物資管理系統在消毒供應室的應用

陳東方,任 建

(中國人民解放軍第三零九醫院消毒供應室,北京,100091)

物資管理系統是醫院信息化系統的一部分,在醫院信息化管理中占有重要地位[1]。它通過醫院局域網對供應室出入庫、庫存、賬務、成本數據統計等進行管理,與使用科室終端計算機聯網,可以實現所有護理耗材及再生治療包的網上電子請領,同時為醫院財務及使用科室提供準確、全面的成本核算數據。本院消毒供應室于2007年10月引進了物資管理系統,改變了傳統的工作流程管理模式,減少了中間環節,簡化了流程,提高了工作效率及質量。

1 物資管理系統的組成

物資管理系統主要由出入庫管理、帳務管理、庫存管理、信息查詢、統計信息、物資目錄、價格管理、字典維護、其他等部分組成(圖1)。醫院物資管理系統是物資管理系統在醫院信息化管理中的具體應用。

圖1 物資管理系統主窗口

2 醫院物資管理系統的應用

2.1 進入系統

系統啟動后,出現“物資管理程序”標題和版權信息的用戶登錄窗口,在用戶名處鍵入名字,在“口令”域中鍵入口令,單擊確定,進入系統(圖2)。

圖2 用戶登錄窗口

2.2 消毒供應室入庫處理

入庫數據從一級庫房(中心庫房)出庫單中獲取,減少了錄入工作,避免了輸入過程中數據錯誤的情況發生,入庫單確認后不能再修改,如發現錯誤,可采用退回入庫的方式糾正(圖3)。

圖3 物資入庫處理流程

2.3 消毒供應室出庫處理

臨床科室通過終端計算機實現消毒供應室所有物資網上請領,消毒供應室進行電子請領單提取、審核、打印,根據用戶請領品種、數量發放到臨床科室,科室確認后再進行記賬,完成出庫。再生器械的管理是消毒供應室庫房管理的重要內容,消毒供應室與科室之間通常是通過交換的方式對再生器械進行處理,消毒供應室對交換過程進行登記,根據物品使用價格計算科室成本,系統對再生器械滅菌包進行收費,但不納入庫存管理,再生器械包出庫點擊拆包出庫,包內一次性耗材物品將在庫存內減除,使庫存管理更精確、更直觀[2](圖 4)。

圖4 物資出庫處理流程

2.4 科室消耗統計

單擊“統計信息”菜單中的“科室消耗統計”項,進入“科室消耗統計”窗口,標題欄上會出現“科室消耗統計”字樣,檢索輸入查詢日期區間內的對應科室物資消耗量,若不輸入收貨方,則系統默認為查詢所有科室情況。系統對科室各種出庫類別分別作統計,并得到一個統計值,即對該科室的出庫單數量和對出庫物資的應付總金額,同時分別列出是否計入科室成本的金額總數(圖5)。

圖5 科室消耗統計窗口

2.5 積壓物資

單擊主界面菜單欄“庫存管理”中的“積壓物資”項,進入“積壓物資列表”窗口,標題欄上會出現“積壓物資列表”字樣。物資入庫后,如果在指定時間段內沒有對該物資做任何周轉操作,則該物資即被視為積壓物資(圖6)。

圖6 積壓物資列表窗口

3 醫院物資管理系統的應用效果

應用物資管理系統前后各種物品記賬錯誤率比較:應用前22 688份,錯誤136份,錯誤率為0.59%;應用后21 368份,錯誤份數和錯誤率均為0。

應用物資管理系統工作人員投入時間見表1。

表1 應用物資管理系統前后工作人員投入時間( ±s,min/次)

表1 應用物資管理系統前后工作人員投入時間( ±s,min/次)

與應用前比較,＊P<0.01。

項目 臨床護士領物時間 護士發物時間 統計報表時間應用前 25.00±5.84 9.00±1.92 12.00±2.58應用后 4.00±2.50＊ 4.00±1.30＊ 0.00±0.00＊

4 討 論

傳統人工管理中庫存物資管理混亂,出入庫手續常不齊,賬簿核算體系不健全,賬簿登記不及時,對各種物品的使用情況掌握不夠,造成積壓物品及采購的盲目性,降低了醫院資金的周轉率。醫院作為特殊行業,在運營中物品使用量大,種類繁多,單靠人工管理,不僅需要的人員多,而且工作效率低,容易出錯。

應用物資管理系統后具有如下優點:確保帳實相符,提高了消毒供應室工作質量。應用物資管理系統,所有物品的出入庫、計價工作均由計算機完成,方便、快捷、準確、無誤,杜絕了各種物品手工記賬的失誤。消毒供應室所有一次性耗材及再生無菌器械包,均能在此系統中查詢、顯示,使用科室可根據需要選擇滿意合適的物品,并實時掌握物品數量價格,便于控制成本減少不必要的浪費,提高工作質量。能準確掌握各種物品使用的實際情況,使物資采購更有計劃,避免隨意性和盲目性,避免了物品的積壓,降低了成本及資金周轉率。

減少人力資源投入,提高工作效率。此系統操作簡便,易于掌握,最大程度地體現了高速、高效、優質,實現了請領單的實時傳輸,使消毒供應室的下收、下送更有計劃、有目標,節省了人力資源的投入,有效地節省了臨床護士領取物品和消毒供應室護士下送物品的時間,節省了各種報表統計時間,提高了工作效率。為醫院成本核算及臨床科室提供準確的核算數據。此系統與醫院成本核算科通過網絡連接,月底進行成本核算時,可通過此系統直接提取各種數據,減少了消毒供應室每月上報各種報表及數據的工作量,確保了核算數據的全面、準確。臨床科室隨時可以在科室終端計算機上提取所領取的各種物品品種及數量,便于科室準確了解成本支出并進行有效的控制[3]。提高了供應室的管理水平。先進的物資管理模式使供應室的物品管理、質量控制、人力資源管理依據客觀數據進行,可以實時掌握各種物品的庫存情況,使各種物品的管理更加規范、更有計劃性,改變了供應室管理人員憑經驗管理的狀況[4],提高了供應室管理水平。

[1]練文堅.計算機在醫療器械管理中的應用[J].醫療裝備,2004,17(5):29.

[2]陳春喜,黃紹君,沈麗花,等.物資管理系統在供應室管理中的應用[J].護理管理雜志,2008,8(8):53.

[3]劉文,陳巍.醫院物資管理與計算機網絡[J].醫療設備信息,2000,4:36.

[4]劉薇群,李佩珍,肖松梅,等.供應室信息化管理與成效[J].護理管理雜志,2003,3(1):34.