淺談電子文件的特性與檔案化管理

隨著計算機網絡技術的飛速發展，電子政務已成為辦公現代化的主要內容，越來越多的電子文件不斷產生，有的甚至超過了紙質文件，電子文件的檔案化管理，已成為檔案部門面臨的一項重要任務。本文結合筆者的工作實踐，就當前電子文件的特性與檔案化管理問題談一談自己的認識。

一、電子文件的特性

電子文件某些特性與紙質文件有很大區別。要管理好電子文件，就必須了解其特性。電子文件的主要特性可概括為：

（一）電子文件是數字化信息技術的產物

電子文件是在計算機中產生和處理，其信息形態是數字化的。人們在計算機屏幕上看到由文字、圖形等構成的電子文件形態只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計算機內部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均是以數字編碼的形式存在。電子文件從一個載體復制到另一個載體，或者從一臺計算機傳遞到另一臺計算機，實質上是在計算機內進行數字信號的傳輸處理。只要技術方法得當，就可以完全恢復到與原信號一樣。

（二）電子文件對設備的依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成的，離開計算機等設備，電子文件既看不見也摸不著。其對設備依賴性主要體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。例如電子文件對其他設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理。不同軟、硬件環境形成的電子文件載體，有時難以互換。

（三）電子文件載體的非直讀性

電子文件的非直讀性體現在很多方面。一是數字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質內部的物理性質，根本不可能看到。此外，載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達600MB-4000MB的光盤，刻寫激光斑點的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點表示什么。另外，載體上的數字信息往往進行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設備，如果不解壓解密也不能讀取其內容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。

（四）電子文件物理結構與邏輯結構的復雜性及對元數據和背景信息的依賴性

文件的物理結構是指其信息存諸于載體上的位置及分布情況，例如文件的正文、圖形、批示、附件等部分各自在載體上的存諸位置。文件的邏輯結構是指信息自身的結構，例如文件中的文字排列、章節構成、各頁的先后順序、插圖、標號等。紙質文件的信息物理結構與邏輯結構是一致的，而且是直觀的。例如，排錯了文件頁碼，就不僅破壞文件信息物理結構也同時破壞其邏輯結構。電子文件的信息物理結構和邏輯結構往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常地顯示輸出。

（五）電子文件信息與載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個載體轉換到另一個載體，其內容信息卻不發生任何變化。同樣，還可以通過網絡傳給遠方的一個或多個接收者。在一些對保密有特殊要求的網絡中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點的不同設備上，只是在需要時才臨時把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長期處于共享計算機網絡資源環境的使用者淡漠了對電子文件存儲于哪臺計算機、哪個載體以及什么位置的關心。這個特征給電子文件的保管帶來許多新的問題，處理不好，會直接影響其真實性、完整性和可靠性。

二、電子文件檔案化管理

電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程才能提供利用，與載體沒有必然的聯系。它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應當前的工作需要，因此，為適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

（一）電子文件檔案化管理特點

電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。本著服務社會回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的電子檔案信息服務。

（二）電子文件檔案化管理模式

電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段，對各個單位產生的電子文件信息進行集中統一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里。在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息，采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

（三）電子文件檔案和傳統檔案管理的區別

電子文件檔案化管理，是由檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取系統化、自動化、標準化、網絡化管理，它既不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

一是電子檔案的歸檔時間與傳統不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名認證，由檔案工作人員接受登記，按事由原則給出檔案分類號設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二是電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別原始憑證性的關鍵信息也可以改變，這些都使電子文件原始憑證性辨別困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不出錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性。

三是電子文件在管理方式上和傳統檔案有差異。電子文件的載體易老化變質及信息多媒體、新儲存介質的產生和發展，都會影響電子文件的可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式儲存接收到的電子文件檔案，以保證信息資源的方便利用。

四是電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件的同時，要馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號。根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。也可以編制多角度、全方位的檢索工具，以方便檢索查詢信息，用戶只需給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而減輕了檔案工作人員的勞動強度，提高了工作效率。

電子文件檔案化管理，對檔案管理部門、電子文件形成部門都具有現實意義。檔案管理部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，要和技術部門和文件形成單位等各行業人士密切配合，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享作出應有的貢獻。