多媒體技術與檔案管理信息化略論

提要:多媒體技術具有數字化、多維性、集成性、交互性、實時性等主要特點，在檔案信息管理中具有節省保存空間，擴展存儲能力，減輕對原件的損害，提高檔案信息管理質量，檔案信息檢索方便、快捷，能夠促進檔案信息載體一體化等作用。檔案管理應用多媒體技術的主要內容是建立檔案信息庫、編制檢索程序和實現檔案全文信息的數字化。

關鍵詞:多媒體技術;檔案管理;信息化;應用

一、多媒體技術定義

多媒體技術(Multimedia Technology)是利用計算機對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關系和人機交互作用的技術。真正的多媒體技術所涉及的對象是計算機技術的產物，而其他的單純事物，如電影、電視、音響等，均不屬于多媒體技術的范疇。多媒體技術中的媒體主要就是利用電腦把文字、圖形、影象、動畫、聲音及視頻等媒體信息都數位化，并將其整合在一定的交互式界面上，使電腦具有交互展示不同媒體形態的能力。它極大的改變了人們獲取信息的傳統方法，符合人們在信息時代的閱讀方式。 多媒體技術的發展改變了計算機的使用領域，使計算機由辦公室、實驗室中的專用品變成了信息社會的普通工具，廣泛應用于工業生產管理、學校教育、公共信息咨詢、商業廣告、軍事指揮與訓練，甚至家庭生活與娛樂等領域。

二、多媒體有以下幾個主要特點:

(1)集成性 能夠對信息進行多通道統一獲取、存儲、組織與合成。

(2)控制性 多媒體技術是以計算機為中心，綜合處理和控制多媒體信息，并按人的要求以多種媒體形式表現出來，同時作用于人的多種感官。

(3)交互性 交互性是多媒體應用有別于傳統信息交流媒體的主要特點之一。傳統信息交流媒體只能單向地、被動地傳播信息，而多媒體技術則可以實現人對信息的主動選擇和控制。

(4)非線性 多媒體技術的非線性特點將改變人們傳統循序性的讀寫模式。以往人們讀寫方式大都采用章、節、頁的框架，循序漸進地獲取知識，而多媒體技術將借助超文本鏈接(Hyper Text Link)的方法，把內容以一種更靈活、更具變化的方式呈現給讀者。

(5)實時性 當用戶給出操作命令時，相應的多媒體信息都能夠得到實時控制

三、多媒體技術的應用

近年來，多媒體技術得到迅速發展，多媒體系統的應用更以極強的滲透力進入人類生活的各個領域，如游戲、教育、檔案、圖書、娛樂、藝術、股票債券、金融交易、建筑設計、家庭、通訊等等。其中，運用最多最廣泛也最早的就是電子游戲，千萬青少年甚至成年人為之著迷，可見多媒體的威力。大商場、郵局里是電子導購觸摸屏也是一例，它的出現極大地方便了人們的生活。近年來又出現了教學類多媒體產品，一對一專業級的教授，使莘莘學子受益匪淺。正因為如此，許多有眼光的企業看到了這一形式，紛紛運用其做企業宣傳之用甚至運用其交互能力加入了電子商務，自助式維護，教授使用的功能，方便了客戶，促進了銷售，提升了企業形象，擴展了商機，在銷售和形象二方面都獲益。

可以這樣說，凡是一個有進取心的企業，都離不開這一最新的高技術產品。首先多媒體的運用領域十分廣泛，注定了它可在各行各業生根開花。其二，隨著計算機的普及，新一代在計算機環境中成長起來的年輕人，已經習慣了這一形式，作為一個有發展眼光的企業，是不會放棄這一未來的消費主體的。其三，由于多媒體信息技術在國外已經非常普及，面對日益國際化的市場，只有跟上國際潮流。

四、檔案管理應用多媒體技術的主要內容

在檔案信息管理中應用多媒體技術，將會改變舊有的工作方式，使傳統的檔案信息管理手段發生根本性的變化。因此，實現檔案信息館藏數字化、信息共享化和網絡服務化，應做好以下工作。

1)建立檔案信息庫

在原有檔案館館藏的基礎上，可以通過計算機用二進制編碼的數字形式對檔案信息加以存儲、處理，建立檔案信息庫。在建立檔案信息庫之前，要進行檔案信息數字化準備，同時構建多媒體平臺軟件，通過處理前準備子系統、數字化處理子系統、數據存儲子系統和數字化信息輸出子系統建構一套完整的檔案信息數字化處理系統，對檔案信息進行加工、制作，相互聯結，形成一個系統的工作流程，并使之有條不紊地進行管理，從而控制信息的啟動、運行、停止，協調各種媒體間運行的時間順序，進行同步或時序控制。該系統提供操作界面的生成，添加交互控制、數據庫管理等，支持各應用系統的運行并提供高效的運行環境。其次，將要進行數字化處理的檔案信息分門別類，并針對不同需要對檔案實體采取相應處理方式，避免資源浪費，從而提高信息存儲及信息傳輸的效率，滿足用戶對信息管理及數據使用的不同要求，同時對環境資源以及多媒體系統資源進行監測和管理。

2)編制檢索程序

目錄信息數字化是檔案信息數字化的前提，只有建立檔案目錄數據庫，才能將數量龐大的數字化檔案資源管理得井井有條，發揮計算機強大的檢索功能。

首先，要正確劃分需要處理的檔案信息的種類，并對不同類型的信息分類進行數字化處理，建立強大的檢索查詢系統，以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統提供檔案信息，實現檔案數字化的目的。

其次要建立檔案著錄標引及檔案機讀目錄。通過檔案著錄來揭示其主題內容、載體的物質形態、參考價值，并注明檔案來源、出處、管理狀況，在完成檔案編目的同時，對檔案特征進行分析、選擇、登錄。機讀目錄的建立實現了計算機檢索，所著錄的條目信息被有序存入到數據庫中，按一定的數據模型將相互關聯的檔案信息以特定的方式組織起來，構成數據集合，給檔案目錄數據的管理提供技術條件。

3)檔案全文信息的數字化

檔案信息數字化，其真正目的是將檔案全文信息公布在網上，發揮檔案信息網絡的現實意義，排除地域界限，使用戶足不出戶就能借助網絡查閱檔案，獲得信息。

在實現檔案信息數字化時，對傳統載體的檔案進行數字化轉換有三種主要方式，一是使用掃描錄入方式將其文字或圖像逐頁存儲，并編制目錄索引;二是采用文本形式存貯，輔

之以全文檢索數據庫;三是將上述兩種方式相結合，用戶可對文本存貯的檔案全文庫進行全文檢索。

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