信息資源規劃的協同策略與方法

[摘 要] 政府部門及大型企業的信息資源規劃會涉及不同級別不同業務范疇的部門間的協同問題，本文提出了一種基于“二橫三縱”協同方式的信息資源協同規劃方法，能有效支持多級多部門信息資源的總體規劃，為部門和企業信息系統集成和信息資源整合提供有力支撐。

[關鍵詞] 協同規劃;信息資源規劃;數據交換

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 08 . 028

[中圖分類號]F270.7;TP302.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)08 - 0072 - 05

1引 言

信息資源規劃(Information Resource Planning，IRP)是對信息資源的采集 、處理、傳輸和使用，也就是對信息資源生產消費的產品和過程進行全面的規劃，其核心是運用先進的信息工程和數據管理理論及方法，建立優化的業務模型、系統功能和數據模型，形成部門或領域的信息資源管理基礎標準，支持信息共享和業務協同，為整合信息資源、優化信息流程、重構數據環境、加快信息資源開發利用奠定基礎。

信息資源規劃是一項戰略性、基礎性工程。它既可以應用于系統級別的頂層設計，也可用于整合信息資源、實現信息共享的總體設計。搞好信息資源規劃，是實現一體化綜合集成和發揮信息資源作用的重要保障。

一個部門內部的信息資源規劃的方法在文獻[1]中有很詳細的描述，但在政府機關及大型企業在進行信息資源規劃過程中，往往會遇到這樣的問題，即信息資源規劃不單單是一個獨立部門的信息資源規劃，往往會涉及不同行政級別不同業務范疇的多個部門(多級多部門)，這些部門的業務工作和管理相對獨立，但又互相聯系，因此需要這些部門相互協調、相互配合、共同規劃，并需要將這些部門的信息資源規劃成果進行有機組合、共同管理。因此有必要研究一種有效機制和技術方法支持多級多部門協同進行信息資源規劃工作，也就是建立一種協同信息資源規劃的方法體系。

2 協同規劃的組織策略

2.1 協同組織方式

協同規劃的第一步是要確定規劃的組織方式，即明確參與規劃的組織結構，包括確定參與規劃的單位以及如何將這些單位有機組織起來進行規劃活動。規劃組織機構的組成如圖2所示，一般是根據現行的組織機構形式來確定。

組織的基本思路是將參與規劃的單位進行分組管理，一個組就是一個規劃組織，每個組由一個匯總部門和多個相對分支部門組成，組與組之間、組內的部門與部門之間進行協同規劃，以此構成大的協同網絡。其中:

(1)分支部門，是進行信息資源規劃的最小單位，一般是規劃組織內部的一個實際的業務主管部門，具有相對獨立的管理職權和業務職能，主要工作是進行本部門的信息資源規劃工作，同時輔助匯總部門進行協同規劃。

(2)匯總部門，是建立在分支部門之上規劃單位，是分支部門規劃成果的匯總單位，一般對應于一個虛設的業務管理部門，對于一個實際的業務部門可以既是分支部門，也是匯總部門，但在這兩種角色中所作的工作是不同的，匯總部門與所屬的分支部門之間是同級匯總關系。

(3)規劃組織，是指參照實際的機構設置和業務管理范圍，具有獨立管理職權和業務職能的，進行信息資源規劃的同級相關的規劃單位集合，一般由一個匯總部門加上其下屬的參加規劃的分支部門組成，通常對應實際組織節點樹上的一個節點，既可以包含分支部門和匯總部門，也可以是一個獨立的規劃單位，規劃組織的名稱一般與匯總部門的名稱一致。

2.2 協同方式

在確定規劃單位后，需要確定規劃單位之間的關系。規劃單位之間除了匯總部門和分支部門的同級匯總關系外，還存在著一定的隸屬關系，也就是上下級之間的從屬關系。規劃單位之間的隸屬關系遵循實際的業務管理部門之間業務管理的隸屬關系。隸屬關系包括上級、下級。為了避免隸屬關系過于復雜，隸屬關系通過匯總部門來建立，如匯總部門甲是匯總部門乙的上級，則表示匯總部門甲所屬的各分支部門也是匯總部門乙所屬各分支部門的上級，原則上一個匯總部門只有一個上級部門。對于分支部門的下級單位則通過定義下級單位的方式確定其下屬的規劃單位。

綜上所述，規劃部門可根據現行管理機制，采取“二橫三縱”的協同規劃方式(參見圖2)進行規劃。“二橫”指兩種橫向的協同:一是指對同一級規劃組織內部各分支部門之間的橫向協同，二是指規劃單位與其他規劃組織或部門之間的橫向協同?！叭v”指3種縱向的協同:一是指同一級規劃組織內部各分支部門與匯總部門的縱向協同，二是指上下級之間兩個規劃組織之間的縱向協同，三是指上下級之間縱向業務口即兩個分支部門之間的縱向協同。

通過“二橫三縱”的協同方式將不同級別不同業務范疇的規劃單位有機地協同起來，共同完成多級多部門的信息資源規劃工作，達到上下統一、橫向貫通、成果共享，形成完整統一的信息資源規劃成果體系。

3 規劃組織內部的協同規劃方法

3.1 規劃內容和步驟

規劃組織內部的協同規劃指一個規劃組織內部各規劃單位的協同規劃，其基本思路是:分支部門是最小的規劃單位，其規劃流程屬于單個部門的信息資源規劃過程;匯總部門的信息資源規劃是建立在分支部門之上的，其工作主要是協調各分支部門的信息資源規劃，建立各分支部門間共享數據模型和共享基礎標準，其信息資源規劃的成果是這些模型和標準與各分支部門的信息資源規劃成果的有機組合。其組織級信息資源規劃工作流程如圖3所示。

下面介紹規劃組織內部進行信息資源規劃的主要步驟和方法:

3.1.1 確定總體目標和實施計劃

首先由匯總部門確定信息資源規劃的總體目標，設置信息資源規劃單位，制定工作進度，布置規劃任務。制定工作進度的目的是設定規劃的同步關鍵點，在此關鍵點位檢查和同步各分支部門的規劃進度，便于協調各分支部門的規劃工作。

3.1.2 分支部門的業務需求分析

接受規劃任務后，各分支部門便可分頭進行業務需求分析工作。業務需求分析的基本過程和方法類同單個部門的信息資源規劃(參見文獻[1]的相關章節)，但在以下幾方面有所不同:

(1)規劃單位。規劃單位是特殊的外單位，規劃單位的來源是匯總部門，每一個規劃單位(除本單位外)都可作為一個特殊的外單位出現在分析過程中。

(2)部門級對外交換用戶視圖。在進行用戶視圖分析時需要將各部門之間進行信息交換的用戶視圖區分開來，我們將這些視圖稱為部門級對外交換用戶視圖。對于每一個分支部門，部門級對外交換用戶視圖分為本部門產生的視圖和由其他部門產生的視圖兩大類。對于這兩類用戶視圖需要進行視圖提供單位和視圖接收單位的對接過程。這種對接過程可由視圖提供單位或視圖接收單位發起，一個用戶視圖可以進行多次對接。

由視圖提供單位發起的對接過程:①建立輸出給其他規劃單位的用戶視圖;②繪制數據流圖，明確用戶視圖輸出給哪些規劃單位，向這些單位發出一個對接請求;③各接收單位接到請求后，如確認則接收該用戶視圖，繪制有關數據流圖，并將確認信息反饋到提供單位;否則將意見反饋到提供單位。

由視圖接收單位發起的對接過程:①建立需要其他規劃單位輸入的用戶視圖;②繪制數據流圖，明確用戶視圖由哪個規劃單位輸入，向該規劃單位發出一個對接請求;③視圖輸出規劃單位接到請求后，如確認則接收該用戶視圖，繪制有關數據流圖，并將確認信息反饋到提供單位;否則將意見反饋到提供單位。

3.1.3 需求分析成果匯總

在各分支部門業務分析與建模工作基本完成后，匯集需求分析的成果，主要工作包括:

(1)成果匯集，將各分支部門的業務模型匯集起來;

(2)部門級對外交換用戶視圖核查，對規劃單位間交換的用戶視圖進行核查，核對對接情況，發現問題反饋到有關規劃單位;

(3)繪制規劃單位間數據流圖，根據各規劃單位的數據流圖，為每個規劃單位繪制一張該規劃單位與其他規劃單位之間的輸入輸出數據流圖;

(4)成果確認，上述各項工作完成后，標志需求分析階段工作的完成。

3.1.4 分支部門的系統建模

需求分析階段工作完成后，各分支部門便可分頭進行系統建模和信息資源管理基礎標準制定工作，其基本過程和方法同單個部門的信息資源規劃(參見文獻[1]的相關章節)，但在建立本部門數據模型的同時需要建立與其他部門的共享交換模型。由于共享交換模型的建立比較復雜，將在下一節進行單獨描述。

3.1.5 系統建模成果匯總

在各分支部門系統建模工作基本完成后，匯總部門進行系統建模成果匯總，形成組織級信息資源規劃成果，主要工作包括:

(1)組織級共享數據模型建立。根據各分支部門上報的成果，產生組織級共享信息交換模型、共享信息數據模型。對有問題的部分反饋給各分支部門或與各分支部門協商共同修改繪制。

(2)組織級基礎管理標準制定。組織級信息資源管理基礎標準包含基本詞標準、類屬元素標準、信息分類代碼標準和數據元素標準，匯總部門在上級下發的組織級基礎標準的基礎上，從各分支部門上報規劃成果中分析、整理、擴充形成組織級信息資源管理基礎標準，本級及下級各分支部門都必須遵守。

3.2 建立共享交換模型

共享交換模型是協同規劃的重點，是指規劃部門需要提供給其他部門的信息資源以及需要從其他部門獲取的信息資源的交換模型，也就是用于交換的信息資源的交換模型，實質上可以理解為信息資源的生產消費過程。因此，用來交換的信息都存在著生產者和消費者，通過建立交換信息的生產和消費的鏈接，便可體現交換信息資源的生產和消費關系，我們將這種信息資源生產消費模型作為各規劃單位的共享交換模型。

信息資源生產消費模型需要匯總部門和各分支部門共同完成，首先各分支部門繪制實體生產圖，其目的是說明本部門能提供哪些共享實體，這些共享實體與部門級實體的關系以及這些共享實體可提供給哪些部門使用，如圖4所示。

另外各分支部門還需繪制實體消費圖，其目的是說明本部門需要哪些部門提供哪些共享實體，如圖5所示。

最后由匯總部門協同各分支部門共同繪制組織級共享實體數據生產消費關系圖(參見圖6)，其體現了一種生產實體、共享實體、消費實體之間的關系，它是在實體生產圖和實體消費圖的基礎上，通過生產實體和消費實體的對接，并形成組織級共享實體而形成的。

4 規劃組織之間的協同規劃方法

規劃組織之間的協同規劃指規劃單位與本單位所在規劃組織之外的規劃單位之間的協同規劃。這些規劃單位之間有的是上下級關系，有的并沒有直接的隸屬關系，需要針對規劃單位之間存在的關系來確定如何進行協同規劃。

4.1 規劃成果的繼承和引用

考慮到現實的管理方式，規劃組織之間的協同采取的是一種比較松散的協同方式，本文借鑒了面向對象方法(Object-Oriented Method)的思想和方法，將規劃成果作為“對象”，成果內容作為“類”，采取“繼承”和“引用”兩種方式體現規劃組織之間規劃成果的相互關系。

(1)規劃成果。規劃成果是指規劃單位在信息資源規劃過程中所產生的各種成果，其具體形式可歸結為各種模型，這些模型包括業務功能模型、業務數據模型、數據元素模型、信息分類代碼模型、系統功能模型、系統數據模型等，可以將這些模型看成是一個個的“類”，各規劃單位的規劃成果就是這些模型的實例，也就是“對象”。

(2)繼承。面向對象中的繼承性是子類自動共享父類之間數據和方法的機制。它由類的派生功能體現。一個類直接繼承其他類的全部描述，同時可修改和擴充。協同規劃中的“繼承”是指對規劃成果的繼承，是對“對象”的繼承，當一個規劃單位繼承另一單位的規劃成果時，則表明它只能在所繼承成果基礎上進行擴充，不能對其進行修改或刪除。當所繼承的成果發生改變時也應隨之改變所繼承的部分，但并不影響其擴充部分。

(3)引用。協同規劃中的“引用”其實是一種拷貝的方式，當一個規劃單位引用另一單位的規劃成果時，只是將所引用的成果復制到本單位的成果中，然后便脫離了關系，可以任意修改、擴充和刪除。當所繼承的成果發生改變時也不影響本單位的成果，除非再次通過引用替代現有成果。

4.2 上下級規劃單位之間的協同規劃

有些規劃單位之間存在上下級的關系，上下級之間的信息資源規劃成果需要遵循以下原則:

(1)頂層部門的信息資源管理基礎標準是全范圍適用的管理標準，各級各部門的信息資源規劃均需遵循該標準。

(2)各部門的信息資源管理基礎標準的適用范圍為本部門和隸屬部門。

(3)對于上級部門的信息資源管理基礎標準，采取繼承方式加以利用。即必須遵循上級部門的信息資源管理基礎標準，但可根據本部門的管理特點進行擴充。

(4)上下級之間的數據交換模型，由上級部門確定，下級部門必須遵循。

(5)對于上級部門非強制標準的信息資源規劃成果，可采取引用方式加以利用。即直接將所需的成果復制過來，根據本部門具體情況進行修改完善，以適用本部門的需求。

(6)為了遵循上面所確定的基本原則，上級規劃單位的信息資源規劃工作必須先于下級規劃單位的信息資源規劃工作，否則無法遵循這些原則。因此，信息資源規劃工作應該是從上到下逐級進行，這樣才能形成一個上下一致、標準規劃的信息資源規劃成果。

從以上原則可以看出，上下級單位之間的協同規劃重點是明確哪些是下屬單位需要遵循的強制標準，對于這部分內容下級單位必須采取繼承的方式以貫徹執行上級的成果，并與上級成果緊密聯系在一起。

4.3 某類業務部門縱向協同規劃

對有些具有相同業務的不同級別部門之間的協同規劃，如各級財務部門之間的協同規劃，可以歸為規劃組織內部的協同規劃過程，具體做法為將某一級的規劃發起者作為匯總部門，其余作為分支部門來進行協同規劃。

例如:某個規劃部門(簡稱部門A)可以使用協同規劃工具進行縱向的協同規劃，在此過程中，該部門既是規劃部門，也是縱向匯總部門。縱向協同規劃產生的成果有3部分:部門A作為縱向匯總部門的匯總成果，部門A作為規劃部門的規劃成果，以及下級規劃部門的成果。

這些成果均需要報到部門A所屬規劃組織的匯總部門，匯總部門接收部門A上報的成果數據后，將每一個分支部門的成果加入到自己的成果樹的相應節點中(如本級分支部門、下級規劃部門成果，必要時，可增加規劃組織單位節點)，對于縱向匯總成果，則采用加一個與規劃部門平級的虛擬節點方式來存放，以便匯總部門對這些數據進行匯總。部門A及其他縱向協同規劃部門的規劃成果處理方式同一般規劃成果處理過程，只保留最新的規劃成果。

4.4 其他規劃組織之間的協同規劃

有些規劃組織之間雖然沒有直接的隸屬關系，但其業務有許多共同之處。如不同城市的城管單位的業務管理模式和內容基本類同。因此在一個部門的信息資源規劃工作完成后，另一個同類型的業務部門可以在其成果的基礎上按照本部門的具體實際進行修改，這樣可以極大提高工作效率。

所以，沒有直接隸屬關系的規劃單位間的協同規劃可以存在一個引用的關系，即規劃成果可以互相利用，直接將所需的成果復制過來，根據本部門具體情況進行修改完善，以適用本部門的需求。

5 結束語

本文對多級多部門協同信息資源規劃策略和方法進行了深入的研究，對規劃組織、協同方式、具體的方法步驟、協同策略等方面都進行了詳細的論述，并提出了部門間共享交換模型的建立過程和設計方法。這些方法緊貼現行管理體制下信息資源規劃的需要，對政府部門或大型企業開展信息資源規劃和信息資源整合工作有一定的指導和借鑒作用。

主要參考文獻

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