8號令出臺后對檔案保管期限劃分的若干思考

張麗珠

8號令出臺后對檔案保管期限劃分的若干思考

張麗珠

根據(jù)國家檔案局8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），2010年，浙江省衢州市煙草專賣局（公司）按照此要求開展了檔案歸檔工作，這是繼2009年局（公司）開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描后，在檔案工作方面推行的又一新舉措。早在2008年，浙江省煙草專賣局（公司）就轉(zhuǎn)發(fā)《國家煙草專賣局關(guān)于印發(fā)煙草行業(yè)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表通知》的通知（浙煙辦聯(lián)[2008]66號）。這是一個(gè)指導(dǎo)地市、縣級檔案管理工作的操作性文件，明確了煙草系統(tǒng)文件材料的歸檔與不歸檔范圍，確定了文書檔案保管期限劃分方法、要求以及依據(jù)。國家檔案局8號令《規(guī)定》對煙草行業(yè)的檔案歸檔工作，是一個(gè)綱領(lǐng)性文件，筆者就《規(guī)定》給檔案歸檔工作帶來的變化，以及如何應(yīng)對新變化，談?wù)勛约旱拇譁\體會(huì)和看法。

一、《規(guī)定》帶來的主要變化

《規(guī)定》中體現(xiàn)的文件材料歸檔與不歸檔范圍及檔案保管期限劃分方法和要求的變化有以下幾方面：

（一）檔案保管期限劃分不同。《規(guī)定》將原有的“永久”、“長期”、“短期”保管期限劃分方法修改為“永久”、“定期”。“定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，一般分為“30年”、“10年”。期滿后進(jìn)行鑒定或銷毀，或延期，縮短了除永久之外的歸檔文件的保管期限，將以往的長期（50年）年限改為30年，將短期（15年）年限改為10年，這就便于檔案工作人員可以把更多的人力、物力、財(cái)力用于那些具有永久保存價(jià)值的檔案的保管及利用。

（二）檔案工作內(nèi)容發(fā)生變化。

《規(guī)定》突出了立檔單位的主體地位，妥善解決了文件材料重復(fù)歸檔和檔案重復(fù)進(jìn)館的問題。《規(guī)定》要求，檔案分類要根據(jù)與本單位的關(guān)聯(lián)度和重要性進(jìn)行，這體現(xiàn)了“以我為主”的原則；從內(nèi)容上看，《規(guī)定》相對縮小了文件材料的應(yīng)歸檔范圍，主要針對上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍；至于本級的文件材料歸檔范圍不僅沒有縮小，反而有所擴(kuò)大，進(jìn)一步突出了“以我為主”的原則。

（三）文件材料歸檔體現(xiàn)新特征。

《規(guī)定》加大了行政管理力度，將1987年規(guī)定中的“備案制”改為“審批制”，建立了文件材料歸檔范圍和保管期限的審批制度。同時(shí)充實(shí)了一些如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等領(lǐng)域的文件材料。這里可以從三方面來歸納《規(guī)定》的新特征：一是緊跟依法治國、依法行政新要求，進(jìn)一步提高了其法律效力和法律地位；二是緊跟社會(huì)全面發(fā)展的新要求，把過去不太重視的“人事考核”、“職稱評審”、“紀(jì)檢、監(jiān)察”等納入應(yīng)歸檔范圍，而且有些還要永久保存，如“人事考核、職稱評審”材料等；三是體現(xiàn)以人為本的理念和對個(gè)人利益的關(guān)注：凡是涉及“人”的切身利益的資料全部列入永久保管范疇，比如對個(gè)人榮譽(yù)更加重視，將以往關(guān)于“省級以上的表彰存永久，地、縣級以下表彰的存長期”的要求，放寬到受縣級以上（含縣級）的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)存永久。

二、針對《規(guī)定》開展的初步實(shí)踐

《規(guī)定》出臺后，筆者所在單位的檔案歸檔范圍、保管期限必將調(diào)整。作為檔案工作人員，首先必須轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)變革。盡管2009年局（公司）已重新制訂了新的文書檔案歸檔范圍和保管期限表，但長期形成的歸檔范圍模式、工作方法已根深蒂固，按照永久、長期、短期開展文書檔案歸檔思維方式，在一段時(shí)間內(nèi)還難以完全改變。因此，必須明確內(nèi)涵，理清思路，轉(zhuǎn)變觀念，改變習(xí)慣，努力適應(yīng)《規(guī)定》的新要求、新方法，這是當(dāng)前行業(yè)檔案管理工作必須解決的首要問題。當(dāng)前，筆者結(jié)合新形勢、新要求，進(jìn)行了初步實(shí)踐。

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，明晰保管期限。檔案基礎(chǔ)工作的好壞將直接影響到本單位乃至全系統(tǒng)檔案工作質(zhì)量的高低。從發(fā)展趨勢看，對檔案基礎(chǔ)工作的要求，會(huì)隨著行業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理的提高而越來越高。一是對照《規(guī)定》與《范圍》的不同之處，結(jié)合本單位實(shí)際做好歸檔工作。2009年，我們對原來的文件材料歸檔范圍與保管期限進(jìn)行了修改，并向本級各處室及四個(gè)縣級直屬單位下發(fā)了文件。二是在內(nèi)容上進(jìn)行較大調(diào)整。近年來，根據(jù)行業(yè)機(jī)構(gòu)變化，局（公司）新設(shè)立了法規(guī)處、審計(jì)處，合并了投資管理處。筆者以處室為單位，根據(jù)實(shí)際情況完善了歸檔范圍，明確了保管期限：如在新成立的企業(yè)管理處增加了客戶投訴中心管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)作永久歸檔內(nèi)容；人勞處室中的市級以上包括本單位對職工獎(jiǎng)勵(lì)全部放在永久歸檔；經(jīng)濟(jì)運(yùn)行處取消了業(yè)務(wù)合同歸檔等。三是在歸檔形式上有所改變。修改后的保管期限表取消了綜合類，保留了黨組這一塊。因?yàn)椋h組與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的關(guān)系不是并列關(guān)系或平等關(guān)系，而是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。黨群工作方面的文件（任免職務(wù)）歸到了黨組類；行政任免職務(wù)放入人事勞資部門歸檔；紀(jì)檢監(jiān)察、廉政建設(shè)方面文件材料歸到監(jiān)察部門。

（二）保持行業(yè)聯(lián)絡(luò)，加強(qiáng)地方溝通。煙草行業(yè)屬于垂直管理，在保持與行業(yè)上下部門之間順暢交流的同時(shí)，局（公司）沒有忽視加強(qiáng)與地方檔案行政管理部門的聯(lián)絡(luò)溝通。局（公司）把新修改后的歸檔范圍、保管期限及時(shí)報(bào)送到了當(dāng)?shù)貦n案管理職能部門，并自覺接受其業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2010年5月，當(dāng)?shù)貦n案管理職能部門組織了《規(guī)定》的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)和交流探討，我局檔案工作人員對《規(guī)定》有了進(jìn)一步深入的認(rèn)識與理解。2010年，局（公司）的歸檔工作計(jì)劃按照修改后的保管期限分永久、30年、10年三類開展歸檔。

三、對做好下階段檔案歸檔工作的思考

（一）全面修改文件材料歸檔范圍與保管期限。在按照《規(guī)定》開展歸檔前，檔案工作人員一定要本著求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，結(jié)合本單位實(shí)際修改文件材料歸檔范圍與保管期限，并嚴(yán)格按照修改后的歸檔范圍、保管期限做好下階段的歸檔工作，確保文件材料歸檔范圍科學(xué)、保管期限劃分合理，使今后的檔案管理工作更加規(guī)范、嚴(yán)密、有效，便于順利實(shí)現(xiàn)更替與有序銜接。

（二）重視文書檔案保管期限的劃分工作。檔案管理工作人員必須全面了解《規(guī)定》對文書檔案保管期限劃分的要求，這不僅關(guān)系到今后歸檔的質(zhì)量，還直接影響到檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，檔案室所存的檔案一定要完整準(zhǔn)確地記錄歷史，為將來檔案移交進(jìn)館和查找、開發(fā)利用打下更加扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）開展對達(dá)到保管期限檔案的鑒定、銷毀工作。關(guān)于這項(xiàng)工作，當(dāng)前許多單位都存在一定的欠缺，許多到了保管期限需要銷毀的檔案仍然累積在檔案室的現(xiàn)象。下一步，要對檔案室那些到期但仍有價(jià)值的檔案如會(huì)計(jì)傳票等進(jìn)行科學(xué)鑒定，并適時(shí)進(jìn)行銷毀。這也是擺在檔案工作人員面前的一個(gè)新課題，需要進(jìn)一步取得上級和地方檔案管理部門的有力指導(dǎo)，以提高檔案鑒定、銷毀工作質(zhì)量。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)研討。根據(jù)筆者了解，《規(guī)定》出臺后，有部分單位檔案歸檔劃分還在探索階段，原檔案工作人員或多或少存在知識老化、力量不足、方法陳舊等問題。因此，搭建寬廣的經(jīng)驗(yàn)交流平臺，開展多樣化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與研討活動(dòng)，充分激活檔案工作人員的主觀能動(dòng)性，這是下階段檔案歸檔工作必須關(guān)注的又一重要任務(wù)。

總之，《規(guī)定》出臺后，檔案歸檔、保管工作在具體操作中還有很多問題亟待解決。隨著檔案規(guī)范化、制度化及信息化建設(shè)工作的不斷深化，檔案工作還將面臨許多新情況、新課題，需要檔案工作人員在下階段的工作實(shí)踐中進(jìn)一步完善和創(chuàng)新。

（作者單位：浙江省衢州市煙草專賣局）