高校數(shù)字化檔案館的規(guī)劃與建設

數(shù)字化檔案館引起了人們的重視，在數(shù)字化檔案館的規(guī)劃與建設中，我們必須把握好它的主要脈絡，以更好地發(fā)揮它的作用。

一、總體規(guī)劃

1.經(jīng)費與人才的配備

要建設數(shù)字化檔案館，工作人員必須具有現(xiàn)代化的技術設備，如數(shù)據(jù)庫服務器、網(wǎng)絡設備、終端、掃描儀、打印機、刻錄機、數(shù)碼相機等硬件設備，還要有先進的檔案管理軟件。另一方面，建設數(shù)字化檔案館還必須依靠檔案信息技術專業(yè)人員，因此必須重視高素質(zhì)復合型信息技術人才的培養(yǎng)和引進。既要把好檔案人員選拔任用關，面向校內(nèi)外招聘錄用相關信息人才，又要建立完善的培訓制度，采取在職培訓進修、攻讀學位、脫產(chǎn)進修、學術研討或參觀考察等方式，對現(xiàn)有檔案人員進行培養(yǎng)和提高水平，使他們的知識結構及業(yè)務水平適應高校檔案信息化建設和發(fā)展需要。

2.成本與效益的衡量

效益是一切社會活動所追求的基本目的，建立數(shù)字化檔案館工作的社會效益主要體現(xiàn)在為社會服務上，即通過自身的服務，直接或間接地為社會實現(xiàn)物質(zhì)和精神效益，但是我們在追求數(shù)字化檔案館效益的同時，又要考慮本部門的經(jīng)濟效益和成本支出。如果成本支出≥經(jīng)濟效益+社會效益，那么，這項工作就沒有任何價值，甚至造成經(jīng)濟損失。因此建設數(shù)字化檔案館，必須根據(jù)館藏情況、服務對象和檔案的功能類型，正確界定數(shù)字化檔案館的內(nèi)容與范圍，以期用較低的成本取得較高的效益

總體的規(guī)劃是數(shù)字化檔案館建設的關鍵，我們必須進行充分地調(diào)研，制定詳細、科學的規(guī)劃，為數(shù)字化檔案館的建設打下堅實的基礎。

二、實體建設

1.數(shù)據(jù)庫建設

高校的數(shù)字化檔案館建設中，所應建立的數(shù)據(jù)庫，一般情況下應包括目錄數(shù)據(jù)庫和專題全文數(shù)據(jù)庫。首先應該建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化，這是檔案數(shù)字化建設的初級目標。而專題全文數(shù)據(jù)庫則是建立數(shù)字化檔案館的重中之重，專題數(shù)據(jù)庫大概包括幾類:(1)黨政檔案數(shù)據(jù)庫。這是對學校黨委、行政部門產(chǎn)生的應歸檔的紙質(zhì)文件和電子文件進行實時錄入管理。(2)教學檔案數(shù)據(jù)庫。教學檔案是高校檔案的重要組成部分，而教學檔案中的學生學籍、成績及畢業(yè)論文又是重中之重。(3)科研檔案數(shù)據(jù)庫。高校競爭力的“王牌軍”，將科研檔案進行數(shù)字化處理，對可以公開的內(nèi)容，進行公開，既方便了社會各界的利用，又有利于提高學校的知名度。(4)評估專題數(shù)據(jù)庫。對評估材料進行歸納，使檔案為評估發(fā)揮應有的貢獻。(5)多媒體數(shù)據(jù)庫。建立起支持圖像、視屏等形式的多媒體信息數(shù)據(jù)庫。(6)檔案編研成果數(shù)據(jù)庫包括重要的文件匯編、史志、大事記、年鑒、專題概要、優(yōu)秀學位論文匯編等。(7)Internet資源導航庫，即根據(jù)實際需要，搜索、選擇因特網(wǎng)Internet中具有較大檔案意義的信息資源鏈接到數(shù)字檔案館的網(wǎng)頁上，作為數(shù)字檔案館的虛擬館藏。⑧用戶信息庫。包括用戶基本信息和需求信息。

2.內(nèi)容建設

內(nèi)容的建設，主要是信息的采集過程，需要完成的工作包括兩個方面。首先，檔案資料數(shù)字化。實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化的方法是利用掃描儀和數(shù)碼相機等方式將檔案館內(nèi)現(xiàn)有的和將來可能存在的傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的全部內(nèi)容轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息。這里包括:紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)的檔案材料可用鍵盤輸入和掃描儀掃描等途徑進行數(shù)字化;多媒體信息的數(shù)字化。通過計算機多媒體技術，將聲像檔案和其他一些視頻、音頻資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。其次，電子檔案。(1)電子檔案的接收，必須明確電子文件的歸檔條件，確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關鍵，檔案管理工作者在對電子文件進行歸檔時，需要經(jīng)過整理的電子文件確定屬性后，即完成文書處理程序后再歸檔保存;確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。(2)電子檔案的上傳。檔案工作人員通過瀏覽器/服務器(B/S)結構中的客戶端瀏覽器將文件和一些相關數(shù)據(jù)通過WEB提交給服務器，存放在相應的數(shù)據(jù)庫中。

3.門戶網(wǎng)站建設

門戶網(wǎng)站包括外網(wǎng)門戶網(wǎng)站和內(nèi)網(wǎng)門戶網(wǎng)站，它的主要功能為實現(xiàn)信息資源的共享和提高數(shù)字化檔案館的效益。因此，建設門戶網(wǎng)站時應加強以下幾個方面:(1)提供特色信息與服務。這是高校數(shù)字化檔案館能否吸引用戶的關鍵，也是其社會效益大小的決定性因素，數(shù)字化檔案館的門戶網(wǎng)站必須要結合本校科研、教學、行政工作開發(fā)建設具有自身特色的信息資源，形成自己獨特的亮點。(2)信息資源共享性建設。共享性建設是指，檔案工作人員依照自己的專業(yè)特點開發(fā)出具有自己特點的檔案信息網(wǎng)站、網(wǎng)頁，并根據(jù)社會需要輸出和輸入檔案信息，不斷充實、更新、完善其內(nèi)容，在保密的前提下向公眾開放，使高校檔案資源得到共享。(3)資源機密性建設。檔案信息的機密性，使在網(wǎng)上實現(xiàn)檔案資源的共享和開發(fā)利用的時候，必須要有一定的限制，可以根據(jù)數(shù)字檔案的不同密級對檔案進行劃分，不同密級的檔案上不同的網(wǎng)，對于二級保密的檔案，可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、經(jīng)濟損失為準，這樣就能吸引別人來查閱檔案，提高檔案的利用率。同時要對檔案進行經(jīng)常的、及時的鑒定，爭取做到該保密的一定要保密，該開放的一定要及時開放。

三、安全性建設

1.技術安全建設

計算機網(wǎng)絡分布的廣域性、數(shù)字化信息資源的共享性、網(wǎng)絡軟件的缺陷和漏洞等，為了盡可能消除這些安全隱患，必須要加強數(shù)字檔案館的安全技術體系建設。(1)數(shù)字簽名技術。數(shù)字簽名是對傳統(tǒng)文件手寫簽名的模擬，能夠?qū)崿F(xiàn)用戶對電子形式消息的認證。(2)防火墻。“防火墻”是檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡與互聯(lián)網(wǎng)之間的安全衛(wèi)士，它在內(nèi)部網(wǎng)與公共網(wǎng)絡之間建立起一個安全網(wǎng)關，保護私有網(wǎng)絡資源免遭其他網(wǎng)絡使用者的擅用或入侵。(3)采取操作系統(tǒng)平臺安全的措施。操作系統(tǒng)平臺的安全措施包括:采用安全性較高的操作系統(tǒng)、對操作系統(tǒng)的安全配置;利用安全掃描系統(tǒng)檢查操作系統(tǒng)的漏洞;對操作系統(tǒng)應定期安裝補丁和檢查更新，這樣才能及時修復系統(tǒng)中的缺陷和彌補安全漏洞。另外還要對操作系統(tǒng)進行安全配置如身份認證、訪問控制等。(4)建立虛擬專有網(wǎng)絡(VPN)，通過它為用戶創(chuàng)建隧道，提供與專用網(wǎng)絡一樣的安全保障。

2.管理安全建設

(1)提高信息安全意識。為確保數(shù)字化檔案館不受到惡意侵害，必須增強我們的安全意識，要定期檢查安全升級和軟件補丁，不要將未保護的移動設備接入網(wǎng)絡和嘗試來歷不明的軟件，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)，在因特網(wǎng)上提供公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，檔案館內(nèi)部的存儲數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實與一切外網(wǎng)實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，只有授權用戶才能通過客戶端應用程序進行數(shù)據(jù)處理工作，其他人員無法操作系統(tǒng)。確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。(2)制定安全管理制度。如:確定檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍;制定網(wǎng)絡系統(tǒng)的維護制度和應急措施;制定檔案館網(wǎng)絡操作使用規(guī)程和用戶訪問身份認證制度等。(3)制定人員管理制度。加強對檔案管理人員的教育，提高他們的素質(zhì)，并制定嚴格的安全管理制度。明確各類人員的職責，杜絕亂操作帶來的各種后果。

綜上所述，總體的規(guī)劃是數(shù)字化檔案館建設的基礎，實體建設是數(shù)字化檔案館建設的關鍵，安全性建設是數(shù)字化檔案館良性運轉(zhuǎn)的保障，要建設數(shù)字化檔案館，必須做好這三項工作。

(作者單位:重慶文理學院)