淺析電力工程檔案在建設(shè)中存在的問題及對策

摘要：如何有效地管理并利用這一寶貴的信息資源，使之更好地服務(wù)于電力工業(yè)的科學決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學研究，成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務(wù)。

關(guān)鍵詞：電力工程檔案 建設(shè)項目 問題及對策

隨著國家電力體制改革的深化和企業(yè)市場化的不斷推進，電力生產(chǎn)、經(jīng)營等進入了一個新的發(fā)展階段。檔案的利用價值也越來越被社會所認識，尤其是電力工程檔案建設(shè)，如何有效地管理并利用這一寶貴的信息資源，使之更好地服務(wù)于電力工業(yè)的科學決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學研究，成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務(wù)。

1 電力工程檔案建設(shè)的重要性

電力工程檔案是在電力工程建設(shè)活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄。它是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，是工程建設(shè)和竣工驗收的必備條件和憑證，也是投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、檢修、改建和擴建的重要依據(jù)。它的質(zhì)量直接反映工程建設(shè)的全過程和實際情況，具有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是電力企業(yè)不可估量的寶貴財富。

2 電力工程檔案建設(shè)中存在的突出問題

2.1 工程建設(shè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專業(yè)性不強 隨著我公司電力工程網(wǎng)架的不斷擴大和加強，電壓等級的不斷升高，輸送電力能源的任務(wù)不斷加重，檔案服務(wù)的范圍也在不斷擴大，檔案工作的手段也更加現(xiàn)代化，可是，卻存在著部分工程檔案專職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與時代不相吻合的現(xiàn)象，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等局限，缺乏對工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的專業(yè)業(yè)務(wù)知識的及時學習；缺乏在每一項建設(shè)工程開工與結(jié)束之間，與工程項目管理、施工等部門溝通現(xiàn)象，更很少介入工程建設(shè)活動中去實時了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項目的單項工程驗收、評審活動。缺乏積極主動地開展工程檔案收集工作。

2.2 工程檔案管理制度不縝密，造成形成的檔案質(zhì)量不高 由于我電力建設(shè)項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，存在著個別施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現(xiàn)象。例如：在我公司的750kV黃河變電站，存在多個施工單位，因此，在收集和編制竣工資料時，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收沒統(tǒng)一的標準。具體體現(xiàn)在以下幾方面：

2.2.1 前期設(shè)計階段 設(shè)計階段處于工程建設(shè)的前期階段，在開工建設(shè)前設(shè)計單位已開始產(chǎn)生檔案，但由于設(shè)計工期緊，設(shè)計單位經(jīng)常出現(xiàn)未按要求進行工程檔案的管理。設(shè)計方案變更文件沒有使用統(tǒng)一編號，變更單隨意修改、簽字不合要求等情況比比皆是，這些都為檔案管理和利用埋下了隱患。

2.2.2 施工階段 工程施工階段由于施工單位對檔案管理工作的輕視，導致基建檔案的施工記錄，不夠詳細、完整，有的技術(shù)聯(lián)系單沒有編碼，還有些文件材料和圖紙沒有注明日期，或有的日期沒有印章。對于臨時性更改的文件圖紙，無專人進行管理，即使有管理人員，也會存在因臨時更改文件的突發(fā)性和不確定性導致圖紙文件得不到更改，最終使得錯誤文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去。

2.2.3 驗收交接階段 工程驗收檔案交接階段，驗收交接檔案蜂擁而至，面對大量的工程檔案，驗收時間緊，任務(wù)重，最終導致檔案人員“有章不循”，只是盲目的接收，不追求工程檔案的價值性。對于檔案的正確性沒有時間核查。對于多人驗收時，往往還會出現(xiàn)驗收盲區(qū)，導致重要資料沒有存檔的現(xiàn)象。

2.3 部分工程檔案只注重文字記載，不注重聲像檔案收集 聲像檔案較紙質(zhì)文獻具有生動、形象、提供利用及時并可多人同時利用等特點，能夠準確反映歷史事件的原貌。但電力工程項目檔案收集時，檔案人員往往只重視整理與收集有關(guān)的技術(shù)數(shù)據(jù)與技術(shù)資料，而對于聲像資料卻容易遺忘。例如，有的部門有積存照片沒歸檔，沒記錄，最終導致本來是很珍貴的照片，卻由于沒歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。有時還存在，工作人員認為上級部門檢查的是文字資料，只要按要求把文字資料整理和保存好，就萬事大吉了，而在電力工程建設(shè)活動中形成的照片、錄音、錄像帶、磁盤等不是檔案，認為拍完、錄完、上報或交于當事人就算完成任務(wù)了，最終導致聲像檔案的流失。

3 做好力工程建設(shè)檔案的對策

3.1 充分提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)，保證檔案資料收集的完整性 隨著電力工程檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴大，檔案工作的手段更加現(xiàn)代化，要求檔案人員必須加強業(yè)務(wù)培訓，提高檔案人員的工作能力和專業(yè)水平。因此，在電力工程建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學習工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面要早期介入工程建設(shè)活動，實時了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項目的單項工程驗收、評審活動，按檔案要求對工程中所產(chǎn)生的資料把好質(zhì)量關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改要求，積極主動地開展工程檔案收集工作。同時，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強企業(yè)員工檔案意識，樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。

3.2 完善檔案管理制度，使工程檔案建設(shè)工作做到有章可循 針對電力建設(shè)項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，各施工單位歸檔工作的要求和做法存在不一致現(xiàn)象，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國家標準《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《電力建設(shè)施工、驗收及質(zhì)量驗評標準匯編》，同時還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項目文件歸檔制度說明，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明，從而提高檔案的歸檔質(zhì)量。

3.3 做好電力工程檔案與工程同步建設(shè) 針對電力工程參建單位多、建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給電力工程檔案收集工作帶來一定難度的現(xiàn)象時，要加大對工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理“三同步”(即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行)。要確保電力工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，就要特別注重平時對檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項目檔案工作和項目建設(shè)一樣納入程序管理，與項目建設(shè)的各階段同步進行，從項目籌劃、開工時就先期導入檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

3.4 采取靈活多樣的方式對聲像檔案進行收集管理，使聲像檔案工作標準化 檔案人員要經(jīng)常深入現(xiàn)場和部室了解情況，及時對有價值的聲像文件材料加以收集整理，對重要的資料要打破常規(guī)，隨時將聲像文件材料歸檔，以防日久被人遺忘。在人員允許的情況下，可考慮讓專人參與重要活動的攝錄工作，這是聲像檔案積累的最佳方法，其作用是：真正掌握電力工程建設(shè)的第一手資料，并對工程的主題、背景、主要人物、時間等有一個深度的印象。在借閱管理方面，充分認識到聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，應(yīng)該嚴格借閱手續(xù)，在借閱使用時間到期后，檔案管理人員要及時催交收回聲像檔案。

4 結(jié)束語

一份真實、完整的工程檔案是一個電力建設(shè)工程全過程的反映，而工程檔案的收集工作是一項基礎(chǔ)性的工作，更是一項艱苦細致的工作，需要很強的責任心。但是，不能因為困難就止步不前，而要知難而進，并采取積極的措施和科學方法，克服收集工作中的種種困難，保證收集的文件材料齊全完整，為歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。不斷加強電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作，有效利用好檔案資源。