如何實(shí)施高效的OA工作流審批?

目前，不管是企業(yè)用戶還是黨政機(jī)關(guān)用戶，國內(nèi)辦公軟件的普及應(yīng)用率已高達(dá)56%以上，OA實(shí)施的成功率也接近70%。然而，很多用戶單位的CIO卻對(duì)此感慨頗多，甚至有些許無奈:本來，企業(yè)CIO力主引建OA系統(tǒng)，為的是能讓領(lǐng)導(dǎo)們“隨時(shí)隨地，輕松辦公”，“運(yùn)籌帷幄，決勝千里”，而令CIO尷尬的是，領(lǐng)導(dǎo)們似乎并沒有理解CIO的一片苦心，企業(yè)的OA似乎就是看看內(nèi)部新聞、發(fā)發(fā)通知、收收郵件而已，尤其是作為OA的核心用點(diǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)——網(wǎng)上審批，更是成了擺設(shè)和走過場的事，領(lǐng)導(dǎo)一年也沒用幾次，就成了用之無味，棄之可惜的“雞肋”。

而軟件開發(fā)商也不敢過多鼓勵(lì)用戶多加應(yīng)用工作流審批，因?yàn)殚_發(fā)商自己也知道，鑒于目前種種條件的限制，網(wǎng)上審批多是“好看不中用”，能不用就不用，省得自找麻煩，驟增許多售后服務(wù)——開發(fā)商都如此，用戶單位的CIO更是困惑，如何才能真正地運(yùn)行好企業(yè)OA?

OA尷尬的現(xiàn)實(shí)

我們清楚，OA的主要特征與功能之一就是工作流，即公文流轉(zhuǎn)。公文流轉(zhuǎn)主要有兩大部分，一是網(wǎng)上審批，企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)審批電子化，如工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購申請(qǐng)、報(bào)銷、請(qǐng)假等日常工作流程，都可以通過網(wǎng)上進(jìn)行辦理和審批;二是網(wǎng)上公文處理，實(shí)現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，收文處理指可對(duì)來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上辦理，發(fā)文處理指可對(duì)公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會(huì)稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、打印等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上處理。

然而，這些辦公自動(dòng)化的主要功能大部分卻被閑置下來，很少應(yīng)用流轉(zhuǎn)，被員工甚至老總所棄用，企業(yè)上下還是喜歡用傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文、電話請(qǐng)示，使得用戶企業(yè)OA主要功能變成了聾子的耳朵──擺設(shè)。這也是目前絕大多數(shù)用戶單位在應(yīng)用推廣OA中的一個(gè)通病，使得用戶單位陷入信息化建設(shè)的困局。不少單位甚至“去繁就簡”，隨便買了一兩萬元的OA，上上內(nèi)部新聞、發(fā)發(fā)通知、收收郵件就行，也算是推廣信息化充當(dāng)門面了，而對(duì)那些功能齊全、系統(tǒng)優(yōu)越、安全可靠、融合性強(qiáng)的中高級(jí)OA系統(tǒng)卻棄而不用了。

筆者認(rèn)識(shí)一家電子企業(yè)的CIO陳工，他在推廣應(yīng)用OA時(shí)也陷入此種困境，不知如何圓場。在前期針對(duì)企業(yè)自身需求，陳工也做了很多調(diào)研分析，幾乎把各部室、車間所有的日常流程、表單都收集、歸納了，當(dāng)時(shí)陳工實(shí)施的思路是想把所有紙質(zhì)表單全部做成網(wǎng)上工作流，讓員工學(xué)會(huì)網(wǎng)上辦公行文，尤其是做好網(wǎng)上審批，讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地可遠(yuǎn)程審批、決策。陳工認(rèn)為只要這樣，OA就算是應(yīng)用成功了，也算是對(duì)得起領(lǐng)導(dǎo)，畢竟這OA是花了近20萬買來的。

在經(jīng)過了一個(gè)多月的培訓(xùn)后，企業(yè)OA系統(tǒng)終于上線，陳工也感到企業(yè)仿佛進(jìn)入新時(shí)代，喜上眉梢，躊躇滿志。然而，經(jīng)過兩個(gè)月的應(yīng)用推廣，陳工調(diào)查匯總后，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的工作流表單數(shù)量并沒有像預(yù)想的那樣增長，OA系統(tǒng)的應(yīng)用仍僅局限于上公司新聞、發(fā)發(fā)通知、短信和收收郵件、存存檔案而已，員工們的應(yīng)用并沒有如預(yù)想的那樣積極熱烈，反而抱怨說，天天要開OA很麻煩。出差申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷、材料領(lǐng)用等日常申報(bào)業(yè)務(wù)，員工們還是習(xí)慣用紙質(zhì)手工申請(qǐng)。陳工特地與行政部、財(cái)務(wù)部商洽，規(guī)定統(tǒng)一實(shí)行電子申報(bào)制度，不符合規(guī)定的，強(qiáng)制退回。沒想到的是，這一規(guī)定激起企業(yè)部分上了年紀(jì)又較有權(quán)勢的老員工的強(qiáng)烈抵制，甚至干脆以“不懂、學(xué)不來”為由，“罷工”不申報(bào)了，讓財(cái)務(wù)部也陷入進(jìn)退兩難的境地，月末結(jié)賬竟難于下手。老板也慢慢地對(duì)OA失去信心，開始將信將疑了。

三個(gè)月后，老板竟要求所有公文由秘書打印成紙質(zhì)后送他披閱，員工可按照情況，酌情使用網(wǎng)上工作流審批，即可用也可不用。企業(yè)OA系統(tǒng)最后成了“半拉子工程”。于是這家企業(yè)內(nèi)部有人戲稱:“只因少了一筆，自動(dòng)化成了白動(dòng)化。”

網(wǎng)上審批何以被邊緣化?

CIO不禁要問，為何實(shí)施OA常會(huì)出現(xiàn)高成功率、低效用率乃至“雞肋”的現(xiàn)象?能助領(lǐng)導(dǎo)輕松“運(yùn)籌帷幄、決勝千里”、系統(tǒng)核心應(yīng)用工具的網(wǎng)上審批為何成了孤獨(dú)的“邊緣人”?這是多數(shù)CIO的困惑。筆者認(rèn)為，這主要是由于以下三個(gè)方面的原因造成的。

其一，流程不合理，OA系統(tǒng)細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)不甚科學(xué)簡捷。不少OA系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)過于煩瑣，員工平時(shí)手工只需要5~8分鐘就可以完成的事情，有可能通過系統(tǒng)軟件的操作和運(yùn)轉(zhuǎn)，反而需要30分鐘甚至更長的時(shí)間。再加上企業(yè)本身組織結(jié)構(gòu)不太合理，“婆婆媽媽”多，讓公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)也盤根錯(cuò)節(jié)。

大力推廣OA網(wǎng)上工作流，本身就是為了挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的人工傳遞、親筆批示的繁瑣方式，如果還需要本身對(duì)IT較為陌生的老總通過復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)程序，進(jìn)入到各個(gè)業(yè)務(wù)類型里審批，其結(jié)果自然是要么難用，要么用不上。

二是對(duì)電子檔、電子媒介物等網(wǎng)上虛擬物證仍存在著疑慮，這也制約了網(wǎng)上工作流審批模式的廣泛應(yīng)用。紙質(zhì)有一千多年歷史，電子介質(zhì)至多20年光景，網(wǎng)民、用戶單位仍深信“只有紙上才來得安全可靠”。

目前，我國政府部門、企事業(yè)網(wǎng)上辦公審批系統(tǒng)已開通多年，但網(wǎng)上辦公大都只能停留在初檢甚至“粗檢”階段，在不少人尤其是老領(lǐng)導(dǎo)的眼里，由于網(wǎng)上數(shù)據(jù)和材料缺乏物證、公信力與法律性，應(yīng)用公文流轉(zhuǎn)審批，應(yīng)用者會(huì)感覺不踏實(shí)，只相信紙張手寫或打印的憑據(jù)、清單，特別是企業(yè)財(cái)務(wù)、采購部門等核心部門，因?yàn)閳?bào)銷、做賬等用的憑據(jù)、發(fā)票實(shí)物，在網(wǎng)上進(jìn)行電子審核處理時(shí)，難于象傳統(tǒng)報(bào)銷流程一樣在相關(guān)審批者手中一一流轉(zhuǎn)，讓審批者無憑無據(jù)，難于審定，因此不受應(yīng)用者的歡迎。

三是安全與法律問題依然突出，成了制約網(wǎng)上審批推廣普及的瓶頸。這是一直以來頗令CIO頭痛的問題。

首先，網(wǎng)上審批的主要配套工具就是電子簽名和電子公章，這將保證領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位公函(合同)簽約的有效性。但是，我國在電子商務(wù)的立法方面嚴(yán)重滯后。目前我國只是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)管理出臺(tái)了一些限制性的行政法規(guī)，而對(duì)于如何促進(jìn)電子交易、使用電子簽名和電子合同支付等還沒有制定相關(guān)完善的法律，相關(guān)電子行為的權(quán)責(zé)性，法律難于確認(rèn)，制約了電子商務(wù)乃至網(wǎng)上審批的發(fā)展。

其次，電子公文傳輸中的安全性受到越來越大的挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)，容易受到黑客和病毒的攻擊，造成公文失密、信息被盜、被刪改等嚴(yán)重后果。目前，雖然已經(jīng)有一些基于Office文檔上的“簽章軟件”，但這樣的簽章文檔并不具備足夠的安全強(qiáng)度，在電子文檔上加蓋印章有時(shí)難于保證電子印章和文檔內(nèi)容的安全。因此，用戶單位和CIO對(duì)電子公文的加密能否確保絕對(duì)安全，單位或部門之間交換電子文件如何互聯(lián)互信，有效性如何確定等問題仍心存憂慮，也就妨礙了公文處理電子化的推廣和普及。

如何發(fā)揮網(wǎng)上審批的實(shí)效?

對(duì)于以上提出的諸多問題，除了軟件開發(fā)商本身提升技術(shù)、簡化流程，尚有哪些舉措能有效提升和完善目前的網(wǎng)上審批，全面推動(dòng)辦公自動(dòng)化?這是廣大CIO十分關(guān)注的問題。

一是采取“兩頭受理、體內(nèi)循環(huán)”，讓“紙上辦公”與“網(wǎng)上辦公”并聯(lián)過渡。某白酒企業(yè)在實(shí)施一個(gè)固定資產(chǎn)采購的電子工作流時(shí)碰到一個(gè)問題:在手工流程中，采購部需要把供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單原件附在支出申請(qǐng)單后交由財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總、老總審批，但電子工作流是無法傳遞紙質(zhì)報(bào)價(jià)單的，采購申報(bào)人也只是普通的操作人員，不敢輕易更改現(xiàn)有流程，而部門經(jīng)理、主管副總沒看到紙質(zhì)實(shí)據(jù)不敢在網(wǎng)上審批，出差在外的老板就更難定奪了。如果再回到傳統(tǒng)的老路上，OA所謂的“自動(dòng)化”只能是“白動(dòng)化”，只剩“半個(gè)空殼”，這種情況如何應(yīng)對(duì)才好?

該企業(yè)CIO提出了同時(shí)掃描發(fā)票、報(bào)價(jià)單等后進(jìn)行網(wǎng)上審批的方案，但被否決。后再經(jīng)與老總協(xié)商，決定只需將報(bào)價(jià)內(nèi)容填寫在電子工作流中，而所有紙質(zhì)報(bào)價(jià)單、原始憑證全保留在采購部門，由審計(jì)部門定期審計(jì)，保證交易的合法性，于是，所有問題基本迎刃而解了，尤其是對(duì)一些“特急”的事項(xiàng)，讓在外的企業(yè)老板能快速反應(yīng)，決勝千里。另外，也可采取打印流程中的部分重要字據(jù)，然后讓相關(guān)事項(xiàng)的當(dāng)事人手寫簽字備案，以明今后的責(zé)任，這樣也能解決審批人“眼見為實(shí)、立字為證”的需求問題，敢于進(jìn)行電子化審批。兩種運(yùn)作方式的并存，就為將來全部電子化打下了基礎(chǔ)。

二是推行并聯(lián)式審批，實(shí)行“一個(gè)窗口受理”服務(wù)。在企業(yè)的授權(quán)之下，CIO可將企業(yè)重要部門如行政部、財(cái)務(wù)部、采購部、市場部等多個(gè)部門的一些常用項(xiàng)目列入“全程網(wǎng)上審批”范圍，實(shí)現(xiàn)了部門、車間、總辦、集團(tuán)的多級(jí)審批聯(lián)動(dòng);同時(shí)，積極推動(dòng)企業(yè)機(jī)構(gòu)改革，抽調(diào)企業(yè)幾個(gè)關(guān)鍵部門的人員，專門成立網(wǎng)上審批中心(科室)。中心可對(duì)涉及兩個(gè)部門以上的項(xiàng)目實(shí)行聯(lián)合審批會(huì)辦，實(shí)行初審、會(huì)審、踏勘、驗(yàn)收“四個(gè)統(tǒng)一”，部門之間交叉進(jìn)行審批，減少辦事員工的往返奔波，大砍復(fù)雜項(xiàng)目的審批時(shí)限，讓員工頭疼的一些部門“踢皮球”現(xiàn)象在企業(yè)中不復(fù)存在。

集團(tuán)大企業(yè)的網(wǎng)上行政審批中心甚至可將集團(tuán)的審批依據(jù)、審批條件、審批程序、審批時(shí)限以及審批事項(xiàng)的受理環(huán)節(jié)、審批資料和審批結(jié)果文件的傳遞過程、責(zé)任部門、責(zé)任人等全部進(jìn)行上網(wǎng)公示和電子化運(yùn)作，實(shí)行“一個(gè)窗口受理、一條龍服務(wù)、一站式辦結(jié)”，從而全面提高企業(yè)的快速反應(yīng)能力。

當(dāng)然，要使企業(yè)審批中心充分高效發(fā)揮審批管理能力，就必須充分提高企業(yè)審批中心的地位。或是發(fā)展成為企業(yè)的一個(gè)常設(shè)工作機(jī)構(gòu)，或發(fā)展成為企業(yè)一個(gè)新的行政許可職能機(jī)構(gòu)。企業(yè)CIO的權(quán)力要多加提升，最好由公司副總以上的技術(shù)官員兼任。

其實(shí)，實(shí)行“全程網(wǎng)上審批”，推行并聯(lián)式審批，已在全國不少黨政機(jī)關(guān)試行，推動(dòng)了“陽光政府”的建設(shè)，成效不錯(cuò)，值得企業(yè)學(xué)鑒。

三是提高網(wǎng)上公文審批的可靠性、安全性，為網(wǎng)上審批工作提供強(qiáng)有力的保障。首先，為防止黑客、病毒的攻擊，CIO在選型OA系統(tǒng)時(shí)，其安全系統(tǒng)應(yīng)能提供完善的身份認(rèn)證機(jī)制、嚴(yán)密的權(quán)限控制體系、關(guān)鍵數(shù)據(jù)加密、詳細(xì)的日志信息記錄等安全措施;同時(shí)，用戶身份鎖、預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)的CA認(rèn)證接口等安全保護(hù)功能也應(yīng)進(jìn)一步提升，最大限度地保障審批業(yè)務(wù)的順利開展。

其次，采用手寫技術(shù)，建立個(gè)性化安全保障制度。目前，許多OA公文流轉(zhuǎn)過程中的修改是通過鍵盤來進(jìn)行的，這就帶來了很多麻煩，例如批注的位置、時(shí)間的先后等都有可能被冒名批注，而且用WORD文檔批注也比較麻煩。

如果采用手寫板技術(shù)，公文修改時(shí)就可以避免這些問題。一方面，手寫直接在電子文檔上進(jìn)行批注，符合平時(shí)人們?nèi)﹂啞⒑炁酥疗鸩菸募牧?xí)慣，更符合常用紙筆、對(duì)IT不甚熟悉的中老年企業(yè)管理層的使用習(xí)慣;另一方面各人的手寫筆跡都是不相同的，如果有人要冒名企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽批文檔的話，就會(huì)很容易通過簽名鑒別給“揪”出來，從而保證網(wǎng)上審批的權(quán)威性、可信度。因此，CIO也可大力推廣此法。

四是單位領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范應(yīng)用OA各項(xiàng)流程，身體力行推動(dòng)網(wǎng)上審批。推行網(wǎng)上辦公審批，工作量大牽涉面廣，不僅有技術(shù)、資金問題，還涉及到部門之間協(xié)調(diào)、銜接等，更主要的是領(lǐng)導(dǎo)思想觀念、提高工作效率、利益博弈的轉(zhuǎn)變等問題，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，身體力行，破除懷疑思想、部門主義和利益思想，敢想敢為，勇于創(chuàng)新，努力推行電子化審批，全面推動(dòng)辦公自動(dòng)化。

以網(wǎng)上審批為代表的OA建設(shè)之路任重道遠(yuǎn)，仍面臨許多挑戰(zhàn)。但是，只要正確分析，適應(yīng)形勢，完善技術(shù)，積極應(yīng)對(duì)，OA將更上一層樓，繁榮有序，并全面有效提高企業(yè)的快速反應(yīng)能力。