民政局檔案規范化管理工作探析

摘要：人事檔案是民政局工作中的一個重要組成部分，是正確選人用人的重要依據。它詳細記錄了各種各類人才信息，是初步認識人才的重要信息源。隨著改革開放的深入發展，新時期人事檔案管理中存在的一些問題逐步顯現出來，尤其是社會主義市場經濟中，人才流動逐步頻繁起來，為人事檔案管理帶來了諸多新情況新問題。本文就從規范化管理的角度，對民政局檔案管理工作中存在的一些問題進行梳理歸納，并就規范化管理工作方面，嘗試提出了相應對策。

關鍵詞：民政局 人事檔案 規范化管理 工作探析

作為全面記述和反映我們每個個人思想品德、工作作風、本職能力、取得業績，以及個人的健康狀況的重要依據，人事檔案在開發人才資源、培養造就大批現代化人才中，都有著極為重要的作用。但隨著體制改革的不斷深入，企事業單位發展規模迅速擴大，單位工作人員也急劇增長，于是人事檔案管理與社會系統之間出現矛盾，各種新情況新問題也不斷涌現。加強人事檔案規范化管理，在新形勢下為民政局發展發揮更為積極的作用，更好的為和諧社會建設服務，成為人事檔案管理部門面臨的一個新的課題。

1 新時期新階段，民政局檔案管理工作中的新問題凸顯

1.1 思想重視不夠。認識檔案管理工作大多都是在“幕后”默默無聞，“走上前臺”亮相的機會少之又少，工作大都不像其他工作那樣能在短時間內就能引起大家注意，想取得明顯的成績相對較難。于是不少人在思想認識上存在誤區，認為人事檔案管理工作“守好攤子別出事”就行，反正不是中心工作，也不能為單位帶來什么經濟效益，因此工作應付、對付。另一方面，隨著改革開放的進一步深入，人才流動速度加快，于是更多的人開始追去自我價值的實現，對于人事檔案的作用意識淡薄，甚至把其看作是其發展的枷鎖，以至于出現了“人走檔留”的現象。

1.2 檔案作用弱化。社會發展日新月異，處于社會轉型期的我國，人事檔案在社會中的地位也在潛移默化中發生變化，尤其是在近幾年來，各類人才資源也逐漸走向市場化，人才流動變得頻繁起來，越來越多的人開始加入“社會人”的行列。于是，社會對于人事檔案的重視程度日趨弱化，對人事檔案的基本內容、固有功能、規范管理等認識不清的檔案管理人員越來越多，時間一長，人檔分離、棄檔不用的人也越來越多，死檔案例越來越多，從而形成了“檔案作用弱化－管理水平降低－檔案作用更弱化”的惡性循環，以至于出現了錄用人才不查檔案、不看檔案的社會現象。

1.3 管理手段滯后。對于人事檔案管理重視程度的不夠、人事檔案作用的弱化，導致很多單位人事檔案管理手段的滯后。不少單位的認識檔案室還停留在較低的水平上，沒有專門地點辦公，多為結合多種酷室融為一體，既沒有相應的鐵門窗，也沒有應有的防水、防潮、防盜措施。管理硬件上更為缺乏，不少單位到目前還只是停留在收集、整理的基礎工作上，甚至閱檔時還是手工操作，現代化設備配備少，信息化設備實用性差。

1.4 管理素質低下。對于人事檔案管理的傳統認識，讓大家普遍認為人事檔案管理不需要什么管理能力和多高的管理水平，致使人事檔案管理人員大多是一人多崗兼職使用，這樣一來，使得管理人員不少都沒有經過專門培訓，業務素質嚴重缺乏，另一方面，由于是兼職，很多情況下還會出現兼而不顧的現象。再加之出現檔案人員頻繁更換，導致從事認識檔案管理的工作人員素質普遍低下，在企業規模的不斷增大、人員不斷增多的實際情況下，矛盾日趨凸顯，從而嚴重影響了人事檔案管理的水平。

1.5 管理規范缺乏。人事檔案管理工作中，出現了越來越多的人為的重復勞動，檔案內容不完整、檔案材料不全面、收集歸檔不及時等現象屢見不鮮。尤其是歸檔材料不真實不準確，嚴重影響了單位管理工作的開展。客觀、歷史的記載單位人員的真實情況，是人事檔案的本質，人事檔案最為突出的特點就是真實性和唯一性。但在查看實際檔案中，不少鑒定、考核和評價材料中，卻不能夠準確反映個人真實情況，這些都嚴重影響了人事檔案的權威性和嚴肅性，甚至阻礙了單位“量才使用”。

2 新時期民政局檔案管理工作的新對策

2.1 多方并舉抓重視。思想決定行動。提高人們對人事檔案工作的重視程度，首先要解決觀念問題。從單位領導開始，要把人事檔案管理工作放在人才隊伍建設的高度去認識，納入日常工作，納入議事日程。在領導層面成立檔案管理工作領導小組，負責對人事檔案工作進行檢查督導；并以此帶動提高整個單位對人事檔案管理工作的認識，真正把人事檔案管理工作作為基礎性工作抓緊抓好。還要強化檔案管理人員自身的服務意識和市場意識，順應當前市場形勢發展，針對單位工作實際，變管理為服務，從而推動人事檔案管理工作規范化發展。

2.2 狠抓自身強素質。人事檔案管理工作，政策性和業務性都較強，集服務性與保密性于一身，對人事檔案管理工作人員提出了很高的要求。因此，各個單位要把人事檔案管理工作人員的培養作為一件重要工作任務，切實選那些思想過硬、作風正派、甘于扎根本職默默奉獻的人員擔任人事檔案管理工作。并注重從抓好工作人員自身入手，切實抓好多層次、多形式的業務技能培訓。尤其是各種法律法規、規章制度和行業標準等法規性文件的學習、人事檔案管理中各個環節的實際操作技能鍛煉等等，使得從業人員在業務強化中增強責任心，在自身素質逐步過硬中提高人事檔案管理水平。

2.3 突出整體硬隊伍。要在“三個強化”中不斷增強人事檔案管理隊伍的事業心責任感，不斷提升業務水平和工作能力。強化責任意識，真正熱愛人事檔案管理事業，始終立足本職、忠于職守，始終默默無聞、一絲不茍，始終嚴守制度、恪盡職守；強化法律意識，認真學習相關法規，依法執檔、用檔，堅守原則維護檔案真實，嚴守規定保存檔案材料不泄密；強化奉獻意識，用默默無聞體現對單位的無限忠誠，用不計名利展現對事業的執著追求，踏踏實實、埋頭苦干、不求索取，真正耐得住寂寞、經得起考驗。

2.4 堅強硬件求創新。一方面是加強基礎建設，建立專用檔案庫房、配置鐵質的檔案柜，達到防火、防潮、防蛀、防盜的基礎性要求，加大相應的資金投入，配備先進計算機管理設備。另一方面，要積極主動的推進人事檔案管理現代化進程，形成數據化的檔案資料，充分利用電子信息技術、網絡技術改變過去手工管理人事檔案的滯后狀態，進而大大提高人事檔案管理的效率和質量。

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