學報采編自動化管理系統(tǒng)的應用

　　隨著信息化的不斷發(fā)展，高校學報的出版基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，與此相適應的高校學報的服務體系也正逐步形成，開展期刊的各種個性化服務。以實現(xiàn)編輯與作者、讀者、審稿專家的實時性雙向交流，以便為網(wǎng)絡出版技術與出版稿件等其他相關信息的整合提供一個平臺。
　　可是，隨著期刊網(wǎng)絡化的應用，一些問題也逐漸顯露出來：
　　(1)稿件登記工作量較大，操作煩瑣且容易出錯；(2)不利于編輯部內(nèi)部管理，信息不能實時共享，工作效率低；(3)編輯工作流程不規(guī)范，服務不到位，無法對稿件、作者等信息進行全面、快速統(tǒng)計；(4)作者對稿件錄用及安排刊期等情況不能及時獲知，致使作者由于不能及時得到回復，導致撤稿、一稿多投、重復投稿；(5)審核周期長，導致發(fā)稿時滯長，降低了期刊的競爭力；(6)雜志社的相關指導性文檔無法讓作者方便及時地獲得和知悉，作者無法方便了解投稿須知、論文范例、參考文獻撰寫體例、摘要撰寫方法等，導致稿件修改次數(shù)增加，無形中增加了編輯的工作量；(7)雜志面臨著核心期刊、國際知名索引收錄的壓力。如何進入核心期刊或者被EI、SCI知名數(shù)據(jù)收錄，是大多期刊社都關心的問題。
　　基于以上問題的存在，建立一套完整的高校學報網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)就提上了議事日程。
　　
　　一、高校學報網(wǎng)絡化服務的建立
　　
　　高校學報網(wǎng)絡化服務是一個多功能、多層次、多內(nèi)容的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，從這個系統(tǒng)承載的功能來看，主要包括學報信息系統(tǒng)、專家服務系統(tǒng)、作者服務系統(tǒng)以及讀者服務系統(tǒng)。
　　
　　1.專家服務系統(tǒng)
　　期刊水平高低的關鍵在于稿件的質(zhì)量，因此，學報出版的一個重要環(huán)節(jié)就是專家審稿。所謂專家服務系統(tǒng)，即編輯部為專家提供的在線審稿平臺。
　　在線審稿平臺包括待審稿件信息(包括稿件編號和論文原稿)、審稿意見編輯、審稿意見提交等功能。編輯部無需將稿件打印出來郵寄給專家，專家可在線查看負責審查的稿件，并在線填寫審稿意見。專家審稿超期時可自動發(fā)出郵件催促和短信催促，對專家進行提醒，以便專家在要求的時間內(nèi)完成審稿任務。專家審稿意見可自動復制到編輯對作者的退改郵件中，專家對稿件的修改，作者也可看到，不再需要編輯中間轉發(fā)。
　　
　　2.作者服務系統(tǒng)
　　作者服務系統(tǒng)包括作者在線投稿、在線稿件查詢、作者論壇、作者在線交流以及作者想了解并可以下載的投稿指南、征稿啟事、投稿方式、論文版權轉讓聲明以及稿件登記表格等文件。“稿件查詢”模塊和“在線投稿”模塊是作者園地的特色模塊，以稿件數(shù)據(jù)庫為基礎。“稿件查詢”能讓作者得知稿件處理的進展情況，可以避免作者盲目地一稿多投。當稿件管理人員收到稿件后，即對稿件數(shù)據(jù)庫進行維護，并立即回復作者。在1—3個工作日內(nèi)，作者可查詢到稿件初審結果；在25個工作日內(nèi)，作者可查詢到稿件的終審結果。當作者修改稿符合修改要求后，再進行稿件查詢，可得到“修改稿符合審稿修改要求，已進人編輯階段的信息”。這樣，作者通過上網(wǎng)，能及時了解審稿和修改階段稿件處理的進展情況，而編輯也節(jié)省了回答作者詢問的時間。
　　
　　3.編輯在線辦公系統(tǒng)
　　(1)編輯面向作者在線辦公：編輯部可根據(jù)需要編輯收稿通知、退改通知、退稿通知、錄用通知、版面費索要通知、版面費收到后回復作者通知等多個模板。(2)編輯面向專家在線辦公：采編系統(tǒng)根據(jù)審稿方向、審稿關鍵詞、姓名、單位等自動匹配專家，還可標志出專家的在審稿件數(shù)、按期審回稿件數(shù)、逾期未審回稿件數(shù)、因故撤審次數(shù)等作為派審的參考。編輯可方便了解專家審稿的狀態(tài)和進度以及專家對任務的知悉狀態(tài)，以便采取針對性措施。如專家在指派后7天內(nèi)不登錄系統(tǒng)就發(fā)短信進行提醒等。(3)編輯面向自己在線辦公：所有編輯(包括編務)對自己負責的稿件和任務一目了然，避免工作遺漏。排刊期和刊期調(diào)整、目錄自動形成，期文章最新文件打包，不用再為排版從眾多的稿件中篩選最新文件。可按欄目、領域、作者、關鍵詞等自動形成年度目錄。支持遠程辦公，在假期、出差時仍能及時處理稿件。可對投稿量、發(fā)刊周期、錄用情況、基金情況、內(nèi)外稿、作者活躍期、投稿單位、編輯工作量、收入支出等進行統(tǒng)計和分析。特種稿件備注，對加以備注的稿件、約稿、加急等特種稿件進行提醒。
　　
　　4.讀者服務系統(tǒng)
　　作者園地的“投稿須知”模塊說明了從投稿、審稿一直到刊出的整個過程，使作者對刊物的稿件運作過程有所了解。“稿約”模塊闡明了對投稿的要求，是作者非常關心的。“在線投稿”提高了稿件信息登記的速度，相應地加快了審稿速度。作者將論文題名、姓名、單位、電話、傳真、E—mail、通信地址等稿件信息上傳至稿件數(shù)據(jù)庫，發(fā)送論文的電子文件；稿件管理人員只需對稿件數(shù)據(jù)庫進行少量維護(如給出稿件編號等)，保存打印論文的電子文件再送初審。一般該系統(tǒng)只受理注冊作者(用戶)的投稿，作者投稿時要根據(jù)編輯部要求填寫稿件標題、關鍵詞、摘要等信息。采用在線投稿將向稿件數(shù)據(jù)庫添加稿件信息的大部分工作由作者來完成，減輕了稿件管理人員的工作量，節(jié)省了人力，進而節(jié)約了人員費用。
　　當期雜志開始印刷后，這期雜志的論文題名、作者、作者單位、摘要、關鍵詞(中、英文)、全文以及工程信息等補白，進入“本期導讀”板塊，有助于宣傳當期雜志，擴大發(fā)行量。“過刊索引”設置“論文搜索”模塊和“過刊查詢”模塊，讀者可使用“論文搜索”模塊，選取論文題名、作者、作者單位、摘要、關鍵詞這5項中的1項，鍵入關鍵字進行搜索。閱讀搜索出的論文的題名、作者、作者單位、摘要、關鍵詞(中、英文)，根據(jù)需要閱讀全文。若已確定論文發(fā)表的年份和期數(shù)，可直接進入“過刊查詢”模塊閱讀全文。
　　
　　5.采編自動化管理平臺的意義
　　(1)實現(xiàn)稿件處理全流程的信息化和網(wǎng)絡化，即從收稿、審稿、編輯到排版、印制、發(fā)行過程的全面信息化管理，提高工作效率，大幅減少重復勞動。作者信息和稿件信息都由作者在注冊和投稿時填寫，減少了信息登記的煩瑣事務和可能出現(xiàn)的差錯，并自動完成編輯部各類費用的收入與開支情況的計算和報表制作。(2)將編輯部內(nèi)外的各種信息資源轉化成結構化數(shù)據(jù)，建立編輯部數(shù)據(jù)庫集群，并使其能夠形成完善的關系型數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)。(3)自動完成編輯部各類費用的收入與開支情況的計算和報表制作、統(tǒng)計、考核編輯人員的績效、對退稿、退修、催款、作者查詢等日常事務進行程序化處理。(4)規(guī)范稿件處理流程，提高服務質(zhì)量。采用期刊采編自動化管理平臺后，發(fā)送收稿通知、退稿通知等操作將會是非常簡單的事情(作者姓名、稿件標題、稿號、收稿日期、Email地址都可自動代入郵件模板當中，僅需點擊一下“發(fā)送”按鈕，系統(tǒng)甚至可自動發(fā)送收稿通知)。超期工作還將自動提醒。(5)為主編提供編輯部當前運作狀態(tài)的分析性數(shù)據(jù)，滿足管理與發(fā)展編輯部各項工作的需要。(6)最大限度地利用網(wǎng)絡資源。甚至可以建立跨學校、跨地域的高校學報專家審稿網(wǎng)絡聯(lián)合體系，將更大范圍內(nèi)的專家通過網(wǎng)絡組織起來，提供給各個高校學報。(7)充分利用互聯(lián)網(wǎng)交互對話的功能，實現(xiàn)讀者、作者、編者以及審稿專家的互動交流。(8)審稿和稿件的錄用透明化，更好地配合編輯部對于稿件進行整體質(zhì)量和方向的控制。(9)隨著各雜志對核心期刊重要性認識的普及，雜志的競爭日趨激烈，如何進入核心期刊、鞏固核心期刊地位、提高雜志影響排名、被國際知名索引工具收錄成為各雜志社工作的一個重點，同時也成為雜志社主編的首要任務。
　　
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