會計電算化下高校內(nèi)部控制芻議

[摘 要] 隨著信息化社會的到來，使用計算機進行會計核算和管理已成為歷史發(fā)展的必然。本文在分析會計電算化系統(tǒng)對會計內(nèi)部控制產(chǎn)生影響的基礎(chǔ)上，提出了會計電算化下加強和完善會計內(nèi)部控制的策略，以確保高校實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效運行，從而提高高?，F(xiàn)代化管理水平。

[關(guān)鍵詞] 會計電算化;內(nèi)部控制;策略

doi : 10 . 3969 /j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 07. 004

[中圖分類號]F232 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)07 - 0010- 02

內(nèi)部控制是高校內(nèi)部管理活動中采取的一系列具有控制功能的組織、程序、手段的總稱，包括會計控制和管理控制。高校為了實現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，必須建立一整套內(nèi)部控制制度，以保證高校有序、健康地發(fā)展。高校在建立電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和會計管理環(huán)境等發(fā)生了很大的變化。會計電算化在高校的普及和應(yīng)用，對提高工作效率、規(guī)范財務(wù)管理等都起到了重要的作用，也給高校內(nèi)部控制帶來了較大的影響。

一、會計電算化系統(tǒng)對內(nèi)部會計控制的影響

(一)高校會計核算環(huán)境的變化

會計電算化的普及和應(yīng)用，使會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大變化，為了適應(yīng)會計電算化的需要，財務(wù)部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)技術(shù)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)技術(shù)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。同時由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展及其在財務(wù)中的進一步應(yīng)用，遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銀行等得以廣泛應(yīng)用，這些新事物的出現(xiàn)直接導(dǎo)致會計核算環(huán)境發(fā)生巨大變化。

(二)會計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的變化

電算化系統(tǒng)下會計數(shù)據(jù)以肉眼無法識別的形式被直接存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認的審計線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上，不宜實施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很容易被改動，對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受到損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。

(三)內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化

實行會計電算后，數(shù)據(jù)處理部門將成為內(nèi)部控制的重點。會計業(yè)務(wù)的處理關(guān)鍵是數(shù)據(jù)的處理，數(shù)據(jù)的準確性直接影響到財務(wù)結(jié)果的可靠性。會計數(shù)據(jù)的可靠性是指數(shù)據(jù)來源及數(shù)據(jù)處理所使用的會計程序要合法，原始數(shù)據(jù)要真實無誤。數(shù)據(jù)缺乏可靠性是會計系統(tǒng)最嚴重的隱患，如果所發(fā)生的數(shù)據(jù)沒有真實性可言，那么其得出的財務(wù)結(jié)果就沒有任何意義。在會計電算化下，一些職能部門負責(zé)原始數(shù)據(jù)的審核、錄入、復(fù)核、計算機輸出報告的分析，原始數(shù)據(jù)僅需一次性輸入到計算機中，電算化系統(tǒng)就會自動完成各種賬簿的登記工作，大量的工作都集中到電子數(shù)據(jù)處理部門，因此全部責(zé)任和數(shù)據(jù)也高度集中于電子數(shù)據(jù)處理部門，使其成為內(nèi)部控制的重點。

(四)計算機的使用使控制舞弊、犯罪的難度加大

在會計電算化環(huán)境下，儲存在計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員只要稍具備一些數(shù)據(jù)庫知識完全可以繞開會計軟件的各種措施，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀重要的財務(wù)數(shù)據(jù)。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，控制計算機舞弊和犯罪的難度較手工會計系統(tǒng)更大，它所造成的危害和損失更大。

二、加強和完善會計電算化下高校內(nèi)部會計控制策略

(一)加強電算化會計內(nèi)部管理制度建設(shè)

針對會計電算化的特點，制定切實可行的內(nèi)部管理制度。通過科學(xué)合理的部門設(shè)置、人員分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進行控制。建立恰當(dāng)?shù)慕M織機構(gòu)和職責(zé)分工制度，以相互監(jiān)督、相互制約，防止或減少舞弊的發(fā)生，最大限度地防范和化解會計工作風(fēng)險。會計電算化工作崗位可分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。內(nèi)部控制的關(guān)鍵就在于不相容職務(wù)的分離，計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。在電算化會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù);數(shù)據(jù)維護管理職務(wù)與電算審核職務(wù);數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù);系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。同時，還應(yīng)健全職務(wù)輪換制度。

(二)加強會計核算控制

會計核算控制是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要內(nèi)容。會計核算結(jié)果是會計預(yù)測、決策、分析的基礎(chǔ)，必須要保證賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性、真實性。會計核算控制內(nèi)容應(yīng)包括:原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理之前都要經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限審批，簡明、準確、完整地填制與錄入。對需更正或刪除的不正確業(yè)務(wù)要按規(guī)定進行操作，嚴格執(zhí)行復(fù)核制度。此外，復(fù)核人員還要仔細核對輸出賬務(wù)憑證的相關(guān)信息與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)信息是否一致，確保計算機賬務(wù)處理的準確性。會計數(shù)據(jù)輸出也要進行嚴格審核并簽章，同時做好會計數(shù)據(jù)的備份工作。

(三)加強和重視對電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部審計

查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能。審計人員對計算機舞弊可以在兩個方面發(fā)揮作用:一是在審計中直接查出計算機舞弊案;二是審核和評估內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點，提請被審計單位改善內(nèi)部控制制度，通過完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預(yù)防、查出和處理計算機舞弊活動。 內(nèi)部審計應(yīng)包括:(1)對會計資料定期進行審計，檢查其是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，檢查會計電算化系統(tǒng)賬務(wù)處理是否正確、真實，審核費用簽字是否符合本單位內(nèi)控制度要求，憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的賬務(wù)處理應(yīng)及時調(diào)整并分析原因;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性和合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞，針對薄弱環(huán)節(jié)進行有效控制，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。

(四)加強系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全控制

高校實行會計電算化后，為了防止電算化會計系統(tǒng)遭到非法侵害，需建立多方面的安全控制制度。主要包括:制定上機管理制度，保證計算機設(shè)備安全的措施，如防火、防潮、防盜、防磁等;通過上機記錄制度，形成上機日志等;按照不相容崗位職責(zé)分離的原則，對各業(yè)務(wù)崗位人員授予處理自己負責(zé)工作的授權(quán)制度并嚴格控制監(jiān)督，健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度;禁止在計算機上玩游戲;安裝殺毒軟件等。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，高校應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。此外網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過這些安全技術(shù)可基本保證內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全。

(五) 加強會計電算化檔案的管理

建立完善的數(shù)據(jù)存儲和檔案制度是高校會計電算化內(nèi)部控制和管理的重要措施之一。為了保證數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，避免操作風(fēng)險，加強會計檔案管理，高校財會人員不僅要保存紙質(zhì)的會計核算資料，而且要保存、保管好其他介質(zhì)方式下存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。除此之外，還應(yīng)定期進行檢查和復(fù)制，堅持雙重備份制度，防止會計檔案丟失。

(六)完善人才培訓(xùn)制度，提高會計人員素質(zhì)

再先進的設(shè)備和系統(tǒng)軟件歸根到底是要人來使用和操作的，要提高會計人員計算業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須加大電算化人才培訓(xùn)力度，培訓(xùn)過程中應(yīng)著重立足于本單位實施電算化的實際情況，培養(yǎng)或聘用一批既懂電腦知識，又精通財會業(yè)務(wù)的復(fù)合型系統(tǒng)管理人才和軟件使用操作人員，推動高校會計電算化事業(yè)真正由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。

(七)建立健全會計電算化反舞弊機制

為了保證會計會計信息的質(zhì)量和可信度，會計軟件不得設(shè)置“反記賬”、“反結(jié)賬”功能，編制具有“反記賬”、“反結(jié)賬”功能的電算化軟件，是一種違法行為，必須受到嚴懲。會計電算化軟件設(shè)計應(yīng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，具有事前能預(yù)測、決策，事中能規(guī)劃、控制，事后可以核算、分析的管理型功能，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效率。拒絕使用違反《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的軟件系統(tǒng)，以防范舞弊行為的發(fā)生，保證會計信息真實、完整。

主要參考文獻

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