跨組織跨地域的項目相關方協同設計及實現

[摘 要] 項目管理軟件的最高層次為“基于因特網的全面集成應用層次”。為了在項目相關方協同工作的同時，保障數據的安全性，項目矩陣型組織中的授權是首先必須解決的問題。本文從組織、角色、系統資源的分析入手，研究了基于職能維度的功能授權和基于項目維度的數據授權相結合的雙維度授權機制，有效地滿足了矩陣型項目管理和項目相關方之間的協同要求，為工程項目管理信息系統向基于“因特網的全面集成應用層次”發展作了有益的探索，并在寶鋼集團有限公司(簡稱寶鋼)的工程項目管理實踐中得到有效的驗證。

[關鍵詞] 項目管理;信息系統;矩陣式

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 21 . 019

[中圖分類號]F270.7;TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)21- 0035- 03

工程項目的特點之一是項目相關方眾多，項目干系人關系復雜。在寶鋼，工程項目管理涉及的內部單位有:各分/子公司的投資管理部門、設計管理部門、施工管理部門、設備采購部門、資材采購部門、檔案管理部門、財務部門等，外部單位有設計單位、監理單位、施工單位、設備及材料供貨商等。

同時，寶鋼是一個由300多家分/子公司組成的集團型鋼鐵企業，由于其下屬各分/子公司所處地域不同、管理文化和發展背景不同，工程項目管理體系不盡相同，如何既保證各分/子公司相對獨立的項目群管理，又體現公司對項目管控的要求，是寶鋼工程項目管理信息系統建設過程中需要解決的一個設計難點。

為此，需要按“統一規劃、分層管理”的理念，設計基于多組織架構的矩陣型授權體系。

一、多組織架構設計

經過分析發現，雖然寶鋼下屬各分/子公司工程項目管理的組織機構不同，但項目管理的核心業務相對明確。為此選擇工程項目管理成熟度較高的寶鋼分公司作為原型，結合寶鋼建設領域流程再造成果，借鑒浦項EC工程項目管理經驗，打破寶鋼各分/子公司原工程項目管理體系相關職能部門的分工界線，對職能部門、項目單位、項目組、設計單位、施工單位等業務進行抽象，按業務分工將參與工程項目建設的各相關方進行了重新劃分，形成了如表1所示的虛擬項目相關方及其職責。

二、系統角色的設計

對項目相關方的職責進行進一步的細化分析，發現可以將項目關方分解成多個角色，包括項目范圍編制人(負責編制項目范圍框架)、可研設備總表起草人(內)(負責編制可研設備總表(內部用戶))、可研設備總表起草人(外)(負責編制可研設備總表(外部用戶))、初步設計設備總表起草人(內)(負責編制初步設計設備總表(內部用戶))、初步設計設備總表起草人(外)(負責編制初步設計設備總表(外部用戶))、建安實物量清單起草人(內)(負責編制項目建筑安裝實物量清單(內部用戶))和建安實物量清單起草人(外)(負責編制項目建安實物量清單(外部用戶))等。

三、系統角色與系統資源的關系設計

系統角色與系統資源的關系設計源于用例分析，典型用例分析如圖1所示。

四、項目維度的數據授權設計

寶鋼工程項目采用的是矩陣型組織架構，因此除了實現從以上職能維度完成的系統功能授權體系外，尚需進行基于項目維度的數據授權設計，以滿足工程項目管理的需求，為此，可以構造“項目團隊成員”這個虛擬對象，設計出基于職能維度和項目維度的雙維度授權模型，如圖2所示。[1]

五、項目相關方協同實現

運用了以上項目相關方協同設計的寶鋼工程項目管理信息系統，從功能維度和項目維度實現對某一特定用戶的授權。

1.功能維度的授權實現

功能維度的授權實現，依賴于畫面、按鈕等系統資源，其步驟如下:

(1)在構建組織機構樹狀結構的基礎上，建立組織機構與角色的對應關系。從寶鋼集團的組織結構圖看，寶鋼集團分為寶鋼股份、寶鋼金屬和寶鋼發展等，而寶鋼股份又分為寶鋼分公司和梅鋼分公司，以寶鋼分公司為例，下設投資處、設計處等，而投資處又設置項目經理、投資管理員等多種崗位，每個崗位規定了具體的崗位職責和角色規范，這樣就以樹狀結構為基礎，構建起組織機構與崗位角色之間的匹配關系。

(2)完成系統資源與角色的關系的配置。寶鋼各類管理系統都由諸多模塊組成，各個模塊包含諸多功能，而各功能又與相關角色相匹配。以寶鋼工程建設管理系統為例，其下包含CC模塊名稱、CM模塊名稱、DE模塊名稱、EP模塊名稱、FI模塊名稱、IN模塊名稱等。就IN模塊名稱來說，其包含變更信息維護、變更信息錄入、設備資料交付維護、設計資料交付維護、合同資料交付情況查詢、項目團隊定義等功能。就項目團隊定義而言，它分別授權給相關角色人員，包括綜合管理員、系統管理員、項目經理和應用發布驗證人員。

(3)角色與具體人員進行關系配置。首先設置角色清單，角色清單包括所有崗位，比如項目單位固定資產編制人、項目單位考評結果錄入人、項目經理、綜合管理員、項目單位供應商推薦人等。每個角色崗位由多人承擔，通過點擊角色崗位的按鈕，能開啟相關角色清單列表，這樣很便捷地實現了角色與具體人員的關系配置。

通過以上3個步驟，實現了某組織下某用戶對系統功能(畫面、按鈕)的授權。

2.項目維度的數據授權實現

寶鋼工程項目管理信息系統中對項目維度的授權是通過數據級授權來進行控制的，其具體實現可分為以下幾步:

(1)根據項目歸屬方、AB類項目劃分，定義項目各相關方。主要從項目編號、項目名稱、項目歸屬方、項目性質、品種調整、項目類別、規劃分類、AB類劃分以及對應的規劃項目來定義項目的相關方，比如項目單位、總投資管理方、設計管理方、設備采購方、施工管理方等，它們分別由不同的部門承擔。

(2)由項目相關方管理員指派項目團隊成員。各項目相關方派遣到項目組的成員中，有的是針對所有項目的，有的只針對某一個或幾個項目，為此，需要將項目團隊成員落實到項目中。

例如，以寶鋼工程管理部主導的鋼管廠新增特殊和生產線這個項目來說，工程管理部下屬主要角色有建安合同經辦人員、建安合同起草人、設計委托反饋信息管理員、預算負責人和招投標負責人等，就“建安合同經辦人員”而言，它需要在角色定義的基礎上，由項目相關方管理員，從已經被授予“建安合同經辦人員”的人員中，選擇其一作為本項目的“建安合同經辦人員”。以保證不同項目的建安合同經辦人員，只能看到自己所屬項目的建安合同及其相關材料，有效地保障了合同相關信息(特別是招標相關文件)的保密性。

由于角色和人員之間是多對多關系，故對于某一位員工，可以被授予多個角色。同時，對于同一個角色，也可授予不同員工。而對于跨項目管理的綜合管理角色，因與具體項目無關，則無需在項目團隊成員中進行定義。

六、設計成果應用效果

協作式項目管理系統與傳統式項目管理信息系統有著根本區別。傳統項目管理信息系統的核心是項目目標控制，其主要目標是為了輔助某一個項目相關方對諸如投資、進度和質量等項目目標的控制;而協作式項目管理系統重在支持項目各干系人之間的溝通、協調和協作。實現項目管理的集成化和統一化，形成項目管理方與實施方之間互為約束、互為促進的矩陣式項目管理模式，有利于發揮綜合優勢，最大限度地提高管理水平和投資效益。[2]

基于本設計成果應用的寶鋼工程項目管理信息系統以業主方項目管理為中心，投資管理、設計、采購、施工、監理、項目財務等各專業協同工作，工程項目過程信息(設計聯絡單、設備采購清單、設備移交表等)線上流轉，大大提高了工作效率，降低了管理成本，有效地實現了跨組織、跨地域工程項目管理，2009年獲上海市企業管理現代化創新成果一等獎。

主要參考文獻

[1]李軍，王健.新技術條件下建設工程項目管理信息系統發展趨勢淺論[J].中國高新技術企業，2008(17):35-36.

[2][美]Meilir Page-Jones.UML面向對象設計基礎[M].包曉露，譯.北京:人民郵電出版社，2001:72.