淺析管理者和管理信息化的關系

［摘 要］ 管理者在企業管理信息化進程中扮演著至關重要的角色，但長期以來，這一點并沒有得到足夠的重視。本文從管理信息系統的業務功能和財務分析兩個角度說明管理者對管理信息化的重要性，并對如何充分發揮管理者的作用提出建議。

［關鍵詞］ 管理者； 管理信息化； 管理信息系統

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 24 . 026

［中圖分類號］F270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2010）24- 0055 - 03

１引言

一直以來，提到企業管理信息化，人們關注的通常都是硬件設備的購置和軟件系統的構建，所以在各種信息化論壇和在各種學術期刊中，大多數文章關注的重點都是管理信息系統的構建和實施，而管理者對管理信息系統的作用很少有人關注。

究其原因，筆者認為主要有兩個方面：一方面，最先認識到信息技術能夠提高管理效益的是計算機從業人員，他們是最早開始探索將信息技術應用于經營管理領域的人，他們關注的重點自然就是如何構建能夠應用于經營管理的信息系統；另一方面，隨著時代的發展，市場上出現了以生產管理軟件為產品的公司，比如ＳＡＰ、用友和金蝶，它們為了能夠生存，需要不斷地宣傳和尋找客戶。

然而，縱觀整個管理信息化發展的進程，盡管現在管理信息化和ＥＲＰ等名詞對于人們已不再是陌生的事物，但以ＥＲＰ為代表的管理信息系統的應用始終都有不小的困難，影響了其提高企業管理效益的作用，有一些ＥＲＰ的實施和應用甚至以失敗告終。筆者認為，忽視管理者在信息化進程中的作用是重要原因之一。

２充分而深入地認識管理信息化

要理解管理者對管理信息化的重要性，首先要充分而深入地認識管理信息化。

２．１管理信息化的一般認識

百度百科對管理信息化的解釋是：管理信息化是以信息化帶動工業化，實現企業管理現代化的過程，它是將現代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變企業生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式，重新整合企業內外部資源，提高企業效率和效益，增強企業競爭力的過程。

在這個解釋當中，明確提出管理信息化的目的是要“轉變企業生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式”，這些無不與管理者緊密相關。而管理信息化最直觀的表現，就是以ＥＲＰ為代表的各種管理信息系統被運用到企業的各個職能部門。

２．２管理信息化的財務分析

企業購進管理信息系統，財務上有經費支出，那么這筆經費在會計中是怎樣處理的呢？

咨詢多位會計人員，得到的回答是：如果金額少就直接記入管理費用賬戶；如果金額大，則先入固定資產賬戶，再按年限（一般是5年）每月計提折舊，扣除抵稅的部分，剩下的也都轉入管理費用賬戶。由此可見，購買管理信息系統增加了企業的管理費用，也就是說管理信息化導致企業管理成本增加。

因此，管理信息化與管理工作之間有著非常密切的關系。

２．３管理信息化的職能分析

管理信息化的職能分析，即分析管理信息化是怎樣提高管理效益的。

管理信息化的表現是以ＥＲＰ為代表的各種管理信息系統被運用到企業的各個職能部門。即運用計算機和多種信息資源收集企業業務發生時的各種數據，并對這些數據進行存儲、整理和運算等操作，以便在管理者進行計劃制訂、業務監督、業績考評等工作時給予數據支持，這些數據能夠精確而及時地反映企業的實際狀況，而完成這些工作的計算機與多種信息資源的集合就構成了人們經常提到的管理信息系統。

對于管理者而言，不論是否有管理信息系統，他都要進行計劃制訂、業務監督、業績考評等工作，即通過對企業業務實施管理，為企業創造利潤。同時，管理者特別是中低層的管理者也是業務創新的直接參與者，有時甚至是新業務的締造者。所以，管理者最清楚自己需要收集哪些數據，又需要使用哪些數據，這些數據又應當以怎樣的形式呈現出來才便于使用。通常數據以報表的形式出現，是最方便使用的。

在沒有計算機的時代，管理者手工收集、處理數據，并編制報表，效率低下，管理與決策的效率不高。計算機可以高效率地處理數據，自然就被用來幫助管理者收集、處理數據以及編制報表，因此就產生了最初的以信息技術為基礎的管理信息系統，即報表系統。當重新設計企業的業務流程（BPR）時，多米諾骨牌效應導致相對應的信息系統需要重新設計。因此，ＢＰＲ也總會包括信息服務。

由于網絡技術的發展與應用，現代管理信息系統又增加了通訊功能，使得管理者溝通的效率大大提高。

所以，管理信息系統本質上是管理者提高工作效率的工具，這個工具是以信息技術為基礎構建的；而管理信息化的本質就是讓管理者使用這個高效工具完成管理工作。

３管理者能夠為管理信息化奠定現實基礎

信息技術的飛速發展，使得以企業經營管理為主要職責的管理者能夠使用管理信息系統這樣高效的工具，主要體現在以下5個方面：

３．１硬件價格在不斷降低而性能在不斷提升

自從ＩＢＭ公司開發出第一臺微型計算機以后，計算機的處理速度每年都有巨大的提高，20世紀６０年代提出的摩爾定律說明當時基于硅芯片的集成電路的存儲密度每年翻一番，到20世紀７０年代，增長速率每１８個月翻一番，這個速度至今變化不是很大。對于用戶而言，這就意味著在消耗一定的情況下，計算機的處理速度每１８個月就要提高一倍，反過來說，此時出產的計算機，１８月后，只能賣現在一半的價格。

另一方面，計算機的外圍設備已越來越多地嵌入微處理器和軟件進行控制以達到智能化和高性能的目標，人們也常常將原屬外圍設備或外圍設備控制器的部分功能直接設計進ＣＰＵ，這也使得計算機的成本降低而性能改善，同時還讓計算機的體積大大減小。

所以，現在市場上時時都有計算機降價消息，用３ ０００元人民幣就能選擇一款性能良好的臺式機或者一臺商務筆記本。這就使計算機有條件成為管理者日常使用的工具。

３．２出現大量的用戶友好軟件

用戶友好指的是計算機軟件使用更簡單、更直觀。用戶友好并不是說應用軟件功能簡單，而是指應用軟件經過精心設計，使得不同天賦和不同水平的用戶都能使用。

通常用戶友好應用軟件都有以下特征：

（１） 引導性的人機對話，指導用戶輸入什么數據、數據格式和類似的問題。比如Ａccess，用戶可以按照向導提示建立數據庫、設置各種查詢條件。

（２） 命令下拉式清單、菜單和圖標。用多種方法可以完成同一個操作，給新手以指導，同時可以讓用戶使用快捷操作，更有效率。目前，基本上所有應用軟件都有下拉式清單、菜單和圖標。

（３） 模板和表格。這個在大家最熟悉的很多軟件中都有，比如Ｗord和Ｅxcel，用戶可以在模板中為文檔或表格設置好固定的內容、樣式、自動圖文集、用戶界面以及宏命令等，以后基于該模板新建的文檔或表格就會自動具有這些屬性。

（４） 上下文環境的幫助。在用戶遇到困難時提供幫助，即要求計算機必須跟蹤用戶，知道用戶在什么位置有特殊請求。很多應用軟件提供了調試和單步執行的追蹤功能，比如ＶＦ和ＶＢ。

現今對于大多數辦公室人員，從剛入門的辦事員到ＣＥＯ，計算機都能發揮重要作用，用戶友好的計算機使用界面意味著更多的數據能被充分使用，從而可以更好地制定決策。

３．３網絡資源日益豐富

對于管理者而言，網絡上的資源主要可以分為兩部分：學習資源和與經營決策有關的信息資源。

（１） 學習資源。在互聯網上，許多免費的學習網站，比如在ｗ３ｓｃｈｏｏｌ，人們可以找到所需要的所有的網站建設教程，從基礎的ＨＴＭＬ到ＸＨＴＭＬ，乃至進階的ＸＭＬ、ＳＱＬ、數據庫、多媒體和ＷＡＰ。又如洪恩在線，它是我國知名的教育求知網站，上面的教育資源不僅有“電腦樂園”，還有“輕松英語”、“繼續教育”、“動感校園”、“藝術百科”、“科教資訊”等諸多教育內容，而且網站提供大量的ＦＬＡＳＨ動畫短片，使教和學都很方便；該網站的另一個顯著特點是無限交流，在這里可以實現傳統教育無法實現的“一對多”模式的教育，即一個人來提問，有很多人來回答。利用這些學習網站，即使那些根本沒有接觸過計算機的人也能很快掌握許多應用軟件的操作，從而將計算機變成自己的辦公工具。

（２） 與經營決策有關的信息資源。這些信息資源通常與企業的生存環境有關，最典型的就是越來越多的公司將自己的供求信息發布到網上，此外，有許多重要的商業數據庫可以提供有關任何主題的信息。例如ＬＥＸＩＳ－ＮＥＸＩＳ能夠提供從不同來源得到的法律、財務和政府方面的信息，如果付費，數據庫還可以提供對所要求的信息的分析；ＤｏｗＪｏｎｅｓ．ｃｏｍ則提供范圍相當廣泛的金融信息；在中國證券監督委員會的網站上，投資者可以查詢到每個上市公司各個時期的財務資料。利用這些商業信息網站，管理者能夠更全面更迅速地了解待處理問題的情況，并及時做出最優決策。

因此，利用日益豐富的網絡資源能夠使管理者的工作能力和效率都大大提高。

３．４國內管理軟件也逐漸成熟

評價管理軟件是否成熟的指標很多，其中軟件功能與企業業務的集成度以及技術與應用的結合度，無論在何時何地都應該是不可忽略的重要指標。仔細研究計世資訊發布的《２００９年中國管理軟件發展報告》，筆者發現報告內容能夠用來分析這兩個重要指標。報告指出：

（１） 目前不論是國內還是國外管理軟件，其應用范圍均已經從企業內部擴展到企業外部，包括供應商和客戶，也包括渠道；國內管理軟件所能控制的范圍在深化，系統不僅能實現對宏觀層面的管理，還能對流程中的細節進行管理；管理軟件所能適應的業務靈活性也大大增強，系統能處理各種業務模式和場景；當前管理軟件還出現了眾多的行業解決方案，而且針對不同的客戶群推出不同的產品或解決方案。這些內容充分說明，國內管理軟件的功能和企業業務是高度集成的，其應用實踐已經走向成熟。

（２） 在技術層面，特別是和Wｅｂ ２．０、通信技術的融合，管理軟件不僅開始和門戶、搜索、即時通信、網絡會議、電子郵件等互聯網技術整合，而且開始和移動電話、固定電話、短信、彩信、ＷＡＰ、ＩＰ電話等通信技術集成在一起。通過整合互聯網和通信技術，管理軟件將自己的管理觸角從傳統的ＰＣ擴展到了電話、手機等終端設備。更進一步，有些管理軟件提供商開始將自己的管理軟件和ＲＦＩＤ、自動控制系統等設備聯系在一起。這充分表明，管理軟件可以安裝在企業或者管理者需要的任何位置，使用非常便捷。

成熟的管理軟件意味著企業的廣泛接受，那么購置適合的管理軟件參與企業經營必然會成為企業的選擇。

３．５管理者已經逐步掌握計算機的操作技能

用“舊時王謝堂前燕，飛入尋常百姓家”來形容計算機的發展和普及是比較貼切的。由于價格的飛速下降和性能的提高，計算機已經進入人們日常生活和學習工作當中。在大學里，不僅每個專業都要學習計算機基礎課程，很多大學還直接將教學資料放到網上，要求學生自己下載或者在線學習，因此，很多大學生一進校門就配備個人電腦；近一二十年來，社會上也出現了許多電腦培訓學校和職業學校（比如北大青鳥），這些學校使得那些沒有進入大學的人也可以學習到足夠的電腦知識和技能；現在一些中小學也開設了計算機課程。

計算機教育的廣泛展開，使得新一代的管理者在進入管理崗位之前就已經掌握了計算機的使用方法；而年長一些的管理者，經過后期的培訓，一般也能用計算機收發郵件、查看報表。

當管理者不再對計算機的操作感到陌生時，管理者就不會對管理軟件和管理信息化有強烈的抵觸和畏難情緒，而且極有可能成為管理信息化的主要推動力量。

４如何讓管理者促進管理信息化

當管理者為管理信息化奠定現實基礎之后，企業仍然需要采取措施、創造條件引導和激勵管理者，使其發揮促進和深化管理信息化的作用。

４．１提高管理者對管理信息化的認識

盡管人們對管理信息化和管理信息系統不再感到新鮮，但就其發展的歷史來看，其發展還不成熟，而與之相關的理論研究也不能與會計學等歷史悠久的學科相比。因此，廣大管理者對管理信息化的認識非常有限。

筆者發現，即使在大學里，很多教管理類課程的老師也認為：管理信息系統作為一個事物，就是一個計算機系統；作為一門學科，教授的內容主要就是計算機類知識。同時，國內關于管理信息系統的教材，大多是以系統開發為主要內容，而關于管理者在管理信息系統的構建及使用過程中的重要作用卻提及甚少。這就導致人們認為管理信息化與管理者的關系不大。

對于企業而言，若管理者認為信息化與自己的關系不大，勢必不會積極參與到管理信息化的進程中去，就算軟硬件設備全部安裝調試到位，日后也不會達到理想的效果。

筆者認為，在國家政策推動的同時，企業可以通過對管理信息化成功案例的學習和對管理軟件的體驗感受，讓管理者充分認識到管理信息化的實質，并且認識到管理者是管理軟件開發商的客戶，管理者有資格也有責任對管理軟件提出適合的功能需求以及調整意見。只有讓管理者認識到自己對管理信息化的重要作用，才有可能讓管理者投入熱情、積極參與其中。

４．２提高管理者使用信息資源的能力

這里信息資源的含義是廣義的，不僅包括能被使用與處理的與企業經營有關的所有數據和信息，還包括各種信息處理工具和信息技術、以及從事信息處理的專業人士。

正確理解信息資源的含義，不僅能讓管理者使用已經收集存儲在計算機或數據庫中的數據，還能讓他們意識到企業經營中仍有大量尚未被收集處理的信息資源，而這些信息資源，由于業務的專業性和特殊性，可能只有這些管理者自己才能識別。所以，即使企業有現成的管理信息系統，管理者依然要自己處理一些信息。因此管理者需要提高使用信息資源的能力。

對于企業而言，經常對管理者提供各種信息技術及軟件工具的培訓課程是提高管理者使用信息資源的能力和意識的好方法；另一方面，提供多種便捷的信息工具以及配備信息技術咨詢顧問也能提高管理者使用信息資源的積極性。

４．３建立促進信息資源使用的機制

機制就是制度加方法或者制度化了的方法。建立促進信息資源使用的機制，簡單地說就是設立一些信息使用制度和方法，鼓勵、督促管理者積極使用各種信息資源，并規范其行為和操作。這些制度和方法也屬于企業信息化的內容。

除了要求管理者積極使用已有的管理信息系統之外，比較典型的做法是：企業要求管理者以規定的電子文檔或電子表格形式編寫報告，以電子郵件的形式傳送文件，以視頻對話或者視頻會議的方式進行管理者之間的溝通等。

這些做法能夠使信息技術參與到管理者大部分的工作當中去，用的多了，管理者使用計算機的技能自然就提高了，同時，企業信息化的進程也就能夠順利推進了。

５結束語

管理信息化是現代管理的重要特征，其本質是管理者應用現代信息技術進行管理工作，而以ＥＲＰ為代表的各種管理信息系統應用到企業的經營管理活動中是管理信息化的表現之一。管理者對于管理信息化有著舉足輕重的作用，企業應當采取適當的措施激發和引導管理者使用信息資源的積極性，以推動和深化管理信息化的進程，最終實現提高效益的目的。

主要參考文獻

［１］ ［美］麥克勞德，謝爾．管理信息系統［Ｍ］． 第１０版． 張成洪，譯． 北京：電子工業出版社，２００７．

［２］ 計世資訊．２００９年中國管理軟件發展狀況調查報告．［ＥＢ／ＯＬ］． ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｃｃｗｒｅｓｅａｒｃｈ．ｃｏｍ．ｃｎ／ｄｏｗｎｌｏａｄ／ｂｐｓ／ｍｓ．ｐｄｆ，２００９．５

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