檔案信息化是檔案管理的發展趨勢

摘要:隨著計算機技術的快速發展使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經濟和社會發展的主流。從政治、經濟、文化到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，檔案信息數字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對以計算機為代表的信息化在檔案管理中的應用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關鍵詞:檔案管理;信息化;措施

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解:首先要實現檔案信息的數字化和網絡化;其次，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次，要實現檔案信息高度共享;第四，要引發檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現在:由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、電子檔案工作現狀及面臨的問題

1、電子檔案內容的保密性問題是首要問題，用網絡的任何終端設備能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

2、電子文件很容易被刪改，且修改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定。

3、隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

4、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

三、加強檔案信息化管理的措施

首先是盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才，培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業;不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。

其次是加強基礎設施建設，電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

第三是建立健全維護電子文件真實和安全的法規，在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

第四是制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范，隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

最后是加強檔案目錄數據庫建設，我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。

參考文獻:

[1] 路鳳英，衣玉琛《社會信息化的發展和檔案工作的對策》[J]，《檔案學研究》，1999年03期。

[2] 張峰，姜興美《信息化對檔案工作的挑戰及對策》[J]，《山東檔案》，2000年06期。

[1]徐莉.淺談文書檔案的計算機管理[J].平頂山師專學報，2001，5.

[2]裴承志.奧多.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002，2.

[3]楊勇，劉晶.關于文書檔案一體化的若干認識[J].大學圖書情報學刊，2003，3.

[4]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內肛科技，2006，(3).