論房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)優(yōu)化

[摘 要] 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，很多企業(yè)在應(yīng)對(duì)激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，常常采用降低成本的方法以增加產(chǎn)品在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于采購(gòu)設(shè)備、材料成本占其產(chǎn)品成本的50% 以上，企業(yè)對(duì)采購(gòu)成本的控制顯得至關(guān)重要。本文基于我國(guó)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)了基于績(jī)效改進(jìn)目標(biāo)的采購(gòu)部門(mén)流程優(yōu)化方案。

[關(guān)鍵詞] 房地產(chǎn)企業(yè); 績(jī)效評(píng)價(jià); 采購(gòu)管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 21 . 023

[中圖分類(lèi)號(hào)]F274 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673 - 0194(2010)21- 0042 - 02

在全球金融危機(jī)與國(guó)家宏觀調(diào)控的環(huán)境下，激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使得我國(guó)一些房地產(chǎn)企業(yè)利潤(rùn)越來(lái)越薄，經(jīng)營(yíng)越來(lái)越困難，面臨著巨大的生存挑戰(zhàn)。對(duì)于絕大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，設(shè)備、材料成本構(gòu)成企業(yè)的主要成本，占絕大多數(shù)企業(yè)總成本的40%~60%。采購(gòu)成本節(jié)約的每分錢(qián)都能直接變?yōu)槔麧?rùn)，采購(gòu)對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的影響巨大。通過(guò)有效的采購(gòu)管理能夠達(dá)到降低成本，提升利潤(rùn)，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的目的。下面將具體探討房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)優(yōu)化措施。

1房地產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)優(yōu)化的措施

1.1信息化采購(gòu)流程優(yōu)化

企業(yè)流程再造被認(rèn)為是繼全面質(zhì)量管理之后的第二次工商管理革命，它是指在信息網(wǎng)絡(luò)遍及企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)上對(duì)原有的基本理念、業(yè)務(wù)流程、管理程序和方法等進(jìn)行重新考慮和設(shè)計(jì)，以期使衡量績(jī)效的重要指標(biāo)如成本、質(zhì)量、效率等獲得顯著改善。企業(yè)流程再造實(shí)際上是一種組織改進(jìn)和變革活動(dòng)，一種在企業(yè)觀念、戰(zhàn)略、組織和管理方法上都要系統(tǒng)思考，分析存在的問(wèn)題，進(jìn)行全面改進(jìn)的變革活動(dòng)。高效采購(gòu)管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)先進(jìn)的管理技術(shù)和信息技術(shù)的支持。因此，設(shè)計(jì)一個(gè)適合于企業(yè)的信息處理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)暢通的信息交流的關(guān)鍵。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行招標(biāo)、組織、控制、協(xié)調(diào)，它是企業(yè)與供應(yīng)商聯(lián)系的紐帶。采購(gòu)部門(mén)對(duì)整個(gè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的配套企業(yè)的信息進(jìn)行管理分類(lèi)，根據(jù)工程的進(jìn)度，向相關(guān)的企業(yè)發(fā)出要約，工程配套企業(yè)根據(jù)企業(yè)成本，進(jìn)行合理報(bào)價(jià)，通過(guò)開(kāi)標(biāo)，能夠及時(shí)確定需要的配套供應(yīng)商，大大節(jié)約了采購(gòu)考察的時(shí)間。通過(guò)與配套企業(yè)定期進(jìn)行信息交流，掌握先進(jìn)的材料和即時(shí)的價(jià)格信息。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的信息化管理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)快捷采購(gòu)的必要條件。

1.2采購(gòu)流程優(yōu)化途徑

采購(gòu)流程是指為生產(chǎn)需要而選擇供應(yīng)商并購(gòu)買(mǎi)物料的業(yè)務(wù)過(guò)程。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效采購(gòu)的基礎(chǔ)，它應(yīng)具備優(yōu)化、無(wú)冗余、并行作業(yè)的基本屬性。對(duì)于小額配套工程物資的一次性采購(gòu)，一般每3個(gè)月讓配套企業(yè)集中報(bào)價(jià)，以確定最優(yōu)方案。對(duì)于大額配套工程物資的采購(gòu)，一般采取招投標(biāo)報(bào)價(jià)的方式，讓所有企業(yè)有公平競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，介紹產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)、性能和達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)管理軟件等計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，大大提高了采購(gòu)的速度，節(jié)約了采購(gòu)的時(shí)間，節(jié)省了考察的費(fèi)用。

1.2.1 檔案管理

對(duì)現(xiàn)有開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的供應(yīng)商及其提供使用的物料建立相應(yīng)檔案，詳細(xì)記錄與供應(yīng)商的合作情況以及物料質(zhì)量要求和使用情況。同時(shí)，加大對(duì)新的供應(yīng)商和新材料的開(kāi)發(fā)力度，收集和整理當(dāng)前市場(chǎng)信息，了解市場(chǎng)上供應(yīng)商的信息，如規(guī)模、生產(chǎn)供貨能力、市場(chǎng)份額、供貨品種、技術(shù)開(kāi)發(fā)能力、價(jià)格、價(jià)格條款、付款條件等，也可進(jìn)行進(jìn)一步的交易，并將這些內(nèi)容收入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。如果部分供應(yīng)商已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上銷(xiāo)售或電子商務(wù)，采購(gòu)員可登錄其主頁(yè)了解最新動(dòng)態(tài)。

1.2.2采購(gòu)計(jì)劃管理

工程管理部根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略要求，列出開(kāi)發(fā)項(xiàng)目總的施工計(jì)劃，采購(gòu)部根據(jù)工程管理部的總施工計(jì)劃，做出與之相適應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)各節(jié)點(diǎn)的采購(gòu)計(jì)劃按時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)分解排列。計(jì)算招標(biāo)、定標(biāo)、合同簽訂、物資進(jìn)場(chǎng)的準(zhǔn)確時(shí)間，保證滿足工程進(jìn)度的需要，如與實(shí)際有偏差，采購(gòu)可進(jìn)行調(diào)整并找出偏差原因，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)更改以保證日后數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)劃管理的正確性。

1.2.3采購(gòu)訂單管理

采購(gòu)員按采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)相應(yīng)工程物資。首先，從供應(yīng)商檔案中擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，對(duì)在該項(xiàng)目上長(zhǎng)期合作值得信賴的供應(yīng)商，首先確定。其次，對(duì)大宗貨物的采購(gòu)及檔案中相應(yīng)貨物供應(yīng)商較少的情況，及時(shí)發(fā)出要約邀請(qǐng)，補(bǔ)充完善相應(yīng)的采購(gòu)信息，由采購(gòu)人員與相關(guān)的部門(mén)共同參與詢價(jià)程序，通過(guò)招標(biāo)來(lái)確定最終的合作伙伴。再次，根據(jù)工程施工對(duì)物資的要求，確定是一次下單備貨，還是分次下單訂購(gòu)，是想減少資金占用，還是想規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.4訂單審核確認(rèn)

訂單經(jīng)內(nèi)部有權(quán)限的人員審核后，請(qǐng)供應(yīng)商確認(rèn)。如雙方確認(rèn)無(wú)誤，供應(yīng)商發(fā)貨后，采購(gòu)部通知工程管理部及總包或物料領(lǐng)用單位，及時(shí)辦理物料的驗(yàn)收、入庫(kù)，出具驗(yàn)收合格證明。

1.2.5發(fā)票管理

采購(gòu)前期根據(jù)合同預(yù)付定金等，都是按收據(jù)來(lái)進(jìn)行付款，當(dāng)貨物數(shù)量和價(jià)格確定后，在物料全部供應(yīng)到指定倉(cāng)庫(kù)或位置后，就應(yīng)要求供應(yīng)商開(kāi)具全額貨物發(fā)票。采購(gòu)部收到供應(yīng)商的發(fā)票后，將總包領(lǐng)用物料明細(xì)金額與發(fā)票數(shù)相核對(duì)，按各施工單位的領(lǐng)用情況，詳細(xì)記錄于備查賬簿，將相關(guān)手續(xù)核對(duì)無(wú)誤后，連同物料的驗(yàn)收合格證明一并轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部門(mén)。

1.2.6材料驗(yàn)收管理

貨到后，倉(cāng)儲(chǔ)科可查看隨貨同行的訂單號(hào)，從數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)調(diào)出相應(yīng)的入庫(kù)通知單，質(zhì)檢部門(mén)可根據(jù)訂單要求對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行檢查并填寫(xiě)質(zhì)檢報(bào)告。審核無(wú)誤后，根據(jù)入庫(kù)通知單生成入庫(kù)單。如果存在數(shù)量差異，倉(cāng)儲(chǔ)科與采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系并查明原因，如果是供應(yīng)商的責(zé)任，由入庫(kù)單上“差異”字段反映出來(lái)，并按實(shí)收數(shù)量核減合同金額，由供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)或作相應(yīng)處理。

1.2.7財(cái)務(wù)處理

財(cái)務(wù)人員在接到入庫(kù)單、驗(yàn)收單、領(lǐng)料單、貨物發(fā)票等后，對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)量、金額核對(duì)，登記數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。根據(jù)工程采購(gòu)付款申請(qǐng)單，對(duì)應(yīng)付款項(xiàng)目進(jìn)行審查核對(duì)，在前期已與供應(yīng)商賬務(wù)準(zhǔn)確核對(duì)的基礎(chǔ)上，及時(shí)安排后續(xù)付款。

2房地產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)優(yōu)化的效果

2.1實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商的電子化管理

首先，通過(guò)自動(dòng)化的供應(yīng)商材料及報(bào)價(jià)單管理，企業(yè)更容易判斷是在老客戶中選定供應(yīng)商，還是需要擴(kuò)大范圍進(jìn)行選定。其次，對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商管理力度加大，各部門(mén)可共同監(jiān)督和實(shí)施供應(yīng)商管理，使供應(yīng)商信息在內(nèi)部體現(xiàn)“透明”，這可使供應(yīng)商根據(jù)施工安排和工藝的需要，改善和提高材料質(zhì)量和特性，有利于企業(yè)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系;同時(shí)，實(shí)行采購(gòu)優(yōu)化后，在部分重要物資采購(gòu)方面斷絕了供應(yīng)商和采購(gòu)人員的交往，從而使各個(gè)廠商、廠家之間的不公平競(jìng)爭(zhēng)及購(gòu)銷(xiāo)中的一些不正當(dāng)促銷(xiāo)行為受到制約，這樣就從源頭上遏制了腐敗滋生，物資采購(gòu)中的不正之風(fēng)得到有效遏制。

2.2企業(yè)的組織成本降低

首先，簡(jiǎn)化了工作程序，內(nèi)部審核減少。計(jì)算機(jī)自動(dòng)化控制使人為因素得到了有效的管理，而企業(yè)內(nèi)原有的一些不增值的活動(dòng)被計(jì)算機(jī)所取代或忽略。相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)無(wú)須在招標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、合同文件的審核上浪費(fèi)時(shí)間。其次，企業(yè)內(nèi)部信息溝通速度加快，采購(gòu)無(wú)須再做一些書(shū)面通知如運(yùn)輸計(jì)劃、預(yù)計(jì)到貨通知、材料到貨情況、入庫(kù)情況、付款計(jì)劃等，可通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享而實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)化管理，無(wú)形中大大降低了協(xié)調(diào)成本和信息成本，減少企業(yè)的內(nèi)耗。第三，員工工作量的減少也減弱了因人為疏忽而帶來(lái)工作上的失誤及溝通緩慢等障礙，使員工有更多的時(shí)間和精力關(guān)注于自己工作領(lǐng)域內(nèi)發(fā)生的市場(chǎng)變化。總之，優(yōu)化采購(gòu)將有限的、分散的采購(gòu)人力、采購(gòu)資源整合起來(lái)，共同面對(duì)市場(chǎng)，使采購(gòu)程序大大簡(jiǎn)化，同時(shí)可以節(jié)約大量的人力資源。

2.3采購(gòu)周期縮短

通過(guò)信息化加快了與供應(yīng)商的溝通，使供應(yīng)商可以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)所需而準(zhǔn)備相應(yīng)的材料，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部突破了信息傳遞的限制，流程的改革使企業(yè)增加了活力和工作的彈性，減少了人為因素的干擾，故采購(gòu)周期縮短。

2.4企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力大大增強(qiáng)

首先，企業(yè)的信息化減少了工作的隨機(jī)性，加大了計(jì)劃力度，使企業(yè)預(yù)測(cè)能力增強(qiáng)。財(cái)務(wù)監(jiān)控能力加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流的嚴(yán)格控制和實(shí)時(shí)監(jiān)控。其次，信息化帶來(lái)了企業(yè)人員和能力剩余，使部分員工有能力完成更多工作，而節(jié)約出的人力可安排在人力資源相對(duì)稀缺的位置。同時(shí)，企業(yè)在加強(qiáng)信息管理的同時(shí)，有能力承擔(dān)其他一些相關(guān)業(yè)務(wù)，企業(yè)的發(fā)展?jié)摿υ鰪?qiáng)。優(yōu)化采購(gòu)也充分利用“大市場(chǎng)”的資源吸引更多的供應(yīng)商參與所采購(gòu)物資的競(jìng)價(jià)、競(jìng)標(biāo)，通過(guò)詢價(jià)、比價(jià)、談判取得價(jià)格上的優(yōu)惠，降低采購(gòu)成本。

總之，當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)企業(yè)正處在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境中，如何實(shí)施有效采購(gòu)管理以提高整個(gè)供應(yīng)鏈的效率，降低成本，提升競(jìng)爭(zhēng)力已成為急需解決的問(wèn)題。

主要參考文獻(xiàn)

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