從教學(xué)評(píng)估談高校檔案的優(yōu)化管理

摘要:文章闡述了高校檔案管理工作在高校教學(xué)評(píng)估中的作用，指出從中暴露出的諸多問題，提出優(yōu)化高校檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞:高校檔案管理教學(xué)評(píng)估

1990年10月原國家教委《普通高等學(xué)校教育評(píng)估暫行規(guī)定》出臺(tái)后，教育部明確提出高等教育要從重視規(guī)模發(fā)展向更加重視高等教育質(zhì)量的提高轉(zhuǎn)變，并決定從2003年起，建立5年一輪的普通高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估制度，旨在進(jìn)一步提升我國高等教育的國際競爭力。從以往的評(píng)估工作實(shí)踐來看，評(píng)估專家組主要通過系統(tǒng)查閱學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的原始檔案資料來搜集學(xué)校教育的主要信息，了解各項(xiàng)工作的發(fā)展?fàn)顩r，藉此對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)員作出評(píng)價(jià)。因此，高校檔案承擔(dān)著重要的角色，對(duì)評(píng)估工作的順利進(jìn)行與評(píng)估成績的認(rèn)定起著重要作用。對(duì)此，優(yōu)化高校檔案管理水平，使之在往后的教學(xué)評(píng)估中發(fā)揮更好的作用，意義重大。

一、高校檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用分析

1.高校檔案是教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)和客觀依據(jù)

高校檔案是廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等載體文件，從高校檔案的內(nèi)容上看，它詳細(xì)地記載了一所學(xué)校的歷史全貌和發(fā)展過程，它是隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的發(fā)展而逐漸積累的一種重要信息資源。從形式上看，它是教學(xué)文件有條件的轉(zhuǎn)化物，詳細(xì)地保留著形成者的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)簽署、上級(jí)機(jī)關(guān)批示和起草個(gè)人的印證，以及當(dāng)時(shí)形象的照片錄像或原聲聲音，是形成者的原稿、原作、原聲、原貌，是全校師生教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和學(xué)校發(fā)展的總結(jié)和智慧的結(jié)晶，是知識(shí)和信息資源的儲(chǔ)存庫，同時(shí)也是學(xué)校自我認(rèn)識(shí)自我發(fā)展，自我提高的重要依據(jù)。接受教學(xué)評(píng)估的學(xué)校，無論評(píng)估指標(biāo)體系、評(píng)估程序如何確定，其基本內(nèi)容都離不開大量的原始檔案材料。

2.高校檔案是教學(xué)評(píng)估的重要憑證

為保證教學(xué)評(píng)估工作的客觀真實(shí)，進(jìn)行各項(xiàng)工作評(píng)估時(shí)必須充分依賴于檔案，因此，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集高校檔案是搞好教育評(píng)估的基礎(chǔ)。目前，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各種相應(yīng)的檔案材料不斷豐富，這些檔案信息不僅反映了各種教育活動(dòng)的真實(shí)過程，而且記錄了高校工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和創(chuàng)新發(fā)展，全面體現(xiàn)了高校貫徹黨的教育方針、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量的過程，具有很強(qiáng)的憑證和參考作用。在教學(xué)評(píng)估中，不僅匯報(bào)材料和自評(píng)報(bào)告必須依據(jù)真實(shí)的檔案材料，且還要將完整、規(guī)范的檔案材料提供給評(píng)估專家組查閱。在專家組實(shí)地考察過程中，也會(huì)將檔案材料和現(xiàn)場情況進(jìn)行對(duì)照和驗(yàn)證。準(zhǔn)確、完整的檔案材料是高校教學(xué)工作水平評(píng)估中最有說服力的重要依據(jù)，如果沒有這些檔案材料，評(píng)估就會(huì)成為無源之水，無本之木。

二、高校檔案工作在教學(xué)評(píng)估中凸顯的主要問題

如上所述，準(zhǔn)確、完整的檔案資料直接影響到評(píng)估專家對(duì)學(xué)校教學(xué)工作水平的評(píng)價(jià)，影響到評(píng)估結(jié)果和學(xué)校的聲譽(yù)，但在接受驗(yàn)收檢查的過程中，高校檔案工作也凸顯出這樣或那樣的不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1. 檔案管理意識(shí)淡薄

首先，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案工作雖然在高校的教育、評(píng)估及其他各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的原始憑證作用，但利用檔案的過程一結(jié)束，檔案往往就被束之高閣。其次，工作進(jìn)程中檔案的形成意識(shí)不強(qiáng)。高校檔案部門保存檔案并提供利用，但檔案部門只是檔案的管理服務(wù)部門，其管理的檔案是由各部門在日常工作中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來的，但一些部門沒有把檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來抓，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料積壓、收集不全、流失在各部門或個(gè)人手中等問題，因此在接到參加評(píng)估的通知后，不得不再次投入大量的人力、物力和財(cái)力重新整理補(bǔ)充材料，造成被動(dòng)局面和浪費(fèi)，給工作帶來很大的阻力和損失。

2.館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理

高校檔案館館藏檔案大都存在著檔案載體較為單一，特色不夠鮮明的問題，不能適應(yīng)日益多樣化的檔案利用需要，具體可概括為“一多四少”。“一多”是紙質(zhì)檔案多，特別是文書、教學(xué)、研究、基建、財(cái)會(huì)等檔案占據(jù)了“大半江山”，體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案工作的特點(diǎn)。“四少”一是實(shí)物檔案少，尤其是榮譽(yù)性、紀(jì)念性實(shí)物館藏少;二是歷史檔案少;三是人物檔案少;四是館藏珍貴文獻(xiàn)備份少。這是長期以來重單位文件歸檔、輕個(gè)人文獻(xiàn)實(shí)物收集歸檔，重年度歸檔、輕即時(shí)歸檔，重校內(nèi)歸檔、輕校外收集等做法所致。由于檔案材料不齊全，無法滿足教學(xué)評(píng)估的需要，于是出現(xiàn)了偽造檔案的做法——專家檢查什么就準(zhǔn)備什么，臨時(shí)編造材料或?qū)υ紮n案做技術(shù)處理。這種行為嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，使部分檔案不能客觀反映現(xiàn)實(shí)，致使評(píng)估不實(shí)。

3.檔案材料收集不齊全、不規(guī)范

由于評(píng)估所需的材料和高校檔案管理所要求歸檔的范圍不相一致，導(dǎo)致檔案管理中所收集的材料對(duì)評(píng)估所需往往不盡如人意，加之平時(shí)對(duì)一些有價(jià)值的檔案材料管理不規(guī)范，使材料的質(zhì)量與評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的要求相差甚遠(yuǎn)。主要表現(xiàn)在:一是必要的教學(xué)檔案材料缺項(xiàng)嚴(yán)重。如各科試卷的分析報(bào)告、部分實(shí)驗(yàn)報(bào)告沒有存盤;二是檔案材料中不規(guī)范的現(xiàn)象比較普遍。如有些材料中提到的數(shù)據(jù)，前后不一致;部分統(tǒng)計(jì)表格式和內(nèi)容不統(tǒng)一，相同內(nèi)容的表格，前后名稱不一致，有些職能部門形成的文件材料，沒有文件形成日期和加蓋公章;有些材料的紙張大小和字體格式不統(tǒng)一，不符合公文的基本要求;交叉部門上報(bào)的數(shù)據(jù)分析由于統(tǒng)一 口徑不一致 ，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，直接影響了評(píng)估的結(jié)果。

4.檔案管理手段相對(duì)落后

部分學(xué)校由于建設(shè)資金不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)一直沒有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，對(duì)檔案管理實(shí)施手工操作的現(xiàn)象比較多，信息化的建設(shè)的缺陷導(dǎo)致相關(guān)的信息化設(shè)備也十分有限，并直接制約了信息化的發(fā)展。大多高校雖然已利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但基本還是屬于人工管理狀態(tài)，現(xiàn)代化的設(shè)備只是圖有其表。同時(shí)，一些高校雖利用現(xiàn)代技術(shù)建立了一些高校數(shù)據(jù)庫，但都各自為政。以上種種現(xiàn)象均無法適應(yīng)高校快速發(fā)展中急劇增長的檔案信息的存儲(chǔ)需要，更無法滿足本科教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案信息快捷檢索與利用的要求。

三、優(yōu)化高校檔案管理的若干建議

1.雙管齊下，增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案意識(shí)強(qiáng)弱直接影響著檔案工作的質(zhì)量，增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分發(fā)揮高校檔案工作在學(xué)評(píng)估中的重要作用，措施如下:一是大力宣傳檔案法律法規(guī)。通過采取豐富多彩的形式，如校園廣播、宣傳欄板、院報(bào)、校園網(wǎng)絡(luò)等來宣傳檔案法律法規(guī)，擴(kuò)大影響，讓檔案意識(shí)深入人心，提高全校檔案意識(shí);二是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)程度。增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，促使領(lǐng)導(dǎo)干部和各級(jí)職能部門形成重視檔案工作的共識(shí)，充分調(diào)動(dòng)全院師生員工積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺性，增強(qiáng)檔案歸檔管理的責(zé)任心。

2.完善檔案管理工作制度，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

在教學(xué)評(píng)估動(dòng)力的作用下，大多數(shù)高校在接受評(píng)估前都加大了檔案建設(shè)力度，顯示出集中人力、物力、時(shí)間，全面推進(jìn)檔案建設(shè)的熱情。高校檔案部門要以此為契機(jī)，完善檔案管理工作制度，措施如下:一是在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬訂和落實(shí)本校檔案工作規(guī)章制度，如歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)等，在細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開展;二是建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展;三是強(qiáng)化檔案行政部門對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高學(xué)校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，保證高校檔案管理工作高效有序地開展;四是加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案工作人員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，保持高校檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，確保高校檔案事業(yè)不斷向前推進(jìn)。

3.豐富檔案利用工作的內(nèi)容和手段，提升檔案工作公共服務(wù)能力

高校檔案工作要圍繞學(xué)校大局，在為學(xué)校教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理提供檔案利用服務(wù)的同時(shí)，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，為社會(huì)和人民群眾利用檔案創(chuàng)造便利條件。要制定相關(guān)的利用辦法，簡化利用手續(xù)，配備利用設(shè)施。對(duì)可開放的檔案，應(yīng)專門編制利用指南和開放目錄。積極開展檔案編研工作，形成有特色的檔案編研成果，并通過檔案陳列、展覽、媒體、網(wǎng)站等多種途徑，開展檔案宣傳。有條件的高校，可在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。高校檔案機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步豐富服務(wù)民生的手段，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展高校檔案館(室)的教育、文化和公共服務(wù)功能，讓高校檔案成為展示學(xué)校美好形象的窗口，提高學(xué)校的知名度和美譽(yù)度。

4.加快檔案信息化建設(shè)步伐

高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要的檔案建設(shè)。隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦理，這些電子信息的歸檔管理將會(huì)更好地滿足教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案信息檢索、利用的要求。所以，要強(qiáng)化專兼職檔案人員的電子信息歸檔意識(shí)，將檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃。學(xué)校檔案館(室)及各職能部門，尤其是教務(wù)、科技、人事、學(xué)生工作等部門，應(yīng)當(dāng)盡快建設(shè)較完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)盡可能地提高計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案著錄和自動(dòng)標(biāo)引工作參與度，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與編目。充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息管理同辦公自動(dòng)化管理融為一體，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效能。

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