檔案信息通過計算機輔助管理的嘗試

李莉虹

檔案是歷史的真實記錄,是一種特殊的信息資源,是國家、企業的寶貴財富和無形資產。兵改工后,企業檔案從無到有,逐步規范,日趨完善,為企業的建設和發展發揮了積極的作用。

隨著公司工程規模的日益擴張,檔案的數量迅速增多;同時由于施工生產面臨的經濟環境越來越復雜,為了維護企業經濟利益、合法權益,檔案的利用率也越來越高。這兩個方面對我們提出的要求是必須強化檔案管理工作,加強檔案管理的規范性、快捷性,提高利用成效。檔案信息計算機管理、檔案工作各個環節的計算機化已經勢在必行。

1 轉變觀念,推進檔案管理創新

目前,我公司檔案庫房面積120 m2,有20列密集架,截至2008年年底,檔案室共保存各類檔案16 506卷,其中,文書檔案1 165卷,科技檔案2 187卷,會計檔案10 865卷,人事檔案2 005卷,專門檔案2 273卷,其他檔案66卷。

實施檔案信息的計算機管理,是檔案工作發展的方向和趨勢,是企業檔案管理的現實需要。因此,不能固守傳統的檔案管理模式,必須與時俱進,樹立信息化管理的觀念,大力推進檔案信息化建設,并以此帶動檔案基礎業務建設,為企業的發展提供快速便捷的服務。

當然,檔案信息的計算機管理是一項系統工程、長期任務,必須理清思路,科學規劃。為此,近兩年來,在各級領導的關注下,我公司檔案室更新了計算機硬件配置,購買了總公司系統推行的《飛狐靈通綜合檔案管理系統(中鐵建版)》軟件,公司各級檔案人員能自覺學習計算機知識,并積極應用檔案管理軟件,開始進行檔案計算機管理的嘗試。

2 規范程序,扎實做好基礎工作

1)細審原始資料,去糟取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。a.準確把握文件立卷歸檔的時效性,現階段任務已完成的,才能予以立卷歸檔,否則,不予以立卷歸檔;b.把握劃分檔案保管期限的原則,與移交單位進行溝通,將各種利用頻率比較高、具有長遠利用價值的資料作為收集的重點,剔除那些無查考價值的資料,避免在實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。也就是說,在實際工作中,注意文件與資料,特別是注意在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料,以減少檔案管理中的重復和冗余信息;c.注意有效地維護全宗的完整性,在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,不該歸檔的文件不混入,保證應該歸檔的文件不漏項。

2)重新組合案卷,整齊劃一。a.將那些組卷過厚、內容混雜的原始資料進行重新分類和組卷;b.重新組卷時注意把同類并具有有機聯系的文件資料組合在一起,保持同一問題的完整性;c.在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無案卷標題或標題不確切、不完整的案卷重新加工和擬寫,以保證全部案卷的規范性。

3)堅持標準作業,規范著錄。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作,也是直接影響輸入計算機數據與信息的、準確性的一項前期工作。使用《飛狐靈通綜合檔案管理系統(中鐵建版)》軟件,在著錄時注意統一規范分類號和題名,保證檢索的查準率,從目前使用的情況來看,大大提高了基礎工作水平,對實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

3 積極探索,嘗試電子文件管理

計算機和網絡的廣泛應用,信息形態的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷,使企業的管理者更愿意生成和使用電子文件;在檔案利用時,利用者也更青睞于電子文件,所以建立并完善電子文件的歸檔極為重要。但電子文件歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作。我們本著積極探索,大膽嘗試的想法,做了一些基礎工作。

1)將電子文件歸檔工作納入了本單位的檔案立卷歸檔制度,定期布置、檢查、總結、考核電子文件的歸檔工作。

2)明確電子文件的收集程序和信息的匯集點。電子文件形成部門熟悉各項管理業務,了解電子文件的自然形成規律和有機聯系,是承擔鑒定和歸檔工作的主要責任者;檔案部門掌握歸檔的原則和方法,了解全面情況,可以發揮把關和統籌作用。兩個部門的職能相互滲透,揚長避短,發揮各自的優勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質量較好的電子文檔。目前,公司機關選擇了電子信息量比較大的公司辦公室、工程技術部、財務部作為開展電子文件歸檔的試點單位。對其他各業務管理部門挑選并具有保存價值的電子文件,由電子文件形成部門按統一格式編目整理,再將電子文件傳輸給檔案部門,由檔案部門存入光盤。

3)把保存量最大、查閱率最高的會計電子檔案作為歸檔的重點。我們企業對會計憑證、會計賬簿、會計報表等有形的會計核算專業資料較為重視,卻疏于對會計軟件所生成的電子數據等無形會計檔案進行有效管理與充分利用。近年來,基層項目已經全部實行會計電算化,雖然對計算機生成的會計資料仍然按規定定期形成較為系統、完整的書面資料,并入了會計檔案的管理之中,但對會計軟件及其生成的電子數據并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇。致使會計電算化工作在基層施工企業已經開展多年,卻仍停留在手工記賬、手工編制報表等階段,未能發揮其更為強大的其他功能。公司所屬項目部每年均達三四十個,相關會計檔案的總賬、明細賬、輔助賬與數量浩繁的憑證及報表,其數量之大可想而知,即使做到了全部按期歸檔,一旦需要查詢相關數據,其查詢過程也會占用相當長的時間,耗費相當多的精力。如果將相關電子數據一并歸檔,查詢起來必然非常迅捷、方便。現在,我們已經開始將其作為重點收集的對象。但目前存在的問題是企業在檔案管理部門人員的配備上,僅僅局限于檔案管理的狹義業務,檔案管理人員并未掌握相關的財務業務知識,對相關財務管理軟件更是知之甚少,具體操作時會有許多障礙,如果想進一步提高利用率,檔案人員還需加強這方面基礎知識的完善和更新。

4 工作快捷,檔案利用效率提升

1)利用渠道拓寬。檔案實行計算機管理以來,基礎工作隨之規范,檔案利用效率提升。a.可以更準確地了解和掌握在冊檔案信息;b.可以快速而準確地收集檔案利用信息,從而對實際效益進行調查和分析,總結檔案信息利用的實例,充分體現檔案的保存和利用價值,進一步了解企業對檔案利用的需求,從而改進我們的服務形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者了解檔案,熟悉檔案,利用檔案。2)利用查閱簡便。在檔案開發利用過程中,通過計算機的檢索,利用者能迅速而直接地看到要查閱的資料信息,如果需要借用電子文檔,還可以直接下載。這樣,既節約了手工查閱的時間,又避免了利用者的重復勞動,提高了公司機關的辦公效率。3)檔案價值突顯。2007年,共查閱檔案 946卷(件),科技檔案在工程經營投標方面發揮了重要的作用,工程中標通知書、合同書、竣工驗收報告等為投標工作提供了翔實資料;會計檔案在企業資質重新就位、公司領導離任審計、財務清欠、法律訴訟、查處違紀案件、解決與勞務隊工程款糾紛等方面發揮了較好的作用。公司資質重新就位時,90%的資料來源于檔案室;公司在取勝花都、綿陽機場、山東乳山國際度假村、上海金羽房地產開發公司等官司方面從檔案室提取了大量證據材料,為公司挽回經濟損失1 000多萬元;2005年4月,有人舉報我單位貴陽樞紐項目部征地拆遷款存在問題,貴陽市反貪局來人調查,由于我們檔案室保存的基礎資料齊全完整,說服力強,有效地維護了企業信譽。

實行檔案計算機管理,我們做了一些嘗試性工作,取得了一些收獲。但這項工作程序復雜,技術要求高,工作量很大,今后還需要不斷總結完善,為真正實現檔案計算機輔助管理而努力。

[1]孫秀娥.論工程科技檔案在安全生產中的重要作用[J].山西建筑,2008,34(3):233-234.