企業會場布置

企業會議是企業黨政機關和群眾團體處理重大事務，商討問題，作出決策、總結經驗、交流信息、協調關系的重要工作形式，也是集思廣益、避免失誤的種民主方式和在社會交往中一種有效的手段。隨著經濟體制改革的不斷深化發展，企業之間和地區之間也常用會議的形式開展交流和協作活動。運用這種形式，可以用較短的時間，花較少的經費取得較大的效益。

企業會議的種類復雜多樣，按范圍分:有全國性會議、省市級會議、地縣級會議和單位內部會議;不同系統，不同行業，不同專業也有各自的會議，按性質分:有黨委會、董事會、股東會、職代會、行政會、群眾組織會、經濟工作會:按時間分:有長期固定的會議，有臨時性會議;按規模分:有大型會議、中型會議和小型會議;按內容分:有綜合性會議、有專題性會議;按名稱分:有奠基儀式、開工(破土)儀式、竣工(落成)典禮、揭(掛)牌儀式、開業典禮、簽約儀式、投產儀式、頒獎典禮，新產品上市發布會、推介會、演示會、博覽會、訂貨會、研討會、商務談判、司慶廠慶、節日慶典、新年晚會、集體婚慶、培訓會、拍賣會、交流會、銷售會、年會、專業會、表彰會、贊助會、茶話會、團拜會、新聞發布會、文藝匯演等。

會場是企業會議的主要活動場所。會場的選擇和布置是會議服務工作中的重要環節。會場安排是否科學，會場布置是否合理，直接影響會議的氣氛、秩序和效果。會場的布置應與會議內容相協調。不同的會議，要求有不同的布置形式。如黨代會會場樸素大方，職代會會場莊嚴隆重，慶典會會場喜慶熱烈，座談會會場和諧融洽，紀念性會場隆重典雅，追悼會場莊重肅穆，日常工作會場簡單實用。那么，企業如何選擇和進行會場布置呢?

會場形式

會議的性質、規模決定會場形式，企業會場的形式很多。目前，企業最常見的會場形式有如下幾種:劇院式、課堂式、圓桌式、圍坐式、馬蹄式、V字式、酒會式等供選擇，下面將最常用的幾種會場形式分述如下:

劇院式適合聽眾較多的場合，一般設在禮堂、會堂、影劇院、體育館等。這類會場在舞臺或高出代表席的地方設主席臺，并有一定的距離。各種代表大會和其他大型、特大型會議采用這種形式，顯得隆重、熱烈、莊嚴，主次分明。在會議廳內面向講臺擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道。特點是在留有過道的情況下，最大程度地擺放座椅，在有限的空間里可以最大限度容納人數，但參會者沒有地方放資料，也無桌用來記筆記。

課堂式一般設在中型會議室，也設主席臺，但通常不高出代表席，距離也不大，大體上和教室擺法差不多。采用這種形式，顯得緊湊、和諧、莊重。參會者可以有放置資料、記筆記和茶杯的桌子，桌與桌之間要保持適當距離，以便開會時方便座椅的搬動和與會者的走動。

圓桌式適于小組討論，就像一般企業會議室設有的固定會議桌，擺成橢圓和長方形，不設主席臺。桌子不一定是圓桌，一張長方形桌，主持人坐在桌子的一頭，便于使用白板或其他展示品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。日常工作會議采用這種形式，方便討論發言，顯得民主、團結、融洽。布置一般較為隨意，好處是參加者能彼此看得清楚。

圍坐式就像一群人圍坐在一起，沒有主席臺，主次不明顯。各種座談會、茶話會、討論會多采用此種形式。這種形式適于少量人員開會，利于彼此間的交流，給人一種輕松、親切之感。如果對于一個12人的會來說，這種形式的座位布置需要一間最小為6米×9米的房間。會場設置便于注意力的集中。

馬蹄式將桌子連接著擺放成長方形，在長方形的前方開口(空出一個短邊)，這種形式一般需要三張或三張以上的桌子，椅子擺在桌子外圍，通常開口處會擺放擱置投影儀的桌子，中間通常會放置綠色植物以作裝飾，常用于學術研討會等類型的會議。此種臺型容納人數較少，能體現民主與團結的氣氛，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。對會議室空間有一定的要求。不設會議主持人的位置以營造比較輕松的氛圍，多擺設幾個麥克風以便自由發言。

V字式房間內將桌椅端正擺放或成“V”型擺放，按教室式布置房間，根據桌子的大小而有所不同。特點是可針對房間面積和觀眾人數在安排布置上有一定的靈活性。但往往是唯一實際可行的解決方法。這種斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，如果坐成直行的與會者就不能彼此看得很清楚。

酒會式以酒會式擺桌，只擺放供應酒水、飲料及餐點的桌子，不擺設椅子，以自由交流為主的一種會議擺桌形式，自由的活動空間可以讓參會者自由交流，構筑輕松自由的氛圍。

日常工作會議的會場布置形式多為中型會議的會場布置。大型會議一般在禮堂召開，形式是固定的。團拜會的會場布置成星點式、眾星拱月式為好。不同的會場形式取決于會議的內容、會場的大小和形狀、會議的需要及與會人數的多少等因素。

整體布局

會場的布置與環境的美化對活動本身具有很強的視覺影響力和感情穿透力，因此，會場布置一定要注意環境因素的作用。佛要金裝，人要衣裝，會場重視“裝扮”，才能充分體現出主辦方的誠意，這里簡介一下會場布置事宜。

布局要求會場布置包括主席臺設置、座位排列、會場內花卉陳設等，會場的整體布局要做到:莊重、美觀、舒適，體現出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質、規格、規模等因素。會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。中大型會議要保證一個絕對的中心，多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發言人，中大型會場還要注意進、退場的方便。小型會場要注意集中和方便。

會場選擇首先是地點問題。如果是大中型會議，一般不要離住地太遠。會場選擇還有大小的問題。大小取決于會議的規模、人數和效果。會場偏小，顯得局促、擁擠、小氣:會場過大，又會顯得空曠、缺乏氣氛。大小一般以能容納與會人員為限度，可留有適當的余地。

會議場地布置，應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如，在提供信息的會議里，倘若人數眾多，則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。倘若人數眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

會場環境不利的會議場合包括:嘈雜的聲音，極不舒適的座位，過高或過低的室內溫度，不時地有外人攪擾，環境陌生而引起的心力交瘁感，以及沒有與同事私下交談的機會等等。這些環境因素會影響與會者的注意力，從而導致效率的低下。為與會者布置好會議環境，使之有利于會議的順利進行，一般來說，室內會場應考慮以下因素:

一是光線。照明要明亮而不耀眼，通常使用人造光源。亦可利用陽光，應備有窗紗，以防強光刺目;使用人造光源時，要合理配置燈具，使光線盡量柔和一些。二是聲響。室內應保持寧靜，房間不應臨街或施工場地附近，門窗應能隔音，周圍無電話鈴聲、腳步聲等噪音干擾。三是溫度。室內最好能使用空調機和加濕器，以使空氣的溫度與濕度保持在適宜的水平。溫度在20℃，相對溫度在40%～60%之間最合適。一般情況下，也至少要保證空氣的清新和流通。四是色彩。室內的家具、門窗、墻壁的色彩要力求和諧一致，陳設安排應實用美觀，留有較大的空間，以利于人的活動。五是裝飾。談判活動的場所應潔凈、典雅、莊重、大方。寬大整潔的桌子，簡單舒適的座椅(沙發)，墻上可掛幾幅風格協調的書畫，室內也可裝飾有適當的工藝品、花卉、標志物，但不宜過多繁雜，以求簡潔實用。理想的會議室應該是座位不擁擠，視線好，聽得清。

場地裝飾

會場設置包括會場地點、大小、形式的選擇和色調、裝飾布置、附屬設施及座次排列、也包括相關或毗鄰的建筑物、通道和區域的美化等。利用色調、尺寸和裝飾進行會場設計布置，是適應會議中心內容的需要，起到突出會議主題和烘托氣氛的作用，達到企業宣傳的實質目的，擬訂布置會場的方案時，要講究一定的科學性、合理性和藝術性，更應細致周到，大致考慮的項目如下:

主席臺會場主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置的重點。現在一般在主席臺前設講臺，用于發言人講話。主席臺后方通常會搭建起一塊主題衍架背景(彩噴材料)板，背后懸掛會標或旗幟，大型會議在底幕會標兩邊耍擺掛10面紅旗;有些會議可在會場外建筑物四周豎一些彩旗，以烘托氣氛;會議名稱的標語懸掛在主席臺上方。背景上有會議主題及主辦機構信息;主席臺上可適當擺放鮮花點綴;主席臺要求紅色地毯，絨布主持臺;主席臺設席位若干，主席臺兩側掛大型白色投影幕，配備激光指示筆(或者伸縮式教鞭);主席臺配置有線/無線麥克風、茶水杯(或者瓶裝礦泉水)。

色調要與會議內容、對象、氣氛相適應，能考慮季節因素更好。包括地毯、窗簾、桌布等。法定性、決策性會議，以褐紅色、墨綠色為主，顯示隆重、莊嚴的氣氛;慶典性會議則以暖色調為主，顯示喜慶、熱烈的氣氛。可將企業的色系(如某公司將員工的工作服定為紅色、或將公司的產品定為蘭色等)選擇一下確定為幕布底色。另外，主席臺的色調要注意整體的和諧，如是工作會議，主席臺的布置基調應為藍、綠色;如是慶典、表彰性的會議，主席臺的基調應為紅、粉色。室內會議的桌椅、門窗、墻壁的色彩要力求和諧一致，陳設安排應實用美觀，留有較大的空間，以利于人的活動。晚會、舞會或智力競賽的會場可用多種色彩的燈光渲染氣氛，以顯活潑熱烈的效果。

幕布可選擇一層幕，也可根據需要選擇多層幕，但底幕應選用重質材料的，分幕可用輕質或亮彩材質的。在幕布的周圍可加些具有舞蹈性的簡單的配色構圖或人物構圖，這樣既簡練又大方而且還美觀。整個幕布的色系要搭配得當，主次分明，特別要突出企業獨有的特色來，當然喜慶是不可缺少的。此外，可在幕布底邊處點綴些鮮花或氣球等具有動感之物，這樣會更佳。

微標在主席臺或主席位的上方懸掛會標和會徽。會標一般要標明會議的全稱，多用宋體，紅底(藍底)白字，有的會議如追悼會則用黑底白字。主席臺底幕上有時需要加掛微標，如黨徽、司徽、會徽等。將公司的商標(如果企業的商標比較美觀的話)作為幕布的“幕眼”鑲于幕中。

標語會場入口處及會場內是給與會者進出時的首先印象，可適當懸掛

些鼓動性、慶祝性的標語。標語應該是口號式的，字數不宜過多。也可以用氣球懸掛。大型會議入口可設置貼有會標的拱形氣模1～2個，會議主席臺上方懸掛橫幅一條，兩側面分別再掛兩條(也可不掛)，以作歡迎和明示主題之用。莊重嚴肅的會場懸掛的會標通常是紅布作底襯，再印上白色的字幅。小型會議，在會場前面的墻上或黑板上可以剪貼或寫上字體端莊的會標。會標可用黑體、楷書、行書、隸書等字體來表現。

桌椅會場用的桌椅也有講究，視不同會議的不同需要決定是否用桌椅，用什么樣的桌椅。座椅有軟椅、硬椅之分，軟椅中又有沙發、扶手椅、一般軟椅之別。本著既要開好會，又要考慮到與會者身體需要的原則，不同類型的會議需要擺放不同的座椅。

指示牌指示標志對于與會者迅速地找到會場位置非常重要，指示牌要注意統一整個會議的VI標識;統一VI的胸牌，可用不同的顏色及文字區分會場人員的身份，更加容易識別和協調人員;要在簽到處和貴賓位置設置桌牌，以便使來賓能根據桌牌快速找到自己的簽到或接待位置。

視聽器材黑板(白板)、幻燈機、投影機與放映機等應被視為一般會議所用的基本工具。但要特別注意的是:幻燈機、投射機與放映機所投射出來的文圖，應讓全部與會者都能看清，而且應提前準備就緒以便隨時啟用。音響(擴音設備、耳機、同聲翻譯、麥克風等)，聲像(立體電視、激光、全息電影、組合錄像、專業攝像攝影設備。電腦控制的多鏡頭幻燈)組合電源插座等以及同聲翻譯系統必須事先調試好，根據需要語種提供聲道翻譯，應將發言大致領域及特點提前告訴口譯員，并告訴口譯員發言者國別與大致語言習慣。

報到臺供來賓簽到或咨詢以及辦理手續的地方，在報到處的后方設置簽到處背景板，更能體現會議的專業性;報到臺的設計要根據需要用中英文字母醒目標出，才能引起來賓注意。

花擺花草是軟性的視覺注意力，根據會議性質和主題需要，在主席臺底幕下、主席臺與代表席的隔離處、講臺和會場四周可適當擺放若干花草盆栽。以表達會場的熱鬧，生氣，但不失莊重。VIP室、簽到桌及講臺等位置一般都應放置鮮花，開業典禮及其他慶典往往還需要花籃花門等裝點，在主席臺后側適當擺些棕櫚樹、花草植物盆栽，顯得既莊嚴又樸實。這對烘托會場氣氛，營造優美的環境很有好處。

花籃開業祝賀、大型活動的開幕式或文藝晚會閉幕式等場合內外擺放花籃若干個，可作為氛圍支持。這類花籃一般體量較大，常用規格為1.5米～2.5米落地式大花籃。構圖多采用對稱的扇面形或等腰三角形。上層籃花要求端莊大方，下層腰花的構圖可稍微活潑一點，但應與上層呼應。常用花材以唐菖蒲、月季、香石竹、菊花、百合為主，不同季節搭配一些時令花材。襯葉主要用蘇鐵葉、棕櫚葉、魚尾葵或軟葉刺葵葉，也用蜈蚣草葉等。

其他需要根據不同的場地情況和不同的主題要求進行配置，這樣可以體現大型會議的專業性，使服務更加周到和人性化。在會場安排固定攝影點1～2個，提供飲水機，小型會晤室。會場內外提供資料樣品展示臺或展板。比較復雜的會場往往還需要其他很多裝飾及布景(例如氣球、字畫、布藝、展示制作等)，此外還需要根據不同會議需要作以下一些準備工作。如:

人、物租賃——禮儀小姐、舞龍舞獅、管弦樂隊、鑼鼓隊，和平鴿、揭幕架、啟動臺、抽獎箱、展架、展板、展臺、泡泡機、煙霧機、雪花機、旋風彩虹機、天女散花機、手動禮花炮、日景煙花，空飄氣球、空中舞星、燈籠柱、卡通吉祥物、落地氣球、放飛氣球等。

禮儀用品——剪彩紅綢球、啟動球、電子鞭炮、奠基石、金鏟、禮儀旗袍、綬帶、揭幕、太陽傘、太陽帽、嘉賓名牌、三角串旗、彩旗、條幅、各種燈籠、剪彩托盤托布、金剪刀、剪彩金柱、皇家禮炮、電動禮炮、紅絨布、航海舵、文房四寶。

鮮花植物——羅馬花杯、羅馬花柱、迎賓臺花、演講臺花、胸花、手捧花、舞臺時花、祝賀花牌。

座次安排

座位編排與會議成效的高低具有密切的關系，排列座次是會場布置的一項重要工作。企業大中型會議都需要排坐序，使與會人員有固定的座位，感到舒適方便，會場也顯得整齊有序。主席臺和主桌是排列重點，一般會議不排列。

主席臺的座次會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例:依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后按順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側;為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座;主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到薄或會議手冊上標明;在主席臺的桌上，或與會者個人座位的左側放置姓名臺簽。

其他人員的座次小型會議室的座位，應考慮與會者就座的習慣，同時要突出主持人、發言人。要注意分清座位，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座;反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。中大型會場內座位。代表會議、工作會議、報告會議等類型的會議需要安排場內其他人員的座次，具體的安排方法有三種:

橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。選擇此法時，應注意先排出會議的正式代表或成員，后排列列席代表或成員。

豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向依次排列座次，選擇這種方法也應注意將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。每個代表團的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會場中心座位為基點，向兩邊交錯擴展。

左右排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位，中國傳統習慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點，其余的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。

場內座位的區劃由于一些中大型會議參加的人員多，會場的區域過大，使參會人員不易迅速找到座位，常常影響會議按時召開，降低了會議的效率。有些會議參會者在會議中的角色不盡相同，例如表彰、發獎大會，一些代表是表彰對象，在會議中要上臺領獎，為了有序和方便起見，一般都會事先劃分專門的區域，以便統一就座或有序地進、退場:根據會場的整體布局，劃分出ABCD等大區域。按照場內座位排號分區，每個單位各占幾排;或正式代表坐前，列席代表坐后。有條件的印制座次全圖。

總而言之，企業會場布置要本著賓客第一的原則，以務實、高效的精神、一絲不茍、精益求精的宗旨為與會者提供全方位、多元化的禮儀服務，將企業會議活動裝飾得盡善盡美，為我們的企業形象增添異彩!需要注意的是，不論企業會議的規劃有多詳盡，對會議的準備工作有多周全，倘若在開會前我們對會場不作最后的審視，則有可能會出現紕漏，甚至可能會功虧一簣，因此，在開會前的半小時至一個小時內，企業會議主辦方負責人最好親臨或是派人到會議現場督促檢查工作是否做好，以確保會議取得圓滿成功，盡顯實效。

(責任編輯:江山)