會計電算化條件下的內(nèi)部控制

[摘 要] 企業(yè)經(jīng)營管理中一個日常而又典型的決策問題就是部分零部件的自制與外購方案決策。對這一決策問題應(yīng)選擇其中成本最低的方案。本文根據(jù)成本決策理論，運(yùn)用Excel 2007制作符合多種假定前提的自制外購模型，并以直觀動態(tài)的表格數(shù)據(jù)及可調(diào)節(jié)圖形方式顯示自制或外購決策結(jié)論。

[關(guān)鍵詞] Excel;折扣;自制;外購;決策模型

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 07. 003

[中圖分類號]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)07 - 0008 - 02

金泉供水有限公司很早就建立了內(nèi)部會計監(jiān)督制度，例如重要崗位人員職責(zé)不相容制度、會計與出納不能由同一人擔(dān)任、物資招標(biāo)采購等制度就是內(nèi)部會計監(jiān)督制度的具體表現(xiàn)。這些制度對保證相關(guān)人員按照既定的目標(biāo)和要求完成各自的任務(wù)并避免腐敗起到了一定的作用，對領(lǐng)導(dǎo)人員也形成有效的約束。

自20世紀(jì)末以來，大多數(shù)大、中型企業(yè)已開展會計電算化工作，到目前已達(dá)到了相當(dāng)完善的水平。會計電算化工作逐漸向建立會計信息中心，實(shí)現(xiàn)“數(shù)出一門，資料共享”方向轉(zhuǎn)化。而在企業(yè)內(nèi)部會計控制制度里加入會計電算化的內(nèi)容就顯得日益重要。

一、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

(1)內(nèi)部控制形式的變化。由于計算機(jī)具有高速穩(wěn)定的特點(diǎn)，有很強(qiáng)的邏輯判斷與邏輯推理能力，使內(nèi)部控制的形勢發(fā)生很大的變化:第一，原手工條件下的一些內(nèi)部控制措施在電算化條件下沒有存在的必要性，如編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細(xì)賬的核對，由于計算機(jī)在處理過程中不會出現(xiàn)這類錯誤，就沒有手工核對的必要。第二，原手工條件下的一些內(nèi)部控制措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，如憑證的借貸關(guān)系校驗(yàn)，余額發(fā)生額平衡的檢查，各核算與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)核對，對報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等。

(2)內(nèi)部控制對象的變化。原手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)會計的內(nèi)部控制對象是處理會計業(yè)務(wù)的財務(wù)會計人員。通過崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制制度，就可以保證會計信息的正確性，企業(yè)資產(chǎn)的安全完整。然而，在電算化會計系統(tǒng)中，財會人員只是負(fù)責(zé)會計數(shù)據(jù)的輸入，所有會計數(shù)據(jù)的處理和報表的生成都是由計算機(jī)系統(tǒng)完成的。系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性以及系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)都是內(nèi)部控制必須予以關(guān)注的。企業(yè)實(shí)現(xiàn)會計電算化以后，企業(yè)內(nèi)部控制的對象不再單純是財務(wù)人員，而是財務(wù)人員和整個會計電算化系統(tǒng)。

(3)內(nèi)部控制范圍的變化。電算化會計系統(tǒng)比手工會計系統(tǒng)復(fù)雜得多，包括財會人員、計算機(jī)硬件設(shè)備和相應(yīng)的各種應(yīng)用程序組成的軟件系統(tǒng)，系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)行和維護(hù)還需要計算機(jī)專業(yè)人士的參與。企業(yè)會計內(nèi)部控制的范圍不再僅僅是人和制度，而是涉及人員、制度、軟件系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)以及硬件的配置和選購等幾個不同的范疇。在電算化條件下，企業(yè)的內(nèi)部控制范圍顯然擴(kuò)大了很多。

(4)內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給會計工作帶來了新的內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施。例如維護(hù)人員與操作人員的內(nèi)部牽制，計算機(jī)內(nèi)與磁盤內(nèi)會計信息的保護(hù)，計算機(jī)病毒的防治，計算機(jī)系統(tǒng)操作管理員、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員新的崗位責(zé)任等。

二、會計電算化條件下內(nèi)部控制面臨的新問題

(1)電算化會計信息系統(tǒng)中交易、授權(quán)及執(zhí)行問題。授權(quán)批準(zhǔn)控制是一種常見的基礎(chǔ)的控制。原手工條件下，每一項(xiàng)交易或事項(xiàng)的各個環(huán)節(jié)都需要有相關(guān)人員的審核和簽章。但在電算化條件下，權(quán)限的分工主要是口令，口令是無形地存在于計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的。業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定的程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，很容易導(dǎo)致內(nèi)部控制失控。如業(yè)務(wù)人員與客戶串通、非法取得口令繞過審核程序開出銷貨提單并核銷客戶應(yīng)收賬款;又如業(yè)務(wù)人員利用工作之便竊取公司財務(wù)秘密等。

(2)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性、保密性差。我國的會計電算化軟件通常是以數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)經(jīng)過二次開發(fā)完成的，一些重要的會計數(shù)據(jù)資料均以數(shù)據(jù)庫文件形式存放。雖然目前運(yùn)用了一些會計控制措施，如實(shí)施人員分工授權(quán)制、口令密碼保護(hù)制以及為確保輸入正確而實(shí)行的各種校驗(yàn)檢測等，但對系統(tǒng)內(nèi)的各類數(shù)據(jù)卻未采取相應(yīng)的保護(hù)措施。只要精通數(shù)據(jù)庫知識的人都可以繞過會計軟件的控制措施，打開數(shù)據(jù)庫，進(jìn)入財務(wù)報表等會計信息系統(tǒng)，所有的財務(wù)秘密便一覽無余了，甚至可以直接對其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪改操作。會計數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性無法保證。

(3)計算機(jī)系統(tǒng)缺乏綜合判斷和推理能力。盡管計算機(jī)運(yùn)行速度快、準(zhǔn)確度高，也有很強(qiáng)的邏輯推理能力，但以其代替手工操作的同時也使系統(tǒng)喪失了對例外事項(xiàng)的判斷能力和推理能力。一旦某一環(huán)節(jié)發(fā)生差錯，將會導(dǎo)致賬務(wù)系統(tǒng)一系列的錯誤，使整個會計信息系統(tǒng)面臨巨大的風(fēng)險。

(4)電算化資料存儲電磁化所帶來的問題。由于會計信息是以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼所觀察不到的，很容易被刪除而不留下任何痕跡。另外，磁性介質(zhì)對于防水、防火、防磁及溫度變化都有一定的要求，從而增加了數(shù)據(jù)保存的脆弱性。

三、電算化條件下內(nèi)部控制制度的建立

(1)會計電算化的組織控制制度。會計核算軟件正式投入使用時，必須對原始組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，并為各類人員制定新的崗位責(zé)任制，以幫助各系統(tǒng)順利運(yùn)行，完成預(yù)定目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)會計電算化后，會計崗位將重新進(jìn)行劃分，其崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查與數(shù)據(jù)分析等。由于會計電算化的實(shí)施，會計人員與開發(fā)人員的聯(lián)系非常密切，因此需要用組織控制進(jìn)行職權(quán)分離。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員不得兼任操作人員和管理人員;規(guī)定程序員不得參加操作;規(guī)定未經(jīng)授權(quán)的人員不得接近計算機(jī)設(shè)備、程序和有關(guān)文件。嚴(yán)格分清程序員、操作員、管理員的職責(zé)，加強(qiáng)對各級代碼口令的管理，并注意定期修改口令。同時要加強(qiáng)上機(jī)管理與檔案管理。

主要的控制措施包括:①訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦;②設(shè)置操作權(quán)限限制;③操作人員身份的密碼控制;④數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離;⑤機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括:數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)和認(rèn)證技術(shù)等。

(2)系統(tǒng)研發(fā)控制制度。會計電算化軟件研發(fā)應(yīng)符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》等，按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的軟件運(yùn)行時才能有可靠的保障。會計電算化軟件的開發(fā)不僅僅是手工會計功能的簡單模擬，還要在軟件開發(fā)中強(qiáng)化內(nèi)部控制手段，嚴(yán)格規(guī)范會計軟件在數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出、傳輸和安全保護(hù)等方面的控制功能。

(3)加強(qiáng)操作程序的控制。制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對電腦機(jī)房內(nèi)工作所做的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的，必須隨著經(jīng)營狀況的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實(shí)性和可靠性。

(4)內(nèi)部審計控制制度。電算化內(nèi)部審計是會計控制的一種特殊形式，由于是“人機(jī)對話”的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計應(yīng)做好以下幾個方面的工作:①對會計資料定期進(jìn)行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等;②審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整;③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性和合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;④對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

邢臺水業(yè)集團(tuán)金泉供水有限公司嚴(yán)格按照《河北省企業(yè)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范實(shí)施細(xì)則》(以下簡稱《細(xì)則》)的規(guī)定建立規(guī)范的會計工作秩序，并于2002年獲得省會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化三等獎。由于目前會計工作的業(yè)務(wù)環(huán)境發(fā)生了很大變化，公司在執(zhí)行會計工作規(guī)范中發(fā)現(xiàn)了一些問題。

(1)應(yīng)完善現(xiàn)有的實(shí)施細(xì)則，將法律責(zé)任量化或給予具體解釋，加大其法律責(zé)任與執(zhí)法力度，保證企業(yè)會計資料和提供會計信息的合法性、完整性和真實(shí)性，即會計責(zé)任不能同時賦予了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和會計人員，這種將一種責(zé)任同時賦予多個主體的做法，在實(shí)踐中必然會造成誰都負(fù)責(zé)任，誰又都不負(fù)責(zé)任的結(jié)果。法律本身的疏漏不僅給違法人員以可乘之機(jī)，執(zhí)法機(jī)關(guān)也因缺少具體標(biāo)準(zhǔn)而難以操作。同時建立表彰機(jī)制，對做出顯著成績的會計機(jī)構(gòu)、會計人員要具體、恰當(dāng)?shù)亟o予精神的和物質(zhì)的獎勵。制度要具有確定性、可操作性。

(2)《細(xì)則》第十三條規(guī)定“一式幾聯(lián)的普通發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓懀⑦B續(xù)編號”，而現(xiàn)在從稅務(wù)機(jī)關(guān)取得的普通發(fā)票已改為自帶碳粉，不需用復(fù)寫紙，必須按號碼順序逐欄，全部聯(lián)次一次性如實(shí)填開。

(3)《細(xì)則》第十八條只規(guī)定了手工記賬憑證的規(guī)格，而目前實(shí)行會計電算化所采用的用友軟件專用憑證紙規(guī)格為11.5厘米 × 24厘米。

(4)《細(xì)則》第二十條填制記賬憑證，有時為了反映一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完整性，應(yīng)允許填制“多借多貸”的記賬憑證。

(5)目前用友軟件專用會計賬簿的規(guī)格分為2種:21厘米 × 29.5厘米或29.2 × 28.5厘米。與《細(xì)則》第二十七條的規(guī)定不符。

(6)大多數(shù)大、中型企業(yè)已經(jīng)實(shí)行會計電算化而《細(xì)則》第五章會計賬簿規(guī)范主要針對的是手工記賬操作。

(7)電算化內(nèi)部審計是會計控制的一種特殊形式，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。在《細(xì)則》里應(yīng)加入內(nèi)部審計內(nèi)容。