淺談檔案管理信息化建設的若干問題

[摘 要]伴隨信息時代的飛速發展，檔案信息化建設日漸成為檔案界普遭關注的焦點。加強檔案信息化建設成為檔案事業適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息來源的優勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

[關鍵詞]檔案管理 信息化 現狀 發展趨勢 重要因素 解決途徑 檔案管理作為一種知識管理在社會發展中具有越來越重要的地位和作用。檔案信息作為國家信息資源的基礎性資源，加快檔案信息化進程，不僅是社會信息化的需要，也是信息時代檔案工作現代化的需要，更是充分開發利用檔案信息資源的需要。本文從檔案管理信息化建設的發展趨勢出發，闡述了解決檔案信息化建設的一些具體途徑，

1 檔案和檔案管理信息化的現狀

所謂檔案是指國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案、外交檔案、科技檔案、照片檔案、實物檔案、聲像檔案。

檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，又稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。檔案管理活動與其它文獻管理活動同樣，包含了信息的輸入、存貯、加丁、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統。信息系統是借助現代的數字技術，引進現代管理概念，對落后的經營模式、僵化的組織結構。低效的管理流程等進行全面而深刻的改革，只有進一步提高信息系統建設的內涵和質量，才能逐步實現由傳統的管理模式轉變為信息化發展的關鍵階段。

2 檔案信息化管理的發展趨勢

檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采取先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門經過艱苦創業，使系統不斷向信息管理的目標推進。為全面實現檔案信息管理的現代化做了準備。檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程。廣大檔案工作者在實踐中，必須有一個去粗取精，去偽存真的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3 阻礙檔案信息化建設的重要因素

隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及信息科學技術的進步，檔案管理的設施不斷得到完善、更新。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。在實際工作中，廣大檔案工作者在檔案信息化建設中遇到了不小的阻礙。主要表現為：

3.1 檔案信息管理人員素質偏低、待遇較差、隊伍不穩定。阻礙了先進技術在檔案管理中的運用。實現檔案信息電子化，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，對檔案管理人員的專業技能要求既懂得檔案管理，又要能夠掌握現代信息技術的復合型人才，而目前我國的檔案管理人員中，尤其在基層檔案館，極度缺乏能系統掌握檔案管理及信息技術的復合型人才，這使得人員素質成為制約先進枝術應用的重要因素。

3.2 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，彼此開發的軟件不能互用，沒有一個既適用于文件檢索，又可用于檔案信息管理的計算機軟件管理系統。由于不能互換，也就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地編輯信息成果，因而制約了檔案信息電子化的進程。

3.3 檔案信息系統的安全問題成為檔案管理信息化建設順利發展的重要因素。檔案信息系統的安全主要體現在電子文件和電子檔案數據的安全、檔案信息在網絡利用中的安全等方面，也可能受到人為因素或存儲介質的影響而產生一系列問題，進而影響著企業信息化和企業檔案信息化的進程。

3.4 在檔案管理的信息化建設上，領導重視不夠、檔案意識淡薄、投入經費不足、使用設備不全、硬件條件偏差、管理模式呆板等一系列因素嚴重制約了檔案信息化建設工作的進程。

4 解決檔案信息化建設的具體措施

4.1 檔案人員知識結構的變革迫在眉睫目前，檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施，抓好知識更新，引進科學的信息技術成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要，只有加快檔案人員知識結構的變革，培養復合型人才。才是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

4.2 提高檔案信息化建設工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統規范化建設。

4.3 加強檔案信息數據的安全管理

信息安全管理是檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。

第一，安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監督等多方面著手，以維護計算機系統的物理安全。硬件方面的問題可以通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時要充分考慮到系統的安全性；第二，檔案信息化管理應采取僅供內部工作人員使用的封閉式網絡，建網時就應實行物理隔離，以保證網絡的基本安全。還可通過數據庫加密、用戶分類、數據備份等手段保護計算機數據安全，在企業檔案信息化建設中針對檔案信息系統實施等級保護的方法，通過企業物流、信息流運動中的重要性、完整性、保密性及這些屬性消失之后可能造成的損失，確定其應有的安全等級和信息安全要求，防止未受權者進行違規操作。

總之，在新的歷史條件下，檔案人員除了繼續做好檔案信息資源的收集和保管，更多的還要了解用戶的需求，擴大服務內容，加強檔案的保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發揮網絡優勢，通過檔案管理信息平臺，以檔案現代化管理為突破口，理順管理機制、強化管理意識、創新管理方法和管理手段，提升管理質量和管理水平，使檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化發展的步伐。真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于我國改革開放和建設有中國特色社會主義的偉大事業。