你真的需要開會嗎?

“芝麻大的事有必要開會嗎?”費力而不討好的會議應該盡量避免，就像古時的皇帝早朝一樣，“有事啟奏，無事退朝”。

你真的需要開會嗎?無論你是決定自己發起會議，還是即將參加別人組織的會議，在做出決定之前，務必認真思考這一問題。要知道，一旦參與會議，你就要付出寶貴的時間，而且無法確保這些付出是值得的。除了開會，你還可以通過其他有效的方式來解決問題。

高昂的會議成本

一小時的會議，如果參與者是十個人，那么，這場會議的時間成本起碼是十小時，還沒有囊括下發通知、會場準備、會后清理等工作所耗費的時間。會議規模越大，時間成本就越高，尤其是上百人一起出席的大型會議，其時間成本更是極其高昂。然而，很多會議發起者并沒有注意到這一點。

另外，會議所需的硬件設施耗費也是成本之一。路途遙遠的人，還要加上抵達會議地點所需要的時間、交通、住宿等成本。最后還有“機會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什么、為他們的公司創造多少價值?召集會議之前，必須考慮所有這些成本。

總體而言，會議的成本分為時間成本、直接成本和隱性成本三種：

1.時間成本

任何會議最大的成本通常是與會者所耗費的時間——包括閱讀議程、準備材料、出席會議。如果與會者還需長途旅行，這個時間也必須計算在內。時間成本的計算方式為會議時間成本=參加會議的人數×(與會者的準備時間+與會者的交通時間+會議秘書工作時間+會議服務人員工作時間)。

為了更加直觀地感知高昂的會議成本，我們還可以將時間成本換算為金錢成本。換算方式為：會議金錢成本=會議時間成本×與會人員平均每小時的薪水。

經過計算，你或許被驚呆了——一場會議的金錢成本竟然如此之高!然而事實就是如此。

2.直接成本

直接成本是指為了支撐會議順利進行所用的金錢、物資等成本，其計算方式為：直接成本=會議場地租用費+會議設備租用費(損耗、折舊費)+與會者差旅、食宿費+會議資料費。

3.隱性成本

隱性成本是指召開會議所導致的效率損失的成本。具體包括以下三個方面：第一，不能及時解決自己管轄范圍內的緊急事件；第二，不能及時獲知客戶信息而丟失一筆業務；第三，不能及時處理客戶投訴而致使客戶流失。

要學會說“不”

雖然會議的成本高昂，但還是有很多不得不開的會議。能夠準確地判斷哪些會議必須召開是一位合格的會議管理者首先需要具備的能力。

管理大師德魯克告誡我們，做正確的事比正確地做事更重要。所謂做正確的事，就是將有限的時間用在值得我們去做的事情上。最大的浪費莫過于花費了巨大的時間和精力去做一件根本不需要做的事情。因此，開展高效率會議的第一步就是確定是否真的有必要開會，把那些不符合開會條件的“會議”篩選出去，從一開始就減少做錯事的機會。

如果你是唯一可以作決策的人，那么不要浪費自己和別人的時間去召開耗時長久的會議，他人的參與只會讓問題變得更復雜，既不利于解決問題，又容易令自己陷入猶豫不決的境地。

作為管理者，你必須全面的思考這件事是不是有必要開會解決，不能隨便的把“還是開個會商量一下吧”這種極度口頭禪似的話掛在嘴邊。每當在做出開會的決定之前，先冷靜地思考一下——是否還有其他更便捷、低成本的解決之道?例如：群發電子郵件、下發書面通知、單獨逐個溝通、電話交流、視頻會議、召開網絡會議等。

而對那些于由別人組織、需要你出席的會議，同樣需要仔細甄別參與的必要性。根據以往的經驗，絕大多數會議并沒有出席的必要，然而在現實中，拒絕參加會議需要極大的勇氣和決心，簡單的一個“不”字，卻幾乎難倒了所有人。但無論如何，作為管理者的你還是應當盡可能地減少出席無價值的會議，將寶貴的時間用在更重要的事情上。

對于例行會議，也就是組織規定定期召開的會議，例如年度全員大會、月分析會、周例會、每日展會等等，一般都是以“大家看看，今天我們討論什么”這樣的方式開始，這些缺乏新意和實質內容的例會往往會引來應付或者哈氣連天。正如弗塞斯所認為的那樣“我想斗膽倡導和建議禁止任何與諸如‘每周’這樣字眼有關的例會。”他在《開好會議》一書提出要根據業務的旺季和淡季來調節例會的密度：為了應付旺季繁多的工作事項，增加召開例會的次，而淡季就適當降低開會密度。總之，開會是為了真正的解決問題，而不是為了完成任務、走形式，因此“費力而不討好”的會議應該盡量避免，就像古時的皇帝早朝一樣，“有事啟奏，無事退朝”。

尋求其他途徑

通用電氣前總裁杰克·韋爾奇喜歡使用非正式的溝通方式——他與下屬在飲水機旁的幾分鐘對話，解決的卻是一個不小的問題；他與員工在走廊上的簡單談話，卻幫助員工鏟除了工作上的難題；工作午餐更是值得充分利用的時間，人們在就餐的輕松氣氛下，更加坦誠地交換意見，也更易于接受別人的看法。韋爾奇告誡我們：并不是大家正襟危坐在會議室里就意味著在解決問題，除了開會，還有很多種輕松解決問題的途徑。

一般而言，會議具有提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、教育培訓五大功能。讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發揮會議功能的各種途徑。

(1)提供信息。我們可憑便條、備忘錄、書面報告、打電話、發短信、網絡聊天等方式進行信息的交流。這樣做，顯然要比開會更加經濟有效。但是，人們是否會認真閱覽書面文字信息無法保障，即使看了也不一定能完全理解。從這個意義來說，開會要勝于其他的信息提供方式。在會議中，信息提供者不但能當面解答與會者的疑問，而且可借助視聽器材增進與會者對信息的了解與興趣。

(2)收集信息。召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效方法。除此之外，你也可以請求信息提供者用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復印然后分發出去。另外，你還可以通過個別約見有關人士，當面向他們收集信息，這樣做效果更佳。

(3)解決問題。當管理者面臨問題時，他可以親自解決，也可以授權給他人代為解決，而不需付諸會議。但若問題并不緊迫，而且管理者希望集思廣益，尋找出最佳解決方案，最好是能邀請部屬開會解決。

(4)宣傳政策。管理者要將政策傳達給下屬，可以采取三種途徑：第一，書面宣傳；第二，面對面個別宣傳；第三，開會公開宣傳。書面宣傳成本較低、操作方便；個別宣傳則更有說服力，管理者可以根據每位員工的特點來調整宣傳方式。開會宣傳相當于一對多溝通，為管理者減少了溝通成本。

(5)教育會議。組織除了召開會議為成員實施教育會議之外，還可以采取以下五種措施：1)指定員工閱讀書刊；2)要求參加函授課程；3)主管或其他有訓練專長的人，為員工進行在職輔導；4)派遣員工學習外部訓練課程；5)以“企校聯合”方式，派遣員工到教育機構進修。