數字圖書館業務流程研究*

□任妮 黃水清 熊健

1 引 言

組織的業務流程是組織開展各項管理工作的基礎。以信息安全風險管理為例,信息安全管理中的風險評估與風險控制都是在明確組織機構的業務流程的基礎上針對各項業務中的信息資產進行的。ISO27000指出,組織的業務流程是其進行風險管理的前提[1]。風險管理的重要步驟如資產、威脅和薄弱點的識別、核心控制要素的提取、控制措施的實施等都依賴于組織清晰明確的業務流程。數字圖書館業務流程的確定對各類管理體系的建立具有關鍵性作用,同時,數字圖書館的業務有很大的趨同性,應該可以在現有數字圖書館工作范圍內總結出一套具有代表性的數字圖書館業務流程,而現有的文獻中尚未發現這樣的成果。本文通過對數字圖書館功能框架的總結、提煉、調查、分析等研究,最終得到一套相對完善、具有代表性的數字圖書館業務流程,將其作為數字圖書館管理工作的基礎和出發點。

2 數字圖書館的功能框架研究

組織的業務依賴于組織的功能而設立?？偨Y數字圖書館的業務流程,首先必須明確數字圖書館的功能框架。數字圖書館的功能不同于或者說遠遠超過了傳統圖書館的功能模式。很多學者也曾探討過其具體的功能或將其分類,但至今都沒有達成共識。本文首先分析確定數字圖書館的功能框架。

2.1 文獻中關于數字圖書館功能的關鍵詞統計

本文設計方法是從現有的關于數字圖書館研究的所有文獻中提取與數字圖書館服務或職能相關的所有關鍵詞,進行匯總、分類、去重等加工,從而得到數字圖書館的功能集合。

在維普中文科技期刊中,檢索核心期刊中1989年至2007年間所有題名中含有“數字圖書館”一詞的文獻,共命中2138篇。分別分析這些文獻的題名和文摘,其中與數字圖書館某項業務功能相關的文獻約有1328篇,占全部檢索文獻的 62.11%。從中抽取相關的關鍵詞,經過篩選、去重等步驟最終獲得關鍵詞437個。對這些關鍵詞進行分析、歸類,得到數字圖書館功能列表如下:

表1 數字圖書館功能分類表

6 用戶 用戶需求分析、用戶隱私保護、用戶研究、用戶信息庫建設、用戶管理個性化信息服務、個性化定制服務、個性化知7 個性化服務 識服務、個性化推薦、個性化最新資料快報服務、網頁定制信息推送服務、個人數字圖書館音頻檢索、視頻檢索、基于內容的視頻檢索、基于顏色內容的圖像檢索、數字視頻圖書館、8 多媒體 館藏光盤資源管理、數字圖書館音頻資源的制作與發布、視聽館藏、多媒體館藏、多媒體點播、視頻點播、數字圖像處理無線網絡建設、網絡安全、數字圖書館的安全9 網絡及安全 與防范措施、網絡連通性故障分析與排除、信息安全服務機制建設、信息參考服務、虛擬參考咨詢服務、傳統閱讀型讀者群服務、數字圖書館信10 信息服務 息咨詢、網絡信息集成服務、移動圖書信息服務、網上服務、網上閱覽服務、FAQ咨詢服務、分布式網絡服務登記、學科導航11 互操作 數字圖書館互操作、開放資源互操作協議OAI 12 統一檢索 信息資源整合檢索、集成檢索、數字圖書館跨庫檢索、統一檢索平臺印刷型文獻數字化、館藏資源數字化、印刷型13 資源數字化 資料數字化、網絡信息資源本地化轉換、電子圖書的制作、文獻掃描、書刊數字化信息采訪、圖書采購、信息采集、數字書刊采14 采、編、流 購、圖書館設備的采購、公共出借、數字圖書館編目技術、聯機編目、典藏工作、文獻著錄15 館際合作 數字圖書館合作、數字化館際互借元數據收集、元數據整理、元數據的配置和協16 元數據 調、元數據搜索引擎、元數據維護、元數據利用信息資源共建共享、信息資源建設、網絡信息資源采集與整合、文獻信息資源共享、數字資17 信息組織 源整合、異構資源集成、信息資源的重組、信息資源整體化組織、信息加工、信息分類、信息資源整序、信息資源優化建設18 古籍 古籍著錄、金石拓片、拓片元數據、拓片編目19 教育 讀者教育、網絡遠程教育、用戶的遠程培訓、專業教育、信息素質教育20 知識 知識本體、知識挖掘、知識服務網絡課程建設、數字圖書館收費、數字圖書館訪21 其它方面 問控制、書目控制、遠程視頻會議、電子郵件、多媒體課件、電子閱覽室、網上書店、電子商務

從文獻中關鍵詞出現的頻率看,目前數字圖書館的研究主要集中在數字資源、數據庫建設、用戶服務、檢索、元數據、系統開發及網絡建設等方面。

2.2 前人關于數字圖書館功能的研究

數字圖書館功能的研究隨著數字圖書館概念的誕生而誕生。早在1984年,道林(K.E.Dowlin)便提出電子圖書館的五項功能:①服務指南功能;②專家介入功能;③資源功能;④信息功能;⑤通訊功能[2]。

同樣,汪冰在1997年指出電子圖書館至少應具備三方面功能:①通過聯機目錄系統指引用戶使用未實現數字化的傳統館藏;②電子信息資源服務功能;③通訊服務功能[3]。很多學者認為電子圖書館是數字圖書館發展的初級階段,所以,以上兩種觀點可以看作是對數字圖書館業務功能最早的總結介紹。

張文娟等人研究并闡述了數字圖書館的功能,包括有①館藏文獻資源的數字化;②連結外部信息源;③對數字化數據進行組織、存儲和管理[4]。

另外,IBM公司指出數字圖書館的功能是:內容的創建和獲取、存儲與管理、檢索與查詢、發布和傳播、權限管理。而章忠平則把數字圖書館功能分為基本功能與社會功能。前者包括:信息資源體系的建立和維護、信息資源體系的發展和開發;后者包括:保存人類信息資源、開展社會教育、傳遞實用信息、提供文化休閑、開發智力資源、開展網絡導航、通訊功能與宣傳功能等[5]。

盛小平對數字圖書館的功能作了較深入的分析:(1)從資源建設與利用角度來看,數字圖書館應具有:①數字資源的創建和獲取;②數字資源的組織與保存;③數字資源的訪問與檢索;④數字資源的發布與傳播等功能。(2)從服務的角度來看,數字圖書館應具有:①學術交流;②參考咨詢服務;③聯合服務;④個性化服務;⑤用戶教育;⑥電子商務等功能。(3)從管理的角度來看,數字圖書館應具有:①權限管理;②數據管理;③知識管理等功能[6]。

黃如花認為數字圖書館具有組織資源建設、資源管理和資源服務三大模塊,實現印刷文獻數字轉換、數字資源標準格式編輯與加工、異構數字資源整合、數據標引和組織、數字資源描述與表達、資源管理與存儲、資源調度、資源發布、資源服務系統、用戶管理系統、數字版權保護和用戶服務界面等功能[7],并給出了自己的數字圖書館功能框架圖。

圖1 數字圖書館功能框架圖

2.3 數字圖書館功能框架總結

黃如花、盛小平將數字圖書館業務總結為資源建設、資源管理和資源服務三大模塊[6,7];中國數字圖書館的建設方案分為資源加工層、資源管理層和應用服務層三部分[8];中數創新數字圖書館的建設方案分為資源層、系統層和服務層三塊[9];數字圖書館信息系統由基礎設施層、系統支撐層、應用服務層三個層次組成[10];CADLIS將高校數字圖書館參考系統架構分門戶層、服務層、資源層三個層次[11]?？梢娝械膶＜一驍底謭D書館都是將數字圖書館的業務歸結為三大類,其中資源和服務是共有的兩部分。另外一部分有的稱為資源管理,有的稱系統支撐,其實質都是技術支持,因為無論是資源管理還是系統支撐歸根結底都是技術的支持,而且技術是數字圖書館的核心要素之一。所以,作者將數字圖書館的功能分為資源建設、技術支持、用戶服務三大類。結合上文關鍵詞統計的結果和前人的觀點,最終確定為9個子類,54項,具體如圖1所示。

3 數字圖書館的業務流程調查分析

在數字圖書館功能框架的研究結果基礎上,作者設計了以數字圖書館具體業務和部門設置相結合的二維調查表,試圖通過問卷調查了解現實中的數字圖書館目前到底開展了哪些業務、各屬于哪個部門。通過調查數據可以確定數字圖書館的業務流程。

3.1 業務流程調查概況

參與此次數字圖書館業務流程問卷調查的對象為全國30家已經建設有數字圖書館的公共圖書館和高校圖書館。其中公共圖書館有省級館、地市級館和縣級館三種,共 10家;高校館有綜合類、理工類、經濟類、農林類、醫藥類等多種,共 20家。調查范圍覆蓋了江蘇、浙江、廣東、遼寧、北京、上海等 6個省和直轄市,其中有南京、北京、上海、杭州、蘇州、常熟、張家港、常州、廣東、深圳、東莞、大連等城市和地區。具體分布如圖2。

此次調查的主要方式是走訪、面談,輔之以問卷調查。因地理因素限制,對于外省的問卷調查按照電話聯系、Email或郵局郵寄問卷、回收問卷、電話補充遺漏點的流程進行調查?？紤]到數字圖書館業務繁多,一個人作答可能會考慮不全面,容易遺漏或錯選一些業務。在問卷設計的時候增添了部門設置一欄,將問卷變為二維表格的形式。其中縱向是數字圖書館的業務,橫向是數字圖書館的部門設置。目的是讓每個部門從縱向的業務欄中選擇自己負責的業務項目,各部門選擇的總和就是該數字圖書館的業務流程。其中,部門設置欄完全按照被調查館的實際情況預先填好。

圖2 所調研的圖書館地區分布比例圖

3.2 業務流程調查分析

據統計,在被調查的 30家數字圖書館中,平均每館開展業務43.5項,占總調查項數(54項)的80.6%,可見比例很高。各館開展業務情況見表2。

表2 各館開展業務比例分配表

如表3所示,按業務統計,各館都開展的業務共有6項,占全部業務總數的11.1%,基本都是傳統圖書館的服務項目,以及一些系統、設備等的維護更新等;只有一個館沒開展的業務有 12項,占全部項目的40%;這兩類占了總數的51.1%,超過一半。另外,一半以上的館都開展的業務有 46項,占總數的85.2%。通過表2和表 3可以看出,數字圖書館業務的開展越來越深入,范圍越來越廣,各種新興的技術和服務方式都有圖書館在嘗試和運用。

通過業務流程的問卷調查,發現了以下幾個特點:1)數字圖書館的相關業務已經滲透到圖書館的每一個部門,包括采編部、閱覽部、流通部等也都承擔了如元數據標引、網絡資源采集、編輯以及信息檢索等服務;2)每個部門承擔的業務已是多種業務的集合運用;3)數字圖書館中各部門之間的溝通更頻繁,聯系更密切。

表3 數字圖書館業務開展情況排名表

個性化信息服務 26 4 86.7%館際互借 26 4 86.7%在線服務 26 4 86.7%網絡電子資源編輯 25 5 83.3%保存網絡電子資源副本 25 5 83.3%文本數據錄入 23 7 76.7%圖像掃描 23 7 76.7%音頻/視頻捕捉 23 7 76.7%應用軟件開發 23 7 76.7%定制服務 23 7 76.7%字符識別 21 9 70.0%數字版權管理 20 10 66.7%協作館信息管理 18 12 60.0%特征描述和組織 16 14 53.3%專家信息管理 15 15 50.0%信息抽取 14 16 46.7%信息過濾 14 16 46.7%建立索引 13 17 43.3%數據挖掘 13 17 43.3%復合數字對象管理 13 17 43.3%自動分類 9 21 30.0%自動切分 8 22 26.7%自動抽詞 8 22 26.7%

調查還發現,高校圖書館開展的數字圖書館業務數量占全部可能的業務總數的81.13%,公共圖書館則為78.09%。高校圖書館開展的業務數總體比公共圖書館高。但是,公共圖書館中的省級圖書館開展業務非常齊全,占全部可能業務總數的92.59%,許多其他館很少開通的業務在這些館中也有實踐和研究,這與省級圖書館的資金、技術、人員、資源等各方面的優勢是不可分割的。

3.3 數字圖書館的業務流程總結

根據以上統計和分析,去除開通比例低于50%的業務共9項,分別是:建立索引、專家信息管理、信息抽取、信息過濾、數據挖掘、自動分類、復合數字對象管理、自動切分、自動抽詞。剩余的45項,經重新整理排序得到業務流程表:

表4 數字圖書館業務流程表

信息檢索音頻/視頻點播個性化信息服務參考服務用戶服務館際互借定制服務用戶培訓在線服務

4 結語

本文采用關鍵詞統計的方式詳細分析總結了數字圖書館的業務功能,結合一些學者的認識和國內知名數字圖書館的功能框架結構,確定了數字圖書館的整體功能框架圖。以此為基礎,設計了關于數字圖書館業務流程的調查問卷,通過調查、統計、分析和總結,最終得到了一套基本通用的數字圖書館業務流程。本文的研究成果為數字圖書館各項管理體系的建立與實施奠定了基礎,譬如數字圖書館信息安全管理體系。數字圖書館信息安全管理中的資產識別、威脅識別、脆弱性識別和控制措施推薦需要以上述業務流程作為入手的途徑,作者在數字圖書館信息安全風險管理的實證研究中驗證了上述業務流程的實用性和可行性。

1 ISO/IEC 27001:2005.Information technology--Security techniques—Information security management systems—Requirements.Genevan:International Organization for Standardization,2005

2 Kenneth E.Dowlin.T he electronic library:the promise and the process.New York:Neal-Schuman Publishers Inc,1984

3 汪冰.電子圖書館理論與實踐研究.北京:北京圖書館出版社,1997:139-142

4 張文娟等.數字圖書館功能新探.情報科學,2003(11):1159-1162

5 章忠平.數字圖書館功能探析.江西圖書館學刊,2002(14):55-56

6 盛小平,數字圖書館功能剖析,圖書館雜志,2004(2):3-7

7 黃如花.數字圖書館原理與技術.武漢大學出版社,2005:105-108

8 數字圖書館整體解決方案.[2008-12-10].http://www.d-library.com.cn/tsg/index.html

9 數字圖書館整體架構.[2008-12-10].http://218.240.136.35:8080/CMS/searcher/searcher.do?method=getContent&contentID=2c90813f11d4213f0111dac305f109d3

10 數字圖書館整體解決方案示意圖.[2008-12-10].http://www.nlcd.com.cn/solution/ShowA rticle.asp?ArticleID=6

11 王文清.中國高等教育數字圖書館建設成果和應用方式.北京:CA LIS管理中心,2007