謹防人事檔案變成職場“隱形炸彈”!

姓名:城市中沒有“鐵飯碗”的“打工族”

病狀:

根本不知道檔案在何處，提及檔案時態度驚詫:“檔案?別逗了!不做公務員，沒打算進事業單位和國企，這年頭檔案還有什么用?”確實，大部分時候檔案似乎真的“毫無作用”，但如果你徹底忽略了檔案問題，它很可能就會成為你職業道路上的一顆“隱形炸彈”。

病情描述:

最近張斌準備跳槽到另外一家公司，這家公司給他的無論是職務還是收入都遠高于現在。不過令他意想不到的是，自己的人事檔案居然成了唯一的絆腳石——因為新公司規定，入職前必須將個人人事檔案調轉至公司統一管理。可張斌從5年前大學畢業后，就直接到了北京打拼，根本沒有關注過自己的檔案“流落”到了何處。這些年來。也從來沒有因為檔案的問題遇到過麻煩，誰知在自己事業提升的關鍵時刻，這個壓根沒被注意過的“隱形炸彈”爆發了——他根本就不知道自己的檔案在哪里，更不知道要如何著手辦理檔案遷移，而新公司規定的遷移時間卻近在眼前。

醫師診斷:

現在像張斌這樣對自己的檔案毫不關心的職場人越來越多，誰會知道張斌遇到的炸彈什么時候會在你的身上炸開呢?從上面的案例可以看出:人事檔案在當今職場中還是有相當重要的作用的。

首先，人事檔案是社會公共信息非常重要的—個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源出發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關材料等。

其次，人事檔案對于個人來說也非常重要，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。現在很多人誤認為人事檔案沒用，要不要都可以。而在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面:對員工個人而言，人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續;提供婚姻狀況證明;為流動人員提供身份認定和辦理社會保險;為員工代辦申報職稱;根據檔案確定退休年齡;根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡;代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整;出具與人事檔案有關的證明材料等等。試想一下:如果因為無法調轉人事檔案而影響了一個人的求職路，那將是怎樣的悲劇啊。

就以上提及的案例可以充分證明，張斌當初因為沒有重視自己的人事檔案，才會造成如今在求職方面的障礙。職場人為什么不重視自己的檔案呢?一般有以下四種原因:一是高校畢業生對于人事檔案的性質、地位、作用認識模糊。檔案觀念淡薄，自動放棄檔案，使檔案遭遇冷落;二是一些部門檔案管理不規范、用人單位不重視檔案等因素，使得很大一部分畢業生覺得保管檔案“沒有價值”，認為檔案與當前利益沒有太多關系，相反個人還要為存檔案支付一定的費用，是一種負擔;三是很多畢業生為獲取就業機會，往往先就業再擇業，而繁瑣的人事檔案調動程序及檔案對工作調動的限制，阻礙其擇業自由，于是就放棄個人檔案或將檔案隨身攜帶而不是保存在正規的存檔機構;四是不少高校畢業生對檔案抱有“患得患失”的心態，有時干脆“先保再棄”，在辦理就業報到手續時先讓檔案有個“家”，然后就不聞不問，用時再考慮補交費用，如果用不著就不再搭理了。

在這里需要指出的是，隨著市場經濟的發展、人才的流動以及信息的溝通，尤其是用人觀念上的轉變，使得過去以單位來確定人們身份，慢慢轉向對其社會價值的認可，人的身份由單位人轉向社會人。從某些方面來說檔案的作用在現代社會中有不斷弱化的趨勢，但這絕不意味著檔案無用。需要強調的是，弱化的只是檔案的形式，即“袋裝檔案”，而強化的應是檔案的資源和信息性質。

性別:

男女性均為高發病人群

給張斌的用藥建議:

像張斌這種畢業多年后根本不知道檔案在何處的人，應該如何尋找自己的檔案?

第一:確認檔案所在地。在確定自己畢業以后沒有按照正常派遣手續完成檔案轉移的，那么你的檔案應該在原戶籍的人才市場(各地有差異:畢業生就業指導中心、人事局、區縣職介中心、戶籍街道等)。

第二:辦理學籍檔案轉入事檔案手續。這也是檔案記錄中正式的參加工作手續，即派遣手續或者招工手續(各地稱呼略有不同)。通常在畢業兩年之內相關學籍檔案管理部門還可以辦理派遣手續，如果時間更長。像張斌的情況就已經無法辦理派遣手續了，只能辦理招工手續。因為張斌并非北京市戶口，因此原籍街道無法對異地直接辦理招工，他也只能先在當地按照自由職業者身份，以個人存檔方式通過當地職介辦理招工手續，將自己的檔案按照個人存檔存放于當地職介。然后由現在的用工企業委托的存檔機構開具調函將檔案轉移至北京。

給畢業生的用藥建議:

對廣大高校畢業生來說，在忙著找工作的同時，也應及時把檔案轉入政府所屬人才流動服務機構保存，確保自身的合法權益和應有的社會、政治待遇得到保障。大學畢業時辦理檔案遷移則有兩種途徑:正常派遣手續和未做派遣手續。

第一:畢業后找到了接收單位，通過正常的派遣手續(三方協議)按照步驟可將檔案直接存放于派遣單位或者是單位委托的中介存檔機構。注:如果是戶籍為非當地畢業生，同時還須用人單位解決戶口問題，其戶口連同檔案將統一存放于用人企業。

第二:畢業后沒有找到接收的單位，檔案或留在學校、或轉到原籍檔案局(各地有差異:畢業生就業指導中心;人事局;戶籍人才職介)。在這里需要強調一點，由于國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年(本地戶籍)，待找到工作以后再做派遣手續，完成檔案轉移手續。許多大學生以為，既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了，這是一種省錢的檔案存放方式，其實不是的。這種誤餌是沒有搞清“學籍檔案”與“人事檔案”的區別。在學校保存的只是你的“學籍檔案”，不是真正發揮作用的“人事檔案”，如轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，甚至無法繳納社會保險，將來也無法計算工齡，從而影響養老金的數額計算，在某種意義上說，也是得不償失的。

主治醫師陳蘇:

四達人才中心綜合管理部經理

從業10年，一直供職于四達人才，服務于社保部和客戶服務部。客服經驗豐富，通過大量事實案例，積累了大量關于檔案和社保方面的解決方案。