高校檔案管理信息化發展探討

摘要：檔案是一種信息資源，是信息和載體的統一體。隨著計算機技術在各個領域的廣泛應用，信息化管理已成為現代高校檔案管理改革的方向。要實現檔案管理信息化這一目標，首先要根據本單位檔案管理的現狀制定可行性計劃，組建適合檔案信息化管理的專業化人才隊伍，依托高校自身的科技領先優勢，加強電子檔案的開發和利用，加快高校檔案管理信息化的建設步伐。

關鍵詞：檔案管理 信息化 專業化 電子檔案

0 引言

檔案是組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。目前，許多高校檔案管理工作存在數量多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一等問題。解決這些問題的最好辦法是實現檔案管理的信息化。

1 高校檔案管理信息化的可行性分析

1.1 現狀分析 大多數高校檔案部門的管理水平還停留在紙介質的基礎上，缺乏統一的網絡化協調機構，資源共享觀念淡薄，高校檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低，從業的非專業人員多，上述諸多因素已成為限制高校檔案管理發展的瓶頸。普遍存在著信息化服務層次低，網絡資料、檔案文獻報道、專題提供、資源共享等深層次服務還沒有形成。隨著高校基礎設施建設的加強，設施設備條件進一步完善，校園網的普遍建立，使學校的教學科研有了突飛猛進的發展，也為高校檔案管理工作提供了很好的平臺。然而，高校檔案管理部門的發展現狀已無法滿足學校發展需要，在高校檔案管理中，計算機網絡的共享性優勢沒有得到很好的發揮，高校檔案信息并沒有提供網絡信息服務，也沒有建立能讓讀者進行交流的網絡平臺。

1.2 信息化管理是高校檔案工作改革和發展的有效途徑 高校檔案資源是我們國家信息資源的重要組成部分。如何在信息社會適應高校改革的需要，大力做好檔案綜合開發利用工作，發揮檔案在教學、科研、教育改革工作中的作用，是高校檔案工作的根本目的和中心任務。在信息時代傳統的管理方法必然被以計算機為基礎的現代管理手段所替代，利用計算機管理檔案，通過網絡進行信傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現代化管理手段改造傳統的管理體制，其目的是通過計算機及互聯網進行收集、整理、編目、檢索等，實行科學管理，提供有效服務，充分開發和利用檔案信息，最大限度地發揮檔案資源的作用，即做到服務現代化、管理信息化，從而適應檔案管理信息化建設和高校檔案事業發展的需要。

1.3 實現高校檔案管理信息化的手段 檔案管理工作信息化的前提是建立起資源數據庫，盡快形成數據規模，使計算機檢索系統實用化，把館藏檔案信息開發出來，使服務水平和服務能力得到提高。在信息系統管理中，要注重檔案信息的輸入和輸出的建設，這是信息化管理的重要手段，也是衡量信息化程度的標準，通過計算機管理對檔案信息進行濃縮、集中、概括和綜合，同時保證檔案信息的本質。經過現代化手段的整合，高校檔案就不至于在庫中只局限于簡單的查閱，而會在學校不斷發展中提供其快捷方便的使用價值。

2 專業人才隊伍的建設，是實現高校檔案管理信息化的保障

在高校檔案管理實現信息化的過程中，檔案工作者是信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產品的設計者、生產者和操作者，檔案工作人員自身素質的高低是決定檔案工作效益、業務質量、管理水平和服務質量高低的關鍵。

2.1 檔案工作者具有過硬的專業知識和技能，是檔案信息化管理的前提 信息時代的變革和挑戰，要求檔案工作者在思想觀念、工作方法等方面必須與之相適應，這就對其信息行為能力與思維方式也提出了新的更高的要求。目前高校檔案從業者多為非專業人員，主要還停留在對檔案資源的登記、保管，只是為部分人提供閱覽、簡單的咨詢和導讀等外部層次上。近年來，省市級高校檔案管理部門也提出了高校檔案目標化管理理念，推出了一些操作流程在各高校中加以推廣，學校也根據流程對下屬單位的檔案管理人員進行了培訓，由于培訓與被培訓者都是照本宣科，對上述工作的認識有限，所以效果平平。在實際工作中檔案管理者的信息意識、信息知識與能力是目前高校檔案管理隊伍急需解決的問題。

2.2 專業化檔案管理隊伍的建立，是檔案信息化管理的需要 高校檔案工作者不僅要掌握傳統的檔案管理知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術，比如文史知識、社會學、情報學、統計學、心理學、傳播學，計算機軟件的運用等，具備這些綜合的知識才能對檔案信息化管理在認識深度上、工作的目的性上和具體操作上更加得心應手。由此可見，專業化隊伍的建設，是檔案管理工作信息化發展的重要環節。這需要各級領導重視，加強專業人才的引進，為高校檔案信息化管理做好人力上的貯備。

2.3 建立高效的信息化工作體系，是檔案信息化管理的保障 首先要建立新的管理模式，摒除條塊分割，形成層層負責，職責分明，齊抓共管的檔案工作機制，保證檔案工作任務的全面落實。做到檔案的收集、整理、保管與開發利用并舉，克服重保管、輕利用現象。二要重視抓好檔案源頭和提前收集工作，在此基礎上，抓網站建設，為檔案信息的資源共享創造條件。三要建立高校檔案信息網絡建設協調機構，制定一系列有實際約束力的規范和標準，改革當前條塊分割、各自為政的局面，建立一個統一的高校檔案網絡，真正實現高校檔案信息資源共享。高校檔案網站是展示高校檔案自身形象和為用戶服務的平臺，利用校園網建立檔案信息網站，為學生、教職工進行定向、定題的交互信息咨詢，拓展其的服務功能，提高檔案服務質量，為學校提供豐富的信息資源和優質的服務。

3 開發和利用電子檔案是加快高校檔案管理信息化步伐的必由之路

高校檔案的信息化管理必然要產生大量的電子檔案，加強對電子檔案管理的研究，是目前高校檔案工作者的一項緊迫任務。

3.1 建立高校電子檔案管理的可行性 電子檔案直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效。微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺，有利于文檔的保密，有利于提高檔案管理工作的質量。

高校檔案管理微機化有著特殊的優勢，可以依托學校高科技的環境，建立適合自己學校發展的檔案管理平臺，更好的體現檔案管理的服務功能，從而切實解決高校檔案管理人員少，存檔資料門類復雜等實際問題。

3.2 高校電子檔案的整理、開發和利用 電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案是信息社會發展的產物。高校檔案的信息化管理必然要產生大量的電子檔案，加強對電子檔案管理的研究，是目前高校檔案工作者的一項緊迫任務。

3.2.1 高校電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理；即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

3.2.2 高校電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。因此要做好以下幾個環節的工作，一是開發平臺的選擇；二是硬件要求；三是數據庫模式設計；四是應用程序設計；五是數據的備份及故障恢復；六是數據庫的安全性保護。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

高校電子檔案的建立有著它的特殊性，首先以上幾個環節的工作必須切合高校檔案管理的實際需要，借助高校內的辦公網絡這個平臺，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。

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作者簡介：王麗君，女，45歲，1965年11月出生，本科學歷，工作單位河北工業大學，研究方向高校檔案管理。