高校人事檔案管理現狀與信息化建設探析

摘 要:高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到高校人事檔案管理工作中，實現人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案管理水平和效率。

關鍵詞:高校;人事檔案;信息化管理

中圖分類號:G47

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)19-0333-02

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色。高校的人事檔案一般分為兩類。一類是高校干部人事檔案，一般由高校組織人事部門進行管理。它是個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組合起來的個人檔案，直接與個人職務晉升、工資待遇、組織關系等緊密掛鉤。另一類是高校學生檔案，一般由高校學生管理部門進行管理，是大學生在校期間生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。

1 高等院校人事檔案管理現狀分析

(1)相關部門及人員的人事檔案意識薄弱，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。

長期以來，高校教師甚至中高層行政領導對人事檔案管理工作重視不夠，認為與教學、科研工作沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益。只在干部晉升、人員調動或學生畢業時才會被人想起。這就直接導致了人事檔案管理工作變得默默無聞，缺乏應有的理解與重視。

(2)人事檔案管理制度不健全、落實不到位。

很多高校都沒有制定相應的檔案管理工作制度規范，只根據國家、省市的相關文件和規定進行具體的實務操作，缺乏針對性。有的高校雖然制定了相應的制度，但由于管理不規范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。

(3)人事檔案材料不全面、不真實。

高校的人事檔案管理在實際操作中，由于各種因素，往往造成很多材料沒有收集齊全。有些職能部門和個人缺乏檔案意識且對歸檔內容的不了解，使一些本應歸檔的重要材料仍然留在相關部門和個人手中甚至遺失，直接造成檔案材料的殘缺。另外，有些個人缺乏對自身檔案的重視，在填寫相關材料時應付了事、馬馬虎虎。更有些人為了達到某種目的，偽造一些相關的材料甚至惡意地改寫檔案，而檔案保管部門也缺乏相應的監督機制，直接影響了部分人事檔案材料的完整性和真實性。

(4)檔案保管的硬件條件無法滿足要求。

很多高校沒有建立專門的檔案館，人事檔案庫房大都直接采用普通辦公用房，有的甚至直接把教室或宿舍當作庫房，造成庫房的先天不足，使紙質的人事檔案長期受到高溫潮濕的危害。另外，很多庫房都缺乏防火、防光、防盜等設備，造成人事檔案安全保管的要求得不到基本的保證。

(5)人事檔案管理人員配備不足，素質不高。

由于人事檔案管理受重視程度不夠，高校人事檔案工作大都使用編制外的人員，這些人員往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓，無法高質量的保證檔案管理工作的開展。另外，這些編外人員的待遇往往較低，也挫傷了檔案管理人員的積極性，造成人員流失情況嚴重，影響了檔案管理工作連續穩定地開展。即使有些高校配有專職的人事檔案管理人員，但大都是年紀比較大的教師甚至是工勤人員轉崗而來，缺乏基本的知識和技能，其個人精力也無法滿足越來越繁重的工作壓力。這些都直接導致了高校人事檔案管理工作只能在低水平層面上進行，不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

(6)人事檔案信息化管理水平不高。

目前，很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立、整理和保管層面上，沒有采用先進的科學技術手段特別是信息技術手段加以開發和利用。人事檔案管理人員的計算機僅局限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了在高校中大量涉及到教職工和學生的統計工作只能依靠手工完成，造成大量的重復勞動和人力資源的極大浪費。

2 高校人事檔案信息化建設的實現路徑

進入二十一世紀以來，以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術日益滲透到我們日常生活工作的各個領域。在高校中很多行政教學工作都廣泛采用信息技術來提高工作效率和提高教學質量的同時，人事檔案管理工作似乎始終游離在信息化的浪潮之外，還停留在打字、打印目錄等最基本的計算機操作上，嚴重制約了檔案管理工作的高效和優質，所以人事檔案工作的信息化管理顯得尤其重要。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案管理水平和效率。

2.1 人事檔案信息化建設可以提高工作效率

傳統的紙質檔案無法對信息進行系統地分類和匯總，我們要查詢某人相應的人事信息，只能單純地依靠人工進行翻閱，極大地制約了人事檔案管理的工作效率。依靠計算機系統強大的存儲、檢索、匯總、統計等功能，我們可以將人事檔案中關鍵的信息作為數據錄入到計算機中，通過成熟的檔案管理軟件實現數據的存儲、檢索和分析。隨著條件的成熟，我們可以利用網絡技術，開發出具有B/S架構的檔案管理系統，對整個學校的人事檔案進行系統、統一的管理。各類管理人員只須維護好與自己工作對應的部分人事檔案信息，統一存儲在服務器上提供全校范圍內的信息利用。這必將使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，極大地提高職能部門的工作效率。

2.2 人事檔案信息化管理可以提高服務質量

傳統的人事檔案管理主要包括人事檔案的接收、保管、傳遞等流轉環節以及紙質人事檔案的借閱、復印等利用環節。但由于人事檔案中的部分內容涉及到個人隱私，故絕大多數人事檔案只提供給組織人事部門人員查閱，服務范圍很小。人事檔案信息化后，可以將不同的信息分類存儲起來，按需要利用檔案人員的權限提供查詢，供不同需求的人員加以利用，拓寬了服務范圍。人事檔案管理人員也可以將原來被動的服務變為主動的服務，為部門或學校提供必要的信息支持，提高服務質量。

2.3 人事檔案信息化管理可以提高檔案自身質量

人事檔案信息化管理以后，可以將高校各類人員的基本信息及其在學習、培訓、考核、職務變動、工資變動、教學科研等方面的變化情況及時地錄入系統，打破了紙質人事檔案材料收錄范圍的限制，進一步豐富了人事檔案信息的來源。同時，通過人事檔案管理系統的查詢、統計功能，可以使管理人員和個人了解檔案的缺損情況，及時查漏補缺，提高檔案自身質量。

2.4 人事檔案信息化管理可以最大限度地保證原始檔案的安全

人事檔案的信息化管理，改變了原來依靠人工翻閱紙質檔案查詢信息這一單一的人事檔案利用模式。依靠計算機系統的人機操作界面可以直接提供給檔案的利用者進行查詢、統計、打印等功能，而無需再翻閱原始紙質檔案材料，這可以最大限度地避免原始檔案的人為損耗，保證原始檔案的安全。

2.5 人事檔案信息化建設可以為高校數字化建設提供數據保證

近些年來，各高校掀起了建設數字化校園的熱潮，人事檔案管理工作也應該利用這個機會，把人事檔案信息化建設納入到整個部門的信息系統中。人事檔案是個人信息最權威、最具法律效力的來源之一，這就使人事檔案信息化顯得尤為關鍵。通過對人事檔案數據的采集和存儲，可以直接為高校數字化建設提供各類人員最基本的基礎數據，保障檔案信息化建設與數字化校園同步建設和發展。

高校人事檔案信息化管理已越來越受到重視。2008年10月，上海市教委、市檔案局聯合下發的《關于轉發教育部、國家檔案局制定的〈高等學校檔案管理辦法〉的通知》中明確指出各高校要不斷推進高校檔案信息化建設，對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，探索電子文件的集中管理、長久保存和有效利用，開展傳統載體檔案數字化、基礎檔案數據庫建設，實行文檔一體化管理。

高校人事檔案管理人員要善于學習新知識、新技能，敢于將信息技術利用到傳統的檔案工作中，盡快實現高校人事檔案管理的信息化，實現高校人事檔案管理的根本變革。

參考文獻

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