對企事業單位如何加強會計檔案管理工作的思考

摘要:隨我國會計工作的深入發展， 會計檔案管理工作愈來愈多引起各方管理人員的重視，現代的會計檔案管理不同于以往的人工會計檔案的管理，其采用計算機記賬，同時還有各種現代化的載體工具，本文就從會計檔案的種類入手，從監督機制、計算機設備以及從業人員的素質等方面具體分析了新的時代形勢下會計檔案管理工作中存在的各種問題，并提出了相應的解決方法。以期望單位檔案管理水平能不斷地提高。

關鍵詞:會計檔案管理問題措施

隨著信息化建設的進行，會計電算化逐步代替傳統手工會計，電算化會計檔案越來越多，傳統的會計檔案管理體制已不適應新形勢，產生越來越多的問題，從而影響到會計檔案的保存和利用。本文就會計檔案的內涵、種類，會計檔案管理存在的問題以及加強會計檔案管理的一些措施進行了探討。

一、會計檔案管理工作的范疇

1、會計檔案的歸檔

《會計檔案管理辦法》規定，原始憑證、合同、上機日志、發票等會計資料應定期按規定整理保存，打印輸出的憑證、賬冊、報表等先經會計主管簽章，然后移交存檔保管。電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，存檔時應將數據進行雙備份。計算機的操作系統、各類應用程序軟件、會計核算系統軟件以及軟件的備份磁盤，也應作為會計檔案保管。

2、會計檔案的保管

根據會計檔案保管制度，會計檔案保管先要建立保管清冊，由會計檔案保管人員負責登記，并定期將財務歸檔的會計資料按順序、類別及編號整理立卷登記。對采用磁性介質保存的檔案，備份軟盤必須貼上保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，還應定期進行檢查，定期進行復制。

3、會計檔案的借閱

各類會計檔案的查閱，必須辦理有關利用手續，一般不得帶出室外。如有特殊情況，必須帶出室外復制時，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定進行登記，填寫會計檔案調閱登記簿，并限期歸還。外單位查閱會計檔案，要持有單位介紹信，經主管領導、財務負責人批準，檔案管理人員才能接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱人員的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案經年終核算整理裝訂后，由財務部門保管一年，以備隨時查閱。滿一年后，財務部門編造清冊，

4、會計檔案的移交

會計檔案經年終核算整理裝訂后，由財務部門保管一年，以備隨時查閱。滿一年后，財務部門編造清冊，移交檔案部門保管。編制會計檔案移交清冊時，要列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計檔案要由單位財務負責人監交，交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。

二、當前企事業單位內部會計檔案管理存在的問題

1、會計檔案管理法規不完善

企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，事業單位改制也在不斷推進中，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前，我國會計檔案管理方面的法律、法規與建立現代企事業單位制度的實際不相吻合，缺乏適應現代企業制度的會計檔案管理法規，在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制下，無法滿足推進企事業單位體制改革和建立現代企業制度的要求。

2、會計檔案監督機制不健全

一是會計信息披露進程中的政府監管不足，準則、法規執行的監督不力，缺乏效率;會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善，一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，又要收取審計費用，對被審計單位依賴性強;另一方面注冊會計師行業還沒有形成有效的監管機制，部分從業人員專業素質差。三是企業內部監督機制不完善，領導不重視，內部制度得不到落實，會計基礎工作薄弱。

3、網絡的安全隱患

首先，計算機系統由許多部分組成，每個部分都有薄弱環節，極易遭到攻擊或破壞，如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統的自身安全和保護功能非常薄弱，網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用，會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。

4、從業人員的業務素質偏低

檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業知識，電子檔案管理意識薄弱，導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外

存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。

三、加強會計檔案管理的措施

針對會計管理體制改革過程中部分單位會計管理人員的管理方法和對會計檔案管理的認識，會給單位會計檔案管理工作帶來負面的影響，及目前部分單位會計檔案管理人員的對會計檔案管理認識，而產生的問題，筆者認為應強化以下方面工作:

1、建立相應的會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，按要求在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構進行移交。

2、加強會計人員的崗位培訓

會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

3、加大對會計檔案管理工作的監管力度

要結合具體工作實際情況，聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。

4、嚴格執行會計檔案管理的各項工作程序

實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。

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作者簡介:

徐蓉蓉(1985—)，女，貴州貴陽人，會計師，經濟師。