小議Acoess在Office各組件中的交流

摘要：Access是微軟公司推出的基于windows的桌面關系數據庫管理系統，是ofrice系列應用軟件之一。它提供了表、查曲、窗體、報表，頁、宏、模塊7種用來建立數據庫系統的對象；提供了多種向導、生成器、模板，把數據存儲、數據查詢、界面設計、報表生成等操作規范化；為建立功能完善的數據庫管理系統提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼，就可以完成大部分數據管理的任務。如果我們能夠實現Access與Office組件其他成員之間進行數據交流，就能達到取長補短、提高工作效率的目的。本文就針對Access在word、Excel中的交叉應用進行了探討。

關鍵詞：Access office word excel應用共享

Access是Office組件的重要成員，其主要功能是數據庫的管理和應用。由于其普及率和易用性都不及其他成員，所以大家常常會覺得Access的操作不太方便。比如，在Access的表中，要想在中間插X--條記錄就比較困難，而在word表格和Excel的工作表中要做同樣的操作則易如反掌，再比如，當我們在Acce8s的表中重復輸入相同或有一定規律的字段內容時，就自然會聯想到Excel的復制和自動填充功能，但Access卻無能為力。顯然，如果我們能夠實現Access與0ffice組件其他成員之間進行數據交流，就能夠讓這些成員為Access服務，從而達到取長補短、提高工作效率的目的。

一、實現word與Access表組調用

(一)、在Word中打開Access的表

如果想把Access中的表轉換成為word中能夠讀取的文件格式，以便利用Word進行處理，可以采以下3種方式：

1、利用剪貼板

在Access中，打開要轉換的表并查詢。將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器(在窗口的最左端，當鼠標置于其上時，鼠標指針會變成向右方向的箭頭)，可以選擇一組記錄；將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器(在窗口的最上端，當鼠標置于其上時，鼠標指針會變成向下方向的箭頭)，可以選擇一組字段，當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進行上述3種情況2，--的選擇以后，再單擊工具欄上的“復制”，將所選內容復制到剪貼板中。隨后打開word，單擊工具欄上的“粘貼”，即可將Access表或者查詢結果復制成Word表格。如果您覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行后，執行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，再選擇“底紋”*“無填充色”。

2、導出為RTF文件

在Access中，打開要轉換的表或者查詢結果，選擇“文件”*“導出”，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨后彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。

3、直接插入數據庫

在word中，單擊“視圖”*“工具欄”，選中“數據庫”(或者將鼠標置于word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數據庫”一項)，并在word中打開Access的表或者查詢結果，單擊新增加出來的“數據庫”*“插入數據庫”*“數據庫”*“獲取數據”，將文件類型指定為“MS Access數據庫”，選中一個數據庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數據”即可。

(二)在Access中打開Word的表

在word中可以對Access轉換過來的表格自如地進行編輯，然后再將處理好的表格重新導人Access中。可以通過2種辦法在Access中使用Word表格的數據。

1、通過剪貼板

其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列(當然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數據)后，單擊工具欄上的“復制”，然后再打開Acces8中的表或者查詢結果，點擊工具欄上的“粘貼”，將表格數據復制過來。

2、通過文本文件作為過渡

用戶可以分成兩步來做：第一步，先把word中的表格轉換成純文本文件；第二步，在Access中導入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，依次執行：表格轉換成文字，然后選擇“文件”*“另存為”*“保存類型”*“純文本”，在Access中依次執行：文件獲取外部數據導入，將“文件類型”指定為“文本文件”。

二、Excel與Access聞的數據變流

(一)、將Acee88中的表或者查詢導入Excel由

可以使用3種方法將Access中的表或者查詢導入Excel中。

1、利用剪貼

其操作方法與導出Word表格相同。

2、將Aceess數據導出為Excel文件

具體操作方法為，在Access中選中表或者查詢，執行“文件”*“導出”命令，將“保存類型”指定為“Microsoft ExceDT-2000”，在Excel中直接雙擊該文件即可將其打開。

3、直接在Excel中打開。操作方法是依次執行：數據獲取外部數據新建數據庫查詢(由于典型安裝中不包括該功能，所以當第一次使用時系統會提示安裝)，在隨后打開的“選擇數據源”對話框中，將“新數據源”指定為“MsAccess Datebase”即可。

(二)將Excel工作表導入Access

利用Excel方便的自動輸入功能和強大的數據處理功能對Access導人的數據進行一番處理之后，再將其轉換成Access文件，無疑是實際工作中使用最多的—種方法。

Access中導入Excel文件的操作與導入文本文件相同，只要在Access中依次執行：文件獲取外部數據導入，將“文件類型”指定為“Microsoft Excel”即可。當然也可以通過方便快捷的剪貼板完成(操作方法與word表格導入Access表相同)。

三、Access文件與HTML文檔的相互轉換

1、將Access文件轉換成HTML文檔

要將Access文件轉換成HTML1文檔(超媒體文檔)，可以在Access中選擇“文件”*“導出”*“保存類型”*“HTML文檔”。可以用Microsoft FlrontPage或其他網頁編輯軟件打開該文檔進行編輯修改。

2、在Access中導入HTML文檔

在Access中導入HTML文檔與導入文本文件和Excel文件方法相同，要在Acces8中導入HTM1文檔，只要依次執行：文件獲取外部數據導人，將“文件類型”指定為“HTML文檔”即Wo

四、在不同的Aocess文件之間進行數據共享

如果新建的表與已經存在的表中部分字段或部分記錄相同，顯然可以通過共享原有表中的數據來提高工作效率。而且被共享的表既可以與新建表在同一數據庫內，也可以不在同一數據庫內。具體共享方式有3種：

1、利用剪貼板

在數據庫窗口中，右擊需要備份的表或者查詢，在快捷菜單中選擇“復制”命令，在需要復制的地方右擊鼠標后選擇“粘貼”命令，根據需要選擇“只粘貼結構”、“結構和數據”還是“將數據追加到已有的表”。當然，也可以打開要轉換的表或者查詢，直接選中部分記錄或部分字段，將其復制到其他的表或查詢中。

2、直接導人Access對象

具體操作步驟是，依次執行：文件獲取外部數據導人，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，這樣就可以將當前數據庫或其他數據庫中的對象導入。

3、利用鏈接表

利用鏈接表的共享操作同上類似，依次執行：文件獲取外部數據鏈接表，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，找到相應的表后將其鏈接進來。和上面直接導入的區別在于，鏈接進來的表的數據會隨原始表數據同步變化，而導人則不會。

其實，在使用鏈接表時，如果將“文件類型”分別指定為“Microsoft Excel”、“文本文件”或“HTML文檔”，也可以分別將這些文件導入Access，且導入的表中數據會隨著原始數據的變化而變化。