淺析推廣電子訂艙系統(tǒng)的必要性

文/孫 濤

在集裝箱運(yùn)輸中，從辦理貨物的托運(yùn)手續(xù)開(kāi)始，到貨物的裝船、卸貨直至貨物交付的整個(gè)過(guò)程，都需要編制各種單證，這些單證在海運(yùn)貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)中起著貨物交接的證明作用，也是劃分船方和貨方各自責(zé)任的必要依據(jù)。而提單作為海運(yùn)單證的一種，是證明承運(yùn)人已接管貨物和貨物已經(jīng)裝船的貨物收據(jù)，是承運(yùn)人保證憑以交付貨物的物權(quán)憑證，是海上貨物運(yùn)輸合同成立的證明，其重要性不言而喻。

提單的信息主要反映在其正面的內(nèi)容上，記載著有關(guān)貨物和貨物運(yùn)輸?shù)氖马?xiàng)，如果漏記或錯(cuò)誤記載，就可能影響到提單的證據(jù)效力和法律效力。近年來(lái)，在海運(yùn)貿(mào)易過(guò)程中，由于提單信息的誤差而引發(fā)的糾紛和訴訟也是層出不窮。所以，對(duì)于如此關(guān)鍵的單證文件，如何提高其信息的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，已經(jīng)成為了各船公司和客戶關(guān)注的焦點(diǎn)。

本文將擷取訂艙環(huán)節(jié)，結(jié)合電子訂艙系統(tǒng)的應(yīng)用，淺析提高單證質(zhì)量的一種方法。

在集裝箱運(yùn)輸中，提單的單證信息來(lái)自于客戶的托運(yùn)單（booking note），托運(yùn)單由客戶提供，一般的操作模式是客戶通過(guò)托運(yùn)單向船公司申請(qǐng)訂艙，托運(yùn)單上列明有關(guān)貨物情況以及運(yùn)輸要求等內(nèi)容，如發(fā)貨人、收貨人、通知人、貨物的名稱、重量、尺碼、件數(shù)、包裝樣式、嘜頭、目的港、裝船期限、箱型箱量、運(yùn)費(fèi)條款等信息，然后以傳真或者郵寄等形式發(fā)送給船公司，船公司對(duì)托運(yùn)單的內(nèi)容進(jìn)行審核，如可以，則通知客戶，接受訂艙，船方和貨方的貨物運(yùn)輸關(guān)系即告建立。船公司隨即根據(jù)托運(yùn)單上的內(nèi)容，將相應(yīng)的單證信息錄入自己的訂艙系統(tǒng)，在船開(kāi)之前與客戶做提單信息確認(rèn)，最后在船開(kāi)之后簽發(fā)提單。

以上是傳統(tǒng)的訂艙流程，但如果細(xì)細(xì)推敲，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這其中存在風(fēng)險(xiǎn)：

船公司最終簽發(fā)的提單，其內(nèi)容和信息來(lái)源于客戶的托運(yùn)單，船公司的單證人員要根據(jù)客戶提供的托運(yùn)單進(jìn)行提單信息的錄入。而提單信息條目繁多，復(fù)雜多樣，涉及有關(guān)貨物情況和運(yùn)輸要求的全部?jī)?nèi)容，信息量很大，如遇貿(mào)易旺季，訂艙量激增，需要處理的信息量更是“水漲船高”。而單證信息的錄入需要船公司單證人員逐票輸入，是一個(gè)手工操作的過(guò)程，其工作強(qiáng)度可想而知，面對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)量，人工操作難免會(huì)有差錯(cuò)產(chǎn)生。但是，海運(yùn)單證，尤其是提單，來(lái)不得一點(diǎn)差錯(cuò)，一點(diǎn)微小的誤差如字母順序、大小寫(xiě)，都可能會(huì)給后面的操作帶來(lái)意想不到的麻煩和損失，如美國(guó)航線涉及反恐，對(duì)單證的時(shí)間性要求很高。另外，美國(guó)海關(guān)對(duì)貨物的品名有及其嚴(yán)格的要求，一點(diǎn)微小的拼寫(xiě)錯(cuò)誤甚至?xí)?dǎo)致貨物被拒裝；馬尼拉航線如單證信息有誤，申請(qǐng)船后更改，將產(chǎn)生高昂的目的港海關(guān)罰金；巴西海關(guān)還要求提單上要顯示所有的費(fèi)用等，因提單信息的誤差而導(dǎo)致嚴(yán)重后果的例子不勝枚舉。雖然很多船公司采取了航線細(xì)分，事后復(fù)核等一系列的措施，但是囿于單證的信息量太大，人力成本過(guò)高和精力有限等困難，還是無(wú)法解決單證信息的差錯(cuò)問(wèn)題，由此引發(fā)的事后問(wèn)題甚至糾紛時(shí)有發(fā)生。如何從根本上解決這個(gè)問(wèn)題？

說(shuō)到底，單證信息由船公司來(lái)錄入，這種做法本身就存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，要想真正地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，只有尋求風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移。但是，由船公司來(lái)承擔(dān)單證的錄入工作，似乎是航運(yùn)業(yè)界的“慣例”，那么，是否可以考慮打破常規(guī)？

加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，推廣電子訂艙系統(tǒng)為解決這個(gè)問(wèn)題提供了一條新的思路。

電子訂艙系統(tǒng)是一種電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange，簡(jiǎn)稱EDI）系統(tǒng)。其操作辦法是商業(yè)伙伴們根據(jù)事先達(dá)成的協(xié)議，對(duì)信息按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式化處理，并把這些格式化的數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間進(jìn)行交換和自動(dòng)處理。

具體而言，電子訂艙的基本思路是船公司與客戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)，來(lái)完成訂艙的操作流程?？蛻敉ㄟ^(guò)繳納訂艙押金，獲取登錄電子訂艙網(wǎng)站的ID，之后在網(wǎng)上自行填寫(xiě)明確的單證信息，客戶自己要對(duì)填寫(xiě)的單證信息的真實(shí)性、有效性負(fù)責(zé)，船公司只負(fù)責(zé)確認(rèn)是否接載以及基本的單證信息的審核（如是否危險(xiǎn)品），除此之外的信息，船公司不做也無(wú)法進(jìn)行相關(guān)的驗(yàn)證和審核。在船開(kāi)之前，客戶可以登錄電子訂艙系統(tǒng)，修改自己錄入的單證信息，船開(kāi)之后，船公司通過(guò)系統(tǒng)鎖定提單，客戶將無(wú)法對(duì)提單信息進(jìn)行任何更改。

如果客戶由于自己的差錯(cuò)，船開(kāi)之后需要修改提單信息呢？由于提單已經(jīng)鎖定，客戶可以通過(guò)電子訂艙系統(tǒng)提出申請(qǐng)，船公司根據(jù)更改的內(nèi)容，核算可能產(chǎn)生的費(fèi)用（如翻艙成本、目的港罰金等）并告知客戶，客戶如接受更改所產(chǎn)生的費(fèi)用，船公司將安排更改；如不接受，則拒絕其更改申請(qǐng)。

可能有人會(huì)有疑問(wèn)，如果遇到客戶不認(rèn)同風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的劃分，堅(jiān)持認(rèn)定船公司還需要對(duì)單證信息進(jìn)行把關(guān)和審核，這種情況如何應(yīng)對(duì)？對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，可以參照電子商務(wù)中通行的“服務(wù)使用協(xié)議”，通過(guò)法律手段來(lái)加以說(shuō)明。船公司在使用協(xié)議中明確電子訂艙系統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容和使用規(guī)則，明確風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的劃分，如使用本訂艙系統(tǒng)，就已經(jīng)默認(rèn)遵守和服從服務(wù)協(xié)議的規(guī)定，先定好“游戲規(guī)則”，以此來(lái)規(guī)范客戶和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)，船公司通過(guò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和設(shè)定，把必須填寫(xiě)的單證信息，如貨人、收貨人、通知人、目的港、箱型箱量、件數(shù)、毛重、尺寸、貨物品名、運(yùn)費(fèi)條款等設(shè)置為必填項(xiàng)目，這樣就避免了部分訂艙信息缺失的問(wèn)題。

通過(guò)電子訂艙系統(tǒng)的建設(shè)和推廣，網(wǎng)絡(luò)將成為船公司與客戶溝通和聯(lián)系的紐帶,也成為了提升管理效率和客戶服務(wù)水平的有效載體。更為重要的是，船公司成功地實(shí)現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移，把單證信息的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給了客戶方?？蛻粜枰孕袖浫雴巫C信息，并對(duì)單證信息的準(zhǔn)確性負(fù)全責(zé)，對(duì)于單證信息的內(nèi)容自然也會(huì)慎之又慎，單證的準(zhǔn)確性和質(zhì)量無(wú)形中也得到了提升，船公司免去了錄入和復(fù)核的風(fēng)險(xiǎn)，避免了不必要的事后糾紛，也相應(yīng)地節(jié)省了人力資源和人力成本，可謂是一舉三得。

另外，電子訂艙系統(tǒng)還可以擴(kuò)展其功用，如通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，把電子化的成果進(jìn)一步擴(kuò)展，改變報(bào)價(jià)、查詢、報(bào)關(guān)等傳統(tǒng)方式，降低通信費(fèi)用成本，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)流程的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

電子訂艙方式和傳統(tǒng)訂艙方式可以通過(guò)以下表格加以對(duì)比：

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隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的不斷增強(qiáng)和海運(yùn)貿(mào)易量的日趨上揚(yáng)，船公司將面對(duì)與日俱增的信息量，如何高效準(zhǔn)確地處理和整合信息資源是每家船公司面臨的挑戰(zhàn)，也是亟待解決的問(wèn)題。信息化戰(zhàn)略由于其具備準(zhǔn)確、便捷、快速等優(yōu)勢(shì)，是現(xiàn)代航運(yùn)企業(yè)的必然選擇，也必將成為提升船公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。電子訂艙系統(tǒng)作為信息化戰(zhàn)略的代表，在現(xiàn)代物流企業(yè)中正在發(fā)揮日趨重要的作用，據(jù)了解，不少船公司如中海集運(yùn)（CSCL）已經(jīng)基本推行了電子化訂艙，走在了信息化統(tǒng)建設(shè)的前列，其他船公司也在加大開(kāi)發(fā)力度，迎頭趕上?？梢灶A(yù)見(jiàn)，在未來(lái)的航運(yùn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，信息系統(tǒng)也會(huì)起到更為重要的支撐作用?！?/p>