加強檔案利用效果的信息追蹤

馮秀葉

加強檔案利用效果的信息追蹤

馮秀葉

檔案利用效果是檔案利用者利用檔案所產生的經濟效益和社會效益，是對檔案利用工作及整個檔案工作的評價和檢驗。檔案利用是檔案工作的重要環節，是檔案自身價值和社會價值的集中體現。檔案工作者若只注重檔案的管理和檔案工作的利用服務，就會忽視檔案利用效果的信息反饋和追蹤,使檔案的價值難以體現出來。因此，檔案工作人員有責任、有義務加強對檔案利用效果的追蹤，并把它作為一項重要而艱巨的工作去完成。下面筆者從三個方面談談如何加強對檔案利用效果的信息追蹤問題。

一、檔案是企業的特殊資產和信息資源

2007年11月27日，海南省勞動仲裁委員會裁定中國南方航空股份有限公司海南分公司賠償黃某（原本單位職工）等三名勞務工加班工資、經濟補償金等各項費用共計108萬元。經分析，造成該裁決的主要原因是裁決機構對民航系統勞動工時制度不了解。為了挽回經濟損失，維護合法利益，2008年1月，中國南方航空股份有限公司致電我館，希望我館幫助查找關于民航實行不定時工作制方面的文件。按照檔案館的利用要求，我們對查找的內容進行了記錄，對利用人的姓名、電話、單位、利用目的等一一進行了登記。同時調閱了一份《關于印發民航實行不定時工作制綜合計算工時制暫行辦法的通知》（【民航人發1996】81號），并將此份檔案提供給中國南方航空股份有限公司。隨后該公司將此件送至?？谑忻捞m法院。經過近一年的審理，該案件一審判決中國南方航空股份有限公司賠償黃某等三人各項費用共計14萬元，比原來裁定的108萬元減少直接經濟損失94萬元，一份檔案為企業挽回94萬元的經濟損失。此案例說明，檔案具有真實性、完整性和憑證性，只有在利用中才能真正體現其內在的價值。檔案是企業的特殊資產和信息資源，關鍵時刻能使企業利益不受損失。

二、檔案利用效果信息追蹤的主要途經和方法

1.做好檔案利用效果的信息追蹤，是檔案工作自我完善的

有效途徑。檔案館（室）應先做好檔案的基礎工作，要有豐富的館藏、規范的整理、有序的存儲和高效的查詢，才可能為社會提供方便快捷的利用服務。在檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計這八項工作中，前五項是檔案工作的基礎，只有做好基礎工作，為利用者提供更多的檔案信息，才能挖掘檔案利用的價值，追蹤利用效果。否則檔案利用工作只能是無源之水、無本之木。

2.做好檔案利用效果的信息追蹤，要主動做好與利用者

的聯系溝通工作。近幾年來，隨著檔案事業的發展，民眾的檔案意識雖然有所增強，但能夠主動上門向檔案館（室）反饋利用信息的寥寥無幾。因此，要取得利用者的配合，檔案館（室）必須加強對社會的宣傳，樹立檔案館的形象，使檔案館在用戶心目中的印象加深，這樣才能使利用者主動地向檔案館（室）反饋各種有用的信息。去年在中國民航局檔案館成立60年之際，我們利用展覽的形式，遴選檔案資料中具有歷史價值、文化價值的檔案資料，用精煉的文字、生動的圖片、實物等畫面，繪就了一幅幅恢弘壯麗的新中國民航事業發展的畫卷，使人們了解到中國民航事業由誕生到成長、由起步到騰飛所走過的60年非凡的歷程。展覽引起了很大反響，不僅增強了我館廣大職工的檔案意識，而且通過展覽，還收到很多老前輩捐贈的珍貴檔案，豐富了館藏，擴大了檔案工作在社會上的影響，為今后檔案館與用戶的溝通打下良好的基礎。

3.做好檔案利用效果信息追蹤，必須樹立牢固的效益觀

念。檔案利用是檔案人員滿足利用者利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。檔案人員的工作觀念，直接影響著檔案利用效益的發揮。雖然，效益是一種社會責任，但缺少了這種社會責任的支撐，檔案工作社會效益只能是空中樓閣。

4. 做好檔案利用效果的信息追蹤，避免檔案利用工作中陷入盲目、被動狀態。通過信息追蹤，檔案利用過程中的各種情況能及時、準確地反映出來，使我們及時發現利用工作中的薄弱環節，并研究改進措施，使之逐步完善。同時在滿足利用需求的過程中，不斷提高檔案管理水平。

三、檔案利用效果信息追蹤的作用

1.有利于了解檔案的價值。當前，個別單位的領導和檔案人員對檔案工作不重視不支持的現象仍然存在。其原因是檔案部門長期處在“半封閉”的狀態，他們認為檔案不能給單位出效益、出成果。事實證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但必須通過利用才能體現它的社會效益和經濟效益。

2.有利于檔案的鑒定工作。檔案到了規定的保管期限，就要組織鑒定，確定案卷是否銷毀、是否延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長，即使已到規定的保管期限，也應繼續延長。反之，檔案利用率較低，保存價值不大，即使未到規定的保管期限，亦應降低其保管期限。通過調查、收集檔案利用效果的信息，有利于檔案鑒定工作的開展。

3.有利于加強檔案宣傳力度。通過調查了解，將充分體現檔案保存和利用價值的實例篩選、整理出來，并其編印成小冊子，下發至基層領導和檔案部門，使他們了解檔案工作的重要性。尤其對那些不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，可通過小冊子，使他們了解和支持檔案工作，起到事半功倍的效果。

4.有利于體現檔案館的工作業績。

檔案館的工作內容很多，開發利用檔案信息資源是檔案館（室）工作的主體，因為收集和管理檔案的根本目的是為了提供利用，檔案只有通過利用，才能顯現應有的價值，否則檔案館就失去保存檔案的意義。而檔案館的工作業績，就是利用者從檔案中獲取社會效益和經濟效益的體現。

加強檔案利用效果的信息追蹤，運用檔案利用事例展示檔案工作，不僅能夠提高人們對檔案工作的認識，而且通過這些發生在身邊的檔案事例所產生的實實在在的經濟效益和社會綜合效益，可以讓更多人意識到檔案的重要價值。因此，檔案工作者要保護好、管理好檔案，加強檔案利用效果的信息追蹤，為檔案利用創造條件，更好地服務社會。

(作者單位:中國民航局檔案館)