規(guī)范機(jī)關(guān)文書工作 提升檔管質(zhì)量水平

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作現(xiàn)代化機(jī)關(guān)文書規(guī)范化也提出了更高的要求，機(jī)關(guān)文書與檔案工作是具有緊密聯(lián)系的兩個(gè)不同環(huán)節(jié)。因此，本文試就關(guān)于實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書工作規(guī)范化和提高檔案質(zhì)量這一問題，談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識。

一、機(jī)關(guān)文書工作的規(guī)范化，是從基礎(chǔ)上保證檔案質(zhì)量

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。要提高檔案質(zhì)量，必須首先從文書處理工作開始。文書處理要嚴(yán)格遵循國務(wù)院辦公廳發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)文書處理辦法的規(guī)定，在文件用紙、書寫材料、公文的擬制、文書立卷等方面統(tǒng)一思想規(guī)范。必須貫徹和遵循以下幾條基本原則：即集中統(tǒng)一管理原則；準(zhǔn)確、周密、保證質(zhì)量原則；及時(shí)、迅速、講究時(shí)效原則，是實(shí)現(xiàn)文書處理工作規(guī)范化的機(jī)制保證，為日后檔案的形成和檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

二、文件制成的規(guī)范化，是從根本上提高檔案質(zhì)量

檔案能否發(fā)揮應(yīng)有盡有的作用，主要取決于卷內(nèi)文件的質(zhì)量。為保證檔案質(zhì)量，延長檔案壽命，使其能有效地提供利用，應(yīng)從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)現(xiàn)行文件的制成質(zhì)量：一要大力宣傳提高文件質(zhì)量的重要性，提高有關(guān)人員把好文件質(zhì)量關(guān)的自覺性；二要嚴(yán)格要求，層層把關(guān)，凡是不符合行文規(guī)定的文件領(lǐng)導(dǎo)不簽發(fā)，文書不蓋章，文印室不打印；三是文件的書寫和印刷要選擇優(yōu)質(zhì)耐久的書寫材料，禁止使用鉛筆、圓珠筆，要使用規(guī)定的用紙；四是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要一律使用墨筆或鋼筆，要簽上姓名、日期，字跡要清楚，并注意簽發(fā)位置。

三、文書處理過程的規(guī)范化，是從重要環(huán)節(jié)上提高檔案質(zhì)量

為確保檔案質(zhì)量，為檔案的形成奠定基礎(chǔ)，必須有一套科學(xué)、統(tǒng)一的文書工作制度，使整個(gè)文書處理過程有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

一是文件懼要關(guān)。要按文書立卷范圍進(jìn)行文件的收集，做到收集文件有依據(jù)，即防止文件遺漏，又避免有文必檔的弊端。同時(shí)，要注意各種文件的收集，如局辦公室會議記錄，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；不得辦理未經(jīng)登記、編號和領(lǐng)導(dǎo)批示的文件。對外出開會帶回來的文件材料要如數(shù)交給文書工作人員，登記后統(tǒng)一處理。二是來文登記關(guān)。要嚴(yán)格執(zhí)行登記制度做到當(dāng)日拆封及時(shí)登記，準(zhǔn)時(shí)分發(fā)，迅速傳遞，按時(shí)催辦，認(rèn)真處理，定期歸檔，保證所有外來文件的齊全。三是打印、蓋章、發(fā)文關(guān)。凡是發(fā)出的文件，包括各種報(bào)表，在發(fā)文蓋章時(shí)要留下兩份，由文書人員存檔。四是把好會議文件歸檔關(guān)。凡是在會議中形成的文件，由會議組織部門負(fù)責(zé)文件的收集，然后交文書部門統(tǒng)一思想立卷歸檔保存。五要堅(jiān)持一半時(shí)文書分類歸卷。搞好平時(shí)文書分類歸卷工作，不僅能及時(shí)掌握文書的運(yùn)轉(zhuǎn)及處理情況，做到分門別類地管好文件，消除文件的紊亂現(xiàn)象，方便平時(shí)查找利用，而且可以為文書立卷歸檔打下基礎(chǔ)，有利于提高檔案質(zhì)量。

四、要實(shí)機(jī)關(guān)工作的規(guī)范化，必須提高文書人員素質(zhì)

提高文書工作人員素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書工作規(guī)范化，向機(jī)關(guān)工作現(xiàn)代化邁進(jìn)的必要條件。隨著機(jī)關(guān)辦公不斷向自動化方向發(fā)展，機(jī)關(guān)文書工作人員必須既掌握文秘、檔案專業(yè)知識，又能熟練使用微機(jī)等各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備，同時(shí)具有廣博的知識和較高的寫作水平，從根要上改進(jìn)和提高機(jī)關(guān)文書工作和檔案工作水平。