高校學費收入自動分配的思路及方法

[摘 要] 現行的高校學費收入人工分配方法具有滯后性，分配數據受人為因素影響大，分配依據不夠充分、確切。本文通過構建相應的數據轉換系統將學費管理系統和財務系統有機連接起來，實現學費收入由計算機自動分配，學費收入計入會計賬目與費用分配同時進行，分配準確、及時，且分配數與收入數相互對應，依據充分、確切。

[關鍵詞] 高校學費收入;數據轉換系統;自動分配

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 08 . 011

[中圖分類號]G475[文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)08 - 0029 - 03

從20世紀末高校擴招以來，高校在校學生人數成倍增長，學費收入在學校總收入中占有較大比重，有關學費的核算成為高校財務管理工作的重要內容之一。高校學費的會計核算主要涉及收入核算和分配核算兩方面。由于計算機應用技術的普及，高校學費管理已全面實現了計算機管理，學費收取的登錄臺賬、發票開據，學費收入的會計入賬等都可利用計算機自動處理完成。高校學費收入作為高校辦學經費的重要來源之一，大都要在學校和院系之間按一定的比例進行合理分配使用，而由于各高校學費收入分配政策及招生類別的多樣性，高校學費收入分配核算的自動化程度不高，大都是手工進行分配核算。高校學費收入分配政策與招生類別密切相關，不同類別學生的學費收入分配政策不盡相同。

一、高校招生類別劃分

高校擴招后，高校招生類別呈現多樣化的趨勢。高校招生類別主要分為博士、碩士、普通本專科、預科、成教本專科、自考本專科、網絡教育本專科等。其中博士、碩士招生按培養經費來源分為國家計劃內招生、單位委托培養招生、自籌經費招生3類，碩士招生按有無學歷證書還可分為普通碩士招生、工程碩士招生、高校教師培養招生、MBA招生、MPA招生。國家計劃內招收的博士和碩士的培養經費由國家承擔;委托培養的博士和碩士的培養經費由委托單位支付給受托高校;自籌經費的博士和碩士的培養經費由學生本人承擔。普通本專科生的培養經費由國家承擔一部分，學生本人承擔一部分。成教、自考和網絡學生的培養經費由學生本人承擔。成教學生按教學方式分為脫產生、夜大生和函授生。國家撥付的培養經費和普通本專科生、預科生繳納的學費作為高校預算內的經費在學校和院系之間綜合平衡使用;委托培養和自籌經費的博士、碩士繳納的培養費及成教、自考、網絡學生繳納的學費作為高校預算外的經費按一定的比例在學校和院系之間進行分配，學校和院系對分配后所得的預算外經費各自具有自主使用權，作為對高校辦學經費不足的彌補。

二、 高校現行學費收入分配方式的缺陷

高校學費收入在學校和院系之間按一定的比例進行合理分配使用，其目的主要是提高院系的辦學積極性，實現責、權、利的對等。在現行的高校學費收入分配方式下，高校學費收入的入賬時間和學費收入的分配時間通常不一致，也不是由同一個人完成，而是先將學費收入進入會計賬，學校主管領導和相關部門、院系共同確定分配政策和方案，由負責學費收入分配的人員在此之后根據收費臺賬記錄對已進入會計賬的學費收入進行分配，收費臺賬記錄的查詢和學費的分配都采用手工方式進行。這種學費收入分配方式存在很多缺陷，主要有以下幾方面:

(一)學費收入進入會計賬與分配不是同時進行，學費分配數與收入數不能匹配

現行的高校學費收入分配方式是先由管學費收取的人員將收取的各個院系的學費進入一個統一的收入項目和科目，再由管學費分配的人員根據學費收費臺賬在之后的某一天對已入會計賬的學費收入進行分配，而且對各個院系學費收入的分配時間也不盡相同。由于學費收入分配時是根據學費收費臺賬記錄，且學費收入入賬與分配存在時間差，這期間可能有學生退學退費或轉院系，這就會造成學費的分配數與收入數不能對應相等和分配時與入賬時學生院系信息不一致，分配數與收入數不匹配。

(二) 容易造成有意或無意的人為差錯

現行的學費收入分配方式是由學費收入分配人員查詢學費收費臺賬上記錄的繳費情況進行學費收入分配的，分配數與收入數之間沒有嚴格的對應關系，有可能出現查詢數據錯誤或漏掉的情況，導致分配數出現錯誤，損害學校或院系的利益。

(三) 不能及時反映院系應得的學費收入，院系工作缺乏時效性和有效性

當前，學生欠繳學費在高校是普通現象，催收學生欠費主要依賴于院系的有效工作。由于學費收入沒有及時進行分配，院系不能準確掌握本院系學生的繳費情況，不知道本院系應收取的學費已繳納了多少，有多少應收取的學費學生還未繳納，院系催收學生欠費工作沒有明確的目標，不能制定確實有效的催收措施，催收學生欠費工作的成效不大，最后導致催收學生欠費工作缺乏積極性。其次，學費收入沒有及時分配給院系，容易造成院系經費緊張，許多工作由于經費緊張而不能正常開展，或已開展的工作由于經費投入不足，有些必要的工作環節不得不簡化，最后導致工作質量不高，工作成效不佳。

針對現行高校學費收入分配方式存在的不足，本文提出一種及時準確的自動分配方法。

三、高校學費收入自動分配方法

高校經費管理是科目代碼加項目代碼的方式，同一個科目代碼下通過設置不同的項目代碼來區分不同的項目經費。現行的高校學費收入分配方式是學費收入先進入一個統一的科目和項目中，此后負責學費收入分配的人員再查詢學生繳費臺賬進行分配。高校學費收入自動分配的主要思想是在作學費收入會計賬的同時自動進行分配，學費收入總金額和繳款總金額能一一對應，學費分配額和學費收入額能一一對應。為此，需要學校在每學年開始收取學費之前確定每類學生學費收入分配政策和方案。高校學費收入自動分配方法的構建需要依賴于現代計算機應用技術和完善的學費管理系統。高校學費現已全面實現了計算機管理，并已形成了比較完善的學費管理網絡系統。學費管理系統主要包括學校院系管理、學生學籍管理、學費應收款管理、收費管理、學費發票管理、綜合查詢統計、學生欠費管理和學生助學貸款管理等子系統，其中學校院系管理子系統和學生學籍管理子系統與實現學費收入的自動分配密切相關。學校院系管理子系統主要是根據本校實際招生情況在學費管理系統中設置相應的學校、院系、專業、班級的名稱和代碼。學生學籍管理子系統主要是建立或更改學生的姓名，學號，所屬院系、專業、班級，收費標準，年級，學歷，學制，招生類別等基礎信息。院系管理子系統和學生學籍管理子系統中的相應信息建立后，每個學生所繳學費就可歸屬于相應的院系管理系統，并能滿足不同的招生類別學生學費收入分配政策不同的需求。此外，在學費管理系統和財務系統之間還需要一個數據轉換系統，用于將學費管理系統中的學生繳費數據自動分類匯總進入相應的科目和項目并生成財務系統中的記賬憑證。

數據轉換系統是學費收入自動分配的核心，應包含以下子系統:授權分配子系統，授權某人設置不同類別的學生學費收入在學校和院系之間的分配比例;繳費信息處理子系統，從學費管理系統中搜集某時段某個或某幾個收費人收取的學生繳費的數據和學生的院系、專業、學歷、招生類別、繳費項目等信息，并將搜集的繳費數據按預先設定的分配比例進入學校和各院系相應學費收入的項目及科目生成預轉數據;憑證生成子系統，將預轉數據按財務系統中記賬憑證的格式生成記賬憑證。

授權分配子系統在會計人員有權限的前提下設置不同類別的學生學費收入在學校和各院系之間的分配比例。若某高校可招收博士生、碩士生、普通本專科生、成教本專科生、自考本專科生和網絡教育本專科生等，可建立如下的學費收入分配比例設置窗口(見圖1)。

在設置窗口中，有設置學費收入分配比例權限的人名會在設置人后面的小長方框中點下拉按鈕顯示出來，并可通過在人名前的“□”中點擊一下鼠標左鍵打鉤確定設置人，接下來在招生類別前面的“□”中點擊一下鼠標左鍵打鉤確定設置哪一類招生類別的學生學費收入的分配比例，最后在對應類別學生后的學校分配比例和院系分配比例下的框中輸入分配政策規定的比例。招生類別還可根據學校實際招生情況進行增加或刪除。

繳費信息處理子系統需要自動完成兩項工作。首先，繳費信息處理子系統要從學費管理系統中搜集學校、院系、學生學歷、培養經費來源(成教生為教學方式)、專業、繳費項目這幾項信息的代碼并自動生成相應的學費收入分配經費代碼。學費收入分配經費代碼的構成:院系應分得的學費收入經費的代碼由學費系統中的該院系代碼+學生學歷代碼+培養經費來源(成教生為教學方式)代碼+專業代碼+繳費項目代碼組成，學校應分得的學費收入經費由于不必區分學生學歷、培養經費來源(成教生為教學方式)、專業等，其經費代碼只須由學校代碼+繳費項目代碼組成即可。其次，繳費信息處理子系統要搜集指定時段中指定收費人收取的學生學費的繳費數據，按學生學籍信息將學生所繳學費分類匯總并根據預先設定的分配比例進行分配，進入學校和相應院系的學費收入經費代碼中生成預轉憑證。學費收入的科目代碼可不區分，學校和各院系應得的學費收入可共用一個科目代碼。

憑證生成子系統的作用是按財務系統中憑證的格式信息，用預轉憑證中相應字段的信息替代財務系統中憑證相應字段的信息并導入財務系統生成正式的憑證。財務系統中憑證的主要信息包括摘要、經費代碼、會計科目代碼、借方或貸方金額等。

完成上述系統構建和系統設置后，每天結束收費工作進行學費收入會計賬務處理時就可由計算機自動分配完成從學生學費收入入賬到分配的全部工作。在學費收入自動分配方式下，記賬憑證的貸方是學費分配后學校和相應各院系應分得學費收入的項目、科目和金額，借方可先統一設定為現金收入，記賬憑證生成后再根據實際來款情況修改記賬憑證的借方，將借方改為現金、銀行存款、暫存款等。在學費收入自動分配方式下，完成數據轉換系統構建后，學費收入分配處理流程如圖2所示。

在學費收入自動分配方式下，學費收入一般在當天能及時入會計賬并同時進行學費收入分配，根據“有借必有貸，借貸必相等”的會計復式記賬規則，學費收入分配數和學費收入總額及來款總額對應相等，學費收入分配依據充分、確切，學費收入分配數據對應無誤，可避免人工分配可能造成的有意或無意的差錯。此外，學費收入自動分配可及時準確地反映學校和各院系的學費收入狀況，保證院系開展工作所需的經費，院系工作能有的放矢，改善催收學生欠費工作的措施和方法，提高院系工作的質量和效率，從而促進學校整體管理水平不斷躍升。

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