項目管理理念在城市環境監測管理系統中的應用研究

［摘 要］ 本文首先闡述項目管理的含義和作用，分析城市環境監測管理中運用項目管理理念的必要性，介紹基于項目管理理念的城市環境監測管理信息系統的應用，并給出系統的開發思路。

［關鍵詞］ 高項目管理；環境監測；管理信息系統

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 01９４ ． ２０１０ ． ２4 ． ０21

［中圖分類號］Ｆ293;F931.6 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2010）24- 0041- 03

０ 引言

在舉國提倡節能減排、綠色環保的今天，作為該項工作的主要參與者，城市環境監測中心站理應為城市的綠色環保做出應有的貢獻。如何提高自身的管理水平，發揮員工的潛能，充分整合各種資源，利用當今高速發展的信息技術，高效、高質量地做好城市環境監測工作，是城市環境監測中心站應考慮的首要問題。

項目管理是一門應用科學，一種管理方法體系，從２０世紀５０年代末誕生至今，在不同國家、不同行業獲得了很好的應用并取得了良好的效益。在城市環境監測工作中借鑒項目管理相關的方法和經驗，提高城市環境監測水平，是一項有益的嘗試。

本文將探索和研究項目管理理念在城市環境監測管理信息系統中的實踐應用。

１ 項目及項目管理的概念

所謂項目，英國項目管理協會（ＡＰＭ）提出的定義是：為了在規定的時間、費用和性能參數下滿足特定的目標而由個人或組織所進行的具有規定的開始和結束日期、相互協調的獨特的活動集合。

項目的特征主要包括以下幾個方面：①項目有一個明確的目標—— 一個期望的結果或產品；②項目的執行要通過完成一系列相互關聯的任務，即許多不重復的任務以一定的順序完成，以便達到項目目標；③項目須運用各種資源來執行任務；④項目有具體的時間或有限的壽命；⑤項目可能是獨一無二的、一次性的努力；⑥每個項目都有客戶；⑦項目包含一定的不確定性。

所謂項目管理就是通過項目經理和項目組織的努力，運用系統理論和方法對組織的資源進行計劃、組織、指揮、控制，旨在實現項目的特定目的的管理方法體系；是一種已被公認的管理模式；是面向成果（關注任務的完成）、基于團隊工作的、借助外部資源提供跨職能部門的解決方案。

項目管理的過程主要分為５個階段：

（1）啟動過程，認定一個項目或階段應當開始并保證去做。

（2）計劃過程，為實現承擔項目所致力的商業需要而做出并維持一個可操作的系統的計劃。

（3）執行過程，為了執行計劃而協調人和其他資源。

（4）控制過程，通過監測和測量進展并在必要時采取糾正行動確保項目目標得到滿足。

（5）結束過程，項目或階段的正式接受并使其有序地結束。

２ 城市環境監測管理中運用項目管理的必要性

城市環境監測主要涉及例行監測和企業委托監測兩大類，例行監測根據國家、省、市及相關部門的規定又分為不同類型的例行監測。監測的對象主要有：水與廢水、空氣與廢氣、噪聲、固體物（廢渣、土壤和底泥）、油煙、輻射源等。同時，監測還要針對不同的時間、地點進行。每項監測任務都必須經過總工室、監測技術室、中心實驗室、綜合技術室等不同的部門，由不同部門的人員及設備資源來完成。因此對各項監測任務進行有效的監督、控制，保證每項監測任務高效，高質量的完成是一項復雜的工作，必須借助先進的管理理念和先進的信息技術手段來完成。

項目管理理念是目前國際上先進的管理理念，它主要是用于項目的分解、組織、協調，控制項目按計劃進行，以及在項目的執行過程中合理使用各種資源，保證項目的圓滿完成等方面的管理思想。對于城市環境監測，每一項監測任務都需要涉及不同部門的人員及各種實驗設備資源，因此對于每一項監測任務，首先要對其進行任務分解，將任務分配到相關的部門，由相關部門的人員利用相應的實驗設備資源，按照預先設定的程序在有限的時間內進行完成。由此可知每一項監測任務與項目管理的基本特征完全相符。

對于城市環境監測站，每年要有上萬項甚至幾十萬項的監測任務，要想控制每一項監測任務都按時、高質量地完成，利用現有的管理方法，難度是相當大的。因此，在城市環境監測管理中利用項目管理的理念，借助與項目管理有關的各種工具及信息技術來進行管理是非常有必要的。

３ 項目管理理念在環境監測管理中的具體應用

項目管理的過程主要分為５個階段：項目啟動過程、項目計劃過程、項目執行過程、項目控制過程、項目結束過程，將項目管理理念應用在城市環境監測管理中也主要經歷這５個階段。

３．１項目啟動過程

城市環境監測站應建立一個總管各個項目的部門（如總工辦），該部門的人員應具備項目經理的能力，對某類環境監測的工作流程比較熟悉。該部門的員工作為各類環境監測項目的項目經理，負責某類環境監測項目。項目經理首先對于管理的項目，根據各項規定標準和經驗，進行評估，從業務流程、時間、利用的資源以及人員配置方面進行思考分析，在此基礎上形成項目計劃書，并啟動項目。

３．２ 項目規劃階段

該階段項目經理將項目進行任務分解，指定任務之間的邏輯關系，并為分解的任務指定執行人及開始和完成時間，為任務分配資源（如儀器設備、試劑、器皿等），最后形成計劃文檔。

３．３項目執行過程

項目經理將具體任務分配給相關人員，相關人員按計劃進行工作，并將工作過程情況及工作結果（監測結果）形成文檔以便查閱。

３．４項目控制過程

項目經理對相關工作人員在按計劃進行工作時出現的問題，如人員出差，進行工作人員的調整，對于同時承擔多個項目的人員，在時間上出現沖突時進行協調或計劃調整，對所利用的資源出現沖突等問題進行協調或計劃調整。

３．５項目結束過程

項目經理對完成監測項目的結果進行分析，得出結論，對整個項目的完成情況進行總結形成文檔，歸檔到項目知識庫中。

４基于項目管理理念的城市環境監測管理信息系統的分析

在當前的信息時代，管理離不開信息系統。利用信息系統輔助實現基于項目管理理念的城市環境監測管理，是必要的手段。基于項目管理理念的城市環境監測管理信息系統除了應具有一般管理信息系統的共同特征外，還應該具有有別于其他管理信息系統的一些特征，這些特征包括以項目為中心進行組織與管理業務信息，通過項目工作分解結構（ＷＢＳ）與組織責任分解結構（ＯＢＳ）相結合進行范圍管理，以作業活動和工作包為項目業務管理的“基本單元”，根據作業活動以及它們之間的邏輯關系建立項目實施過程模型，以作業活動的時間安排作為組織協同工作的基礎，應用目標管理方法進行組織行為的過程控制。

４．１需求分析

根據需求分析，該信息系統主要需要完成以下任務：

（１）根據系統使用人員的工作內容，為系統設置角色，主要包括3種基本角色：系統管理員、項目經理和項目成員。每種角色可以設置相應的權限，屬于某個角色的用戶只能完成相應權限范圍內的任務。

（2）擔任系統管理員角色的用戶，能實現對系統的初始化工作，實現對系統的日常維護工作。

（3）擔任項目經理角色的用戶，能根據環境檢測站下達的任務情況，創建項目，為項目設計工作流，通過工作流管理實現項目管理技術中的“網絡計劃”功能。工作流中的每個步驟對應一個工作分解結構中的一個具體工作任務，并具有一個開始時間與完成時間相關聯。項目經理能夠為每個具體任務指定項目參與成員、樣品和所需的資源（如實驗設備）。

（4）擔任項目經理角色的用戶，能對其創建的項目進行管理，并且具有該項目所有參與者所具有的所有權限。

（5）項目成員，能根據自己的工作任務情況建立工作任務日志，并對工作任務日志進行管理；通過工作流管理功能，項目成員能實現對自己參與項目的工作任務進展情況進行管理。

（6）項目經理能監督所負責的項目，并對與該項目關聯的工作任務日志和工作流程進行管理；系統管理員可監督所有的項目，并且可管理所有項目的工作任務日志和項目工作流。

（7）項目成員，能將在項目進行中產生的文檔，如監測結果，上傳到一個共享目錄，并且能利用項目編號或其他關鍵字，下載或在線打開文檔進行瀏覽。

（8）項目成員，能管理環境監測站的設備狀況（項目執行中利用的資源），查閱設備的可用時間、設備的常規維護周期，以便安排項目進度。

（9）項目成員，能將與項目有關的質量標準文檔上傳到一個共享目錄，能對項目進行中產生的監測結果與質量標準進行比較分析。

（10）項目成員，能利用一個公共平臺進行信息交流，以便協調、解決項目進行中遇到的問題。

４．２系統軟件架構

為滿足城市環境監測站管理的基本需求，該管理信息系統應能夠實現以下主要基本功能：用戶及權限管理、項目管理、流程管理、工作日志管理、文檔管理、質量管理、設備管理、樣品管理、數據綜合分析管理、信息交流平臺、新聞及公告管理。其系統軟件功能結構如圖１所示。

４．３系統設計的邏輯思路

將環境監測站確定的監測任務當作一個項目來進行管理并指定一位項目經理。項目經理負責在系統中新建一個項目，并為項目指定一個工作流程。工作流程在流程管理模塊中設置，工作流程中包括項目的所有參與人員，他們工作的順序，以及他們完成任務的時間要求和資源要求。一個新的項目建成后，項目流程中的第一順序人將獲得“一張”待處理的任務單，該參與人員完成相應的工作后，在任務單界面填寫任務日志，若有相關文檔，則上傳文檔到服務器上的某個共享目錄，最后將項目執行流程轉移到下一流程責任人。除了流程中的第一順序人外，其余人員在完成本職工作后，可以選擇“向下傳遞”或“回退”。流程的最后責任人是項目經理，項目經理具有強行將流程傳遞到指定人的權力。結束流程是項目經理的權力。

項目管理：項目系統管理員可用通過項目管理模塊對所有項目進行統一管理，項目經理對所負責的項目進行管理。操作功能包括創建新項目，修改已有項目的基本信息，刪除不再需要的項目。

流程管理：該模塊用于設置項目任務的參與者、他們的執行順序以及完成任務的時間；為相關參與者分配可用資源（實驗室設備）。項目管理技術中的網絡計劃功能可利用該模塊來實現，流程中的每一步驟代表了工作分解結構中的一個工作任務，并通過為每一個工作任務設置制約關系來實現工作任務之間的邏輯關系，從而可以實現項目實施過程計劃控制的功能。

工作日志管理：項目參與者利用該模塊將自己完成任務的情況登記到任務日志中，將執行任務時產生的相關文檔上傳到服務器的某個共享目錄。項目經理可以利用該模塊查閱與該項目相關的所有任務日志，根據這些日志對整個項目進行輔助控制。

文檔管理：在項目的進行過程中會產生大量的文檔，該模塊提供對這些文檔的管理，文檔上傳到服務器的某個共享目錄，以及從服務器中下載或在線查看文檔。文檔上傳到服務器時需要相關人員對文檔進行確認。文檔的上傳除了在該模塊中可以實現外，在工作日志管理模塊也可以進行。

質量管理：該模塊實現將質量標準上傳到服務器的某個共享目錄，實現從共享目錄中查閱質量標準。每個項目被建立時，項目經理需要指定一個關聯的質量標準，在項目實施過程中將監測結果與標準數據在Eｘｃｅｌ中形成對比數據，幫助項目經理對整個項目的執行結果進行管理、分析。

設備管理：該功能模塊實現對項目實施時所利用的主要資源（實驗室設備）進行管理，以保證項目的順利執行。項目經理在設置流程時，根據該功能提供的設備情況為相關參與者指定設備。設備維護管理主要用于記錄設備日常使用過程中出現的問題，以及解決辦法；設備正常維護周期的設置；設備可用時間的查詢；同類設備可用狀態的查詢。在項目實施過程中，如果出現設備故障，可以利用該模塊提供的知識庫找到解決方法或可用的替代設備，保證項目正常進行。

樣品管理：該功能模塊實現對項目實施所針對的樣品進行管理，以保證項目的順利執行。該功能模塊主要完成樣品的登記、編號以及使用情況的管理工作。

數據綜合分析：該模塊將后臺ＳＱＬ Ｓerver數據庫管理系統中存儲的多維數據集利用ＭＤＸ查詢語句進行綜合查詢，并將查詢結果導出到Ｅxcel的數據透視表中，進行多層次、多視角的分析，實現數據在線分析（ＯＬＡＰ）。利用數據挖掘算法對存在后臺數據倉庫中的數據進行聚類分析實現監測結果分類，或進行分類分析，實現將監測結果歸并到已有的分類中。

信息交流平臺：當項目中進行工作任務傳遞時，提供提示功能；借助該平臺，項目成員可以進行信息交流。

５結論

項目管理是一種已被公認的管理模式。項目管理在運作方式和思維模式上最大限度地改善了管理人員的工作流程，提高了工作效率。它從主要針對工程項目的管理逐漸推廣到其他業務的管理，并取得了很好的效益。對于城市環境監測管理，利用項目管理的理念來進行管理是一種有益的管理創新，它將會為城市環境監測管理水平的提高做出應有的貢獻。目前市面上有許多成熟的項目管理軟件，如微軟的Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｐｒｏｊｅｃｔ、Ｐｒｉｍａｖｅｒａ公司的Ｐ３（Ｐｒｉｍａｖｅｒａ Ｐｒｏｊｅｃｔ Ｐｌａｎｎｅｒ）等，它們要么是通用型的軟件系統，要么是針對工程項目的軟件系統，將這些軟件系統直接用于城市環境監測管理并不適合。因此，針對城市環境監測管理的具體業務，利用項目管理的理念進行專向開發的管理信息系統，是提高城市環境監測管理水平的有效的信息系統解決方案。

主要參考文獻

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