中小企業(yè)快速實施ERP對策及階段分析

　　摘要：如何讓中小企業(yè)信息化提速，在信息化軟件ERP方面盡快得到運用，是許多中小企業(yè)特別關(guān)心的問題。文章總結(jié)相關(guān)方面已有成果對策，并且對其實施階段進行分析。
　　關(guān)鍵詞：中小企業(yè)　ERP　對策　階段
　　中圖分類號：F276.3　文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914(2010)11-251-02
　　
　　一、中小企業(yè)快速實施ERP對策
　　
　　1.實施ERP前的準備工作。(1)企業(yè)信息化項目是“一把手工程”，要求企業(yè)領(lǐng)導尤其是一把手要高度重視。信息化關(guān)系企業(yè)生存的好壞，企業(yè)領(lǐng)導應不僅在心理上，在行動上應高度重視信息化建設(shè)，把信息化特別即ERP建設(shè)提高到戰(zhàn)略高度。(2)人力資源是實施ERP系統(tǒng)成功的保障。人力資源包括其一：企業(yè)項目實施人員。ERP系統(tǒng)需要進行管理思想的創(chuàng)新，企業(yè)流程的重構(gòu)，企業(yè)內(nèi)部實施人員應對新知識有較強的接受能力，并且已經(jīng)形成一種定性思維，促進ERP的實施。其二：企業(yè)部門和員工。信息化的引入會相應減少一些手工、機械勞動的員工人數(shù)，增加信息管理。分析型的知識員工。(3)選擇適合企業(yè)的ERP軟件。首先要選擇已經(jīng)成型的ERP軟件，而不是采用定制開發(fā)軟件。定制開發(fā)的缺點是無法對企業(yè)管理水平進行提升，其偏重將企業(yè)現(xiàn)有管理模式電子化，并且開發(fā)周期不可控制，開發(fā)測試時間過長。容易造成企業(yè)使用ERP軟件的困惑。其次要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有發(fā)展階段及業(yè)務規(guī)模選擇匹配的ERP軟件，不要一味貪大求全。國外的ERP軟件主要針對規(guī)范的企業(yè)，而我國中小企業(yè)存在許多不規(guī)范操作，無法全面適應國外的ERP軟件。國內(nèi)的軟件制造聯(lián)系中國實際，并且針對不同規(guī)模企業(yè)，有很強的適用性。中小企業(yè)可考慮優(yōu)先采用。最后要選擇合適的ERP組件，現(xiàn)有已成型的ERP軟件都包含了較多功能和模塊，中小企業(yè)快速發(fā)展。組織架構(gòu)頻繁變動，管理模式經(jīng)常變化，難以確保所有功能和模塊在較短時間內(nèi)應用后不會更改，可以選擇ERP軟件的核心模塊，如財務和物資模塊，再考慮企業(yè)現(xiàn)有管理的難點與重點，作為ERP組件的內(nèi)容。(4)簡化ERP的實施難度，ERP實施過程中要涉及到咨詢公司和軟、硬件服務商，因此協(xié)調(diào)并劃清這幾者之間的職責，是成功實施ERP的必要條件。現(xiàn)在有一些IT企業(yè)從提供啟發(fā)式的教育咨詢開始，到提供全方位一攬子解決方案和完備的實施服務，簡化企業(yè)的決策、購買程序和實施過程。大大縮短了時間并減少了有關(guān)參與人員，這對于簡化實施ERP的復雜度是很好的方案。另外對ERP生產(chǎn)商而言，在ERP系統(tǒng)本身設(shè)計上也應遵循高度集成化，對用戶高度透明性的原則，提高應用軟件的易獲取性和經(jīng)濟性。ERP實施過于復雜會造成工作上的負擔，可能會使員工產(chǎn)生排斥心理。沒有基層員工的支持，ERP的實施很難成功。(5)選擇合適的顧問公司，選擇合適的顧問公司可以幫助企業(yè)快速有序地實現(xiàn)企業(yè)信息化，重點需要考核顧問公司存續(xù)時間長短，顧問公司已有實施的項目及與公司類似企業(yè)的成功案例，顧問公司承諾到企業(yè)實施的項目小組成員構(gòu)成及項目小組成員經(jīng)歷，特別是顧問公司選派至企業(yè)實施項目的項目經(jīng)理，對整個項目的進程控制有著舉足輕重的地位，可以要求顧問公司派駐現(xiàn)場實施人員的穩(wěn)定性。(6)做好前期咨詢與企業(yè)自身需求分析。通過管理咨詢專家對企業(yè)當前發(fā)展和管理中的薄弱環(huán)節(jié)及存在的核心問題，進行診斷與分析，重新設(shè)計業(yè)務流程，調(diào)整組織分配。了解ERP系統(tǒng)的功能模塊，規(guī)范各管理部門的工作流程。實踐證明，由于企業(yè)實施ERP之前考慮不周，導致系統(tǒng)建設(shè)好了以后應用效果不佳的例子屢見不鮮。往往是一套系統(tǒng)并沒有怎么使用，就需要重新構(gòu)建新的系統(tǒng)，做成了“半拉子”工程。(7)削足適履，快速確定方案。成型的ERP軟件基本涵蓋了企業(yè)管理的各項業(yè)務情形，但跟企業(yè)現(xiàn)有管理現(xiàn)狀可能存在一定的沖突，這需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變管理思想，削足適履，主動適應ERP軟件的處理方法。同時在確定方案時，對架構(gòu)性方案進行充分討論，謹慎考慮后再確定，其他可修改的方案可以先確定一種業(yè)務處理方式，根據(jù)企業(yè)管理需求考慮后續(xù)調(diào)整，通過模擬業(yè)務情形認識系統(tǒng)，對各項業(yè)務情形快速定案。同時確定各類業(yè)務情形變化后需要適用的調(diào)整方案，保證方案的完整性和彈性。在確定方案時還要考慮盡量使用ERP標準功能，簡化業(yè)務情形處理方式，減少客戶化開發(fā)。(8)加強ERP實施各項培訓。在ERP實施過程中存在各項培訓，包括ERP理念培訓、ERP功能培訓、開發(fā)工具培訓、DBA培訓、ERP設(shè)置培訓、最終用戶操作培訓等。在各類培訓中需要上機操作的培訓量要充分，保證企業(yè)項目實施完成后，最終用戶能有效使用系統(tǒng)，避免使用過程中人為錯誤造成的系統(tǒng)錯誤，關(guān)鍵用戶能承擔起ERP項目后續(xù)的開發(fā)和維護工作，保證ERP系統(tǒng)順利運轉(zhuǎn)。
　　2.實施過程中的注意事項。(1)組建精英團隊，確立ERP實施組織機構(gòu)。建立ERP系統(tǒng)實施小組，由企業(yè)內(nèi)部有一定的影響力和號召力的人掛帥，由其擔當ERP項目實施的帶頭人，在企業(yè)內(nèi)部成立完善的三級組織機構(gòu)：領(lǐng)導小組、項目實施小組和項目應用小組。ERP作為一項系統(tǒng)工程，投資大，周期長，項目涉及面廣，組織困難，單靠計算機技術(shù)人員自身很難推進ERP項目開展。并且ERP的實施在很大程度上會給企業(yè)帶來生產(chǎn)經(jīng)營模式上的變化、人員崗位的調(diào)整，以及要克服來自傳統(tǒng)工作習慣勢力的弊端。這些都必須要求企業(yè)中有威望有說服力的領(lǐng)導親自掛帥。ERP實施是一項交鑰匙工程，ERP的顧問公司人員撤走后，就需要由企業(yè)ERP項目小組成員承擔，同時項目實施的方案主要是由企業(yè)ERP項目小組成員與實施顧問一起討論適合企業(yè)的方案。這就要求企業(yè)ERP項目小組成員充分理解企業(yè)管理現(xiàn)狀及企業(yè)的各項管理需求。能代替企業(yè)各部門領(lǐng)導對方案細節(jié)進行把握，需要組織各部門的精英骨干作為項目小組成員。(2)實施進度的認真執(zhí)行。認真貫徹上線進度計劃，使得系統(tǒng)能夠按照上線計劃得以順利實施，也是ERP實施有計劃、分階段走向成功的重要保障。(3)企業(yè)核心生產(chǎn)流程的反復提煉和梳理。通過企業(yè)核心生產(chǎn)流程的反復提煉和梳理，可以有效提升企業(yè)實際生產(chǎn)和ERP系統(tǒng)操作的效率。對企業(yè)原有流程進行優(yōu)化，也成為ERP實施的一個必不可少的環(huán)節(jié)。(4)部門間的協(xié)作程度。作為企業(yè)運作的功能模塊，各個部門相當于人體的不同臟器，部門間的協(xié)作在企業(yè)ERP實施過程中很重要。作為企業(yè)內(nèi)部運作效率的核心，在ERP實施過程中貫穿部門間協(xié)作意識，會使ERP實施成功概率和企業(yè)內(nèi)部運作效率得以大幅提升。(5)建立嚴格的數(shù)據(jù)錄入與維護制度。ERP是在企業(yè)資源數(shù)據(jù)集成共享的基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理功能的集成，給企業(yè)的決策管理提供依據(jù)。因此建立數(shù)據(jù)的采集、整理、審核、修改、錄入、維護的制度，確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性、時效性、可靠性，為科學決策與管理提供參考依據(jù)，是ERP成功實施的保證。(6)考慮上線及推廣模式。企業(yè)在實施單位、實施地點較多時，需要考慮上線及推廣模式。首先要保證人員集中統(tǒng)一管理，同時將涵蓋企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務情形的單位作為試點，但在討論方案時充分調(diào)動推廣單位人員參與討論，確保方案在企業(yè)所有成員單位的適用性，分批上線有助于企業(yè)信息化的快速實施。(7)在實施階段讓工作并行開展。在ERP項目實施過程中，項目經(jīng)理會根據(jù)企業(yè)要求將實施周期分解為不同階段，但每個階段并不全是串行的工作，可以合理地安排各階段工作，在前置任務滿足時提前后續(xù)任務的開展。如用戶方案討論、系統(tǒng)測試和功能培訓一起并行，這樣項目小組更容易直觀地了解系統(tǒng)操作及未來解決方案內(nèi)容，同時數(shù)據(jù)收集整理工作在項目初期就開始布置用戶收集整理，不斷規(guī)范數(shù)據(jù)的格式和內(nèi)容。
　　3.保證實施ERP項目成功的保證。(1)建立企業(yè)級的信息化標準。ERP項目實施效果攝終體現(xiàn)在決策數(shù)據(jù)的及時性和準確性上。及時準確均數(shù)據(jù)才有助于企業(yè)領(lǐng)導的決策。在企業(yè)項目實施小組當中，需要單獨成立企業(yè)級的信息化標準團隊，統(tǒng)一收集整理ERP的各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括科目、供應商、客戶、固定資產(chǎn)、物料等，統(tǒng)一各類數(shù)據(jù)的格式和內(nèi)容。在這之前需要確定數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容，提前準備各項數(shù)據(jù)，在各類測試環(huán)境中將數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)(包括靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù))，在正式上線前將數(shù)據(jù)提前錄入系統(tǒng)進行校驗，在后續(xù)實施過程中不斷新增數(shù)據(jù)，保證ERP系統(tǒng)上線數(shù)據(jù)采集穩(wěn)步有序地推進。(2)建立有效激勵機制。ERP項月象了對企業(yè)硬件、軟件、實施費用投入之外，還需要對項目小組成員有一定的投入比例，確定各階段目標獎懲方法，從精神方面和物資方面對項目小組予以激勵，鼓勵項目小組成員在項目實施上線后的提拔使用，保正項目小組成員充分高效地參與實施工作。(3)充分利用新技術(shù)。在項目實施過程中，可以考慮充分利用新技術(shù)，包括G3及手機短信互聯(lián)等，幫助企業(yè)領(lǐng)導更快地適應系統(tǒng)功能，保證ERP系統(tǒng)在企業(yè)全員中應用。(4)建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)標準。企業(yè)信息化將企業(yè)的人財物等各方面納入系統(tǒng)管理的范圍，信息安全更為重要，需要企業(yè)在ERP建設(shè)過程中，建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)標準，保證ERP系統(tǒng)正常運行。
　　
　　二、中小企業(yè)ERP系統(tǒng)快速實施程序和階段
　　
　　中小企業(yè)ERP系統(tǒng)快速實施程序和階段分為：需求分析與目標設(shè)定階段、實施階段與實施與再造階段。
　　1.需求分析與目標設(shè)定階段包括需求分析、系統(tǒng)總體規(guī)劃、項目目標設(shè)定與人員配備階段。(1)需求分析。項目需求分析是首先必需解決的問題。主要是依據(jù)中小企業(yè)自身的特點與了解自身的需求而制定ERP項目的解決方案，解決中小企業(yè)需要解決什么，如何做與誰來做的問題。能否清楚地認識自身的需求和即將達到的目標是ERP系統(tǒng)實施成敗的關(guān)鍵。(2)系統(tǒng)總體規(guī)劃。通過對ERP系統(tǒng)功能需求的分析、流程需求的分析及企業(yè)信息需求的分析明確ERP系統(tǒng)實施的背景和基礎(chǔ)，如企業(yè)的競爭優(yōu)勢與劣勢，企業(yè)的管理水平，人員的素質(zhì)，實施的硬件條件等。在清楚確定需要改進的問題上，明確怎樣通過ERP系統(tǒng)達到預期的目標，包括企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略與長遠目標，制定與發(fā)展相適應的企業(yè)信息化方案。(3)人員配備，人員包括ERP系統(tǒng)實施技術(shù)人員，企業(yè)高層管理人員和企業(yè)最終用戶的選定等。
　　2.實施階段包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)模擬運行、最終用戶培訓、初始上線準備與完成目標流程五個小階段，是ERP系統(tǒng)快速實施的核心階段。(1)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入。包含ERP系統(tǒng)的會計科目、物料、供應商、客戶、庫存、工序、工作中心、工藝路線、成本對象等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。(2)系統(tǒng)模擬運行。可以對ERP系統(tǒng)中最為重要的幾個模塊或者全部的模塊進行模擬運行，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進而改正。(3)最終用戶培訓。對ERP系統(tǒng)的操作人員進行培訓，使得他們了解ERP系統(tǒng)的基本功能與相關(guān)模塊，以便使用時熟練操作。(4)初始上線準備。由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入對ERP系統(tǒng)的使用有重要的基礎(chǔ)性影響，將其單列，除此之外，全面核查信息化系統(tǒng)的硬件、軟件環(huán)境，為ERP系統(tǒng)上線做好環(huán)境的準備；建立規(guī)范的應用和操作流程，以便操作在科學的方法的指導下安全穩(wěn)定地執(zhí)行。(5)完成目標流程。是最終系統(tǒng)上線以實現(xiàn)將基礎(chǔ)性靜態(tài)數(shù)據(jù)錄入配合現(xiàn)實中動態(tài)數(shù)據(jù)以及企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)的流程的過程。可以在顧問的指導下，及時處理遇到的問題，保證ERP系統(tǒng)的正常運行。
　　
　　3.實施完成與再造階段涵蓋應用績效評價、系統(tǒng)維護與系統(tǒng)二次開發(fā)三個小階段，是ERP系統(tǒng)實施的結(jié)束階段，但是從某種意義上說也是ERP系統(tǒng)二次開發(fā)的起始階段。(1)應用績效評價。在ERP系統(tǒng)運行到一定階段，對其進行績效評價，分析成功是什么原因帶來的，應該怎樣發(fā)揮其積極作用，失敗是什么因素導致，如何調(diào)整和改進以適應新的變化。(2)系統(tǒng)維護。ERP系統(tǒng)需要定期進行系統(tǒng)維護。以保證系統(tǒng)正常運行，達到減少系統(tǒng)出錯，提高系統(tǒng)效率的目的。系統(tǒng)的維護內(nèi)容除硬、軟件的維護外，也可加入根據(jù)維護的結(jié)果制定應急方案和根據(jù)實際需求整合系統(tǒng)模塊等內(nèi)容。(3)系統(tǒng)二次開發(fā)。是建立在ERP系統(tǒng)平臺的二次開發(fā)基礎(chǔ)上，擴展性更強，時間較短，投資小，及時支持業(yè)務流程的變更和調(diào)