林產企業SAP采購模塊中的貨源關系管理

[摘 要] 林業是我國國民經濟的重要產業，在林產企業中運用先進的管理思想和管理工具顯得尤為重要。本文介紹了林產企業中SAP系統的供貨關系管理，著重說明了信息記錄、框架協議、貨源清單、配額協議4個功能，并闡述了林產品的各個供貨關系對采購業務的影響。

[關鍵詞] 林產企業;SAP;貨源管理;信息記錄;框架協議;貨源清單;配額協議

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 21 . 018

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)21- 0032- 03

1 引 言

我國是一個林產品生產和消費大國，林業是我國國民經濟的重要產業之一，與人民生活密切相關。而隨著市場日新月異的變化，林產企業內部的管理問題、效率問題、信息傳遞等問題慢慢凸顯出來。因此，在林產企業中加強信息管理系統的建設勢在必行。通過管理信息系統，可以對林產企業各部門工作進行不斷的改進，增加計劃性和協調性，節約生產成本，提高生產效率[1]。

SAP是一個企業資源規劃(ERP)軟件產品，它包括了多個不同模塊和商務應用程序的復雜集成，每個應用程序代表了一個特定的商務領域，每個模塊代表了一種基本模塊處理[2]。其中物料管理是以工作流程為導向的處理功能，它可以對所有采購處理最佳化，可以自動評估供應商，通過精確的庫存和倉儲管理降低采購和倉儲成本。本文提出在林產企業中使用SAP來實現林產品的貨源關系管理。

物料和供應商是SAP物料管理中兩個重要的概念，也是業務操作關鍵的主數據。物料主數據是將具有同一基本屬性的物料集合起來并歸納為同一物料類型，可以分為產成品、半成品、原材料、輔助材料、包裝材料、低值易耗品等，具體可以根據行業特點來劃分，如林產品制作加工行業中，大家熟知的產成品手抓紋強化復合地板，原材料有天然木材、紅藍寶石體(Al2O3)，輔助材料溶液有三聚氰氨。每一種物料包含兩大類信息:一類是自然屬性，如名稱、規格、單位等;另一類是不同組織層級控制的各部門信息，如銷售信息、采購信息、庫存信息、財務信息等。供應商主數據包含企業所有供應商的信息，主要應用于采購部門和財務部門[3]，一般分為采購性供應商、一次性供應商、員工性供應商、財務性供應商等。供應商主數據包含3部分信息:一是通用信息，如供應商名稱、聯系方式等，二是采購信息，如貨幣訂單、付款條款、合作伙伴等;三是財務信息，如銀行信息、統馭科目(應付款科目)等[4]。物料和供應商在SAP系統中創建時為獨立的兩個主數據，而系統提供了貨源關系管理的相關功能，將兩者間的關系從獨立存在轉化為密不可分。貨源可以來自內部，例如林產企業自己的工廠，也可以來自外部供應商，貨源為物料采購提供了選擇，林產企業中SAP系統的貨源關系包括信息記錄、框架協議、貨源清單和配額協議，采購部門可以使用貨源關系選擇合適的供應商和物料，并跟蹤內外部貨源。

2信息記錄

信息記錄(Information Record)包含關于林產品供應商和從該供應商采購的物料或服務的簡明信息，因而信息記錄建立了供應商和物料、服務之間的關系，是有關采購的重要信息來源。創建采購訂單項時，系統會檢查是否存在相關的信息記錄，如果存在，輸入組織架構、供應商和物料后，凈價和價格條件等數據(例如有效的條件)會從采購信息記錄中復制過來。信息記錄中除凈價和價格條件外，還包括有效期、訂單單位、稅代碼、采購組織數據、計劃交貨時間等。

一般信息記錄的創建，是基于工廠的物料和基于采購組織的供應商的，同一個信息記錄號可以擴充到該物料的不同工廠和該供應商的不同采購組織。系統有兩種林產品的采購信息記錄:

(1)指定物料主數據，建立物料與林產品供應商的聯系。此種情況下，如果不指定具體的林產工廠，則該采購組織下的供應商對應的物料對所有工廠有效。

(2)不指定物料主數據，建立非物料與林產品供應商的聯系。此種情況下，如果創建時不指定物料和工廠，則該采購組織下的供應商不只針對單一物料，可以是對物料組，與一種或多種物料相關的屬于一個物料組，如復合地板;如果不指定采購組織、物料和工廠，則該供應商針對所有采購組織有效，并對指定物料組有效。

除標準的信息記錄外，針對不同的采購模式，還可以創建不同的信息類別，如林產品外協加工、管道資源、寄售等信息記錄。

信息記錄分為通用數據和組織數據。通用數據用于信息記錄的所有組織級別(例如訂單單位)，組織數據用于各個林產品采購部門或工廠，這種結構允許不同的采購部門維護不同的條件。它可以維護采購單位和基本計量單位的關系，雖然物料主數據中也可以維護采購訂單和基本計量單位的關系，但信息記錄的優先權高于物料主數據，不僅如此，信息記錄提供了訂單單位是否可變的功能，選擇轉換激活功能，使采購訂單中的單位可以修改。

信息記錄可以對不同林產品采購部門維護不同的價格條件，針對同一采購部門，可以在不同的有效期內設置不同的價格，如在系統中維護2010-04-10至2010-12-31單價為10 CNY，2011-01-01至2011-12-31單價為12 CNY，則當前下達的訂單取的價格為10 CNY，到了2011-01-01，下達訂單時，價格自動取12 CNY，無須人為干預。與此同時，還提供了價格等級功能，并可設計不同的等級規模，可以是數量等級、體積等級、距離等級、毛重等級等。假設采購一批楊樹原木，采用體積等級，1~100立方米是600 CNY，101~500立方米是550 CNY，500以上是500 CNY，創建采購訂單時，根據不同的體積等級，系統自動取的價格會做相應的變化，如采購90立方米，則價格自動取600 CNY;采購1 000立方米，價格自動取500 CNY，相當靈活。

信息記錄還支持條件類型的創建，如林產品的運費、關稅、消費稅等，不同的條件類型可以根據不同的業務指定不同的計算規則，如可以按林產品的總金額的百分比來定義，也可按固定金額來定義，甚至還可按單位數量的價格來定義，功能很強大。

信息記錄除手動創建外，也可以在維護報價單、采購訂單和框架協議時由系統自動生成，其中由采購訂單自動生成最為常見。創建采購訂單中勾選“信息更新”字段對信息記錄的采購組織信息產生的影響如下:

(1)如果沒有創建信息記錄，系統將自動創建一條信息記錄，且凈價為零。

(2)如果已存在信息記錄，則對采購組織信息產生以下4種影響:系統增加一條記錄并且錄到“訂單價格歷史記錄”中，可在信息記錄中查看;將信息記錄中的“采購組織數據2”屏幕中的“采購憑證”欄位修改為當前采購憑證編碼;不會修改信息記錄中的價格條件;創建下一個PO時，自動調用上一個PO中的價格。

信息記錄的附加信息[5]:當前和未來的價格和條件;最新一次的采購訂單的編號;物料的描述，即在采購訂單中的描述;某種物料的訂單統計(例如，到目前為止在某個林產品供應商訂購物料的總數);不同供應商提供物料價格的歷史情況;供應商的評估系統。

采購人員可用事務碼ME1L對比不同的供應商對某個物料或某組物料提供的價格和條件，得到供應商提供的所有物料的價格概況，凈價仿真功能可做假定價格情況分析。進一步講，采購人員可仿真與任何訂單數量和訂單數據有關的林產品供應商的凈價，根據數量和日期，系統確定提供最佳價格的林產品供應商。在生成仿真價格時，凈價仿真功能可考慮任何附帶的交貨費用和現金折扣(立即付款)，也可考慮任何基于價格/數量和條件的有效期內的價格變化。

3框架協議

框架協議(Outline Agreement)是一個與林產品供應商的長期約定，依據預先確定的條款和條件提供物料或服務?？蚣軈f議又分為“合同”和“計劃協議”。

合同(Contract)可以當作一個供應源來看待，在采購申請分配林產品供應源的時候，可以把這個合同分配給采購申請，然后再轉成采購訂單?；蛘咴诮⒂唵蔚臅r候可以參照合同建立訂單。實際中，還有多種說法，如“一攬子訂單”、“一攬子合同”、“主協議\\合同”等。合同可以使用兩種基本形式:金額合同和數量合同。在金額合同中，按總金額采購貨物或服務;在數量合同中，按總數量采購貨物或服務。下達采購訂單時，系統會自動計算已發生的金額和數量，如果超出總金額或總數量，則會有消息提示。

計劃協議(Schedule Agreement)是一種林產品供貨商和林產品用戶之間的長期采購協議，其中包括對協議中每個項目所說明的交貨進度的后續生成和定期更新。協議說明在協議有效期內的交貨總數。

當采購按照計劃協議進行時，林產品用戶不需要給供貨商發出另外的采購訂單，而是提供定期更新的交貨進度。交貨進度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的數量、日期，如果是JIT交貨，則為交貨的時間。這些行相當于采購訂單，根據交貨進度行是否在確認、交換或計劃區內來說明采購訂單已確認、部分確認或計劃。

以計劃協議為基礎的采購方式有以下優點:

(1)縮短操作時間，減少文件傳送，交貨計劃可以代替大量的采購訂單。

(2)做到林產品零庫存或接近零庫存采購，精確交貨時間功能使訂貨能以JIT原則交付。

(3)縮短林產品供貨商的交貨周期。供貨商不必一次備齊總的訂貨數量，可以在一定時期內根據計劃逐批發送，使供貨商能更好地計劃貨源。

4貨源清單的結構、維護和作用

貨源清單(Source List)規定了在給定的一段時間內物料可能的、合格的林產品供貨來源，它顯示了物料從給定的林產品供應商或根據一個長期合同可以進行訂貨的時間，綜合了基于時間的貨源分配功能，貨源可由系統確定或人工輸入，如果沒有合適的貨源，可以通過RFQ處理功能尋求行情報價以選擇合適的林產品供貨商。貨源清單的數據結構、創建、控制作用如圖1所示。

貨源清單使林產品采購部門能集中管理貨源。貨源清單是可采用的物料供應來源的清單，顯示采購可行的時間段。貨源清單使得在某一個時間點上有效貨源的確定更加容易，這些貨源包括林產品的外部供應商、內部工廠或一個采購框架協議項目。貨源清單包括了在一段特定的時間段內針對某種物料首選的、允許的或不允許的貨源。在貨源清單中貨源清單記錄定義了每一種貨源。

貨源清單提供如下選擇:

(1)定義某一林產品貨源為固定貨源(該貨源會被作為某一特定時期內的首選貨源)。

(2)凍結某一林產品貨源，例如，由于質量低劣。

(3)確定有效林產品貨源(指那些在某一時間點被認作是首選貨源的)。

當貨源清單變化很大或有新條目時，建議手工維護貨源清單記錄。增加新條目時可以參考現有的貨源記錄。當生成或改變一個框架協議時也可以維護貨源記錄，此時，協議中的項目拷貝到貨源清單中。也可以從采購信息記錄維護貨源清單，當生成或修改采購信息記錄時可以把林產品供貨商加入到貨源清單。

系統可以自動生成某種林產品的物料貨源清單，此時，系統為定義成某種物料的每個信息記錄生成一個貨源清單，或給訂購了某種物料的每個框架協議項目生成一個貨源清單。

在物料主數據的采購視圖中，可以維護是否激活貨源清單的控制功能，如果激活，則只有維護貨源清單才能下采購訂單，也可通過配置按林產品生產工廠級別控制，維護了貨源后，不需要再進行詢報價和采購申請等一系列步驟。

在維護采購申請時，可選擇“貨源確定”，如已維護了一個貨源和信息記錄，輸入林產品物料、工廠和數量后則會自動帶出參考的信息記錄號和供應商;如已維護兩個以上貨源，則不會自動帶出貨源，需要手動去選。

5配額協議

配額協議(Quota Arrangement)是在配額的基礎上對林產品的物料供貨來源進行分配的機制。它可以使用戶在任何指定的時間都能夠確定哪一個是列在采購申請中物料采購的有效來源。配額的設定允許在一個時期內，在不同林產品供應來源之間自動分配物料總需求的比例。

如果某一林產品材料要輪流從不同的貨源處采購，則可以為每一個貨源分配一個配額。配額顯示了從每個貨源處采購的份額。如果對某一材料存在配額安排，那么在貨源決定的過程會考慮配額。配額管理一般適用于一定的有效期內為每個供應源創建配額管理項，配額管理允許根據時間把物料需求分配給不同的貨源。

配額協議還可以設定貨源的類型，如林產品內部自制或是外部采購，并設定每個貨源的最大數量和最小數量?？梢栽谖锪现鲾祿少徱晥D中的配額安排字段激活此功能，并可選擇哪些需求包含在配額安排中，系統提供了采購訂單、采購申請、計劃協議、計劃訂單、物料需求計劃(MRP)、生產訂單。下面是一個計算配額比例的實例。

假設天然木料由原來僅有的供應商 A 和 B 的現存配額分配中增加了新的供應商 C。假設每個供應商的配額見表1，則下一次采購申請指定給哪一個供應商呢?。

通過系統菜單功能為供應商 C 設置配額基數 260，在貨源中增加新貨源時可能使用配額基數，主要是防止把所有的需求分配給新貨源。根據系統自動設定的公式:配額比例=(配額基數+已分配配額數量)/配額。供應商 A、B 和 C 的配額比例如下:

A:(780+0)/3=260

B:(380+0)/2=190

C:(0+260)/1=260

因為供應商 B 的配額比例最低，所以下一次申請將指定給它。

6總 結

在林產企業中，使用SAP可以較好地進行貨源關系管理。SAP提供的信息記錄、框架協議、貨源清單和配額協議功能都說明了林產品供應商—物料間的供貨關系，實現貨源分析，但每個功能的側重點有所不同，信息記錄主要提供了供應商—物料間的價格關系和價格仿真功能;框架協議主要體現了供應商—物料間的長期供應關系;貨源清單維護了某個物料在一定時期內的合格供貨源;配額協議反映的是不同供貨源的比例和份額排列。

主要參考文獻

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[2]Vivek Kale.Implementing SAP R/3:The Guide for Business and Technology Manager[M].北京:中國人民大學出版社，2003:177-178.

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[5]曾曉華. SAP商務解決方案叢書——MySAP ERP運營管理[M].北京:東方出版社，2005:206.