淺談ERP如何促進石油企業物資管理

[摘 要] ERP系統管理的實施和應用，是我們對傳統的財務會計核算方式及財務管理加以改進、加強企業內控制度建設的有效途徑，尤其在物資管理系統，ERP系統管理能在企業物資供應管理中發揮重要作用。實現了生產物資的統一管理，統一采購、集中存儲、統一配送，提高了企業經濟效益。

[關鍵詞]ERP 物資管理財務

一、原有物資供應管理模式弊端

勝利油田雖然是一個整體，但二級單位多，地理位置分散，物資消耗量大。各二級單位層層設庫，人員多、倉儲利用率低、物流費用高，信息流轉慢。主要表現在:

一是部分崗位富裕人員多，工作量不平均;二是庫存量大，積壓嚴重;三是業務信息共享程度弱。由于物資供應站隸屬于不同的二級單位，相互之間沒有很好的信息溝通，無法盤活各物資站及下屬各級庫房的庫存，材料的采購單、入庫單、發料單在各個相關部門之間流轉，數據需要部門間通過單據、人工報表等進行傳遞。月未由物資管理部門專設的料帳員集中歸集分配，進行庫存帳核算后，再將各部門料單傳遞到財務部門，據以進行分類、運算和費用分攤，各部門都形成了一個信息孤島，有用的數據無法得到充分的利用。

這種運轉方式的弊端是:

1.信息嚴重滯后。在部門之間和部門內部傳遞的信息，由于人工處理流轉時間長，往往與財務核算月度或年度出現時間差，加上大量的單據靠人工分類統計，形成滯后的數據采集和緩慢的分析計算狀況。因為財務、供應不同部門各自使用一套計算機管理軟件，但不能互相溝通，流轉控制效率還是低下。

2.閑置資產不能及時處置。由于倉庫分散，有時貨到后采購員未能及時將手工填寫的入庫單送達倉庫，時間一長形成呆帳;各個倉庫實物帳冊少則十余本，多則幾十本，對于帳期過長物資不能及時發現，呆滯、毀損、變質資產不能及時處置，最后形成不實不良資產，造成大量的資產浪費，而這些資產的整理、歸集、處置、消化更是耗費了大量的人力、物力、財力。

3.物資需求指令信息傳遞路徑過長。從油田的范圍來說，機構改革的力度和幅度還不大，人員富裕的情況仍然存在。由于管理機構龐大，導致一、二級指令信息傳遞時間長，例如:樁西采油廠的物資需求信息從三級單位-二級供應科-物資供應處各業務科室-區域配送中心(或一級配送中心)-二級供應科-二級配送質檢部門-成本中心等八個部門的順次傳遞，信息傳遞周期過長、業務環節多。各環節作業點較為分散，影響了作業效率，降低了工作效率。

從以上存在的這些問題中不難看出物資供應管理的不精簡順暢是造成企業經濟效益不好的主要矛盾之一， 也是造成制約生產的重要原因。因此，首先搞好物資管理，保證合理供應，不僅可以大大減少庫存資金占用，而且對生產合理有序地進行提供了物質保證。

二、實施ERP對物資管理的促進作用

勝利油田物資供應系統通過撤站設科，精簡各二級物資供應管理人員，按照堅持“資源統一調度，庫存統一管理，物流統一優化，配送統一組織，信息統一集散”的原則。運用先進物流技術與企業管理理念，建立少環節、短流程、低成本、高效率的ERP系統管理理念，全面提升了油田物流管理水平和運行效率。ERP是一個流程、一套帳，在實現信息共享的同時也最大限度地提高了信息流的的快速化、同步化。

1.減少流通環節、促進物資流轉。“ERP”系統的運行極大的方便了二級單位的物資收發業務，減少了許多中間環節，節約大量的人力物力。為此我們將“三流合一”的概念擴大運用到整個采油廠物資系統，形成以網絡為中心的物資配送模式，將計劃、采購、供應、配送、管理各業務環節納入網絡化管理，充分利用信息技術、通信技術，以配送為中心，對采油廠內部物資管理流程進行整合，通過對各用料單位的物流、信息流、資金流進行重新設計和組織，優化人力資源和設備資源。

2.管理制度的規范。 規范內部控制制度是確保ERP實施的前提。企業為實現既定的管理目標，必須建立起一整套內部控制制度，以保證企業經濟的有序發展。ERP的實施需要有完善的內控制度作為依托，同時ERP的實施也是內控制度得以完善的基礎，兩者相輔相成。

3.信息集成與共享。由于信息反饋及時，我們的業務人員能夠充分摸清前線生產規律和物資消耗規律，進一步加強了計劃的前瞻性和嚴肅性，從而減少了急用料、零星用料情況的發生。

4.科學合理的計劃編制。通過ERP系統提交物資需求計劃，實現計劃編制、匯總、平衡自動化管理。通過ERP這個平臺形成了集數據采集、計劃上報、信息傳遞、數據匯總、信息反饋于一體的網上辦公系統，增強了物資計劃科學合理性。

5.業務流程的再造。(1)驗收入庫管理:物料入庫包括采購入庫、分公司加工入庫、分公司退料等形式，ERP系統將采購單、入庫單結合起來，對到貨、計量、質檢、評價、入庫進行有效控制，使采購結算、質量控制、入庫管理協同工作;(2)領料管理:系統要求對領料的用途作出嚴格區分，并將加工業務所領用的物料數據傳遞給成本管理模塊，使領料單的功能在系統中得以進一步的細化。與原來的人工分配料單相比，大大減輕了勞動力，縮短了單據的流轉時間，提高了數據的及時性、準確性;(3)庫存更新管理:所有的出、入庫操作都會影響到庫存數據，系統在月底按照企業財務制度規定的庫存核算方式計算出庫價格，更新庫存金額;(4)庫存查詢:庫存數據是企業各個部門查詢最多的信息之一，ERP管理可實現多個部門的同時查詢，并按需要計算平均值、求和等;(5)材料明細核算:由于總帳系統僅核算到原材料的二級分類，不可能也不必要對每一種具體的物料進行詳細核算，而物資管理系統對每一種物料進行了明細核算，材料明細帳可以在計算機系統中儲存，并提供給各個部門查詢。

ERP的實施和應用使物資供應中心從招標采購、簽訂合同、審批入庫，每一筆業務都在陽光之下，避免了重復采購、交叉儲存，堵塞了成本流失漏洞。被ERP從繁瑣的日常核算業務中解放出來的財務人員，可以把更多的精力投入到管理中，借助集成的豐富信息，進行分析研究，實現為領導提供決策依據。大大減少了庫存資金占用，提高了資金使用效率，有效地降低了財務費用。真正實現了物流、資金流、信息流的“三流合一”，有效地運用信息優勢拓展了企業運營空間。我相信，只要思想上重視，組織上落實，流程上切實，ERP系統會在企業管理中發揮巨大的作用。