加強企業固定資產的內部控制

　　摘 要：固定資產是一項重要的生產資料，在生產經營過程中起著舉足輕重的作用。但在實際工作中，傳統的固定資產管理存在不少弊端，只有通過加強固定資產內部控制，才能最大限度地發揮其在生產經營中的作用。
　　關鍵詞：企業 固定資產 內部控制
　　中圖分類號:F275 文獻標識碼:A
　　文章編號:1004-4914(2010)12-159-02
　　
　　固定資產從購建到使用，再到報廢，變價處理，都需要有一套嚴格的內部控制加以約束、改進。內部控制通俗地講是一個不斷發展、變化、完善的過程，它持續地流動于企業之中，并隨著企業經營管理的新情況、新要求適時改進。內部控制由企業中各個層級的人員共同實施，從企業負責人到各個業務分部、職能部門的負責人，直至單位每一個普通員工都對實施內部控制負有責任。在形式上表現為一整套的相互監督，相互制約，彼此連結的控制方法、措施和程序。就固定資產內部控制可以從以下四個方面著重入手。
　　一、科學、明確的職責分工
　　企業應當按照《企業內部控制應用指引》規定建立固定資產業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理固定資產業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。同一部門或個人不得辦理固定資產業務的全過程。
　　不相容職務分離的核心是內部牽制，企業在設計建立內部控制制度時，首先應確定哪些崗位和職務是不相容的。固定資產不相容的崗位包括：固定資產投資預算的編制與審批，審批與執行；固定資產采購、驗收與款項支付；固定資產投保的申請與審批；固定資產處置的申請與審批，審批與執行；固定資產取得、處置及相關會計記錄。
　　其次要明確規定各個機構和崗位的職責權限，使不相容的職務之間能夠相互監督相互制約，形成有效的制衡機制。為了加強控制，各業務必須有明確的職責分工：固定資產的需求應由使用部門提出，采購部門、企業內部的建筑或建設部門一般無權首先提出采購或承建的要求；資產請購或建造的審批人應與請購或建造要求提出者分離；資本預算的復核審批人應獨立于資本預算的編制人；固定資產的驗收人應同采購或承建人、款項支付人職務分離；資產使用或保管人不能同時擔任資產的記賬工作；資產盤查工作不能只有使用、保管人員或只有負責記賬的人員來進行，應由獨立于這些人員的第三者共同參加；資產報廢的審批人不能同時是資產報廢通知單的編制人。
　　二、科學、規范的決策過程
　　1.建立固定資產預算管理制度。企業根據固定資產的使用情況、生產經營發展目標等因素擬定固定資產投資項目，對項目可行性進行研究、分析，編制固定資產投資預算，按規定程序審批，確保固定資產投資決策科學合理。對于重大的固定資產投資項目，應當考慮聘請獨立的中介機構或專業人事進行可行性研究與評價，并由企業實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而造成嚴重損失。
　　2.建立固定資產請購與審批制度。企業固定資產的購置應嚴格按照固定資產內部控制制度和業務流程來進行。規定企業所有固定資產由設備部門統一購買（專用固定資產如電腦等信息資產除外），但必須先由各部門填寫請購單，并由設備部門作技術經濟論證，進行詢價和價格比較，填寫好擬采購設備的名稱、規格、型號、性能、質量，估計費用等資料，送相關部門會簽并報總經理批準。
　　3.建立固定資產交付使用驗收制度。企業從外部購入的設備，采購人員應與廠商聯系送貨時間及地點。固定資產送達時，請購單位、采購人員、管理部門均應派人員會同點收數量、檢查品質及規格是否與請購單相符。一般要求有較高等級的技術人員來檢查其質量或精密程式，故購入設備必須經過專職工程師的檢查，并在收貨報告單上簽字同意。通過建筑或通過安裝取得的設備在正式向承包商簽發驗收合格證書前，應作全面和綜合性的測試驗收檢查工作。
　　4.及時確認購買及建造成本。對于固定資產，分類設備各種賬戶，分別記錄。各類資產賬戶應附有單獨的卡片或表單，記錄財產各種詳細有用的資料。每張卡片或表單應記錄每項資產的簡要說明、存放地點、購入或建造日期、相應的憑單或工作單號碼、資產的價值、規定的計量單位、折舊計算方法、估計殘值、每會計期應提折舊及累計已提折舊額。此外，固定資產記錄還應表明該項財產維修和保養情況。所有卡片或表單應編上交叉索引號碼，以便同控制賬戶或其他記錄相核對。
　　三、固定資產使用、維護環節的控制
　　1.使用控制。對固定資產都應設立卡片，有條件的單位，應盡量選用合適的固定資產管理系統，用電腦來管理固定資產數據。要及時對系統中的數據進行清理，查錯防漏。在科技發展、環境及其他因素發生變化時，應調整相關固定資產的凈殘值。
　　設立企業各職能部門內部的設備管理員或稱作二級設備管理員，并加強對其進行固定資產管理知識的宣傳和培訓，提高對其所在部門設備使用和變動情況的監管力度。組織管理人員有計劃地進行政治理論學習，樹立正確的人生觀、價值觀，定期進行法制、廉政教育，提高他們的整體素質；建立精神激勵與物質激勵相結合的激勵機制。促使他們愛崗敬業，盡職盡責，做好本職工作。對于那些工作不負責任，思想不健康，不適合在此崗位上繼續工作的人員要及時調整，對于那些由于工作責任心不強而造成資產流失、損壞的要查明原因，視其情節通報批評，調離崗位。
　　加強對在建工程賬戶的檢查和清理，對已經在用或已經達到預定可使用狀態的固定資產及時入賬或暫估入賬。
　　2.維護控制。企業應當建立固定資產的維修、保養制度，保證固定資產的正常運行，提高固定資產的使用效率。
　　企業應設置專門管理固定資產的機構，加強固定資產的維修和保養工作。該機構的職責包括：每年制定出各類房屋設備等的維修計劃與實施維修計劃或根據使用中出現的應急情況采取修理措施；監督使用部門的使用情況；對使用、維修和保養的結果進行記錄等。
　　3.盤點控制。企業應當定期對固定資產進行盤點。固定資產同存貨相比，遺失或被盜的可能性小，但它們長期的存在，物質實體同賬面記錄不一致，或者物質實體已處于不正常使用的狀態，或者被遺忘的可能性也較大。定期盤查固定資產是保護財產的必要手段。
　　企業應定期（視財產的性質不同而不同，通常至少每年一次）組織盤點固定資產實存情況。盤點工作應由負責保管、記賬等不同職能的人員以及廠房設備無關的其他局外人共同擔任。盤點結果記錄在盤點清單上，清單內容包括：固定資產的名稱、類別、編號、存放地點、目前使用狀況和所處狀態等。盤點人員（一般要求兩人以上）應在盤點清單上簽字。實地盤點結束后，應將盤點清單內容同固定資產卡片相核對，如發現差異或固定資產已處于不能正常使用狀態，應由固定資產保管部門負責審查其原因，經過一定的批準程式，才能進行賬面調整。每次盤點的清點單應歸檔保存。
　　4.清查控制。企業應當建立固定資產清查制度。資產清查分年中清查和年末清查，由管理部門和財務部門共同執行。固定資產的清查應填制“固定資產盤點明細表”，詳細反應所盤點的固定資產的實有數，并與固定資產賬面數核對，做到賬務、實物和固定資產卡片相核對一致。若有盤盈或盤虧，需編報“固定資產盤盈盤虧報告表”，列出原因和責任，報部門經理、生產部門經理、財務部和總經理批準后，財務部進行相應的賬務調整。管理部門對臺賬和固定資產卡片內容進行更新。
　　四、固定資產處置和轉移環節的控制
　　1.固定資產的處置。（1）固定資產的出售。當固定資產出售時，使用部門應將閑置的固定資產書面告知管理部門，填寫“閑置固定資產明細表”，管理部門擬定處理意見后并提出申請，填寫“固定資產出售申請表”，列出準備出售的固定資產明細，注明出售處理原因，出售金額，報部門經理、生產部門經理、財務部和總經理審批；申請經批準后，固定資產管理部門對該固定資產進行處置，并對固定資產卡片登記出售日期，臺賬做固定資產減少；財務部門根據已經批準的出售申請表，開具發票及收款，并對固定資產進行相應的賬務處理。（2）固定資產的報廢。當固定資產嚴重損壞沒有維修價值時，由固定資產使用部門提出申請，填寫“固定資產報廢申請表”，交固定資產管理部門報財務總監和總經理審批。經批準后，固定資產管理部門對實物進行處理。處理后對臺賬及固定資產卡片進行更新，并將處理結果書面通知財務部。財務部依據總經理批準的固定資產報廢申請和實物處理結果，進行賬務處理。
　　2.固定資產的轉移控制。企業出租、出借固定資產，應由固定資產管理部門會同財務部門按規定報經批準后予以辦理，并簽訂合同協議，對固定資產出租、出借期間所發生的維護保養、稅負責任、租金、歸還期限等相關事項予以約定。
　　企業對于固定資產的內部調撥，應填制固定資產內部調撥單，明確固定資產調撥時間、調撥地點、編號、名稱、規格、型號等，經有關負責人審批通過后，及時辦理調撥手續。固定資產調撥的價值應由企業財務部門審核批準。
　　固定資產管理在實際工作中是一項復雜的組織工作，涉及基建部門、財務部門、后勤部門等，必須由這些部門共同聯手參與管理。同時固定資產管理是一項較強的技術性工作，固定資產管理應配備有工作責任心，工作能力強，懂業務、會計算機操作，會講肯干的專職人員。固定資產管理一旦失控，其所造成的損失將遠遠超過一般的商品存貨等流動資產。
　　
　　參考文獻：
　　1.上海國家會計學院編.高級會計師實務科目考精講試輔導用書.大連