論述會計電算化系統(tǒng)控制

[摘 要]本文對會計電算化系統(tǒng)控制的進行了論述。

[關(guān)鍵詞]電算化 內(nèi)部控制 現(xiàn)存問題控制策略

1 會計電算化對內(nèi)部控制的影響

在手工操作下，內(nèi)部控制制度主要是通過會計人員的崗位分工和各種內(nèi)部牽制制度，以及賬、證、表的定期核對，來保證會計信息的正確性。實行電算化以后，雖然會計內(nèi)部控制的原則仍然適用，伹卻使大部分傳統(tǒng)的控制方法和措施失去了作用，增加了新的控制內(nèi)容，提供了新的控制手段和技術(shù)，改變了會計內(nèi)部控制制度的重點方法和措施。

1.1 內(nèi)部控制形式的變化

由于電子計算機具有高速、穩(wěn)定的特點，有很強的邏輯判斷能力和邏輯分析能力，使內(nèi)部控制形式主要有兩方面的變化：

1.1.1 原手工下的一些內(nèi)部控制措施在電算化下就沒有存在的必要了，由于全部會計核算工作由計算機集中完成，憑證數(shù)據(jù)一次錄入后即在會計軟件的控制下迅速、多次、毫無差錯地分別記人各種賬薄，并據(jù)以編制報表，只要憑證和會計軟件正確，其輸出的會計信息也必然是正確的，這就使賬簿之間的核對沒有必要了。此外，編制科目匯總等試算平衡的檢查也成為多余。

1.1.2 原手工下的一些內(nèi)部控制措施，在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)了。如憑證的借貸平衡校驗；余額、發(fā)生額的平衡檢查；各核算與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)核時；報表數(shù)據(jù)的勾矧關(guān)系檢查等。

1.2 內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化

實現(xiàn)會計電算化后，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了內(nèi)部控制的新內(nèi)容。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。如編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制、計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。

1.3 內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化會計電算化后的內(nèi)部控制的重點將放在原始數(shù)據(jù)輸入、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接控制幾個方面。

2 會計內(nèi)部控制的現(xiàn)存問題

2.1 “一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴重傳統(tǒng)手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應職責分工的基礎(chǔ)上。采用電算化后，由于功能和知識度集中，導致職責的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，會計人員大大減少，致使這些原則的重要程度下降，

2.2 原始憑證數(shù)字化，易于偽造

2.3 內(nèi)部控制的程序化使得差錯反復發(fā)生的可能性增大

2.4 數(shù)據(jù)的安全性、保密性差

3 會計內(nèi)部控制的內(nèi)容

3.1 制度控制

制度控制一般是以管理制度的形式實行的，即由主管部門制訂一系列規(guī)章制度強制或監(jiān)督會計部門執(zhí)行，從而保證會計核算軟件正常和安全運行，免遭外界干擾、破壞，向企事業(yè)單位提供準確無誤的會計信息，制度控制包括以下幾點：

3.1.1 組織控制

如前所述，實行會計電算化后，會計工作組織及崗位分工發(fā)生了很大變化，其特點是將會計信息處理功能都集中在計算機操作使用部門，這樣就削弱了原手工核算時詳細劃分不相容職責的組織控制措施的作用。補救不相容職責集中化的主要控制措施就是：要重新設(shè)計會計系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。

3.1.2 系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制

系統(tǒng)操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護，操作規(guī)程過程控制主要是通過建立一整套完整而嚴密的操作規(guī)程來明確操作方法和操作規(guī)程次序，防止重復、遺漏和誤操作。系統(tǒng)維護包括對硬件、軟件和數(shù)據(jù)的維護。對硬件的維護制度包括：設(shè)備的使用、檢查和維護，規(guī)定機房的溫度、電壓等環(huán)境條件，以及規(guī)定防火、防盜等措施，為以防止萬一，關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份。

3.2 程序控制

控制是指靠計算機程序?qū)嫼怂氵M行內(nèi)部控制，以實現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護，這種自我保護的內(nèi)部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效。

4 會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制策略

4.1 加強內(nèi)部審計

內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照<會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整。

4.2 建立健全人才培訓制度，提高會計人員素質(zhì)

企業(yè)應高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，要提高會計人員計算機業(yè)務素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術(shù)，培養(yǎng)或聘用一批精通技術(shù)、熟練應用電算化程序的高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。

4.3 嚴格對機構(gòu)和人員的管理與控制

必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。會計核算軟件投入正式使用后，原有會計機構(gòu)必須做相應調(diào)整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為，如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員(如出納)，在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工。以補救不相容職能集中化的不足。

4.4 建立全面、規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理制度

管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。

隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化在社會經(jīng)濟中的運用越來越廣泛，隨之而來的如何發(fā)展我國的會計電算化的問題也越來越引起人們的關(guān)注，我國進入90年代以來，隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，會計電算化已有十余年的歷史，會計電算化由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面數(shù)值核算，進而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段。會計電算化進一步向深層次發(fā)展。從一定意義上講。電算化會計產(chǎn)生和發(fā)展的過程，也是突破傳統(tǒng)會計觀念，對現(xiàn)行會計理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統(tǒng)設(shè)計、工作組織、信息處理及帳務處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現(xiàn)行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進性的，但從長期看，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應用，新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn)，如：信息處理網(wǎng)絡建立后，企業(yè)將如何做到既及時合法提供會計信息，又能有效保護商業(yè)秘密；兩個會計子系統(tǒng)實現(xiàn)結(jié)合后，如何改進現(xiàn)有財務報告；信息經(jīng)濟將對現(xiàn)行會計理論和方法產(chǎn)生什么影響等，對新課題進行深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立。又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進一步完善和發(fā)展。電算化在會計工作中起著越來越重要的作用，這是一種必然的趨勢，我們應該以信心迎接它的發(fā)展。