淺論行政事業單位檔案管理創新思路

摘要:本文分析了目前行政事業單位檔案管理中存在的問題，提出了加強行政事業單位檔案管理工作的幾點思路。

關鍵詞:檔案管理;行政事業單位;思路

現代社會對于行政事業單位的運作來說，建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。所謂行政事業單位檔案工作制度建設，就是按照規范化的質量和效率，適應行政事業單位協作化、規范化、科學化運行的需要，并便于監督和評價。

一、行政事業單位檔案工作的現狀

1.檔案工作的重視程度不平衡

行政事業單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。

2.檔案室保管條件還比較差

多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

3.檔案人員業務素質還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。

二、行政事業單位檔案制度建設的原則

首先，規范與靈活相統一。行政事業單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執行的標準化、規范化。但這并不是說所有行政事業單位的檔案工作制度都是一成不變的，行政事業單位不僅規模不同，更有工作特點的差異，其管理方式與制度規范自然不能強求一律。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結，建立一套內容全面、結構完善、符合本單位實際的規章制度體系。

其次，職責與權益兼顧。在制度的制定過程中，要把“職責”這一部分調整到崗位標準中，明確職責范圍及權限。例如，一個行政事業單位檔案部門的分管領導可主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等。在明確責任的同時，應注意保護工作人員的合法權益。當前行政事業單位忽視工作人員權益的問題時有發生，這極大地影響工作人員的工作熱情，也必將影響到整個事業的發展。建立行政事業單位檔案工作制度必須把明確職責與保護權益放到同等重要的地位。

再次，制定與執行并重。制度建設的首要工作就是根據單位檔案部門的實際需要，制定一系列系統、科學、合理的檔案管理規章制度。然而要想適合于單位的發展、有效調動工作人員積極性，更為關鍵的是制度的有效執行。單位領導在管理單位的過程中，應更多地關注各項制度的落實情況，在實踐檢驗的基礎上不斷完善，使制度更加合理化、規范化。

最后，動態與靜態相結合。制度一經形成，便在一定時期內保持不變，具有相對的穩定性，這是事業穩定發展的前提。但是，制度并不是永不變化的。隨著時代的發展，行政事業單位的各項制度當然也要隨之改變。特別是我國各項事業逐步和世界接軌，行政事業單位也逐步走上國際化道路。對檔案部門而言，應當積極學習國外的一些先進的檔案管理辦法，并結合自身情況，不斷完善現有的檔案工作制度。

三、行政事業單位檔案管理的創新思考

1.健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應行政事業單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

2.加強組織領導，提高人事檔案管理水平

各級行政事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促;其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理;同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

3.開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息;其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存;其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

4.加強行政事業單位檔案保密工作

首先，檔案的庫房管理是檔案保密的重點，從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定興建，并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本行政事業單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

總之，行政事業單位檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下，行政事業單位檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。行政事業單位檔案工作要創造性地開展，推進檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。

參考文獻:

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[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008(24)

作者簡介:

任相蘇，女，1958年，河南省安陽市人，檔案館員，大學本科學位，主要研究方向為財務檔案管理。