但有些問題是不能后補的,正如上面案例中缺少的這份備忘錄,只有在變更發生之前發給雙方確認才是有效的。如果是在變更費用的談判過程中再提出這份備忘錄,那么無疑對于不利的一方是絕對不會接受的,這樣這份文檔也就失去了它應有的效用。這就是為什么文檔的及時性是至關重要的。我們在工程項目管理中,必須克服懶惰,勤于記錄,將一些重要的、重大的變化、變更留下客觀公正的記錄,當遇到問題時,這份資料將會變得十分有價值。

不同的事情會有不同的演變過程,有時我們也許并不知道怎樣的做法才是完全正確的,怎樣的結果才是我們要的正確答案,因此,并沒有一份標準答案說這樣做是完整的,而另外一種做法是不完整的,所以,這個完整性就很難界定。我在這里又提出了一個預見性。我認為,在做項目文檔時,必須要有一定的預見性,我們要能預見到這件事情會往哪個方向發展,其最終的結果會對我有利還是不利,如果有利該怎么寫,如果不利該注意些什么。哪些因素是必要因素,哪些因素是關鍵問題,都要有一個清醒的認識。從預見性出發,使項目的文檔盡量的完整、可靠。

文檔管理不僅僅對項目的經營管理十分重要,同樣在工程質量控制上也是非常重要的,我想這個問題是顯而易見的,我們的規范也是這樣規定的,但是真正要做到這一點卻也不是一件容易的事情。例如,單位工程質量控制資料是反映建筑工程施工過程中各個環節工程質量狀況的基本數據和原始記錄,反映完工項目測試結果的記錄。這些資料是反映工程質量的客觀見證,是評價工程質量的主要依據,是單位工程綜合評定質量等級的一項重要內容。做好質量控制資料管理工作,對于確保結構安全和使用功能,提高工程質量有著十分重要的意義。因此,在工程實際施工過程中,施工資料的真實、及時也是十分關鍵的。

3 文檔管理具體實施

3.1 文檔模板的管理

面對各類紛繁復雜的文檔,如果各式各樣,每人一個風格,不論從美觀性還是可讀性上都會有影響,所以在文檔管理的過程中需要建立一套文檔的模板。在建立文檔模板時,需要對一些格式進行要求,需要將一些基本的要素固化到文檔模板中,確保文檔需要的內容能夠在文檔中體現。

3.2 文檔目錄管理

為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔,需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系,主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進行文檔管理前,需要對不同的文檔建立一個分類,建立不同的分類可以便于文檔的查找,也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。

3.3 文檔的命名規范

各種文檔,如果名稱多樣,或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便,需要建立一套有效的命名規范體系。在文檔的使用過程中,可以規定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關鍵字,例如要求將文檔的類別放在文件名的頭部,對于月度性的文檔,規定頭部必須放某年某月等等。

3.4 文檔的變更管理

文檔在使用過程中發生變更是很常見的現象,對于發生變更的文檔,需要通過手段加以約束,最常用的方法就是版本的管理,對于形成的文檔及時進行歸檔保存。文檔發生變更時,需要能夠做到兩點:1)文檔有清晰的變更記錄,主要是針對變化的部分,不能讓每個使用者在文檔發生變化后都需要把文件通篇讀一遍;2)文檔的最終版本要能方便的閱覽,如果出現只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。在文檔發生變更時,需要能夠通過必要的途徑通知相關人,例如通過郵件通知或者公告通知的方式,避免新的文檔產生后還有大量的使用者使用舊的文檔,在實際操作環境中,ISO 9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒,當然對一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來處理。

4 結語

項目文檔管理在某些項目管理中往往不被重視,當發現其重要性時,通常為時已晚。我們必須重視文檔管理在項目管理中所起的作用。完整而及時的文檔就是項目順利進行的保障,它不但是追溯質量、安全問題的依據,更是有效控制不合理索賠要求,解決爭議問題的有效手段。我們必須時刻清醒的認識到項目管理的核心,從某種程度上講,就是進行文檔管理。

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