淺議干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立

摘要:結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)闡明干部檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立的必要性同時(shí)結(jié)合干部工作實(shí)際，論述其重要作用和實(shí)際操作中應(yīng)注意的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞:多媒體 信息 網(wǎng)絡(luò)

一、建立干部檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必要性

1、是國(guó)家信息化和新時(shí)期組織工作的迫切需要。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。實(shí)現(xiàn)“四個(gè)現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國(guó)近年來(lái)大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，而新時(shí)期黨的組織工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期組織工作的迫切需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。

2、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個(gè)體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

3、是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)組織部門都購(gòu)進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問(wèn)題。例如，軟件開發(fā)不及時(shí)，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒(méi)有得到充分利用，信息資源沒(méi)有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

1、為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過(guò)去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

2、使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過(guò)程中所需要的全方位的干部信息。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在干部管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解一個(gè)干部，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)干部認(rèn)識(shí)的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長(zhǎng)的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡(jiǎn)歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。

3、可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過(guò)投影顯示出來(lái)。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評(píng)價(jià)和使用干部，提高知人識(shí)人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來(lái)的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報(bào)送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

2、要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。應(yīng)用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，包括文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是整個(gè)信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)是難點(diǎn)，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡(jiǎn)單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時(shí)的調(diào)用、管理、更新、存儲(chǔ)等方面的需要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。

要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和DVD技術(shù)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時(shí)，也能保證在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的適應(yīng)性。

3、應(yīng)該有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，干部信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來(lái)抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。

4、要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個(gè)部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計(jì)、黨員統(tǒng)計(jì)等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護(hù)和使用等各項(xiàng)工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制。

隨著辦公自動(dòng)化和信息系統(tǒng)的逐步推廣與完善，對(duì)各級(jí)干部的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也提出了較高的要求。要有計(jì)劃地對(duì)使用者進(jìn)行強(qiáng)制培訓(xùn)，使其成為辦公自動(dòng)化和干部信息系統(tǒng)的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業(yè)務(wù)水平和管理能力。