淺談油氣田企業(yè)的物資存貨管理

前言

存貨是指企業(yè)在日常活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料等。包括各類原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品、周轉(zhuǎn)材料、發(fā)出商品、低值易耗品、委托加工物資等。國內(nèi)幾大石油公司的存貨庫存水平都很高，少則幾百億元，多則上千億元。其中：外購物資材料占15％左右，年度購入消耗額超過500億元。本文是作者經(jīng)過幾年實(shí)際工作和專項(xiàng)調(diào)查后，根據(jù)結(jié)果撰寫，供同仁參考。

1 油氣田企業(yè)物資存貨的重要性

對于一個企業(yè)而言，存貨的地位十分重要，它是企業(yè)實(shí)現(xiàn)價值、創(chuàng)造財富的工具；也是企業(yè)自身得以生存并持續(xù)發(fā)展的生命線。油氣田企業(yè)的存貨主要是兩方面：油氣產(chǎn)品與物資材料。油氣產(chǎn)品作為國家戰(zhàn)略物資，受國家的計劃與規(guī)劃控制，企業(yè)很難有自主運(yùn)營的可能；而生產(chǎn)經(jīng)營用的物資材料卻不然，從計劃到采購，從物流運(yùn)輸?shù)絺}儲，從消耗到退出，無處不在企業(yè)掌控與管理范圍內(nèi)。物資存貨的采購成本，影響著油氣田企業(yè)效益；物資存貨的有效供給，關(guān)系到油氣田企業(yè)的穩(wěn)定生產(chǎn)；物資存貨的內(nèi)、外部結(jié)算，涉及到油氣田企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營指標(biāo)和資金安全。因此，油氣田企業(yè)物資存貨管理領(lǐng)域有著廣泛的開拓空間，加強(qiáng)物資存貨管理的研究，即有經(jīng)濟(jì)效益，又有現(xiàn)實(shí)意義。

2 油氣田企業(yè)物資存貨管理存在的問題

油氣田企業(yè)物資存貨的規(guī)模，不論從流量上看，還是從存量上看，都是十分巨大的。在管理上提高一個百分點(diǎn)的直接效益，都是十分可觀的。相反，損失也是驚人的。因此抓住管理問題進(jìn)行深入研究，是建立管控措施的先提條件。當(dāng)前油氣田企業(yè)物資存貨管理存在如下幾方面問題：

2.1 物資存貨管理方式粗獷

油氣田企業(yè)物資存貨管理仍然延續(xù)較為傳統(tǒng)的粗獷式管理方法。首先體現(xiàn)在管理模式的多樣化上，不同的油氣田企業(yè)有著不同的存貨管理方式。有集中管理的、也有分散管理的；有自行采購的，也有委托采購的；有建立了物資管理機(jī)構(gòu)并全面行使管理職能的，也有全部通過關(guān)聯(lián)交易過程完成物料管理職能的。其次，油氣田企業(yè)物資存貨管理多采用分級管理方式，很少有哪家企業(yè)是依照扁平化的管理理念來構(gòu)建物資存貨的管理機(jī)制。同一管理職能，在不同的級次中所隸屬的管理部門也不盡相同，當(dāng)然行使管理職能的方式也不會一樣。

這種管理現(xiàn)狀有其歷史的原因，國內(nèi)不同的油氣田企業(yè)建于不同的歷史年代，受不同的歷史事實(shí)與傳統(tǒng)管理風(fēng)格影響；也有地域的原因，較為分散的企業(yè)建立統(tǒng)一管理模式比地域集中的企業(yè)難。無論是什么原因形成，產(chǎn)生的負(fù)面影響是顯而易見的。首先是數(shù)據(jù)通用性不好，不同企業(yè)取得的數(shù)據(jù)往往口徑多樣，無法直接統(tǒng)計應(yīng)用；其次是難于制定統(tǒng)一政策，或制定了也不好全面實(shí)施，自然也無法同標(biāo)準(zhǔn)考核。

2.2 物資存貨管理體制不順

現(xiàn)行企業(yè)法規(guī)及國有企業(yè)管理規(guī)章所確立的管理體制，制約著物資存貨全面管理的發(fā)展。國有企業(yè)管理?xiàng)l例中闡述了企業(yè)財務(wù)部門負(fù)責(zé)企業(yè)資金的管理，而實(shí)物管理歸其他業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。企業(yè)內(nèi)不同的部門就同一工作對象的管理目標(biāo)是不同的，財務(wù)部門關(guān)注采購資金的供給，資金運(yùn)行安全，因成本指標(biāo)而關(guān)注采購效能等方面情況；而存貨實(shí)物管理部門更注重物資供應(yīng)的穩(wěn)定性和及時性；企業(yè)內(nèi)其他涉及存貨管理的職能部門如計劃部門和價格部門等也都有各自的管理目標(biāo)。國有企業(yè)有其自身的管理特點(diǎn)，將眾多部門及各自所要達(dá)到的眾多管理目標(biāo)都統(tǒng)一到經(jīng)濟(jì)效益上來，還是很困難的。也就是說，存貨的價值管理與實(shí)物管理是相脫節(jié)的。單單從財務(wù)角度出發(fā)，利用有限的財務(wù)管理手段去解決各種經(jīng)濟(jì)問題和扭轉(zhuǎn)各種社會現(xiàn)象還是很難的。

2.3 企業(yè)物資存貨管理信息化水平低

油氣田企業(yè)物資存貨管理沒有有效的信息系統(tǒng)支持。個別小一些規(guī)模的企業(yè)甚至還在延續(xù)幾十年前的手工方式。大型企業(yè)由于信息量巨大，不得已建立了管理信息系統(tǒng)，也是各自為政，基本不與相應(yīng)企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)對接。很多油氣田企業(yè)沒有在實(shí)質(zhì)上建立物資明細(xì)核算，應(yīng)用數(shù)據(jù)完全依靠業(yè)務(wù)部門信息系統(tǒng)內(nèi)有限的數(shù)據(jù)支持。近幾年來，隨著國外ERP系統(tǒng)及管理理念的引入，油氣田企業(yè)也在逐步推進(jìn)自身的企業(yè)信息一體化建設(shè)。從根本上講，這是解決油氣田企業(yè)物資存貨的價值管理與實(shí)物管理相脫節(jié)的有效手段，它在企業(yè)內(nèi)各部門之間建立起了一條有力的紐帶，將各種管理目標(biāo)都牽制圍繞著以經(jīng)濟(jì)效益為中心上來。同時，ERP系統(tǒng)的建設(shè)也存在著很難跨越的障礙，各種企業(yè)類型，針對自身特點(diǎn)和管理需要，在ERP系統(tǒng)的建設(shè)上加載了大量的個性化管理要求。這些個性化要求使得本來以標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)著稱的管理系統(tǒng)逐步趨向于個別化了。最終導(dǎo)致同一業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)存在不同的業(yè)務(wù)規(guī)范和流程，數(shù)據(jù)的可比性會經(jīng)歷嚴(yán)峻的考驗(yàn)。比如說：有的分公司屬于批發(fā)兼零售的商業(yè)性質(zhì)企業(yè)，存貨會計政策需要移動加權(quán)平均法，而生產(chǎn)類分公司相應(yīng)業(yè)務(wù)要求采用全月一次加權(quán)平均法。不同會計政策，在同一系統(tǒng)里的融合，將考驗(yàn)ERP系統(tǒng)的上線運(yùn)行。

2.4 信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需進(jìn)一步加強(qiáng)

油氣田企業(yè)信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)意義重大，尤其是物資存貨的編碼建設(shè)更為重要，統(tǒng)一的信息編碼是存貨流人企業(yè)的第一張身份證與通行證。從近年來物資領(lǐng)域的管理方面看，個別供應(yīng)商通過細(xì)微修改存貨外觀等指標(biāo)以換求獲得獨(dú)立非標(biāo)準(zhǔn)編碼，逃避價格方面的監(jiān)管，同時也為設(shè)計單位在工程設(shè)計環(huán)節(jié)指定特定的供應(yīng)商提供了可能，直接滋生了腐敗。

2.5 采購價格偏高問題

物資存貨采購環(huán)節(jié)最根本的問題是采購成本問題。而價格是采購成本偏高的主要原因。采購價格高并非油氣田企業(yè)所特有的現(xiàn)象，其他國企采購，甚至是政府采購也無法擺脫價格損失。不同的油氣田企業(yè)在同一時期對于同一商品的采購價格，價格差異也很大，這一現(xiàn)象充分體現(xiàn)出采購過程中的價格水分。長期以來油氣田企業(yè)一直在招投標(biāo)管理、電子商務(wù)、價格管理等多方面加強(qiáng)建設(shè)，但在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)初期，面對供應(yīng)商多樣化的營銷策略。從根本上解決市場價格問題，還需要另辟蹊徑。

2.6 廢舊物資退出的量化控制與考核缺失

廢舊物資，從嚴(yán)格意義上講不是存貨范疇。但是油氣田企業(yè)的廢舊物資的前身都是以物資存貨的方式存在的，由物資部門管理；從生產(chǎn)領(lǐng)域退出后，很多還是由物資管理部門接管的。修舊利廢或處置，基本都納入了一體化管理范疇。油氣田企業(yè)每年都會購人大量的存貨物資，生產(chǎn)部門與基建部門的保有量在產(chǎn)能規(guī)劃變化不大的年份之間。變化會很小的。這樣，只要每年有一定的物資存貨購人量，就會有相應(yīng)規(guī)模的廢舊物資產(chǎn)生退出生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)域。大規(guī)模的廢舊處置，效益是十分可觀的，而在財務(wù)信息的反映上卻少以見到。由此可見，廢舊處置效益并未真正納入主體單位監(jiān)管范圍，造成了資金體外循環(huán)，國有資產(chǎn)流失。

3 油氣田企業(yè)物資存貨管理存在問題分析

通常來講，存貨損失是企業(yè)的一項(xiàng)痛楚。存貨存在的意義是為了避免產(chǎn)生缺貨，更好的服務(wù)于生產(chǎn)或滿足客戶需求；同時又不得已為此占用空間與資金，承受運(yùn)營風(fēng)險。泊氣田企業(yè)物資存貨管理存在的問題涉及面較多，但各個方面問題都有一個共同的特點(diǎn)，那就是會使企業(yè)增加運(yùn)營成本、產(chǎn)生經(jīng)營風(fēng)險和損失，最終導(dǎo)致企業(yè)效益下降，國有資產(chǎn)流失。我們一貫認(rèn)為，產(chǎn)生諸多問題的根本原因是錯綜復(fù)雜的利益和利益關(guān)系，這里面包括企業(yè)間的利益、部門間的利益、上下級間的利益，自然也包含公私間的利益。企業(yè)里不存在永遠(yuǎn)適宜的管理制度，卻存在永遠(yuǎn)不斷的利益聯(lián)系。物資存貨的管理的出發(fā)點(diǎn)就是最大程度地影響和限制各利益集團(tuán)在物資存貨生命周期過程中產(chǎn)生的管理損失。總之，物資存貨管理的指導(dǎo)思想就是：“存貨要管理出效益來”。

各個職能單元，既是物資存貨管理的執(zhí)行者，又是各種管理損失所造就的受益者，因此在體制沒有根本改變的前提下，依靠相應(yīng)部門或單位自身去解決管理問題是很不現(xiàn)實(shí)的。解決方法只能是引人第三方的監(jiān)督機(jī)制和管理手段。建立長效機(jī)制，確保監(jiān)督行為落到實(shí)處，應(yīng)該首先保證監(jiān)督主體的獨(dú)立地位，不排除引入社會團(tuán)體參與其中。其次，確保監(jiān)督到位與效能持久，應(yīng)考慮將監(jiān)督主體的利益取得與被監(jiān)督對象的管理損失相聯(lián)系或掛鉤，同時為物資存貨管理的行為設(shè)立行之有效的經(jīng)營管理指標(biāo)，通過監(jiān)督機(jī)構(gòu)處心積慮、堅持不斷地索取監(jiān)督利益，來促使被監(jiān)督單位嚴(yán)格制度以完成各項(xiàng)經(jīng)營管理指標(biāo)。只有投入了才有產(chǎn)出，只有付出成本才能獲取收益，在監(jiān)督方面考慮支出必要的監(jiān)督費(fèi)用，才能取得預(yù)期的監(jiān)督收益。

4 油氣田企業(yè)物資存貨管理的思路與探討

物資存貨的管理思路，首先要建立在全過程管理思想之上。所謂的全過程包括從采購入門到退出企業(yè)的全過程，包含領(lǐng)用后到處置前的非存貨身份的過程。這里不能只局限于傳統(tǒng)的資金占用和周轉(zhuǎn)問題。就當(dāng)前情況，應(yīng)關(guān)注以下重點(diǎn)方面。

4.1 加強(qiáng)存量控制，高效利用運(yùn)營資金。

目前油氣田企業(yè)在物資存貨的存量控制方面沒有合適的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，基本上是靠“人治”方式來控制存貨總量。存貨存量的多與少和管理單位的利益既不相關(guān)、也無增效驅(qū)動機(jī)制，且現(xiàn)行管理要求也不允許物資管理部門依據(jù)市場行情來運(yùn)營庫存商品。有些企業(yè)通過指標(biāo)管理來控制存貨數(shù)量，方式比較武斷，也不科學(xué)合理，超儲與否產(chǎn)生多大利益和損失也無法量化反映。有償資金占用方式的采用或許能夠解決資金占用問題。

資金是可以帶來效益的，使用資金也是有成本的，財務(wù)部門可以制定資金使用費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)來控制存貨資金占用行為。存貨存量多，占用的資金就多，物資管理部門所需付出的資金占用費(fèi)用就大，相反則少。在此基礎(chǔ)上，還可以制定差額累進(jìn)費(fèi)率，即占用得越多，費(fèi)率越高，從切身利益出發(fā)約束存貨資金占用行為。另一方面，物資管理部門也可以從資金費(fèi)率與商品的市價走勢方面建立數(shù)學(xué)模型，計算并在支付資金使用費(fèi)用還是承受商品價格變動損失中選取采購方案。

4.2 依托ERP項(xiàng)目打造信息平臺

依托ERP項(xiàng)目建設(shè)所帶來的管理革新，打造通用、開放的信息平臺。傳統(tǒng)方式下，財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是相脫節(jié)的，盡管有盤點(diǎn)制度的約束控制，從財務(wù)信息到業(yè)務(wù)信息還是存在難以逾越的鴻溝。ERP管理模式下，財務(wù)方面任何存貨變化信息都具有來自物資管理部門的數(shù)據(jù)支持，從財務(wù)角度能夠?qū)崿F(xiàn)最明細(xì)的材料核算，從財務(wù)信息到業(yè)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)了有效跨越，徹底扭轉(zhuǎn)了以往不知道、不清楚、不了解的被動局面，各項(xiàng)存貨財務(wù)管理手段能夠得以實(shí)施。另外，財務(wù)部門可以依托ERP管理系統(tǒng)對存貨實(shí)現(xiàn)動態(tài)跟蹤和監(jiān)督，從采購、倉儲到調(diào)撥全過程的物流信息都可以一站式獲得。從財務(wù)角度很容易、很準(zhǔn)確地了解倉儲量、供應(yīng)鏈、價格變動等重要資料，對進(jìn)一步制定管理措施和設(shè)定經(jīng)營管理指標(biāo)，具有重要意義。

在ERP項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)注重會計政策的統(tǒng)一。統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)是會計信息質(zhì)量的重要保證，也是財務(wù)管理手段得以應(yīng)用的前提。其次，ERP項(xiàng)目建設(shè)過程中應(yīng)加強(qiáng)各種統(tǒng)計報表的設(shè)計與開發(fā)，將大量的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)按照管理要求轉(zhuǎn)換成符合財務(wù)管理需要的信息。

4.3 對物資存貨的流動進(jìn)行全過程監(jiān)督

企業(yè)內(nèi)的物資存貨是在既定的管理約束下流動的。僅僅從某個部門管理角度出發(fā)，在任何一個環(huán)節(jié)直接去設(shè)定管理措施解決一些管理問題，難度是很大的。職權(quán)方面是超越范圍的，政策也因管轄權(quán)缺乏執(zhí)行力。但是對相應(yīng)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督卻是可以做到的。而且現(xiàn)代化辦公手段為這一監(jiān)督職能提供了可能。監(jiān)督的方式靈活多樣，最直接有效的是信息公開。從招投標(biāo)到合同簽訂執(zhí)行，從標(biāo)的價格到品種數(shù)量，從質(zhì)量規(guī)格到產(chǎn)品需求，都可以通過網(wǎng)絡(luò)向外實(shí)時發(fā)布，接受來自于企業(yè)或來自于社會的各個方面與各個層次的監(jiān)督與檢驗(yàn)。高透明度的物流信息，使得內(nèi)幕交易、暗箱操作等行為無處藏身。必定在很大程度上制約了管理漏洞的產(chǎn)生，使得管理行為更加有效與規(guī)范，避免管理損失的產(chǎn)生。

4.4 建立采購計劃與廢舊物資退出相關(guān)聯(lián)的聯(lián)動機(jī)制

油氣田企業(yè)應(yīng)建立廢舊物資統(tǒng)一處置管理機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)規(guī)則，推動廢舊物資管理機(jī)制建立與完善。采購計劃的獲準(zhǔn)應(yīng)受廢舊物資退出執(zhí)行情況的影響。可以設(shè)立考核標(biāo)準(zhǔn)，用廢舊物資處置等量兌換或者差量兌換采購計劃。此項(xiàng)規(guī)則的設(shè)立將在物資采購與廢舊處置等很多方面產(chǎn)生積極影響，首先是在一定范圍內(nèi)約束采購計劃的膨脹，用料單位在某種材料物資的采購使用上歷年積累存量越多，其在這方面獲取采購許可的難度就越大。其次是督促用料單位積極移交廢舊物資統(tǒng)一規(guī)范處置，在用料單位移交廢舊物資后即可獲得一定的采購指標(biāo)作為獎勵激勵。第三是“廢舊處置兌換采購計劃”機(jī)制的良性運(yùn)轉(zhuǎn)可以避免廢舊物資的個別處置，防止處置資金體外循環(huán)，杜絕小金庫的產(chǎn)生。

4.5 加強(qiáng)各項(xiàng)存貨運(yùn)行保障制度建立

目前油氣田企業(yè)在存貨管理上就解決個別管理問題或規(guī)范個別業(yè)務(wù)方面建立了一些制度，但在制度的全面性與配套性方面還需加強(qiáng)。好的運(yùn)行機(jī)制需要一系列制度的維護(hù)與保障，還需要定期根據(jù)業(yè)務(wù)走向與利益關(guān)系的變化趨向經(jīng)常性做以調(diào)整，保障物資存貨在企業(yè)內(nèi)得以良性運(yùn)轉(zhuǎn)。