清華大學三級文獻保障體系的構建與思考

〔摘 要〕本文從國內外大學圖書館的建制現狀出發，在回顧清華大學圖書館歷史沿革的基礎上，闡述了清華大學建設由總館，專業分館與院系資料室組成三級文獻保障體系的構想。結合三級文獻保障體系的發展歷程，文章詳細介紹了該體系的構建方式與運作經驗。文章的最后部分對三級文獻保障體系的發展方向進行了展望。

〔關鍵詞〕高校圖書館;三級文獻保障體系;分館;資料室

DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.09.043

〔中圖分類號〕G253 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2010)09-0163-03

Research and Development of the Three-Level Information

Support System(TLISS)in Tsinghua UniversityZhuang Mei Xiang Yang

(Library，Tsinghua University，Beijing 100084，China)

〔Abstract〕Starting with the introduction of the university library current structure for both western and chinese universities，the essay illustrated the program of Three-Level Information Support System(TLISS)in Tsinghua university library，which included a proper structure of the main library，branch libraries and information houses.The Tsinghua library development history and status were reviewed accordingly for both before and after the introduction of the TLISS program.The essay covered also the detailed running scheme and the practical experiences for TLISS in Tsinghua.The anticipated future evolution plan was described in the ending section.

〔Keywords〕university library;three-Level information support system;branch library;information house

隨著高校的持續發展與信息資源服務專業化要求的不斷提高，單一建制的綜合性大學圖書館往往無法完全滿足師生在教學與科研方面的全面資訊需求。綜合館藏與專業化信息服務相結合的管理體系是大學圖書館發展的必然方向。基于大學自身的建設情況與實踐條件不同，綜合性大學的圖書館體系在統一管理與分散服務的各個方面又各自形成了不同的特點。

1 國內外大學圖書館的建制現狀

典型的西方大學圖書館通常具備完善的總館——分館體系，總館由校方統一進行管理，資源專業化程度較低;分館則在總館的協調下由所屬學院直接管理，自主化與專業化的程度較高。例如美國的康奈爾大學，以奧林圖書館為中心館，共設有尤里斯圖書館等18個專業分館[1]。分館與總館在資源訂購、參考咨詢、流通服務方面按總館相關規定統一管理。但在教學培訓與學科服務、特色資源服務上又依據各個分館的特點獨立運行。而斯坦福大學則擁有以格林圖書館為首的20個分館。這一體系的構建基礎來自于西方大學發展完備的學院制管理體系[2]。

直到上世紀的90年代，大部分的中國內地大學都仍然保有著學校與專業科系的建制體系。與之相對應的，大部份大學的圖書館體系都是由一個綜合性、專業性兼備的核心圖書館與大量服務管理規模較小的院系資料室組成。隨著大學規模的急劇擴大與學院化改革進程的推進，建立兼具專業服務內容與現代化管理能力的分館體系成為了眾多一流大學圖書館在過去10余年內不斷進行的改革重點。以北京大學為代表的總館——分館體系，采用了不設直屬關系，分館相對獨立運行的體系模式，目前已成立的分館達到了20余個。而以北師大圖書館與廈門圖書館為典范的圖書館體系則更注重圖書館總館的管理功能，所有分館與資料室的資訊與人員安排全部由總館統一進行規劃運做[3]。從學校自身的歷史沿革與發展實踐出發，清華大學提出并逐步建立了由校圖書館，專業分館與資料室有機組成的大學圖書館三級文獻保障體系。

2 清華大學三級文獻保障體系的構建

2.1 早期情況

1912年，清華建校伊始，圖書館的各類書刊資料累計只有2 000余冊(件)，全部收藏于校圖書館。1932年，校圖書館館藏達到了近20萬冊(件) 。當年，機械工程系資料室正式成立，并專門購置了大量專業書籍及各種機械類期刊。此后，順應各院系的發展需求，資料室相繼在有條件的院系得以建立。1954年，在院系調整的基礎上，各系又相應組建了保密資料室。當年共有資料室14個，保密資料室11個。1993年，校圖書館館藏累計達到了250萬冊(件)，當時的院系資料室已發展到了28個，各院系資料室的館藏數量總共達到了約50萬冊(件)。此后，各個資料室規模不斷發展，在各院系的教學和科研服務中發揮了重要的作用。

隨著學科發展專業化程度的提高與清華多學科建設規劃的不斷推進，在院系資料室基礎上成立專業學科分館的時機逐步成熟。1999年，經管學院圖書館分館正式建立，成為清華第一個具有現代化綜合管理體系的學科專業分館。隨后不久，MILLENNIUM系統完成了管理整合，實現了對經管分館的流通管理。2000年，清華正式提出了建設由校圖書館、專業分館與資料室組成的大學圖書館三級文獻保障體系。

期清華大學三級文獻保障體系的構建與思考2.2 構建理念

進入21世紀以后，清華進一步明確了構建三級文獻保障體系的建設思路:由學校和院系共同構建由校圖書館(“總館”)、若干專業圖書館(“分館”)以及一批院系資料室共同組成的三級文獻資源保障體系，充分利用各方面的資源與服務條件，加強文獻資源的共建共享，為學校教學、科研和學科建設提供充足的文獻資源和信息服務支撐。

在構建三級文獻資源保障體系的過程中，清華圖書館始終本著資源共建、分散收藏、規范管理、信息共享的基本建設原則。這一原則充分立足于清華大學的圖書館資源系統現狀，特別強調體系模式確立中分與合的有機協調。一方面繼續保持現有院系資料室的建制，調動系、所等各方面的積極性，鼓勵自籌資金，深化專用文獻資源的建設;另一方面利用校撥經費，支持分館的實體建設，形成統一管理機制，建設共用文獻資源;同時加強專用和共用文獻資源的規范化管理，最終系統化地實現資源共享。這種循序漸進的構建理念既合理地實現了資源的優化整合，充分發揮了資源的有效服務功能，又避免了照搬西方大學分館制可能導致的急于求成的情況，讓有限的投資落在了提高圖書館服務能力的實處。

截止2009年年底，清華圖書館已初步建立了具有良好系統整合能力，綜合管理能力以及資源共享能力的三級文獻保障體系;全館共設有一個校圖書館總館、6個專業分館和18個院系資料室。總館面向全校讀者提供服務，以建設常規綜合館藏、理工科專業館藏與現代化的電子資源系統為核心的工作內容;人文，建筑，經管，美術，醫學和法律6個分館在系統體系的架構下逐步建成了具有特色化館藏的專業研究型圖書館，在為本學院師生服務的同時，成為清華大學專業學科的信息資源接轉、加工、收藏和傳播的中心。高度專業化的院系資料室則在所屬學院分館與總館的配合管理下負責各學科領域專業學術資源的收集與處理，重點為院系的專業教學科研提供針對性服務。

2.3 構建方式

2.3.1 統一編目、系統管理

建設統一的書目數據庫，是三級文獻保障體系管理系統化的基礎與突破點。經過多年的努力，清華大學圖書館建成了涵蓋三級體系的現代化圖書館書目查詢系統——MILLENNIUM。該系統是清華大學圖書館進行圖書資料各類管理業務工作的統一平臺，內容包括采購、編目、流通、資產管理等各方面。分館及部分院系資料室每年采購的圖書由總館進行統一編目，與總館資料同時輸入MILLENNIUM系統。截止2009年底該系統收錄的文獻總量已經超過了280萬冊。讀者通過該系統查詢書刊館藏目錄信息時，可以同時查到總館、分館和部分院系資料室的書目數據。該系統全面揭示了三級文獻保障體系的資源情況，高效優質地實現了分散館藏的協調統一管理，為文獻體系的順利運作提供了良好的基礎保障。

2.3.2 資源互補，各重所長

遵循三級文獻保障體系的構建思路，總館，專業分館和院系資料室在資源配置與采購方面既要做到重點分明，避免重復購置又要實現良好的資源互補并保持好常規資料的復本量。所有涉及6個專業分館學科內容并具有較高專業級別的資料與文獻都主要在分館與下屬資料室收藏，總館根據借閱的頻率進行有限的復本入藏，以緩解讀者的供求矛盾。各院系資料室除了收藏專業文獻的核心內容外，還重點突出收集本專業科研資料的最新進展，教師與研究生的專業教學科研資料與捐贈。綜合學科的基礎文獻資料與限量專業資料構成了總館文獻資源的第一部份。基于清華大學的理工背景沿革，圖書館總館又大量收藏有理工學科的專業文獻資料，承擔著理工館的主要功能。總館的另一核心文獻內容則是電子資源與數據庫信息，基于此類資源具有易存儲和可復制的特點，總館通常采用與專業分館合作購買的形式進行運作，一方面所有資源都實現了完全館藏揭示，另一方面總館又可以方便地實現系統的整合管理。2008年，各專業分館共購入中外文圖書3萬多冊，訂購中外文報刊近2 000種，文獻經費支出約600萬元，經費約占了全校文獻資源購置經費的1/3。分館及院系與總館合作購買的電子文獻數據庫已達20多個。

2.3.3 分館建設的資源要求

在原有院系資料室的基礎上構建合理規模，配置得當和管理有效的專業分館是三級文獻保障體系建設中的體制改革核心。專業分館的成立與學院的成立與發展密不可分，沒有完備學院建制支持的分館根本無法完成相關學科的有效文獻資源服務。專業分館首先要承擔所轄專業學科的普及與專業文獻信息服務職能，同時還需要具備從學科特點出發的其它綜合信息服務功能，例如完善的網服設置;具備可處理文字、圖像、音頻視頻等各類多媒體文獻信息資源功能的專用工作室;具備可以進行培訓的專業實習室等等。在管理上，分館一方面要遵循與總館相一致的業務標準和規范，納入自動化管理系統，另一方面又要保持在籌資與運行體系上的相對獨立性。硬件設施的投入，專業人員的培訓與管理體系的開發在分館建設中必須滿足很高的標準。清華大學圖書館的分館建設嚴格地遵循了上述的資源要求，所有成立的分館都迅速實現了系統整合，運作情況良好。

2.3.4 讀者開放體制的改進

國外大部分大學圖書館的分館及總館之間都實現了圖書的通借通還，而在清華大學，由于受到管理體制與資源條件的限制，分館與資料室目前還無法實現對所有讀者的自由開放。2008年，在學校的大力支持與各院系的協調配合下，6個專業分館實現了不同程度地對全校讀者開放，為三級文獻保障體系的構建邁出了堅實的一步。全校師生均可憑校園一卡通進入專業分館閱覽。人文、醫學圖書館為全校師生提供借閱服務;經管、法律、建筑、美術則通過校內館際互借向全校師生提供了借閱服務;經管、法律、人文學院分館還為三院教師實現了通借服務。

2.3.5 深化細化學科服務

三級文獻保障體系要為全校師生教學科研的文獻資源、信息服務提供有力全面深入的支撐，就應深入了解各院系情況。學科館員則是院系與圖書館之間溝通的良好渠道。目前三級文獻體系中大部分分館的學科服務負責人均由分館人員擔任，總館的學科服務組擔任院系等方面的學科服務工作[4]。分館充分發揮其“專”的特點，強調專業服務特色。校圖書館與專業館學科服務負責人之間保持密切聯系，隨時溝通信息，并為分館提供相應的服務支持，如信息素質培訓、數據庫咨詢等。

此外，在2006年之前，圖書館實行了院系的圖書情報教授制度，2006年起校圖書館實行了教師與學生顧問制度。聘任的資深教師與學生顧問不定期地與總館，分館和資料室進行交流，開展各種活動，使圖書館更準確地了解各學科的研究前沿動態，掌握實際教學中的需求變化。這些舉措都為三級文獻保障體系的資源建設提供了理論依據。

2.4 文獻保障體系的發展情況

近幾年來，隨著三級文獻保障體系的加快建設，圖書館為廣大讀者服務的能力與質量得以不斷提高。至2009年底統計數據，全校文獻館藏量達到了372.3萬冊(件)，其中分館館藏量占有16.4%，院系資料室合計10.3%。三級文獻保障體系的構建對保障相關學科科學研究和人才培養的文獻需求做出了突出的貢獻。

在讀者服務方面，體系的構建也體現了良好的作用。2006年總館中外文圖書外借總量112.8萬冊次，分館合計達到11.1萬冊次。2009年總館外借總量87.9萬冊次，分館合計達到14.1萬冊次。2009年總館購置各類數據庫達到了450個，讀者對電子資源、書目系統等的訪問量有了極大地增長。從以上數據可以看出隨著總館在為讀者提供的電子資源日趨豐富，讀者借閱紙質資料的需求量有所下降;而分館電子資源相對單一，紙本資源更加專業，讀者的需求有所提高。總館和分館的借書數量的變化，很好地體現了三級文獻保障體系構建的設想，即總館為讀者提供所有的電子資源服務，而分館側重專業文獻的支持。

3 三級文獻保障體系的發展方向

3.1 協調資源能力的加強

如何進一步實現良好的資源協調是三級文獻保障體系未來發展的重要內容。而廣泛深入的調研則是合理制定資源建設方案的首要任務。具備專業圖書管理經驗與學科背景的學科館員服務組應當在這方面發揮更加重要的作用。目前，學科館員已經部分參與了學科試用資源的評估、征詢院系期刊調整意向、聯系院系與圖書館合作購買資源以及協助教師薦購圖書等方面的工作。

3.2 經費籌措與分配

2010年初，在面對世界范圍的經濟壓力的形勢下，康奈爾大學圖書館分析了各分館的資源使用情況，將原有的按院校分館理念轉向跨學科研究的圖書館簇，將物理館進行了轉型，合并了昆蟲館和生命科學館，其余多個分館也在探討合并的可能性。在節省了運營經費的同時，極大地發揮了資源協調共享，經費統籌分配的作用。

清華大學圖書館總館的經費主要由學校撥款，而分館、資料室的經費除了部分由學校撥款外，大多數都是院系自籌獲得的。借鑒康奈爾大學圖書館分館發展的經驗，考慮到未來的發展，圖書館經費的籌措與分配一方面要充分發揮分館的自籌能力，另一方面總館要加強相關規劃，切實保障自籌能力較差的分館與學科資料室不會在資源的購置與建設上受到影響。尤其在清華大學建立世界一流大學的進程中，重點發展的幾個學科專業，如能源、生物、建筑環境等方面，更應保證文獻資源的配備，除了院系本身加強資源建設力度外，總館也應通過統籌協調有所側重地保障教學科研的需求。同時也應避免盲目建設分館而產生資源經費浪費的情況。

3.3 完善管理

根據現在的三級文獻保障體系的情況，應進一步完善系統管理，并制定相關的管理制度。MILLENNIUM系統應當盡快實現對所有資料的入藏與統一管理。同時還要積極加強資料室基本的網絡化系統建設，最終完成書目回溯及系統改造的目標。圖書館總館還應逐步出臺全校圖書資料系統的管理辦法。從而盡快將系統建設的成果制度化。

3.4 優化隊伍

三級文獻保障體系的良好運行需要大量業務素質高，專業知識廣的圖書館館員。就目前情況而言，部份的分館與資料室的圖書管理人員業務水平尚急待提高。調整、優化分館、院系資料室的館員隊伍，是推進三級文獻保障體系建設的重要一步。館員的聘任考核、業務培訓應當逐步統一納入總館的人事管理系統當中。所有館員在上崗前均應在總館接受并通過相關的圖書館專業知識培訓。與此同時，總館的工作人員與分館和資料室的工作人員應當實現定期的掛職互動，以期盡快提高工作能力并加強不同機構的管理聯系。

3.5 文獻資源的全面共享

隨著學科交叉發展的深入，總館的綜合性資源顯然無法滿足所有讀者在不同專業學科方面的文獻需求。三級文獻保障體系的全面發展是解決這一矛盾的必然途經。而實現所有文獻資料在全校的通借通還則是該體系的理想發展階段。資金與硬件的投入，管理模式的進一步改進以及體制建設的完善則成為了實現這一發展目標的堅實保障。

參考文獻

[1]康奈爾大學圖書館網頁[EB].http:∥campusgw.library.cornell.edu/aboutus/inside/history，2010-01-20.

[2]斯坦福大學圖書館網頁[EB].http:∥www-sul.stanford.edu/aboutsulair/newsandevents/briefhistory.html，2010-01-20.

[3]李輝華，等.北京地區四所高校圖書館分館運行現狀調查分析[J].大學圖書館學報，2009，(5):29-33.

[4]范愛紅，邵敏.清華大學圖書館學科館員工作的新思路和新舉措[J].大學圖書館學報，2008，(1):56-60.