運用Excel函數(shù)制作成績通知單

［摘 要］ 成績通知單是家校聯(lián)系的見證，是班主任工作的難點，有效運用Excel函數(shù)的功能，能及時、便捷和準(zhǔn)確地完成成績通知單的制作，這對日常大量重復(fù)性的管理工作水平的提高具有現(xiàn)實意義。

［關(guān)鍵詞］ Excel函數(shù)； 成績通知單； 數(shù)據(jù)庫

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 24 . 027

［中圖分類號］G642.47；TP317.3 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2010）24- 0057 - 03

作為班主任，在每學(xué)期末的重要工作就是及時向?qū)W生家長寄出成績通知單。通常的做法是讓學(xué)生在每張成績通知單表格上填好家長姓名、科目等固定項，待期末所有科目成績出來后，由老師和留守的學(xué)生一起把評語和成績寫好寄出，整個過程耗費人力多、時間長且容易出錯。如果有效運用Ｅｘｃｅｌ函數(shù)的功能，就能及時、便捷和準(zhǔn)確地自動完成成績通知單的制作。

１運用Ｅｘｃｅｌ函數(shù)制作成績通知單的具體步驟

１．１把原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表（即簡單數(shù)據(jù)庫）

每學(xué)期期末得到本班每位學(xué)生的各科成績原始數(shù)據(jù)表，按照學(xué)年—學(xué)期—課程按升序排列，將此表放入成績通知單工作簿的ｓｈｅｅｔ１工作表中，如圖１所示。

１．２把各科成績錄入各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表

沒有選修服務(wù)營銷科目的學(xué)生成績顯示為＃Ｎ／Ａ，可用菜單欄的編輯中的替換轉(zhuǎn)變?yōu)榱悖源祟愅疲瑢⒚總€學(xué)生的各科成績錄入各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。

１．３制作成績通知單模板，運用Ｅｘｃｅｌ函數(shù)將各科成績導(dǎo)入模板

其次運用ＩＦ、ＯＲ和ＡＮＤ函數(shù)對成績進行判斷，如果有不及格的科目，則下學(xué)期開學(xué)時間為２月２４日，如果全部科目及格，則下學(xué)期開學(xué)時間為２月２７日，到校時間的函數(shù)＝ＩＦ（ＯＲ（ＯＲ（ＡＮＤ（Ｄ９＞０，Ｄ９＜５９．５），Ｄ９＝“不及格”），ＯＲ（ＡＮＤ（Ｄ１０＞０，Ｄ１０＜５９．５），Ｄ１０＝“不及格”）……ＯＲ（ＡＮＤ（Ｈ１８＞０，Ｈ１８＜５９．５），Ｈ１８＝“不及格”）），２４，２７）。

最后應(yīng)完善表格內(nèi)容，如落款日期可用ＮＯＷ函數(shù)，將完善好的成績通知單在同一工作表上進行復(fù)制粘貼，就可以作出每一位學(xué)生的成績通知單，預(yù)先在每一位學(xué)生的班主任評語和獎懲欄中寫好內(nèi)容，待各科成績錄入后，就能及時、便捷和準(zhǔn)確地打印出每一位學(xué)生的成績通知單。

２反復(fù)實踐，注意細節(jié)

制作成績通知單模板首先必須對Ｅｘｃｅｌ的相關(guān)函數(shù)有比較深入的理解，因為函數(shù)能夠讓工作表中包含復(fù)雜的數(shù)學(xué)表達式，這是使用簡單的算術(shù)運算符難以或無法實現(xiàn)的，如把ＩＦ、ＯＲ和ＡＮＤ函數(shù)綜合運用準(zhǔn)確判斷報到日期；函數(shù)還能夠讓工作表中包含原本無法獲取的數(shù)據(jù)［６］，如未選該科目的學(xué)生考試科目和成績將不再顯示時綜合運用ＩＦ和Ｖｌｏｏｋｕｐ函數(shù)。其次要注意細節(jié)，一般情況下教學(xué)信息管理系統(tǒng)提供的原始數(shù)據(jù)都是以文本形式表示，因此在錄入各科成績時要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，否則函數(shù)無法識別。此外，在運用ＩＮＤＥＸ函數(shù)錄入各科成績后應(yīng)進行復(fù)制并選擇性粘貼數(shù)值，這會保證各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)不因原始數(shù)據(jù)位置的變動而發(fā)生變化。最后重視在實踐中核查，成功的經(jīng)驗以標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程或模塊進行固定，以后其他班主任使用該模塊時，只需要改動各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中的內(nèi)容以及成績通知單中的評語就可以了，實踐中發(fā)現(xiàn)的問題可在下一次制作成績通知單模塊時予以改進。

３運用Ｅｘｃｅｌ函數(shù)制作成績通知單的啟示

當(dāng)今時代是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)文明時代。只有通過信息的有效溝通才能形成最重要、最本質(zhì)的交換，只有信息的廣泛收集才能反映事物發(fā)展的全貌，只有信息的有效挖掘才能符合實際需要。通過運用Ｅｘｃｅｌ函數(shù)制作成績通知單可以得到如下啟示：

３．１現(xiàn)實需要是先導(dǎo)

需要是人類實踐活動的起點。正是因為每學(xué)期末有及時、便捷和準(zhǔn)確地完成成績通知單制作的需要，才會千方百計地尋求滿足需要的解決辦法，解決現(xiàn)實需要的過程也是滿足人的需要的過程。同時，人的需要又是無止境的，并呈現(xiàn)出由低級向高級的發(fā)展態(tài)勢，不僅運用Ｅｘｃｅｌ函數(shù)制作成績通知單有改進的余地，而且日常大量重復(fù)性的管理工作仍有根據(jù)不斷發(fā)展的需要而改進的余地。已成熟的經(jīng)驗可以形成標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，如制作成績通知單模板，雖然制作成績通知單模板需要花費較多的時間和精力，但模板形成之后，每學(xué)期末只需要更新各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表和評語，減少了大量的重復(fù)性工作；尚未成熟的工作也為下一步的改進明確了方向，通過成績通知單模板的制作使我們確信，日常管理工作只有依賴信息技術(shù)，才能有效降低管理成本。

３．２建立數(shù)據(jù)庫是基礎(chǔ)

各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表實際上就是一個簡單的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫能把看似零散的廣泛的信息格式化，即把信息放在特定的空間位置和時間位置，這便于通過位置的檢索提取信息。一方面要求數(shù)據(jù)庫包羅萬象，容量要大；另一方面要認(rèn)識到數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)信息利用的基本源，只有數(shù)據(jù)庫的信息真實、全面，才具有符合實際的使用價值。同時，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息應(yīng)作為信息基本源保存。運用ＩＮＤＥＸ函數(shù)錄入各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)信息后，應(yīng)除去函數(shù)公式，否則數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)將不確定，影響數(shù)據(jù)信息的有效引用。

３．３數(shù)據(jù)檢索、挖掘是手段

隨著數(shù)據(jù)庫中信息量的級數(shù)化增長，信息泛濫的情況時有發(fā)生。如何從數(shù)據(jù)庫中找到符合需要的信息，必須有效依靠數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)挖掘。數(shù)據(jù)檢索需要明確檢索的值，如Ｖｌｏｏｋｕｐ函數(shù)需要明確首列搜索的值，然后根據(jù)首列的值搜索各科成績基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，將該表中指定列序號的值精確或大致匹配到指定單元格中；而數(shù)據(jù)挖掘是從大量的數(shù)據(jù)中搜尋有價值的、非同尋常的新信息，是人和計算機合力的結(jié)果，它在人類描述問題和目標(biāo)的知識與計算機的搜索能力之間尋求平衡，以求獲得最好的效果。如通過ＩＦ函數(shù)和其他函數(shù)的綜合運用，能有效地對數(shù)據(jù)進行分類。

主要參考文獻

［1］ 徐亮． Ｅｘｃｅｌ中函數(shù)ＶＬＯＯＫＵＰ在人事報表中的應(yīng)用［Ｊ］． 華南金融電腦，２００５（１０）：９９－１００.

［2］ 谷增軍． Ｅｘｃｅｌ函數(shù)ＶＬＯＯＫＵＰ在會計工作中的應(yīng)用［Ｊ］． 中國管理信息化，２００８（１０）：１０－１２.

［3］ 張建成． ＶＬＯＯＫＵＰ函數(shù)在信息鏈接中的應(yīng)用技巧［Ｊ］．中國教育信息化，２００８（８）：３１－３２.

［4］ 張文紅．Ｅｘｃｅｌ在統(tǒng)計工作中的應(yīng)用［Ｊ］．統(tǒng)計理論與方法，１９９９（３）：２１－２４.

［5］ 方美華．淺析ＶＬＯＯＫＵＰ函數(shù)在學(xué)生信息管理中的應(yīng)用［Ｊ］． 中國教育信息化，２００７（３）：７２－７３.

［6］ ［美］Ｐａｕｌ ＭｃＦｅｄｒｉｅｓ．Ｅｘｃｅｌ ２００７公式與函數(shù)完全剖析［Ｍ］．北京：人民郵電出版社，２００８：１０２.