中冶天工信息化系統在項目管理層的推進

◎ 中冶天工渤海分公司信息化領導組 黃 超 杜 媛

中冶天工集團在推進企業管理創新以及資質升級的過程中，把項目管理信息化工作作為實現精細化管理的重要手段，根據企業的管理實際，結合現代企業管理的要求，設計、建設了切合自身管理實際的綜合項目管理信息平臺。經過一個時期的推廣使用，系統的覆蓋面、數據的錄入質量等均滿足了模塊運行的基本要求。

渤海分公司作為中冶天工集團在中國北方地區最大的區域分公司，負責企業在天津以及周邊地區的市場開發和經營管理工作，同時管轄了近20個成建制的項目經理部并近30個項目。在綜合項目管理信息化工作的推進過程中，我們按照集團公司的總體部署和要求，細化了自身的工作目標、工作措施，取得了較好的推進效果。在2010年9月建設部進行的驗評中得到了上級領導和專家的好評。我們在系統推進和使用中的主要做法有以下幾個方面：

一、始終堅持項目管理信息化工作是實現企業現代化管理的必由之路

明確實施和推廣工作是各級管理層一把手的工作責任。現代企業必須走管理信息化之路，各級管理層的一把手是推進工作的第一責任人，這是中冶天工集團在啟動項目管理信息系統之初就明確的責任定位。渤海分公司在推進過程中堅決貫徹了這一工作理念，并在實際推進過程中用具體的措施落實了這項工作責任。實踐證明，各級管理層的一把手是否重視，是決定推進工作質量的關鍵因素。

由于施工企業工作環境、工作性質的特殊性，許多項目在進入現場初期網絡條件不佳成為制約推廣工作的重要因素之一。一些項目地處偏遠地段，存在寬帶不易接入、費用較高等客觀困難，在信息化工作推進初期這些因素非常容易成為一些項目推進不利的借口。渤海分公司信息化工作推進領導組在分析項目的實際情況后認為，信息化系統能否順利推進，網絡條件是開展工作必需的條件，客觀的工作困難可以通過各種手段予以克服，所以明確提出為項目建立滿足基本需要的網絡環境是項目經理的工作責任，任何項目不能把網絡硬件條件作為推進不利的托詞。同時，針對部分確實存在困難的項目，我們允許其使用無線網卡進行基本的數據處理，并在分公司辦公大樓為沒有網絡條件的項目安排了臨時辦公室進行數據的集中處理，項目經理按照分公司的要求結合施工現場實際配置網絡硬件，基本解決了這一看似非常合理的影響推進工作進程的問題。

為了確保系統的有效運行，渤海分公司在建設辦公大樓局域網的基礎上，為了OA辦公平臺和項目管理信息系統的高效運行，還升級了機房硬件設備，同時把原有的網絡帶寬從10M提高到了20M；分公司各管理部門的近百個管理崗位實現了人手一臺計算機，并且進行了計算機配置的升級和換代；分公司的主要領導以及與項目信息化關系密切的部門領導配置了筆記本電腦，確保隨時處理平臺流程。渤海分公司還為各項目部規定了計算機硬件最基本的配置標準。

對項目部人、財、物的合理調配最直接的反映了項目一把手對信息化推進工作的重視程度。從中冶天工集團到渤海分公司一直強調：信息化工作的實施推廣不僅是各級管理層一把手的工程，同時也是全員的常態化的工作職責和工作機能；針對一些項目領導把信息化工作作為信息員的工作任務來安排的現象，我們及時進行了糾正，因為綜合項目管理信息化系統的各個模塊專業性比較強，能夠熟練操作計算機的信息員不可能代替各專業的管理人員完成日常工作數據的處理，數據處理、錄入是管理內容和過程的反映，不能實現全員的信息化操作和管理最終將導致系統數據質量的低下、失真。通過強制性的推行全員信息化工作，使各模塊的數據處理工作具體到了相應的業務技術管理崗位，也一定程度緩解了項目因系統啟動人力資源緊缺的問題。項目經理對人員的合理定位為系統推進創造了較好的運行條件，此次代表中冶天工集團為住房和城鄉建設部驗評專家展示系統運行情況的渤海分公司第十一項目部，項目經理馬杰在系統推進的全過程中不僅對人員的工作責任進行了明確，而且自己親自操作系統，每天登陸平臺檢查各模塊的數據質量、工作進度，并通過平臺對項目的經營進行有效管理，實現了集團信息化推進工作的真正目的。

二、建立綜合項目管理信息化推進、協調例會制度，確保推進工作計劃的落實

根據集團公司信息化工作的總體部署，渤海分公司結合自身的實際，制定了具體實施計劃和目標。計劃和目標的實現必須有嚴格的考核和檢查，為此我們安排在每周二的上午召開綜合項目管理信息化推進協調例會。在分公司制定計劃目標的基礎上，要求各項目分解做好自身的具體節點計劃，通過例會檢查計劃完成情況。項目管理信息化工作的推進對于施工企業是一次管理手段的變革，特別是在推廣的初期，對系統的操作、理解等均存在不平衡、不一致的情況，大部分項目為了實現數據與實際管理工作的同步有大量的歷史數據需要完善，我們通過例會，解決各項目部在運行過程中出現的各類問題，同時各業務部門通過對各自分管模塊數據錄入情況的檢查，提出各項目需要整改的工作部位。每次例會都對提出和需要解決的問題整理出會議紀要，列出整改清單，下次例會首先檢查問題處理情況和整改部位完成情況，確保了推進工作的進度和質量，使全部推廣項目按同一個工作標準去運行、使用系統。

信息化推進協調例會除分公司對口業務部門的領導和業務管理人員參加以外，還要求項目經理和對應模塊的業務管理主要責任人參加。

三、明確推進過程中的責任分工

我們在明確各級管理層一把手工作責任的基礎上，對分公司各業務部門在信息化推進中的責任也進行了明確。項目管理信息化系統涵蓋項目經營管理工作的各項內容，在強調全員意識的同時，對歸口業務部門的責任也應進行明確的定位，避免把信息化推進工作做成信息化領導組幾個人員的工作，造成推廣使用只停留在項目，項目做成什么樣就是什么樣，失去了通過系統進行監管的功效，出現上下兩層皮的情況。在渤海分公司，系統模塊涉及了市場部、經營部、工管部、資產財務部、技術中心、機械管理等業務部門，分公司信息化領導組根據模塊對應業務部門的專業，明確了部門在本系列全方位的工作責任，包括對模塊的操作培訓、檢查、點評、疑難問題解決、整改的督辦等。每周的信息化推進協調例會要對自身歸口管理的模塊在檢查后進行點評，提出整改意見，并對各項目提出的問題進行答疑，協調解決。項目數據整改完善工作由對應部門進行檢查、督促，是否通過分公司的內部驗評由模塊對應的部門考核，增強歸口部門在推進中的責任意識，同時也促進了系統在管理流程中的順暢。

四、結合實際做好系統的使用培訓工作

中冶天工集團綜合項目管理信息化系統在項目管理層的推廣是管理手段的變革，系統的操作、特別是數據錄入的具體要求和標準的統一性是確保系統規范使用的關鍵。為此中冶天工集團與負責軟件開發的易建科技有限公司在平臺設計、搭建的過程中與各級管理層進行了廣泛、深入的溝通，在系統基本成型后反復進行了演示、講解，這本身也起到了一定的培訓作用。在系統正式啟動以及選擇試點項目進行運行的過程中，進行了集中培訓。為了更好的實現系統運行使用的真正目標，在集團組織培訓的基礎上，渤海分公司信息化領導組協調各業務部門針對各管理模塊的要求，分專業進行了細化的培訓，并按模塊編制了操作內容的視頻演示教程，直觀、具體地指導項目進行系統操作，統一了數據處理的標準，保證了系統運行質量，在推進過程中起到了非常實用的作用。

綜合項目管理信息化系統對于渤海分公司、特別是項目管理層是一個管理方式的變革，系統的推廣對于進一步提升企業的管理水平有著深遠的意義，在推廣的初期，我們在集團公司的領導下，結合自身實際并借鑒先進企業的經驗實現了預定的工作目標，但系統的進一步開發以及保持系統運行與管理工作同步是一項長期的工作，要把系統運作轉化為一項常態化的管理手段還有大量工作需要完善，我們將按照集團公司的部署繼續做好推廣使用工作。